大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教程8-10-第3章

第3章文字處理軟件Word20033.1Word2003概述3.2Word2003文檔基本操作3.3編輯文檔3.4文檔排版3.5頁(yè)面設(shè)置與文檔打印3.6表格3.7圖文混排3.8長(zhǎng)文檔編輯3.9Word2007簡(jiǎn)介

3.1Word2003概述

3.1.1Office2003簡(jiǎn)介

1．Office2003概況

Office辦公軟件從誕生到現(xiàn)在經(jīng)歷了很多版本，從早期的Office97、Office2000、OfficeXP到現(xiàn)在最流行使用的Office2003、Office2007，它的每一次升級(jí)都在功能性和易用性上有很大提高。

Office2003是美國(guó)Microsoft公司繼OfficeXP之后推出的版本，它是基于Windows開(kāi)發(fā)的新一代辦公信息化、自動(dòng)化的套裝軟件包。Office2003中的每一個(gè)應(yīng)用程序都具有開(kāi)放的、充滿活力的風(fēng)格和相似的操作界面，能夠共享一般的命令、對(duì)話框和操作步驟，這樣用戶可以非常方便地掌握各個(gè)應(yīng)用程序的使用方法。

2．Office2003的主要組件

Office2003的每個(gè)組件都是一個(gè)能夠獨(dú)立完成某一方面工作的軟件，主要包括：

(1)文字處理軟件Word2003。

(2)電子表格軟件Excel2003。

(3)演示文稿制作軟件PowerPoint2003。

(4)個(gè)人信息管理和通信程序Outlook2003。

(5)網(wǎng)頁(yè)制作軟件FrontPage2003。

(6)數(shù)據(jù)庫(kù)管理程序Access2003。

3．Office2003的安裝

Office2003簡(jiǎn)體中文企業(yè)版一般運(yùn)行在Windows2000、WindowsXP或更高版本中，本書(shū)中所安裝的Office2003以WindowsXP為操作平臺(tái)。

安裝方法是：將Office2003安裝光盤插入光盤驅(qū)動(dòng)器中，系統(tǒng)通常會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)安裝向?qū)?，或是在Office2003安裝目錄中雙擊文件名為Setup.exe的文件也可以進(jìn)入安裝向?qū)?。接下?lái)只需按照安裝向?qū)У奶崾揪涂梢詫ffice2003逐步安裝到計(jì)算機(jī)中了。安裝時(shí)一般選擇“典型安裝”，這種方式可以安裝Office2003中的常用功能，適用于日常辦公的需要。3.1.2Word2003的應(yīng)用

作為Office2003組件之一的Word2003是一種文字處理軟件，常用于制作和編輯辦公文檔，在文字處理方面的功能十分強(qiáng)大。它在辦公中的應(yīng)用如下：

(1)進(jìn)行文字輸入、編輯、排版和打印等，還可以制作出圖文并茂的各種辦公文檔，并在文檔中插入Flash動(dòng)畫(huà)等多媒體文件。

(2)可以制作各種商業(yè)文檔和表格，并能同時(shí)處理多種語(yǔ)言的文檔。

(3)自帶備忘錄、信函和傳真等各種模板和向?qū)В褂脩艨梢苑奖愕貏?chuàng)建和編輯各種專業(yè)文檔。利用Word2003可以制作的文檔包括會(huì)議通知、名片、個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職信、日歷、請(qǐng)柬、宣傳單、招標(biāo)書(shū)、公司簡(jiǎn)介、郵件和各種傳真等。圖3.1就是用Word2003編輯完成的會(huì)議通知和名片。圖3.1用Word2003編輯完成的會(huì)議通知和名片3.1.3Word2003的啟動(dòng)和退出

與其他基于Windows的應(yīng)用程序一樣，Word2003的啟動(dòng)和退出可以通過(guò)多種方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1．Word2003的啟動(dòng)

1)從“開(kāi)始”菜單啟動(dòng)

啟動(dòng)WindowsXP后，選擇“開(kāi)始”菜單的“程序”組，然后單擊“MicrosoftOffice”中的“MicrosoftOfficeWord2003”，即可啟動(dòng)Word2003，如圖3.2所示。圖3.2從“開(kāi)始”菜單啟動(dòng)Word2003

2)桌面快捷方式

當(dāng)Word2003安裝完成后，可手動(dòng)在桌面上創(chuàng)建Word2003的快捷圖標(biāo)。

如果快捷圖標(biāo)不存在，需要?jiǎng)?chuàng)建時(shí)，可以在“開(kāi)始”菜單的啟動(dòng)Word2003處右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“發(fā)送到”中的“桌面快捷方式”命令即可完成。

雙擊桌面上已經(jīng)存在的Word2003的快捷方式也可以啟動(dòng)Word2003，如圖3.3所示。圖3.3從桌面快捷方式啟動(dòng)Word2003

3)打開(kāi)已有的文檔

從“我的電腦”或“資源管理器”中，雙擊已有的Word2003文檔，在打開(kāi)Word2003文檔的同時(shí)也能夠?qū)ord2003啟動(dòng)，例如，打開(kāi)“D:\Word練習(xí)\段落格式化練習(xí).doc”文件的方法是：從“我的電腦”中找到該文件所在位置，雙擊文件圖標(biāo)，在文件打開(kāi)的同時(shí)會(huì)打開(kāi)Word2003，如圖3.4所示。圖3.4從“我的電腦”中打開(kāi)Word文檔

2．Word2003的退出

Word2003的退出有以下幾種方法：

(1)單擊Word2003窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。

(2)單擊“文件”菜單，在隨后打開(kāi)的下拉菜單中單擊“退出”命令。

(3)使用組合鍵Alt+F4。

(4)單擊“控制菜單”圖標(biāo)后，在彈出的控制菜單中選擇“關(guān)閉”命令，如圖3.5所示。

(5)雙擊程序窗口左上角標(biāo)題欄中的“控制菜單”圖標(biāo)。圖3.5控制菜單

3.2Word2003文檔基本操作

3.2.1窗口界面

啟動(dòng)Word2003后，進(jìn)入其主窗口界面，如圖3.6所示。

Word2003的窗口界面是一種典型的Windows圖文窗口，它由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、文件工作區(qū)、狀態(tài)欄及任務(wù)窗格等部分組成。下面簡(jiǎn)單介紹一下各組成部分的主要功能。圖3.6Word2003主窗口界面

1．標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于窗口的頂端，通常顯示當(dāng)前正在運(yùn)行的應(yīng)用程序名稱和文檔名稱等信息。首次進(jìn)入Word2003時(shí)，默認(rèn)打開(kāi)的文檔名為“文檔1”，標(biāo)題欄的右端有三個(gè)按鈕，分別是“最小化”、“最大化”和“關(guān)閉應(yīng)用程序”按鈕，如圖3.7所示。圖3.7標(biāo)題欄

2．菜單欄

標(biāo)題欄的下面是菜單欄，Word2003中共包括九個(gè)菜單，分別為文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口和幫助。菜單中包含Word2003中進(jìn)行文件管理、文字編輯等操作的所有命令。

要選擇菜單中的某個(gè)命令選項(xiàng)，可以使用鼠標(biāo)，也可以用鍵盤進(jìn)行操作。

菜單還具有智能化的特點(diǎn)，它能記錄用戶的操作習(xí)慣，默認(rèn)情況下會(huì)在菜單欄中自動(dòng)隱藏一些不經(jīng)常被使用的命令。如果需要完全顯示某菜單，可以單擊菜單下方的智能標(biāo)記??即可。

3．工具欄

菜單欄的下方是工具欄。Word2003中有許多工具欄，工具欄上的每一個(gè)按鈕都對(duì)應(yīng)一個(gè)命令，通過(guò)對(duì)工具欄按鈕的操作可以快速執(zhí)行菜單命令，從而提高工作效率。

一般情況下，窗口中只顯示“常用”和“格式”工具欄，如果需要顯示或隱藏其他工具欄時(shí)，可以使用下面幾種方法：

(1)在“視圖”菜單中的“工具欄”打開(kāi)下一級(jí)子菜單，在列出的選項(xiàng)中選擇需要的工具欄。

(2)單擊“視圖”菜單中的“工具欄”命令，選擇“自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對(duì)話框來(lái)顯示工具欄。

