長(zhǎng)沙互漫玩具有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 長(zhǎng)沙互漫玩具有限公司簡(jiǎn)介 長(zhǎng)沙互漫玩具有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)長(zhǎng)沙互漫玩具有限公司簡(jiǎn)介長(zhǎng)沙互漫玩具公司是于2016年6月23號(hào)成立的，注冊(cè)資本為100萬人民幣，現(xiàn)位于長(zhǎng)沙市雨花區(qū)高橋街道高橋現(xiàn)代商貿(mào)城三棟四單位，是一家零售公司，現(xiàn)有員工30人，主要經(jīng)營(yíng)的范圍有玩具、工藝品、文具用品、體育用品及器材銷售；小飾物、小禮品銷售。公司設(shè)有財(cái)務(wù)部、后勤部、銷售部、配送部、倉管部。公司自成立十四年以來，一直享有良好的聲譽(yù)，始終秉承著誠(chéng)信、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新的企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念。各部門團(tuán)結(jié)一心，各司其職，有雄厚的技術(shù)與人才實(shí)力，贏得了許多客戶的信任。長(zhǎng)沙互漫公司辦公用品采購(gòu)管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因分析管理現(xiàn)狀長(zhǎng)沙互漫玩具有限公司的辦公用品采購(gòu)主要是有財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。存在的辦公用品有辦公設(shè)備與材料（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印紙、圓珠筆、手套等）、日常用品（桶裝水、米、油、紙巾等）。玩具銷售形式有線上與線下兩種，所以每日的銷售單據(jù)與打包紙箱都是一筆大的消耗，需要及時(shí)采購(gòu)。該公司采購(gòu)與審核制度不完善，辦公用品采購(gòu)與采購(gòu)記賬大部分時(shí)候都由一個(gè)財(cái)務(wù)人員經(jīng)手，辦公用品使用量大，且沒有制定領(lǐng)取制度。辦公用品審核制度不夠嚴(yán)格，以及采購(gòu)的費(fèi)用報(bào)銷單隨意存放，容易導(dǎo)致賬實(shí)不符的情況。存在問題分析采購(gòu)管理體系不健全該公司沒有專門的辦公用品采購(gòu)人員，都是由財(cái)務(wù)部人員進(jìn)行采購(gòu)，同樣是由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷，這點(diǎn)不符合單位內(nèi)部控制制度。公司沒有專門設(shè)置采購(gòu)單，采購(gòu)的單據(jù)都是手寫且沒有固定格式，采購(gòu)的數(shù)量是辦公用品快使用完時(shí)，財(cái)務(wù)人員去實(shí)體店購(gòu)買或者打電話讓賣家送貨上門，采購(gòu)數(shù)量沒有提前計(jì)劃，是由財(cái)務(wù)人員自行估量決定，沒有登記采購(gòu)單，也不需要上級(jí)審核，由財(cái)務(wù)人員自行負(fù)責(zé)采購(gòu)，然后賣家出具采購(gòu)費(fèi)用單，由財(cái)務(wù)人員核對(duì)并記賬。辦公用品存在使用浪費(fèi)現(xiàn)象辦公用品是每個(gè)部門共同使用，因?yàn)闆]有領(lǐng)料單，所以不存在限額限料的情況，沒有嚴(yán)格的辦公用品領(lǐng)用制度，導(dǎo)致員工對(duì)辦公用品的使用沒有一定的概念，經(jīng)常浪費(fèi)了一些資源，各部門需要了就來領(lǐng)取，辦公用品領(lǐng)用時(shí)不需要進(jìn)行登記，大多數(shù)時(shí)候都是口頭授權(quán)，員工就能直接領(lǐng)走。公司也沒有設(shè)有辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用、庫存數(shù)量的臺(tái)賬或者明細(xì)賬，這些原因都致使辦公用品消耗過快，形成浪費(fèi)。采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷單審核制度不完善財(cái)務(wù)人員或者采購(gòu)人員購(gòu)買完辦公用品，會(huì)將賣家開具的采購(gòu)報(bào)銷單交給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)放在抽屜保存。