透視中國石化人力資源管理信息系統(tǒng)(eHR)

透視中國石化人力資源管理信息系統(tǒng)（ｅＨＲ）本文簡要介紹了中國石化人力資源管理信息系統(tǒng)(eHR)功能及應(yīng)用，闡述了該系統(tǒng)實施特點，領(lǐng)會了中國石化人力資源管理信息系統(tǒng)(eHR)建設(shè)的合理性、實用性、先進性。標簽：透視中國石化eHR1概述中國石化人力資源管理信息系統(tǒng)(eHR)是中國石化企業(yè)資源計劃ERP系統(tǒng)的重要組成部分。建立該系統(tǒng)的目的旨在通過先進成熟的計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫及通訊技術(shù)建立一個規(guī)范、準確、高效的人力資源管理信息系統(tǒng)。按照中國石化的統(tǒng)一規(guī)劃和布置，2004年在中國石化系統(tǒng)內(nèi)分期分批實施人力資源管理信息系統(tǒng)(eHR)，2005年正式投入使用。eHR是從人力資源管理的角度出發(fā)，用集中的數(shù)據(jù)庫將幾乎所有與人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)(如個人信息和歷史資料、薪資福利、招聘、個人職業(yè)生涯的設(shè)計、培訓(xùn)、職位管理、績效管理、崗位描述)統(tǒng)一管理起來，形成集成的信息源。利用系統(tǒng)友好的用戶界面，強有力的花名冊、登記表及統(tǒng)計報表生成工具、分析工具和信息的共享能力，形成科學的、實用的、互動的人力資源管理信息平臺。人力資源管理信息化是一個階段性的過程，通過記錄人力資源業(yè)務(wù)結(jié)果，提供數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計工具及遠程查詢，為中國石化各級單位領(lǐng)導(dǎo)決策充當參謀，以科學手段輔助企業(yè)優(yōu)化人力資源管理。2eHR功能Internet/Intranet不僅沖擊了傳統(tǒng)的市場、供應(yīng)、銷售和服務(wù)等領(lǐng)域，也給人力資源管理帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。eHR實際上是一種基于Internet/Intranet的人力資源管理信息系統(tǒng)。為了將人力資源管理人員從繁重瑣碎的日常事務(wù)性工作中解脫出來，eHR強調(diào)員工的自助服務(wù)，如果員工的個人信息發(fā)生了變化，他本人經(jīng)過授權(quán)就可以通過B/S(瀏覽器／服務(wù)器)用自己的賬戶去訪問更新自己的信息，經(jīng)過一定的批準程序即可生效。同樣，對于培訓(xùn)、假期申請等日常的行政事務(wù)也可作類似處理。這樣不僅減輕了人力資源管理人員用于數(shù)據(jù)采集、確認和更新的工作量，也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)更新的速度。中國石化人力資源管理信息系統(tǒng)(eHR)為適應(yīng)當前“三支隊伍”建設(shè)管理戰(zhàn)略的需要，開發(fā)8個功能模塊：機構(gòu)管理、人員管理、領(lǐng)導(dǎo)人員管理、專家管理、高技能人才管理、統(tǒng)計報表、薪酬管理、查詢分析。2.1機構(gòu)管理機構(gòu)管理模塊能幫助人力資源部門工作人員進行機構(gòu)和崗位信息維護及查詢。通過樹型機構(gòu)和查詢工具可直觀地展現(xiàn)各級機構(gòu)、崗位的相互關(guān)系。機構(gòu)維護主要包括機構(gòu)的設(shè)立、修改、撤銷、排序。崗位維護模塊功能根據(jù)業(yè)務(wù)需要，在當前機構(gòu)下一末級機構(gòu)進行崗位設(shè)立、修改及撤銷，并可在崗位維護界面上顯示、添加及下載崗位說明書。2.2人員管理人員基本信息模塊從業(yè)務(wù)功能上分為人員基本信息、增減變動、內(nèi)部調(diào)整、查詢分析四個子模塊，這四個模塊可實現(xiàn)對信息庫中所有人員信息進行錄入和編輯，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)的人員的增減管理及內(nèi)部調(diào)動，可進行信息瀏覽、主題查詢及發(fā)布以及能夠自主定義和相互共享的登記表、花名冊功能。2.3統(tǒng)計報表模塊統(tǒng)計報表模塊包括報表錄入、報表管理、查詢分析、輔助功能四個模塊。