(3)右鍵單擊菜單欄的空白處,也可打開(kāi)工具欄選項(xiàng)列表。

4．文件工作區(qū)

文件工作區(qū)是用來(lái)創(chuàng)建和編輯文字、表格、圖形或其他文檔信息的工作區(qū)域。Word的大部分工作都是在工作區(qū)中進(jìn)行的。

文件工作區(qū)中有一個(gè)閃爍的豎線光標(biāo)(I字形)，表示當(dāng)前插入點(diǎn)。每個(gè)段落結(jié)束后都會(huì)有一個(gè)段落標(biāo)志“”，通常可以使用回車鍵來(lái)完成加入段落標(biāo)志的操作。

在“視圖”菜單中執(zhí)行“顯示段落標(biāo)記”命令，可顯示或隱藏段落標(biāo)記。

5．狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于整個(gè)Word窗口的最底端，用于顯示當(dāng)前文檔的相關(guān)信息，包含當(dāng)前文檔的頁(yè)數(shù)/總頁(yè)數(shù)、光標(biāo)所在行數(shù)和列數(shù)以及當(dāng)前文檔的插入/改寫(xiě)狀態(tài)。

6．任務(wù)窗格

Word2003將一些任務(wù)以一個(gè)窗口的形式提供給用戶，單擊任務(wù)窗格中的選項(xiàng)執(zhí)行命令，比從菜單中選擇命令的操作簡(jiǎn)單得多。Word2003啟動(dòng)后，默認(rèn)狀態(tài)下任務(wù)窗格顯示在文檔工作區(qū)的右側(cè)，任務(wù)窗格選項(xiàng)為“開(kāi)始工作”，如圖3.6所示。

單擊任務(wù)窗格右側(cè)的下拉箭頭，從打開(kāi)的菜單中可以選擇其他任務(wù)窗格。

單擊任務(wù)窗格中的“關(guān)閉”按鈕，可關(guān)閉任務(wù)窗格；單擊“視圖”菜單中的“任務(wù)窗格”命令，可顯示任務(wù)窗格。

7．標(biāo)尺

標(biāo)尺主要用于文檔中的精確定位。在Word2003中，標(biāo)尺可以分為“水平標(biāo)尺”和“垂直標(biāo)尺”，分別顯示在文件工作區(qū)的上方和左側(cè)。使用水平標(biāo)尺還可以改變段落的縮進(jìn)、調(diào)整頁(yè)邊距、改變欄寬、設(shè)置制表位等。

8．滾動(dòng)條

滾動(dòng)條也分為“水平滾動(dòng)條”和“垂直滾動(dòng)條”兩種，分別顯示在文件工作區(qū)的下方和右側(cè)。用戶可移動(dòng)滾動(dòng)條的滑塊或單擊滾動(dòng)條兩端的滾動(dòng)箭頭按鈕，移動(dòng)文檔到不同的位置。3.2.2創(chuàng)建文檔

1．新建空白文檔

啟動(dòng)Word2003時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)名為“文檔1”的空白文檔，可以直接在工作區(qū)中輸入文字等內(nèi)容。如果還需要新的空白文檔，可以繼續(xù)新建，Word會(huì)自動(dòng)以“文檔2”、“文檔3”等命名文件。

除此之外，還可以使用以下幾種方法來(lái)創(chuàng)建空白文檔：

(1)使用菜單命令新建空白文檔。選擇“文件”菜單中的“新建”命令，打開(kāi)“新建文檔”任務(wù)窗格，單擊其中的“空白文檔”選項(xiàng)，即可創(chuàng)建新的空白文檔，如圖3.8所示。圖3.8用菜單命令新建空白文檔

(2)用工具欄新建空白文檔。單擊“常用”工具欄上“新建空白文檔”按鈕，創(chuàng)建一個(gè)空白文檔，這種方法不打開(kāi)“新建文檔”任務(wù)窗格，直接建立一個(gè)空白文檔，如圖3.9所示。

(3)用Ctrl+N組合鍵也可以新建一個(gè)空白文檔，這種方法在新建空白文檔時(shí)也不會(huì)打開(kāi)“新建文檔”任務(wù)窗格。圖3.9用工具欄新建空白文檔

2．使用模板和向?qū)?chuàng)建新文檔

使用模板和向?qū)?chuàng)建新文檔操作的步驟是：

(1)選擇“文件”菜單的“新建”命令，打開(kāi)“新建文檔”任務(wù)窗格，參見(jiàn)圖3.8。

(2)在“模板”選項(xiàng)組中單擊“本機(jī)上的模板…”選項(xiàng)。

(3)彈出的“模板”對(duì)話框包括常用、報(bào)告、備忘錄、出版物、其他文檔等九個(gè)選項(xiàng)卡，用戶選擇所需模板，單擊“確定”按鈕即可完成創(chuàng)建操作，如圖3.10所示。圖3.10“模板”對(duì)話框

3．根據(jù)現(xiàn)有文檔創(chuàng)建新文檔

具體的操作步驟是：

(1)選擇“文件”菜單的“新建”命令，打開(kāi)“新建文檔”任務(wù)窗格。

(2)在“新建文檔”任務(wù)窗格中選擇“新建文檔”區(qū)域中的“根據(jù)現(xiàn)有文檔…”命令。

(3)在打開(kāi)的對(duì)話框中選擇一個(gè)已有文檔，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可創(chuàng)建一個(gè)基于剛剛選擇的文檔的新文檔，如圖3.11所示。圖3.11根據(jù)現(xiàn)有文檔創(chuàng)建的文檔3.2.3視圖方式

Word2003中提供了六種瀏覽文檔的方式，即普通視圖、Web版式視圖、頁(yè)面視圖、大綱視圖、閱讀版式及文檔結(jié)構(gòu)方式。它們所對(duì)應(yīng)的視圖方式控制按鈕位于Word2003工作界面的左下方，單擊中任意一個(gè)按鈕就可切換到相應(yīng)的視圖。還可以通過(guò)“視圖”菜單中的視圖切換命令來(lái)完成視圖的切換操作。各種視圖方式應(yīng)用于不同的編輯場(chǎng)合，通常使用“頁(yè)面視圖”。

1．普通視圖

在普通視圖中可以輸入文本，編輯和設(shè)置文本格式，但不能顯示頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)邊距和頁(yè)號(hào)等版面上正文區(qū)域外的內(nèi)容。普通視圖方式精簡(jiǎn)了頁(yè)面結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大了文檔編輯區(qū)，方便用戶對(duì)文檔進(jìn)行各種操作。頁(yè)與頁(yè)之間用一條虛線表示分頁(yè)符，節(jié)與節(jié)之間用兩條虛線表示分節(jié)符，如圖3.12所示。圖3.12普通視圖

2．Web版式視圖

Web版式視圖是專門為瀏覽、編輯Web網(wǎng)頁(yè)而設(shè)計(jì)的，可以看到背景和為適應(yīng)窗口而換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致，如圖3.13所示。圖3.13Web版式視圖

3．頁(yè)面視圖

頁(yè)面視圖是Word2003啟動(dòng)時(shí)默認(rèn)的視圖方式，可以看到正文及正文區(qū)域以外版面上的所有內(nèi)容。頁(yè)面視圖是“所見(jiàn)即所得”的視圖方式，如圖3.14所示?？梢岳谩耙晥D”菜單中的“顯示比例”命令，或用“常用”工具欄中的“顯示比例”下拉按鈕調(diào)整顯示比例。圖3.14頁(yè)面視圖

4．大綱視圖

大綱視圖主要用于顯示文檔的標(biāo)題層次關(guān)系。文檔的內(nèi)容按層疊關(guān)系可以折疊或展開(kāi)，還可以通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)標(biāo)題來(lái)移動(dòng)、復(fù)制和重新組織文本，改變文檔結(jié)構(gòu)。在大綱視圖中不顯示頁(yè)邊距、頁(yè)眉和頁(yè)腳、背景等。在切換到大綱視圖時(shí)會(huì)同時(shí)打開(kāi)“大綱”工具欄，如圖3.15所示，“大綱”工具欄可以在進(jìn)行長(zhǎng)文檔編輯時(shí)進(jìn)行“設(shè)置標(biāo)題級(jí)別”等設(shè)置。圖3.15大綱視圖