如果忘記或者遺失采購(gòu)報(bào)銷單，財(cái)務(wù)人員允許采購(gòu)人員手動(dòng)填寫一張，單據(jù)沒有經(jīng)過真實(shí)性、合理性、正確性的審核就計(jì)入賬目。并且采購(gòu)過程發(fā)生的費(fèi)用，報(bào)銷時(shí)有時(shí)不需要單據(jù)也能自行填制進(jìn)行報(bào)銷，容易導(dǎo)致賬實(shí)不符。問題產(chǎn)生原因分析采購(gòu)制度不完善公司沒有專門采購(gòu)員，負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員進(jìn)行辦公用品采購(gòu)之前沒有對(duì)采購(gòu)用品種類、數(shù)量、價(jià)格做出規(guī)劃。沒有正式的采購(gòu)單據(jù)和固定的采購(gòu)日期，沒有形成一個(gè)具體的操作流程。供應(yīng)商選擇也過于單一，基本上是選擇公司附近的商家，一直是進(jìn)行線下采購(gòu)，缺少了對(duì)商品價(jià)格、質(zhì)量的可比性，使得資金使用較大。隨意采購(gòu)會(huì)增加辦公用品的成本，影響商品質(zhì)量，并且采購(gòu)與報(bào)銷同一人經(jīng)手，個(gè)人權(quán)利過大，容易形成中飽私囊的結(jié)果。辦公用品領(lǐng)用制度不完善辦公用品采購(gòu)?fù)瓿伤瓦_(dá)公司后，沒有一個(gè)專門存放辦公用品的地方，沒也有對(duì)用品存放進(jìn)行分類，一般是放在員工辦公室里，或者方便員工使用的地方。員工需要時(shí)不用申領(lǐng)便可直接領(lǐng)取。該公司沒有較為規(guī)范的領(lǐng)料單，所以無從知曉辦公用品的領(lǐng)用人員與數(shù)量，既不能及時(shí)掌握辦公用品的領(lǐng)用與庫存數(shù)量，也不能看出哪個(gè)部門使用資金的多少，不便控制辦公用品的成本。財(cái)務(wù)人員不夠重視該公司沒有對(duì)辦公用品建立一個(gè)規(guī)范的、系統(tǒng)的采購(gòu)制度，同樣財(cái)務(wù)人員對(duì)采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷單的保管與審核也不夠重視，收到的費(fèi)用報(bào)銷單統(tǒng)一放在抽屜存放。費(fèi)用報(bào)銷單也未經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字與審核，月末將費(fèi)用報(bào)銷單做成費(fèi)用明細(xì)表，計(jì)入期間費(fèi)用，期間費(fèi)用越大，利潤(rùn)越少，所以嚴(yán)格控制辦公用品費(fèi)用，形成辦公用品采購(gòu)與管理制度，能為公司創(chuàng)造更大的利潤(rùn)。長(zhǎng)沙互漫玩具公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)問題解決方案建立辦公用品采購(gòu)制度業(yè)務(wù)經(jīng)辦和會(huì)計(jì)記錄為不相容職務(wù)，應(yīng)由專業(yè)的采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)。公司應(yīng)設(shè)置專門的采購(gòu)物料單，采購(gòu)之前應(yīng)調(diào)查公司所需的辦公用品，制定采購(gòu)計(jì)劃表，包括采購(gòu)用品種類，預(yù)算價(jià)格，數(shù)量等，填制完成交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，由負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)?fù)瓿珊蟊仨汄?yàn)收合格后進(jìn)行入庫，采購(gòu)物料單一式兩份，一份保管存放，一份交由財(cái)務(wù)部記賬。嚴(yán)格規(guī)范辦公用品領(lǐng)取用途首先應(yīng)設(shè)置一個(gè)辦公用品領(lǐng)料單，包括領(lǐng)用日期、用品名稱、數(shù)量、金額、領(lǐng)用部門等。領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人填制單據(jù)，填制完成由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核與簽字后進(jìn)行辦公用品的發(fā)放。