《采購與供應(yīng)實(shí)務(wù)》課件-采購計(jì)劃 采購訂單的跟蹤管理

采購訂單的跟蹤管理現(xiàn)代物流管理專業(yè)教學(xué)資源庫

采購訂單跟蹤過程主要包括如下三個(gè)階段采購訂單的跟蹤管理1.合同執(zhí)行前訂單跟蹤2.合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤3.合同執(zhí)行后訂單跟蹤一、合同執(zhí)行前訂單跟蹤

訂單人員在完成訂單合同之后，要及時(shí)了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時(shí)簽返訂單合同。

在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨(dú)家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時(shí)可能會(huì)遇到因?yàn)楦鞣N原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨日期等。

如果供應(yīng)商按時(shí)返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，需要及時(shí)從供應(yīng)商名單中選擇新供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時(shí)存檔,以備后查。采購訂單的跟蹤管理二、合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤

進(jìn)入訂單實(shí)際作業(yè)階段的第一項(xiàng)工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào),建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項(xiàng)：采購訂單的跟蹤管理

在跟蹤過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)反饋，對于合同變更需要謹(jǐn)慎處理，避免偏離采購目標(biāo)。

不同種類的商品，其準(zhǔn)備過程不同。總體上可分為兩類。采購訂單的跟蹤管理1.嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備供貨的過程，保證訂單正常執(zhí)行

一類是

供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長、變化多等特點(diǎn)。

對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派駐廠代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。駐廠代表應(yīng)深入生產(chǎn)線各個(gè)工序與管理環(huán)節(jié)，幫助發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)措施，切實(shí)保證徹底解決有關(guān)問題。采購訂單的跟蹤管理1.嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備供貨的過程，保證訂單正常執(zhí)行

采購訂單的跟蹤管理

另一類是供應(yīng)商有存貨，可以直接按照庫存發(fā)貨。

對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監(jiān)督檢查;要求供應(yīng)商自己報(bào)告生產(chǎn)條件情況、提供相應(yīng)檢驗(yàn)記錄、讓實(shí)際使用方進(jìn)行評議等辦法實(shí)行監(jiān)督控制。1.嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備供貨的過程，保證訂單正常執(zhí)行

采購訂單的跟蹤管理

采購過程中遇到高時(shí)間優(yōu)先級的采購,需要在流程上進(jìn)行調(diào)整，采用緊急采購流程。而對于下游市場變化導(dǎo)致需要臨時(shí)撤單的采購，也需要與供應(yīng)商進(jìn)行及時(shí)溝通，避免問題持續(xù)擴(kuò)大。2.及時(shí)響應(yīng)生產(chǎn)需求

采購訂單的跟蹤管理

庫存水平高低與生產(chǎn)的持續(xù)性以及企業(yè)的現(xiàn)金流管理具有密切關(guān)聯(lián)性。采購人員既要保證下游需求得到滿足，又要保持最低的庫存水平，降低資金占用。

3.慎重保有庫存采購訂單的跟蹤管理

根據(jù)訂單合約，采購對象到達(dá)指定的交貨地點(diǎn)，采購人員需要按照訂單對到貨的品種、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并按照合約規(guī)定履行支付義務(wù)。4.控制好采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)三、合同執(zhí)行后訂單跟蹤

應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢意味著雙方都履行了應(yīng)盡義務(wù)，對于采購方最大的責(zé)任是按照合同約定支付，延期支付行為雖然能夠