5．閱讀版式視圖

閱讀版式視圖是Word2003新增加的視圖方式，是專門為在計(jì)算機(jī)屏幕上閱讀文檔而設(shè)計(jì)的，它可以把整篇文檔分成若干屏進(jìn)行顯示。在閱讀版式視圖中，顯示出“閱讀版式”工具欄，用戶可以根據(jù)需要修改或關(guān)閉閱讀版式視圖，如圖3.16所示。圖3.16閱讀版式視圖

6．文檔結(jié)構(gòu)視圖

文檔結(jié)構(gòu)視圖是Word2003新增的視圖模式。在視圖菜單中選擇文檔結(jié)構(gòu)，即在編輯的文本左側(cè)顯示文檔的各級(jí)標(biāo)題。點(diǎn)擊結(jié)構(gòu)圖中的某一標(biāo)題，右邊文本欄即自動(dòng)移動(dòng)到該標(biāo)題處，如圖3.17所示。圖3.17文檔結(jié)構(gòu)視圖3.2.4保存文檔

1．保存新文檔

(1)如果文檔需要保存，可以選擇下列任意一種方法來(lái)打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，如圖3.18所示。圖3.18“另存為”對(duì)話框①選擇“文件”菜單中的“保存”命令；

②單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕；

③使用Ctrl+S組合鍵。

(2)在“保存位置”下拉列表中選擇驅(qū)動(dòng)器和文件夾，確定文檔所要保存的位置。如果想新建一個(gè)文件夾來(lái)保存文件，可以單擊工具欄上的“新建文件夾”按鈕，創(chuàng)建一個(gè)新文件夾并為這個(gè)新文件夾命名。

(3)在“文件名”輸入框中輸入文件的名稱，如果需要改變保存文件的類型，可在對(duì)話框下面“保存類型”的位置上選擇不同的文件保存類型，創(chuàng)建一個(gè)Word文檔可以不用更改保存類型，默認(rèn)為“Word文檔”類型，設(shè)置完成后，單擊“保存”按鈕即可。

2．保存已有的文檔

如果修改了已有的文檔且需要保存時(shí)，可以分為下面兩種情況進(jìn)行處理：

(1)文檔保存后，覆蓋文檔原來(lái)的內(nèi)容。

這種情況是指不需要改變已有文檔的文件名、文件位置及文件類型，而可以使用下列方法直接保存：

①選擇“文件”菜單中的“保存”命令；

②單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕；

③使用Ctrl+S組合鍵。

(2)文檔保存后，生成文檔副本。

3．自動(dòng)保存

為了防止意外情況發(fā)生時(shí)丟失對(duì)文檔所作的編輯，Word2003提供定時(shí)自動(dòng)保存文檔的功能。設(shè)置自動(dòng)保存功能的操作步驟如下：

(1)在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框。

(2)在打開(kāi)的對(duì)話框中，選擇“保存”選項(xiàng)卡，選擇“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”復(fù)選框，系統(tǒng)默認(rèn)為選中狀態(tài)，表示使用自動(dòng)保存功能，如圖3.19所示。

(3)在復(fù)選框后面的微調(diào)控制項(xiàng)中設(shè)置自動(dòng)保存的時(shí)間間隔，默認(rèn)的時(shí)間間隔為10分鐘，時(shí)間的可選范圍是0～120分鐘。

(4)單擊“確定”按鈕。圖3.19“保存”選項(xiàng)卡3.2.5打開(kāi)文檔

1．通過(guò)“打開(kāi)”命令打開(kāi)文檔

(1)選擇下列的任一種方法，打開(kāi)“打開(kāi)”對(duì)話框，如圖3.20所示。圖3.20“打開(kāi)”對(duì)話框

(2)在“打開(kāi)”對(duì)話框中的“查找范圍”下拉列表框中選擇要打開(kāi)文檔所在的位置。

(3)在列表框中選擇要打開(kāi)的文檔，或直接在“文件名”文本框中輸入需要打開(kāi)文檔的正確路徑及文件名，單擊“打開(kāi)”按鈕，即可打開(kāi)所需文件。

2．在“資源管理器”或“我的電腦”中打開(kāi)文檔

在“資源管理器”或“我的電腦”中選擇文檔存放的位置，找到要打開(kāi)的文檔后，雙擊該文檔的圖標(biāo)，即可直接打開(kāi)。

3．快速打開(kāi)最近使用過(guò)的文檔

單擊菜單欄上的“文件”菜單項(xiàng)，在彈出的下拉菜單的最下方顯示最近打開(kāi)過(guò)的四個(gè)文檔的文件名，單擊其中某一個(gè)文件即可快速打開(kāi)該文檔，如圖3.21所示。

或在“開(kāi)始工作”任務(wù)窗格中的“打開(kāi)”選項(xiàng)中也會(huì)列出最近打開(kāi)過(guò)的四個(gè)文檔的文件名，單擊其中某一個(gè)文件也可以快速打開(kāi)該文檔，如圖3.22所示。圖3.21“文件”菜單列出最近打開(kāi)過(guò)的文檔圖3.22“開(kāi)始工作”任務(wù)窗格列出最近打開(kāi)過(guò)的文檔

3.3編輯文檔

3.3.1文檔的錄入

1．輸入文本

在輸入文本的過(guò)程中，文字是從左到右排列的，當(dāng)一行內(nèi)容到達(dá)最右端邊界時(shí)Word2003會(huì)自動(dòng)換行，光標(biāo)跳轉(zhuǎn)到下一行的開(kāi)始位置。如果完成整段文字的輸入后需要換行重新另起段落輸入時(shí)，可以按Enter鍵，這時(shí)會(huì)產(chǎn)生一個(gè)段落標(biāo)記。

如果出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤，可以使用Backspace鍵和Delete鍵來(lái)刪除字符。但是兩個(gè)按鍵的區(qū)別在于：?jiǎn)螕鬊ackspace鍵刪除插入點(diǎn)左邊的字符，單擊Delete鍵刪除插入點(diǎn)右邊的字符。

輸入的狀態(tài)一般有插入和改寫(xiě)兩種。在插入狀態(tài)下，可以在文字之間插入內(nèi)容；而改寫(xiě)狀態(tài)下，輸入的內(nèi)容將覆蓋光標(biāo)后邊的內(nèi)容。插入和改寫(xiě)狀態(tài)的切換可以使用鍵盤上的Insert鍵，或者雙擊狀態(tài)欄上的“改寫(xiě)”指示器。

2．輸入標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

單擊輸入法狀態(tài)條中的中英文標(biāo)點(diǎn)切換按鈕，顯示按鈕??時(shí)表示處于“中文標(biāo)點(diǎn)輸入”狀態(tài)，顯示按鈕??時(shí)表示處于“英文標(biāo)點(diǎn)輸入”狀態(tài)；也可以按Ctrl+句號(hào)組合鍵進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

3．輸入符號(hào)

(1)輸入符號(hào)時(shí)可以在“插入”菜單中選擇“符號(hào)”命令，打開(kāi)“符號(hào)”對(duì)話框，如圖3.23所示。在其中選擇所需符號(hào)，單擊“插入”即可。圖3.23“符號(hào)”對(duì)話框

(2)對(duì)于鍵盤上沒(méi)有的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，可在符號(hào)欄中輸入。顯示符號(hào)欄的方法是：?jiǎn)螕簟耙晥D”菜單中的“工具欄”命令，在打開(kāi)的子菜單中單擊“符號(hào)欄”命令，如圖3.24所示。圖3.24符號(hào)欄

(3)要輸入其他符號(hào)，可以右鍵單擊漢字輸入法狀態(tài)欄的軟鍵盤，選擇相應(yīng)的符號(hào)菜單來(lái)選擇各種需要的符號(hào)，如圖3.25所示。圖3.25軟鍵盤3.3.2文本選定與撤消

1．文本的選定

要對(duì)文本進(jìn)行編輯必須先選定對(duì)象，對(duì)象被選定后會(huì)以反白加亮顯示。所選的范圍既可以是整篇文檔，也可以是一個(gè)字符。所選的對(duì)象不僅可以是文字，還可以是表格、圖片和圖形等。