財(cái)務(wù)人員應(yīng)將領(lǐng)取情況登記在庫存臺(tái)賬上，以便及時(shí)掌握用品的領(lǐng)取與庫存情況。同時(shí)每個(gè)人員應(yīng)該盡力做到厲行節(jié)約，合理申請(qǐng)辦公用品。健全采購(gòu)單據(jù)傳遞流程制度當(dāng)采購(gòu)辦公用品入庫后，只有一張采購(gòu)費(fèi)用單據(jù)作為依據(jù)，應(yīng)將供應(yīng)商提供的送貨單一式三份，一份作為采購(gòu)業(yè)務(wù)的憑證，一份作為財(cái)務(wù)人員的記賬聯(lián)。一份作為檢查入庫的憑據(jù)。由負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)部傳遞過來的記賬聯(lián)，審核其采購(gòu)費(fèi)用的價(jià)格、金額是否合理、真實(shí)、有效。審核后各部門保管好憑據(jù)，按月份分類歸檔保存。業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)流程表設(shè)計(jì)表1辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表序號(hào)操作步驟角色操作內(nèi)容1填寫辦公用品采購(gòu)需求匯總表行政助理根據(jù)需要采購(gòu)的辦公用品，填寫辦公用品采購(gòu)需求匯總表2填寫借款審批單行政助理1.根據(jù)現(xiàn)金需要量填寫借款審批單2.將借款審批單提交行政部經(jīng)理審核3審核借款審批單行政部經(jīng)理1.審核借款審批單的準(zhǔn)確、合理性并簽字2.將借款審批單提交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核4審核借款審批單財(cái)務(wù)部經(jīng)理1.審核借款審批單的準(zhǔn)確、合理性并簽字2.將借款審批單轉(zhuǎn)給出納支付現(xiàn)金5填寫兩聯(lián)式借款單出納1.接收經(jīng)審核的借款審批單2.按借款審批單金額填寫兩聯(lián)式借款單6支付現(xiàn)金出納按借款單金額支付現(xiàn)金給行政助理7編制記賬憑證費(fèi)用會(huì)計(jì)根據(jù)借款審核編制記賬憑證8登記現(xiàn)金日記賬和明細(xì)賬出納根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登現(xiàn)金日記賬2.由費(fèi)用會(huì)計(jì)登記明細(xì)賬9去服務(wù)中心采購(gòu)行政助理去服務(wù)中心購(gòu)買辦公用品10結(jié)算費(fèi)用并開具發(fā)票服務(wù)公司業(yè)務(wù)員依照所定價(jià)格計(jì)算費(fèi)用依照實(shí)際出售辦公用品數(shù)量及單價(jià)開具增值稅普通發(fā)票11傳遞單據(jù)出納1.接收行政助理提交的單據(jù)2.將借款單的結(jié)算回執(zhí)交給行政助理3.將單據(jù)傳遞給費(fèi)用會(huì)計(jì)制作憑證13編制審核記賬憑證財(cái)務(wù)部經(jīng)理編制記賬憑證，交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確、合理性并簽字14登記科目明細(xì)賬費(fèi)用會(huì)計(jì)登記管理費(fèi)用和其他應(yīng)收款科目明細(xì)賬流程圖設(shè)計(jì)開始開始編制采購(gòu)需求表編制采購(gòu)需求表填寫借款申請(qǐng)單填寫借款申請(qǐng)單行政部經(jīng)理審核借款審批單行政部經(jīng)理審核借款審批單審核是否通過審核是否通過審核通過審核未通過審核通過審核未通過交由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核退回重填交由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核退回重填審核是否通過審核是否通過審核未通過審核通過審核未通過審核通過退回重新填寫由出納填寫三聯(lián)式借款單退回重新填寫由出納填寫三聯(lián)式借款單由出納支付現(xiàn)金由出納支付現(xiàn)金出納登記現(xiàn)金日記賬會(huì)計(jì)編制記賬憑證出納審核出納登記現(xiàn)金日記賬會(huì)計(jì)編制記賬憑證出納審核去服務(wù)中心采購(gòu)去服務(wù)中心采購(gòu)結(jié)算費(fèi)用并開具發(fā)票結(jié