報表錄入可以以庫提表，也可手工錄入，并具有匯總、校驗、反查、比較的功能；其輔助功能模塊可實現(xiàn)報表的導(dǎo)出與導(dǎo)入，報表打印、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)增量上報等功能，其功能基本上滿足了上報國家和中石化系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)計報表以及建立中國石化大庫數(shù)據(jù)的需要。2.4查詢分析模塊查詢分析，利用集中的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機地聯(lián)系起來，有效地減少信息查找和分析中的重復(fù)勞動，保證信息的相容性，從而提高工作效率。該模塊實現(xiàn)對基于eHR系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)，有針對性地進行抽取、加工、求精、聚合等操作：為用戶提供靈活查詢分析工具，支持用戶從不同層面、不同角度進行分析，提供相關(guān)圖表，直觀、實用，從而為決策提供支持。2.5領(lǐng)導(dǎo)人員管理模塊領(lǐng)導(dǎo)人員管理模塊主要是通過對領(lǐng)導(dǎo)人員日常產(chǎn)生的信息進行管理。分為三個功能模塊：信息維護、信息瀏覽、信息輸出。信息維護主要用來主要用來維護領(lǐng)導(dǎo)人員的個人信息和單位的部分信息，維護的信息包括相關(guān)單位信息(單位黨組織關(guān)系，協(xié)管地方黨委，聯(lián)系人，聯(lián)系方式，聯(lián)系電話等方面的信息)。班子信息(班子考核時間，考核方式，班子考核報告，其它相關(guān)材料)及董事會，監(jiān)事會，黨委會，工會，行政班子等換屆信息，個人信息(維護相關(guān)的個人信息集，包括個人考核情況)及任免管理。任免管理用于辦理領(lǐng)導(dǎo)人員的任職與免職手續(xù)，同時維護相關(guān)的信息集。在任免管理中可以，生成各種登記表，任免信息自動寫入到簡歷和職務(wù)信息集中。信息瀏覽：主要是瀏覽和查詢分析領(lǐng)導(dǎo)人員的信息。單位信息的瀏覽和查詢(能夠充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫信息如單位的規(guī)模，人員結(jié)構(gòu)狀況，組織人事部門的通訊方式，聯(lián)系人等相關(guān)信息)；各類班子換屆調(diào)整情況的信息查詢和分析，以及各類人員的信息瀏覽及統(tǒng)計分析。信息輸出包含：統(tǒng)計報表，主題查詢，查詢發(fā)布，登記表，花名冊，公示材料等。2.6專家管理模塊專家管理模塊對符合已定義的各類專家人員的主集、子集信息進行瀏覽查詢和統(tǒng)計分析，包括瀏覽查詢、登記表、花名冊、統(tǒng)計報表、靈活查詢五方面的業(yè)務(wù)功能。其功能應(yīng)用與其他模塊相同。2.7高技能人才管理模塊高技能人才管理模塊對符合已定義的各類高技能人員的主集、子集信息進行瀏覽查詢和統(tǒng)計分析，包括實現(xiàn)瀏覽查詢、登記表、花名冊、統(tǒng)計報表、靈活查詢五方面的業(yè)務(wù)功能模塊。其功能應(yīng)用與其他模塊相同。2.8薪酬模塊薪酬管理可以對薪酬信息進行查詢、統(tǒng)計、分析，包括個人薪酬、分類查詢、薪酬報表、綜合分析四個功能模塊。該模塊的默認查詢條件是“人員類別”為正式職工。該模塊通?？捎糜诠芾砥髽I(yè)薪資和福利計算的全過程，其中包括企業(yè)的薪資和福利政策設(shè)定、自動計算個人所得稅、自動計算社會保險等代扣代繳項目。通常，該模塊還可以根據(jù)各企業(yè)的制度設(shè)置并計算由于年假、事假、病假、婚假、喪假等帶薪假期以及遲到、早退、曠工等形成的對薪資和福利的扣減。還能存儲完整的歷史信息供查詢和生成報表。當前，中石化在實施中該模塊體現(xiàn)的僅是個人的收入與扣款，自2004年7月始需將每月薪酬遷入系統(tǒng)，為報表模塊提供數(shù)據(jù)。其他功能待條件成熟時逐步實施。3eHR應(yīng)用在知識經(jīng)濟時代，知識是企業(yè)發(fā)展的根本源泉，而人作為掌握知識的主體，在企業(yè)中的地位越來越重要。傳統(tǒng)的人事管理無論是在管理理念或體系上，還是在管理方法上都無法適應(yīng)“以人為本”的管理理念和不斷增加的競爭壓力，需要進行徹底的變革和創(chuàng)新。