選定對(duì)象后既可使用鼠標(biāo)選取文本，也可使用鍵盤選取，還可以鼠標(biāo)鍵盤相結(jié)合進(jìn)行選取。

1)使用鼠標(biāo)選取文本

使用鼠標(biāo)可以輕松地改變插入點(diǎn)的位置，因此用鼠標(biāo)選取文本十分實(shí)用。

(1)拖動(dòng)選取。將鼠標(biāo)指針定位在起始位置，再按住鼠標(biāo)左鍵不放，向目標(biāo)位置拖動(dòng)鼠標(biāo)以選取文本。

(2)單擊選取。將光標(biāo)移到要選定行的左側(cè)空白處，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵即可選取該行文本，如圖3.26所示。圖3.26選定一行

(3)雙擊選取。將光標(biāo)移到文本編輯區(qū)左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)橹赶蛴疫叺募^時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選取該段文本；將光標(biāo)定位到單詞中間或左側(cè)，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選取該單詞。

(4)三擊選取。將光標(biāo)定位到要選取的段落中，三擊鼠標(biāo)左鍵即可選中文檔中所有內(nèi)容。

2)使用鍵盤選取文本

使用鍵盤上相應(yīng)的快捷鍵，同樣可以選取文本。利用快捷鍵選取文本內(nèi)容的功能如表3.1所示。

3)鼠標(biāo)鍵盤結(jié)合選取文本

使用鼠標(biāo)和鍵盤相結(jié)合的方式不僅可以選取連續(xù)的文本，還可以選擇不連續(xù)的文本。

(1)選取連續(xù)的較長(zhǎng)文本。

(2)選取不連續(xù)的文本。

(3)選取整篇文檔。

(4)選取矩形文本。

2．撤消選定的文本

如果用戶想撤銷選定的文本，可以使用以下三種方法中的任意一種。

(1)在文檔窗口內(nèi)的文本區(qū)域任意位置單擊鼠標(biāo)。

(2)按任意一個(gè)方向鍵↑、↓、→、←均可。

(3)如果已經(jīng)按了F8鍵擴(kuò)大了選定范圍，要先按Esc鍵取消擴(kuò)展模式，然后按任意一個(gè)方向鍵↑、↓、→、←即可取消已選定文本。3.3.3刪除、移動(dòng)和復(fù)制文本

1．刪除文本

刪除插入點(diǎn)左邊的字符可以使用Backspace鍵；刪除插入點(diǎn)右邊的字符可以使用Delete鍵，也可以把光標(biāo)定位在一個(gè)英文單詞前，按住Ctrl+Delete組合鍵刪除該英文單詞；要?jiǎng)h除大段文本，可以先進(jìn)行文本選定，再按Backspace鍵或Delete鍵，也可以利用菜單的方法，先選定要?jiǎng)h除的文本，單擊“編輯”菜單中的“清除”子菜單，執(zhí)行“內(nèi)容”命令；或選用“剪切”命令來(lái)完成刪除操作。

2．移動(dòng)文本

文本的移動(dòng)是指將選定的文檔內(nèi)容從一個(gè)位置移到另一個(gè)位置。移動(dòng)文本的操作與復(fù)制文本的操作類似，唯一的區(qū)別在于：移動(dòng)文本后，原位置的文本消失；而復(fù)制文本后，原位置的文本仍然存在。

移動(dòng)文本有三種方法。

1)使用鼠標(biāo)拖拽方法

首先選定要移動(dòng)的文本，然后將鼠標(biāo)指針移至選定文本處，按下鼠標(biāo)左鍵拖拽至目標(biāo)位置，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵即可完成文本的移動(dòng)。

2)使用剪貼板移動(dòng)文本

(1)選定要移動(dòng)的文本內(nèi)容；

(2)選擇以下任意一種方法完成移動(dòng)操作：

①單擊“編輯”菜單中的“剪切”命令，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目標(biāo)位置后，單擊“編輯”菜單中的“粘貼”命令。

②單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目標(biāo)位置后，單擊“粘貼”按鈕。

③使用快捷菜單中的“剪切”與“粘貼”命令。

④使用組合鍵Ctrl+X完成剪切操作，再使用Ctrl+V完成粘貼操作。

3)使用F2功能鍵移動(dòng)文本

首先選定要移動(dòng)的文本，然后按F2功能鍵，此時(shí)狀態(tài)欄上會(huì)出現(xiàn)提示：“移至何處？”，如圖3.27所示，將光標(biāo)移至目標(biāo)位置后按Enter鍵即可完成文本移動(dòng)。

例如，要使用上述不同的方法在文檔中進(jìn)行移動(dòng)文本操作，具體操作步驟如下：

(1)打開(kāi)文檔“顧客意見(jiàn)反饋”，將插入點(diǎn)定位在文本“……質(zhì)量是否滿意：□滿意□一般”之后，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)選取“□不滿意”，如圖3.28(a)所示。圖3.27使用功能鍵移動(dòng)

(2)選擇“編輯”菜單中的“剪切”命令，或單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕。

(3)把插入點(diǎn)定位在文本“您對(duì)本商品的質(zhì)量是否滿意：”后，選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕，就可以將所選取的文本移動(dòng)到該處，如圖3.28(b)所示。圖3.28選取文本和移動(dòng)文本的結(jié)果

3．復(fù)制文本

復(fù)制是將選中的對(duì)象產(chǎn)生一個(gè)副本，原始對(duì)象不改變。如果文檔中有反復(fù)出現(xiàn)的信息，則可以利用復(fù)制功能節(jié)省重復(fù)輸入的時(shí)間，提高工作效率。復(fù)制文本有三種方法。

(1)用鼠標(biāo)拖動(dòng)復(fù)制：首先選中要復(fù)制的文本，然后按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)拖動(dòng)已選定的文本至目標(biāo)位置后松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵，即可完成文本復(fù)制。

(2)使用菜單復(fù)制：首先選中要復(fù)制的文本，然后單擊“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令，這樣被選中的內(nèi)容就復(fù)制到剪貼板中了，將光標(biāo)插入點(diǎn)移至目標(biāo)位置，再單擊“編輯”菜單中的“粘貼”命令，這樣被選中的內(nèi)容就復(fù)制到目標(biāo)位置了。

(3)使用工具按鈕或組合鍵復(fù)制：選中要復(fù)制的文本，使用“常用”工具欄中的“復(fù)制”按鈕復(fù)制選中的文本(或者使用組合鍵Ctrl+C)。將光標(biāo)插入點(diǎn)移至目標(biāo)位置，再使用“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕將文本粘貼到目標(biāo)位置(或者使用組合鍵Ctrl+V)。

例如，要使用上述不同的方法在文檔中進(jìn)行復(fù)制操作，具體操作步驟如下：

(1)打開(kāi)文檔“顧客意見(jiàn)反饋”，將插入點(diǎn)定位在文本“您對(duì)本商品的質(zhì)量是否滿意：”之后，拖動(dòng)鼠標(biāo)選取文本“□滿意□一般□不滿意”，如圖3.29(a)所示。圖3.29選取文本和復(fù)制文本的結(jié)果

(2)選擇“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令，或單擊“常用”工具欄中的“復(fù)制”按鈕。

(3)把插入點(diǎn)定位在文本“您對(duì)本商場(chǎng)的服務(wù)是否滿意：”后，選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕，就可以將所選取的文本復(fù)制到該處，如圖3.29(b)所示。3.3.4撤消和恢復(fù)

在編輯文檔的過(guò)程中，如果誤刪某一部分，或者排版時(shí)出現(xiàn)失誤，可以單擊“常用”工具欄中的“撤消”按鈕，或者使用“編輯”菜單中的“撤消”命令，使文本恢復(fù)到原來(lái)的狀態(tài)。如果還要取消再前一次的操作，可繼續(xù)單擊“撤消”按鈕。Word2003具有多級(jí)撤消功能。單擊“撤消”按鈕右邊向下的三角形，可以在撤消表中選擇所要撤消的步數(shù)，在這個(gè)列表中所有操作都是以操作時(shí)間從后到前的順序列出的，如圖3.30(a)所示。

常用工具欄上有一個(gè)“恢復(fù)”按鈕，其功能與“撤消”按鈕正好相反,它可以恢復(fù)被撤消的一步或任意步的操作。單擊此按鈕右邊的下三角按鈕可打開(kāi)恢復(fù)操作的下拉列表，如圖3.30(b)所示。(a)撤消(b)恢復(fù)圖3.30撤消和恢復(fù)3.3.5查找和替換