)算費(fèi)用并開具發(fā)票填寫支付憑證傳遞單據(jù)填寫支付憑證傳遞單據(jù)編制與審核記賬憑證登記明細(xì)賬編制與審核記賬憑證登記明細(xì)賬圖1辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖業(yè)財(cái)融合流程實(shí)際應(yīng)用在采購(gòu)辦公用品方面在采購(gòu)辦公用品前，行政助理根據(jù)需要采購(gòu)的辦公用品填寫采購(gòu)需求匯總表，填寫借款審核單，然后交由行政部經(jīng)理審核其準(zhǔn)確與合理性，審核完畢簽字交由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核并簽字，審核通過后交由出納，出納填寫兩聯(lián)式借款單，結(jié)算回執(zhí)聯(lián)自己保管，結(jié)算憑證聯(lián)交由會(huì)計(jì)。根據(jù)借款單金額出納支付現(xiàn)金給行政助理，會(huì)計(jì)與出納做好相關(guān)賬目處理。采購(gòu)員進(jìn)行用品采購(gòu)，依據(jù)實(shí)際采購(gòu)數(shù)量開具普通發(fā)票，采購(gòu)?fù)瓿刹少?gòu)員完成相關(guān)的單據(jù)傳遞，費(fèi)用會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)部經(jīng)理做好賬目與審核工作。購(gòu)買辦公用品：借：管理費(fèi)用貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款應(yīng)付賬款驗(yàn)收入庫：借：庫存商品應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款應(yīng)付賬款在領(lǐng)取辦公用品方面公司應(yīng)控制資金與辦公用品的使用，規(guī)范辦公用品的領(lǐng)取的制度。將辦公用品分為辦公設(shè)備、辦公材料、日常雜貨幾個(gè)部分。辦公用品的領(lǐng)用范圍員工日常工作的領(lǐng)用的辦公用品有：小刀、手套、膠布、本子、電池、回形針、筆、剪刀、等。財(cái)務(wù)人員需領(lǐng)取的明細(xì)賬、單據(jù)、A4紙等。辦公用品采購(gòu)定期采購(gòu)，采購(gòu)之前各部門負(fù)責(zé)人填寫辦公用品申購(gòu)表，填寫后行政部與財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核。各部門需要的辦公用品由公司統(tǒng)一采購(gòu)，私自采購(gòu)不予報(bào)銷。采購(gòu)人員根據(jù)各部門遞交的申購(gòu)表制定采購(gòu)計(jì)劃，并且交由經(jīng)理審批。選擇辦公用品性價(jià)比最高的供應(yīng)商，采購(gòu)?fù)戤叞磳?shí)際采購(gòu)數(shù)量開具票據(jù)。辦公用品的發(fā)放每月7-9日統(tǒng)一發(fā)放辦公用品，按各部門申購(gòu)的實(shí)際數(shù)量發(fā)放，填寫申領(lǐng)單，特殊情況需額外申領(lǐng)的應(yīng)填寫情況說明交由經(jīng)理審批。各部門領(lǐng)取辦公用品后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好辦公用品數(shù)量的臺(tái)賬登記。在報(bào)銷采購(gòu)辦公用品費(fèi)用方面采購(gòu)之前要做好預(yù)算，控制資金，支付方式一般都是采用線上支付，然后自行填寫報(bào)銷單，在辦公用品購(gòu)買金額較小可以采取支付。長(zhǎng)期合作的商家可以采取現(xiàn)金折扣的方式付款。直接購(gòu)買辦公用品:借:庫存商品應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)貸:銀行存款/庫存現(xiàn)金采用現(xiàn)金折扣購(gòu)買:借:庫存商品應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)貸:應(yīng)付賬款借:應(yīng)付賬款貸:銀行存款財(cái)務(wù)費(fèi)用結(jié)束語長(zhǎng)沙互漫玩具有限公司采用辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)后，在辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)取、報(bào)銷這方面都