特別是在企業(yè)信息化建設(shè)進程中，如何有效地實施人力資源管理改革，并由此構(gòu)建保障企業(yè)人力資源管理的運作機制，提升企業(yè)管理績效，已成為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理變革的重要研究內(nèi)容。當前，人才之爭是市場競爭中的核心內(nèi)容之一。為了穩(wěn)定軍心并不斷吸納優(yōu)秀人才，企業(yè)必須采用現(xiàn)代化的人才管理方法。因此，先進的人力資源管理信息系統(tǒng)越來越引人注目。中國石化管理層已經(jīng)認識到采用人力資源管理信息系統(tǒng)的必要性，因此在充分考察論證的基礎(chǔ)上，選購了亞信科技(中國)有限公司開發(fā)的適合本企業(yè)特點的人力資源管理信息系統(tǒng)(eHR)。3.1整合的、集中的信息源首先，我們可以反思一下，企業(yè)里原有有關(guān)人力資源方面的信息是如何保存和查找的?可能會用自編程序、FoxBase或Excel來計算員工的工資，而員工的養(yǎng)老金信息、合同信息、個人信息等可能被存放于多個部門的Word或Excel文件中或打印出來放在文件柜里。這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時會產(chǎn)生許多重復(fù)的工作，造成人工浪費，其保存和查找也是一個相當困難的過程，而要使所有的信息得到及時的更新從而保持相容的狀態(tài)則幾乎是不可能的。當政府部門、股東或上級機構(gòu)需要一份報表時，往往會從計算工資的文件里得到最新的員工人數(shù)和姓名，從另一個文件里獲得他們的合同信息，再從其他文件里獲取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由于它們都是分散保留的，因此將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存儲造成信息不一致或不完全的情況，則更令人束手無策。時常會出現(xiàn)憑記憶或拍腦袋，人為“調(diào)平”數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。而采用人力資源管理信息系統(tǒng)，就可以用集中的數(shù)據(jù)庫將與人力資源管理相關(guān)的信息全面、有機地聯(lián)系起來，有效地減少了信息更新和查找中的重復(fù)勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不可能提供的分析報告成了可能。3.2易訪問、易查詢的信息庫在沒有采用和實施人力資源管理信息系統(tǒng)之前，當企業(yè)管理人員要統(tǒng)計數(shù)字時，往往依賴于某個人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關(guān)人員，由他們從不同的計算機文件、打印件或檔案柜中查找相關(guān)的信息，再匯總經(jīng)審批后提交。這種依賴于人的過程往往會因為花費的時間較長或某個人不在辦公室而不能及時完成。在采用和實施人力資源管理信息系統(tǒng)之后，就會將依賴于人的過程改為依賴于計算機系統(tǒng)的過程，企業(yè)管理人員只要獲取了相應(yīng)的權(quán)限，就可以隨時通過瀏覽器進入系統(tǒng)，直接查閱相應(yīng)的信息及相關(guān)報表數(shù)據(jù)。3.3有利于體現(xiàn)公平性原則，留住人才中國石化下屬各企業(yè)都不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象，對此，除了抱怨外部環(huán)境以外，往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因為薪資因素之外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機會和個人前途等等?，F(xiàn)在不少人利用業(yè)余時間學習了很多的課程，得到了證書，有了一技之長。但是，按以往的情形，除了有機會在領(lǐng)導(dǎo)面前顯示外，他很難得到相應(yīng)的崗位和報酬。同時，在掌握了充分的技能之后，該員工也不會安心現(xiàn)在的崗位，結(jié)果是遠走高飛。如果將技能輸入人力資源管理信息系統(tǒng)，在相應(yīng)人力資源管理相關(guān)制度的配合下，在某個崗位需要人時，先搜尋一下企業(yè)內(nèi)部是否有合適的人選，如果有可與之溝通，通過一定的審批即可上崗，這樣也許會留住一部分人才。