1．查找

在Word2003中，不僅可以查找文檔中的普通文本，還可以對(duì)特殊格式的文本、符號(hào)等進(jìn)行查找。查找的操作步驟是：

(1)單擊“編輯”菜單中的“查找”命令，打開(kāi)如圖3.31所示的“查找和替換”對(duì)話框。

(2)在“查找”選項(xiàng)卡中的“查找內(nèi)容”框內(nèi)鍵入要查找的文字。

(3)選擇其他所需選項(xiàng)。圖3.31“查找”選項(xiàng)卡

(4)單擊“查找下一處”或“查找全部”，按Esc鍵可取消正在執(zhí)行的搜索。

若要一次選中指定單詞或詞組的所有實(shí)例，請(qǐng)選中“突出顯示所有在該范圍找到的項(xiàng)目”復(fù)選框，然后通過(guò)在打開(kāi)列表中單擊來(lái)選擇要在其中進(jìn)行搜索的文檔部分。

在“查找”選項(xiàng)卡中單擊“高級(jí)”按鈕，可展開(kāi)對(duì)話框用來(lái)設(shè)置文檔的高級(jí)查找選項(xiàng)，如圖3.32所示。

在展開(kāi)的“查找”選項(xiàng)卡中，用戶可以進(jìn)行各個(gè)選項(xiàng)的設(shè)置，完成不同條件的搜索。圖3.32設(shè)置高級(jí)查找選項(xiàng)

2．替換

在查找到文檔中的特定內(nèi)容后，還可以對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一替換。替換以查找為前提，可以實(shí)現(xiàn)用一段文本替換文檔中指定文本的功能。

操作方法如下：

(1)單擊“編輯”菜單中的“替換”命令，打開(kāi)如圖3.33所示的“查找和替換”對(duì)話框。

(2)在“替換”選項(xiàng)卡中的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入要搜索的文字。

(3)在“替換為”框內(nèi)輸入替換文字。

(4)選擇其他所需選項(xiàng)。圖3.33“替換”選項(xiàng)卡

(5)單擊“查找下一處”、“替換”或者“全部替換”按鈕，按Esc鍵可取消正在執(zhí)行的搜索。

在“替換”選項(xiàng)卡中單擊“高級(jí)”按鈕，可展開(kāi)用來(lái)設(shè)置文檔的高級(jí)查找選項(xiàng)對(duì)話框，如圖3.34所示。圖3.34設(shè)置高級(jí)替換選項(xiàng)在展開(kāi)的“替換”選項(xiàng)卡中，用戶也可以進(jìn)行各個(gè)選項(xiàng)的設(shè)置，設(shè)置不同的條件完成替換任務(wù)。

例如，將文件“航空客運(yùn)訂票系統(tǒng)?.doc”中的“航空”兩個(gè)漢字替換成“航海”，具體操作步驟如下：

(1)打開(kāi)文件“航空客運(yùn)訂票系統(tǒng)?.doc”，選擇“編輯”菜單中“替換”命令，打開(kāi)“查找與替換”對(duì)話框。

(2)在“查找內(nèi)容”后面的輸入框中輸入要查找的內(nèi)容“航空”。

(3)“替換為”后面的輸入框中輸入要替換為的內(nèi)容“航?！?。

(4)單擊“替換”按鈕，即可看到替換的結(jié)果，如圖3.35所示。如果需要將文中的所有“航空”都替換成“航海”，可以單擊“全部替換”按鈕。圖3.35替換結(jié)果

3.4文檔排版

3.4.1字符格式化

字符格式化是以文字為對(duì)象進(jìn)行格式化的。常見(jiàn)的格式化有字體、字號(hào)、字形、文字的修飾、字符間距和字符寬度等。

1．設(shè)置字體

字體是指文字在屏幕或打印機(jī)上呈現(xiàn)的書(shū)寫(xiě)形式。使用多種多樣的字體，例如宋體、楷體、黑體和隸書(shū)等中文字體，以及TimesNewRoman、Arial等英文字體，可以使文檔增色。在Word2003中，默認(rèn)狀態(tài)下錄入的文字字體是宋體，也可以通過(guò)“格式”工具欄中“字體”下拉列表框或者“字體”對(duì)話框?qū)⑵湓O(shè)置成其他字體。

利用“格式”工具欄中的“字體”下拉列表框進(jìn)行字體設(shè)置的步驟如下：

(1)選定需要改變字體的文本。

(2)單擊“格式”工具欄“字體”下拉列表框右側(cè)的下三角按鈕，打開(kāi)該下拉列表，如圖3.36所示。

(3)在彈出的下拉列表框中選擇所需要的字體，即可改變所選文字的字體，如圖3.37所示，文檔中選中的文本的字體被改為“華文行楷”。圖3.36“格式”工具欄的“字體”下拉列表框圖3.37設(shè)置字體效果在圖3.36中，每個(gè)字體前面都有一個(gè)“T”字樣，這表示該字體為TrueType字體，即字體在屏幕上的顯示與打印出來(lái)的效果是一樣的。

“字體”下拉列表中顯示的是將要輸入的文本或者選中文本的字體。要查看文本的字體，只需選中文本，在“字體”下拉列表中就會(huì)顯示這些文本所使用的字體，若“字體”下拉列表中無(wú)顯示，說(shuō)明所選文本的字體不唯一。利用“字體”對(duì)話框?qū)ξ谋咀煮w進(jìn)行設(shè)置時(shí)，同樣需要先選定要改變字體的文本，然后選擇“格式”菜單中的“字體”命令，打開(kāi)“字體”對(duì)話框，如圖3.38所示。在“字體”對(duì)話框的“中文字體”下拉列表中選擇所需的中文字體，在“西文字體”下拉列表中可以選擇所需的西文字體。在對(duì)話框的下部有一個(gè)“預(yù)覽”區(qū)域，當(dāng)選中某種字體時(shí)，“預(yù)覽”區(qū)域中將顯示出該字體設(shè)置后的效果。單擊“確定”按鈕，選中的文字將以剛剛選擇的字體顯示出來(lái)。圖3.38“字體”對(duì)話框

2．設(shè)置字號(hào)

字號(hào)就是字符的大小。Word2003中，默認(rèn)輸入的文字是“五號(hào)”，可以通過(guò)使用不同的字號(hào)使文檔看起來(lái)?xiàng)l理清晰、重點(diǎn)突出。

要修改已有文字的字號(hào)，應(yīng)先選中該文本，然后單擊“格式”工具欄中的“字號(hào)”下拉列表框右側(cè)的下三角按鈕，打開(kāi)該下拉列表，如圖3.39所示，選擇所需的字號(hào)。

如果想用某字號(hào)輸入新的文字，可在輸入前先進(jìn)行字號(hào)設(shè)置。如圖3.40所示，對(duì)所選文字進(jìn)行了字號(hào)設(shè)置。圖3.39“格式”工具欄的“字號(hào)”下拉列表框圖3.40設(shè)置字號(hào)效果

3．設(shè)置字形

要修飾文本不僅可以改變字體和字號(hào)，還可以對(duì)字形進(jìn)行修改。例如使用加粗、傾斜等字形效果，也可以給文字添加下劃線、邊框、底紋或一些其他字形效果。這些設(shè)置同樣可以通過(guò)“格式”工具欄來(lái)完成?！案袷健惫ぞ邫谏嫌辛鶄€(gè)按鈕可以用來(lái)改變字形效果，使用這些按鈕可以迅速達(dá)到改變字形的目的，如圖3.41所示。

這六個(gè)按鈕的功能如表3.2所示。圖3.41“格式”工具欄中用來(lái)改變字形的按鈕同樣也可以在“字體”對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，如圖3.38所示，在“字體”對(duì)話框“效果”區(qū)域中還提供了一些其他字形效果，例如陰文、陽(yáng)文、刪除線、上標(biāo)和下標(biāo)等。

