文書模板-采購內(nèi)控制度

文書模板-采購內(nèi)控制度一、總則1.目的為加強公司采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，保障公司物資供應(yīng)及資金安全，提高采購效率與效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)的一切采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等采購。3.基本原則（1）合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。（2）公平公正原則：采購過程應(yīng)公平對待所有潛在供應(yīng)商，確保競爭的公正性。（3）成本效益原則：在滿足需求的前提下，追求采購成本最低與綜合效益最優(yōu)。（4）制衡性原則：建立采購各環(huán)節(jié)相互制約、相互監(jiān)督的機制。二、職責(zé)分工1.采購部門（1）負責(zé)采購計劃的編制、執(zhí)行與調(diào)整。（2）組織供應(yīng)商的尋找、篩選、考察與管理。（3）負責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行與跟蹤。（4）辦理采購物資的驗收、入庫、退換貨等手續(xù)。2.需求部門（1）提出準(zhǔn)確的采購需求，包括規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。（2）參與供應(yīng)商的篩選與評價，對采購物資的適用性負責(zé)。3.財務(wù)部門（1）審核采購預(yù)算，監(jiān)控采購資金的使用。（2）負責(zé)采購款項的支付審核與結(jié)算。（3）參與采購合同的財務(wù)條款審核。4.審計部門（1）定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查內(nèi)控制度執(zhí)行情況。（2）對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查與處理。三、采購流程管理1.采購申請需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，注明采購物品或服務(wù)的詳細信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交采購部門。2.采購計劃采購部門匯總各部門采購申請，結(jié)合庫存情況、市場動態(tài)等因素，編制月度或季度采購計劃，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇（1）采購部門通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。（2）根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，發(fā)出詢價函或招標(biāo)邀請書。（3）對供應(yīng)商報價、資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進行綜合評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。4.采購合同簽訂（1）采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商按照公司合同模板起草采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。（2）合同經(jīng)法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后正式簽訂，采購部門與供應(yīng)商各執(zhí)一份，并將合同副本交財務(wù)等相關(guān)部門備案。5.物資驗收（1）采購物資到貨后，采購部門通知需求部門、質(zhì)檢部門共同進行驗收。（2）驗收人員依據(jù)合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行核對檢驗，填寫驗收報告。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。6.款項支付（1）供應(yīng)商按合同要求提供發(fā)票等付款憑證后，采購部門填寫付款申請單，附上合同、驗收報告等相關(guān)資料。（2）財務(wù)部門審核付款申請，核對合同執(zhí)行情況、資金預(yù)算等，無誤后辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入（1）新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量證明等資料，采購部門審核并實地考察后，報審批通過方可準(zhǔn)入。（2）建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)產(chǎn)品、交易記錄、評價情況等。2.供應(yīng)商評價（1）定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等進行評價打分。（2）根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行分級管理，優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、增加訂單等獎勵，不合格供應(yīng)商予以淘汰。五、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督各部門在采購業(yè)務(wù)中應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋糾正。采購部門定期對采購流程執(zhí)行情況進行自查。2.審計監(jiān)督審計部門每年至少進行一次全面采購審計，重點審查采購內(nèi)控執(zhí)行、供應(yīng)商選擇、合同管理、資金使用等環(huán)節(jié)，對發(fā)現(xiàn)的問題出具審計報告并跟