再如，在提拔干部時，是根據(jù)誰在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)得多，還是根據(jù)他的知識、技能和以往的績效呢?體現(xiàn)公平原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種暗示：個人在本企業(yè)的前途不在于是否善于在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)，而是在于個人的努力程度，從而達到激勵員工的目的。體現(xiàn)公平性原則不應(yīng)只是一句口號，它需要企業(yè)在制度上予以保證和必要的系統(tǒng)工具支持。人力資源管理信息系統(tǒng)就是一種非常有效的輔助工具。3.4提高管理水平實施人力資源管理信息系統(tǒng)的過程本身也包含著回顧企業(yè)本身的機構(gòu)和崗位設(shè)置、管理流程、薪資體系等等，并根據(jù)軟件中所蘊含的先進管理思想來改變現(xiàn)行的體系。在實施的過程中可以看到這樣一種現(xiàn)象：管理水平相對完善的企業(yè)，實施工作往往會比管理水平相對較低的企業(yè)容易；而管理水平較低的企業(yè)在實施過程中也會迅速地暴露出本企業(yè)在人力資源管理中存在的問題。同時，實施過程也是一個反思先行制度，重組、改進和提高管理水平的契機。采用和實施人力資源管理信息系統(tǒng)不僅僅是為了提高工作效率。應(yīng)該看到，在實施人力資源管理信息系統(tǒng)后，經(jīng)過整合的、較為全面、準確、一致和相容的信息不僅可以讓中國石化各級領(lǐng)導(dǎo)對本企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀有一個比較全面和準確的認識，同時也可以生成綜合的分析報表供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在決策時參考。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報告等，可輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策科學化。另外需要說明的一點是，信息的透明和安全是一對矛盾的兩個方面。人力資源管理信息系統(tǒng)的安全性設(shè)計使得機密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態(tài)下的透明。通過模塊口令有效地防止了外界人員的非法入侵，日志管理隨時檢查信息修改情況，并通過功能授權(quán)、記錄授權(quán)、指標授權(quán)有效地控制了用戶對信息的修改。另外只有得到系統(tǒng)授權(quán)的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此，我們不需要擔心會因為采用人力資源管理信息系統(tǒng)而降低了人事薪資信息的保密性，相反，信息的安全性會因為人力資源管理信息系統(tǒng)的采用而得到加強。4eHR實施特點4.1信息量大人力資源管理信息系統(tǒng)管理的是與人相關(guān)的數(shù)據(jù)，涉及人員信息有70個信息集，723個信息項。中國石化人力資源信息系統(tǒng)在初期實施確定的采集最大范圍為282項，其中人員信息109項；機構(gòu)信息21項；薪酬信息153項。4.2數(shù)據(jù)采集難度大由于數(shù)據(jù)采集信息量大，變化頻繁，內(nèi)部關(guān)聯(lián)性較弱，數(shù)據(jù)的采集、確認、錄入和審核都比較困難，而且其管理的信息與員工的切身利益密切相關(guān)，為保證數(shù)據(jù)的準確性、規(guī)范性、完整性，對涉及個人出生日期、工作時間、學歷學位等關(guān)鍵信息項在查檔審核填寫后與個人掌握不一致時，需反復(fù)確認并與本人溝通。數(shù)據(jù)采集工作尤為繁瑣和困難，采集周期較長，其難度和工作量遠遠大于一般人的預(yù)計。4.3實施技術(shù)要求高中國石化人力資源管理信息系統(tǒng)在實施前通過分批集中培訓(xùn)確定了采集的數(shù)據(jù)遷移方法，現(xiàn)有數(shù)據(jù)如何規(guī)范化，各企業(yè)通過與實施方對接確定了項目實施的時間和進度安排等等。為了保證實施工作的順利進行，eHR實施小組分批到各企業(yè)對人員進行培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，現(xiàn)場解決系統(tǒng)構(gòu)建和數(shù)據(jù)遷