4．設(shè)置字符間距和字符位置

字符間距是指兩個(gè)字符之間的間隔距離，在Word2003中允許對(duì)字符間距進(jìn)行調(diào)整。選擇“格式”菜單中的“字體”命令，打開(kāi)“字體”對(duì)話框，選擇“字符間距”選項(xiàng)卡，如圖3.42所示，可在“間距”下拉列表的標(biāo)準(zhǔn)、加寬和緊縮三種選項(xiàng)中選擇，在“磅值”微調(diào)框中輸入合適的字符間距值。

字符位置是指字符在垂直方向上的位置，可在圖3.42所示的“字符間距”選項(xiàng)卡中“位置”下拉列表的標(biāo)準(zhǔn)、提升和降低三種選項(xiàng)中選擇，在“磅值”微調(diào)框中輸入合適的字符位置值。

5．文字的動(dòng)態(tài)效果

選擇“格式”菜單中的“字體”命令，打開(kāi)“字體”對(duì)話框，選擇“文字效果”選項(xiàng)卡，如圖3.43所示。該選項(xiàng)卡上部有一個(gè)“動(dòng)態(tài)效果”列表，其中列出了多種文字動(dòng)態(tài)效果和名稱。選擇所需的動(dòng)態(tài)效果，在“預(yù)覽”區(qū)域中，可看到所選的動(dòng)態(tài)效果的狀態(tài)，單擊“確定”按鈕，選中的文本就將以所選的動(dòng)態(tài)效果顯示。

需要注意的是，文字的動(dòng)態(tài)效果只能在屏幕上顯示，打印出來(lái)的文檔不具有動(dòng)態(tài)效果。圖3.43“文字效果”選項(xiàng)卡3.4.2段落格式化

1．段落縮進(jìn)

段落縮進(jìn)是指文檔中的文本與頁(yè)邊距之間的距離。Word2003中包含首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)、左縮進(jìn)和右縮進(jìn)四種縮進(jìn)方式。

(1)“首行縮進(jìn)”：設(shè)置段落中第一行第一個(gè)字的開(kāi)始位置，進(jìn)行中文輸入時(shí)一般采用此方式，縮進(jìn)量為2個(gè)字符。

(2)“懸掛縮進(jìn)”：設(shè)置段落中除首行以外的其他行文本的開(kāi)始位置，懸掛縮進(jìn)一般適用于詞匯表、報(bào)紙和雜志等特殊的文檔中。

(3)左縮進(jìn)：設(shè)置整個(gè)段落文本左邊界縮進(jìn)的位置。

(4)右縮進(jìn)：設(shè)置整個(gè)段落文本右邊界縮進(jìn)的位置。

段落縮進(jìn)可以通過(guò)水平標(biāo)尺或者“段落”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。

在文檔窗口的頂端有一個(gè)水平標(biāo)尺，如果沒(méi)有標(biāo)尺，可選擇“視圖”菜單中的“標(biāo)尺”命令來(lái)顯示它。使用水平標(biāo)尺可快速地設(shè)置段落的縮進(jìn)方式和縮進(jìn)量，現(xiàn)以設(shè)置首行縮進(jìn)為例具體說(shuō)明，如圖3.44所示。

將鼠標(biāo)光標(biāo)放置在段落的第一行的起始位置，用鼠標(biāo)將標(biāo)尺上的首行縮進(jìn)滑塊向右拖動(dòng)2個(gè)字符的距離，如圖3.45所示。圖3.44水平標(biāo)尺圖3.45通過(guò)水平標(biāo)尺進(jìn)行縮進(jìn)首行設(shè)置其他縮進(jìn)方式的設(shè)置方法與首行縮進(jìn)的設(shè)置方法相同，只需拖動(dòng)相應(yīng)的滑塊即可，這里不再贅述。

通過(guò)標(biāo)尺設(shè)置段落縮進(jìn)的方法比較直觀，但不能精確地控制縮進(jìn)量。若要精確設(shè)置段落的縮進(jìn)量，就需要通過(guò)“段落”對(duì)話框來(lái)實(shí)現(xiàn)。選中要設(shè)置縮進(jìn)的段落，然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，如圖3.46所示。圖3.46“段落”對(duì)話框選擇“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，可以看到在“縮進(jìn)”區(qū)域中有“左”和“右”兩個(gè)微調(diào)框，在其中輸入所需的縮進(jìn)量，可以分別設(shè)置段落的左、右縮進(jìn)；在“特殊格式”下拉列表框中可以設(shè)置首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)，在“度量值”微調(diào)框中設(shè)置相應(yīng)的縮進(jìn)量。設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，選中的段落將以設(shè)置的縮進(jìn)方式進(jìn)行縮進(jìn)。

也可以使用“格式”工具欄中的“增加縮進(jìn)量”按鈕或“減少縮進(jìn)量”按鈕來(lái)增加或減少所選段落的左縮進(jìn)量。

2．對(duì)齊方式

(1)“兩端對(duì)齊”：通過(guò)詞與詞間自動(dòng)增加空格的寬度，使段落中每行的左右兩端對(duì)齊，對(duì)英文文本有效，防止出現(xiàn)一個(gè)單詞跨兩行的情況。對(duì)于中文效果同左對(duì)齊。

(2)“居中對(duì)齊”：可以使段落的每一行的左右兩端距頁(yè)面的左右邊距的距離相等。這種對(duì)齊方式的應(yīng)用范圍很廣，經(jīng)常用于設(shè)置各種文檔標(biāo)題的段落格式。

(3)“右對(duì)齊”：使段落和右頁(yè)邊距對(duì)齊，這種對(duì)齊方式主要應(yīng)用于信函和表格等文檔。例如，文檔中的日期和簽名等多是右對(duì)齊的。

(4)“分散對(duì)齊”：可以使段落中的每一行都以同樣的長(zhǎng)度顯示，對(duì)中、英文均有效。使用這種方式會(huì)導(dǎo)致字符之間的距離過(guò)大，因此該對(duì)齊方式多用于一些特殊文檔的排版。

(5)“左對(duì)齊”：指段落中所有行都從頁(yè)的左邊距處起始。當(dāng)段落中各行字?jǐn)?shù)不相等時(shí)，不自動(dòng)調(diào)整字符間距，這種對(duì)齊方式有可能會(huì)導(dǎo)致段落右邊參差不齊。

可以利用“格式”工具欄的對(duì)齊方式按鈕快速地設(shè)置相應(yīng)的對(duì)齊方式。從左至右依次為“兩端對(duì)齊”按鈕、“居中對(duì)齊”按鈕、“右對(duì)齊”按鈕和“分散對(duì)齊”按鈕,設(shè)置方法非常簡(jiǎn)單，只需將需要設(shè)置對(duì)齊方式的段落選中，然后單擊相應(yīng)的按鈕，即可完成設(shè)置。設(shè)置左對(duì)齊時(shí)，需在“段落”對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置，選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，如圖3.47所示。

選擇“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，在“常規(guī)”區(qū)域的“對(duì)齊方式”下拉列表中選擇“左對(duì)齊”命令，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。圖3.48所示的是不同的對(duì)齊方式在同一個(gè)文檔中的實(shí)際應(yīng)用效果。圖3.47“段落”對(duì)話框圖3.48對(duì)齊效果

3．行距和段落間距

行距用于控制每行之間的間距，段落間距用于段落之間加大間距。在“段落”對(duì)話框的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡中可以對(duì)文本的行距和段落間距進(jìn)行設(shè)置。打開(kāi)“段落”對(duì)話框，如圖3.49所示。

在“間距”區(qū)域中有“段前”和“段后”兩個(gè)微調(diào)框用于設(shè)置段前的間距和段后的間距?！靶芯唷毕吕斜砗汀霸O(shè)置值”微調(diào)框用于設(shè)置段落中的行距。圖3.49“段落”對(duì)話框在“行距”下拉列表中有“最小值”、“固定值”、“單倍行距”、“1.5倍行距”、“2倍行距”和“多倍行距”等多個(gè)選項(xiàng)。用得最多的是“最小值”選項(xiàng)，其默認(rèn)值為15.6磅，當(dāng)文本高度超出該值時(shí)，將自動(dòng)調(diào)整高度以容納較大字體?！肮潭ㄖ怠边x項(xiàng)可指定一個(gè)行距值，當(dāng)文本高度超出該值時(shí)，該行的文本不能完全顯示出來(lái)。

還可以使用“格式”工具欄上的“行距”按鈕設(shè)置段落中行與行之間的距離，默認(rèn)設(shè)置為1倍行距。單擊“行距”按鈕旁邊的下三角按鈕，打開(kāi)“行距設(shè)置”下拉列表，如圖3.50所示。圖3.50“行距設(shè)置”下拉列表在“行距設(shè)置”下拉列表中可以選擇所需的行距。如果選擇“其他”命令，可打開(kāi)“段落”對(duì)話框的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡。

如果為某段落設(shè)置了新的行距，那么該段落之后輸入的段落將繼承該段落的行距設(shè)置，無(wú)需重新設(shè)置。

下面所列的是一些與段落和行距設(shè)置相關(guān)的組合鍵：

“Ctrl”+“1”：行距為單倍行距。

“Ctrl”+“2”：行距為雙倍行距。

“Ctrl”+“5”：行距為1.5倍行距。

“Ctrl”+“0”：段前增加和刪除一行間距。

如圖3.51所示，選中的幾個(gè)段落都增大了行距。圖3.51段落增大行距的效果3.4.3特殊排版方式

設(shè)置完字符和段落格式后，需要對(duì)文檔進(jìn)行排版。Word提供的排版方式包括分欄和首字下沉等。

1．設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)

如果在設(shè)置了段落格式后，文檔還沒(méi)有層次分明，條理清晰，就可以通過(guò)設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)來(lái)調(diào)整文檔格式。

Word2003具有自動(dòng)添加序號(hào)和編號(hào)的功能，如果在文檔中輸入如“1.”、“一、”和“A.”等樣式的文本，在具有這些文本的段落后按確認(rèn)鍵，下一段文本開(kāi)始處將自動(dòng)添加“2.”、“二、”和“B.”等文本。也可手動(dòng)添加項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)，在“格式”工具欄中有兩個(gè)按鈕，單擊“項(xiàng)目符號(hào)”按鈕可在所選擇的段落前面添加項(xiàng)目符號(hào)，單擊“編號(hào)”按鈕可將所選擇的段落以“1.、2.、3.…”的形式編號(hào)。

同樣可使用“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令添加，并可通過(guò)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框?qū)?xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的格式進(jìn)行設(shè)置。首先，選擇要添加項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)的段落，選擇“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令或單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，如圖3.52所示。它包括四個(gè)選項(xiàng)卡，可以在其中分別設(shè)置相應(yīng)的符號(hào)形式，并可根據(jù)需要自定義項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的格式?，F(xiàn)以添加“項(xiàng)目符號(hào)”為例具體說(shuō)明。打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，選擇“項(xiàng)目符號(hào)”選項(xiàng)卡，在其中列出了幾種常用的項(xiàng)目符號(hào)的格式，可根據(jù)需要進(jìn)行選擇，如果都沒(méi)有適合的，用戶可自定義新的項(xiàng)目符號(hào)格式。先選擇其中任一種項(xiàng)目符號(hào)，如圖3.53所示，這時(shí)對(duì)話框右下角的“自定義”按鈕將會(huì)被激活。圖3.52“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框圖3.53選擇一種項(xiàng)目符號(hào)選擇“自定義”按鈕，會(huì)打開(kāi)“自定義項(xiàng)目符號(hào)列表”對(duì)話框，如圖3.54所示。圖3.54“自定義項(xiàng)目符號(hào)列表”對(duì)話框在該對(duì)話框的“項(xiàng)目符號(hào)字符”區(qū)域，選擇“字符”按鈕，可彈出“符號(hào)”對(duì)話框，在其中選擇需要的項(xiàng)目符號(hào)的字符，如圖3.55所示，選擇了“笑臉”作為項(xiàng)目符號(hào)。選擇好字符后，可選擇“字體”按鈕，打開(kāi)“字體”對(duì)話框，對(duì)該字符進(jìn)行進(jìn)一步格式化，如設(shè)置所選字符的顏色、大小等。也可以選擇一張圖片作為項(xiàng)目符號(hào)，只需在圖3.54所示的對(duì)話框中選擇“圖片”按鈕。在“項(xiàng)目符號(hào)位置”和“文字位置”區(qū)域可分別設(shè)置它們的縮進(jìn)位置，在預(yù)覽區(qū)域中觀察設(shè)置后的效果，若滿意可選擇“確定”按鈕，即可添加自定義的項(xiàng)目符號(hào)，若不滿意可按上述步驟重新設(shè)定。如圖3.56所示，所選段落添加了笑臉的項(xiàng)目符號(hào)。圖3.55“符號(hào)”對(duì)話框圖3.56文本添加“笑臉”項(xiàng)目符號(hào)取消所添加的項(xiàng)目符號(hào)(或編號(hào))非常簡(jiǎn)單，先選中想取消項(xiàng)目符號(hào)(或編號(hào))的段落，點(diǎn)擊“工具欄”中的“項(xiàng)目符號(hào)(或編號(hào))”按鈕，或者在圖3.52所示的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框中選擇“無(wú)”選項(xiàng)，即可取消文本中的項(xiàng)目符號(hào)(或編號(hào))。

2．分欄排版

設(shè)置分欄的步驟如下：

(1)選擇要進(jìn)行分欄的文本。

(2)選擇“格式”菜單中的“分欄”命令，打開(kāi)“分欄”對(duì)話框，如圖3.57所示。

(3)在該對(duì)話框的“預(yù)設(shè)”區(qū)域中選擇分欄數(shù)，也可在“欄數(shù)”微調(diào)框中直接輸入分欄數(shù)。在“寬度和間距”區(qū)域中，若取消“欄寬相等”復(fù)選按鈕，可為每欄設(shè)置各自的欄寬和欄間距，若選中“欄寬相等”復(fù)選按鈕，則各欄的欄寬和欄間距都相等?？蛇x中右側(cè)的“分隔線”復(fù)選按鈕來(lái)添加分隔線。在“預(yù)覽”區(qū)域觀察分欄后的效果。

(4)完成后單擊“確定”按鈕。圖3.58所示為文本分欄后的效果。圖3.57“分欄”對(duì)話框圖3.58文本分欄效果若取消分欄，只需選擇相應(yīng)的已分欄文本，在圖3.57所示的“分欄”對(duì)話框中選擇一欄即可取消原有的分欄。

3．首字下沉

首字下沉可產(chǎn)生花式首字符的排版效果，獲得美觀漂亮的版面。首字下沉包括下沉和懸掛兩種方式，要設(shè)置或編輯首字下沉，可執(zhí)行以下步驟：

(1)將光標(biāo)停留在要設(shè)置首字下沉的段落中。

(2)選擇“格式”菜單中的“首字下沉”命令，打開(kāi)“首字下沉”對(duì)話框，如圖3.59所示。

(3)在“位置”區(qū)域中選擇一種首字下沉方式。

(4)在“選項(xiàng)”區(qū)域“字體”列表中選擇一種首字下沉的字體；在“下沉行數(shù)”微調(diào)框中設(shè)置需要下沉的行數(shù)；在“距正文”微調(diào)框中設(shè)置首字和左側(cè)正文的距離。

(5)單擊“確定”按鈕即可完成，圖3.60所示為首字下沉效果。圖3.59“首字下沉”對(duì)話框圖3.60首字下沉效果若要取消首字下沉，只需將光標(biāo)定位在含有首字下沉的段落中，在圖3.59所示的“首字下沉”對(duì)話框中選擇“無(wú)”選項(xiàng)。

4．添加邊框和底紋

給文本添加邊框與底紋可以修飾和突出文檔中的內(nèi)容，也可為段落和頁(yè)面加上邊框和底紋。

1)為文本添加邊框

為文本添加邊框，最簡(jiǎn)單的方法是選擇文本后，單擊“格式”工具欄中的“字符邊框”按鈕；若再次單擊該按鈕即可取消文字邊框；若需為文字加入其他邊框，可在“邊框和底紋”對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置，操作步驟如下：

(1)選擇需添加邊框的文本，然后選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話框，如圖3.61所示。圖3.61“邊框和底紋”對(duì)話框

(2)首先在“設(shè)置”欄中選擇邊框的樣式，然后在“線型”列表框中選擇邊框的線型，再在“顏色”下拉列表框中設(shè)置邊框的顏色，在“寬度”下拉列表框中指定線寬，最后在“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇“文字”或“段落”，設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可完成邊框的添加。文檔設(shè)置效果如圖3.63(a)所示。

2)為頁(yè)面添加邊框

除了可設(shè)置段落邊框外，還可為整個(gè)文檔設(shè)置頁(yè)面邊框。為頁(yè)面設(shè)置邊框或藝術(shù)邊框的操作步驟如下：

(1)選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話框，選擇“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡，如圖3.62所示。

可以看到“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡與“邊框”選項(xiàng)卡基本相同，只是其中多了一個(gè)“藝術(shù)型”下拉列表框，在該下拉列表框中可以設(shè)置邊框的藝術(shù)型，同時(shí)應(yīng)用對(duì)象為“整篇文檔”或“某一節(jié)”，在“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡中設(shè)置頁(yè)面邊框的各種格式，在“應(yīng)用于”下拉列表中選擇應(yīng)用的對(duì)象，單擊“確定”按鈕，即可完成設(shè)置。文檔設(shè)置頁(yè)面邊框的效果如圖3.63(b)所示。圖3.62“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡(a)文字邊框和段落邊框(b)頁(yè)面邊框圖3.63文檔設(shè)置頁(yè)面邊框效果圖

3)為文本添加底紋

添加底紋不同于添加邊框，它只能對(duì)文字、段落添加而不能對(duì)頁(yè)面添加。為文本添加底紋可以在格式工具欄中，單擊“字符底紋”按鈕實(shí)現(xiàn)，如果要為文本添加其他底紋，可在“邊框和底紋”對(duì)話框中設(shè)置實(shí)現(xiàn)，操作步驟如下：

(1)選定要添加底紋的文本(若為段落添加底紋，需將光標(biāo)定位于欲添加底紋的段落中)，再打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話框，并選擇“底紋”選項(xiàng)卡，如圖3.64所示。

(2)在“底紋”選項(xiàng)卡的“填充”列表框中選擇填充顏色，在“圖案”選項(xiàng)區(qū)域中選擇底紋的樣式和顏色，選擇“應(yīng)用于”的對(duì)象。最后，單擊“確定”按鈕。圖3.65所示為文檔添加文字底紋和段落底紋后的效果。圖3.64“底紋”選項(xiàng)卡圖3.65文檔添加文字底紋和段落底紋效果若要取消底紋效果，首先選定要取消底紋的相應(yīng)文本，打開(kāi)如圖3.65所示的“底紋”選項(xiàng)卡，選擇“無(wú)填充顏色”即可。

5．中文版式

在Word2003中的“格式”菜單下有“中文版式”子菜單，它里面包含了五個(gè)子功能，分別是：拼音指南、帶圈字符、縱橫混排、合并字符、雙行合一。下面結(jié)合實(shí)例介紹一下它們的使用。

1)拼音指南

使用拼音指南可為選擇的文本標(biāo)注拼音。選擇需要設(shè)置拼音指南的文本，點(diǎn)擊“格式”菜單中的“中文版式”命令，在打開(kāi)的子菜單中選擇“拼音指南”命令，打開(kāi)如圖3.66所示的“拼音指南”對(duì)話框。圖3.66“拼音指南”對(duì)話框

2)帶圈字符

作為中文字符形式的帶圈字符是為了突出和強(qiáng)調(diào)某些文字而設(shè)置的。選擇需要設(shè)置帶圈字符的文本，點(diǎn)擊“格式”菜單中的“中文版式”命令，在打開(kāi)的子菜單中選擇“帶圈字符”命令，打開(kāi)“帶圈字符”對(duì)話框，如圖3.67所示。

在該對(duì)話框中選擇需要的圈號(hào)和相應(yīng)的樣式，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置，如圖3.68所示，文本設(shè)置為帶圈字符的效果。圖3.67“帶圈字符”對(duì)話框圖3.68帶圈字符

3)其他版式

除“拼音指南”和“帶圈字符”之外，還有“縱橫混排”、“合并字符”和“雙行合一”三個(gè)版式，操作方法都是先選中要操作的文字，再選擇“格式”菜單中的“中文版式”下的相應(yīng)版式，效果如圖3.69所示。圖3.69其他版式效果

6．復(fù)制格式

在一篇文檔中常常會(huì)反復(fù)用到同一種格式的文本或段落，則可使用“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕來(lái)快速?gòu)?fù)制格式。

使用格式刷復(fù)制格式時(shí)，應(yīng)先選擇已設(shè)置好格式的文本或段落，單擊“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕，光標(biāo)變成“刷子”形狀，用光標(biāo)選擇需使用該格式的文本或段落即可。若雙擊“常用”工具欄中的“格式刷”按鈕，可連續(xù)進(jìn)行多次格式復(fù)制，完成后單擊此按鈕退出格式復(fù)制操作。

3.5頁(yè)面設(shè)置與文檔打印

3.5.1設(shè)置紙張、方向和頁(yè)邊距

選擇“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，該對(duì)話框提供了頁(yè)邊距、紙張、版式和文檔網(wǎng)格四個(gè)選項(xiàng)卡。如圖3.70所示為選中“紙張”選項(xiàng)卡時(shí)的畫(huà)面。

1．設(shè)置紙張

在如圖3.70所示的“紙張”選項(xiàng)卡的“紙張大小”下拉列表框中可以設(shè)置紙張的類型，即紙張的大小，系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置為A4紙，在下拉列表框中還有A3、A5、B4、B5、16開(kāi)、32開(kāi)等。如果要自行設(shè)置紙張的大小，還可以在“寬度”和“高度”微調(diào)文本框中輸入數(shù)值來(lái)設(shè)置。圖3.70“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“紙張”選項(xiàng)卡

2．設(shè)置方向和頁(yè)邊距

在如圖3.71所示的“方向”區(qū)域中可以確定紙張的打印方向，系統(tǒng)默認(rèn)為“縱向”，也可以根據(jù)排版需要設(shè)置為“橫向”。

頁(yè)邊距是頁(yè)面四周的空白區(qū)域。設(shè)置頁(yè)邊距包括調(diào)整上、下、左、右和頁(yè)面邊緣的距離，頁(yè)邊距太窄會(huì)影響文檔的裝訂，而太寬又影響美觀且浪費(fèi)紙張。一般情況下，如果使用A4紙，可以使用Word提供的默認(rèn)值；也可以根據(jù)需要自行設(shè)置相應(yīng)的頁(yè)邊距，只需在圖3.71所示的“頁(yè)邊距”區(qū)域中的“上”、“下”、“左”、“右”四個(gè)微調(diào)框中輸入相應(yīng)的數(shù)值即可。圖3.71“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡如果打印后的文檔需要裝訂成冊(cè)，還可以設(shè)置裝訂線的位置。它可在要裝訂的文檔邊緣添加額外的空間，以保證不會(huì)因裝訂而遮住文字。3.5.2設(shè)置分隔符

1．分頁(yè)符

Word2003具有十分強(qiáng)大的分頁(yè)功能，可自動(dòng)分頁(yè)也可人工分頁(yè)。一般情況下，使用自動(dòng)分頁(yè)即可。但Word的自動(dòng)分頁(yè)功能并不能完全滿足用戶對(duì)文檔編排的需要，人工分頁(yè)就是手動(dòng)插入一個(gè)分頁(yè)符，強(qiáng)制分頁(yè)。

先將光標(biāo)停留在需要分頁(yè)的位置，選擇“插入”菜單中的“分隔符”命令，打開(kāi)“分隔符”對(duì)話框，如圖3.72所示。

在“分隔符”對(duì)話框中選擇“分隔符類型”選項(xiàng)組中的“分頁(yè)符”單選按鈕，單擊“確定”按鈕即可。

2．分節(jié)符

在Word中，節(jié)是文檔的一部分，可以在其中單獨(dú)設(shè)置某些頁(yè)面格式，例如頁(yè)邊距、頁(yè)的方向、頁(yè)眉和頁(yè)腳以及頁(yè)碼的順序等。

單擊文檔中需要插入分節(jié)符的位置，選擇“插入”菜單中的“分隔符”命令，打開(kāi)“分隔符”對(duì)話框，如圖3.72所示。在“分節(jié)符類型”選項(xiàng)區(qū)域中，共有四種分節(jié)符類型：“下一頁(yè)”、“連續(xù)”、“偶數(shù)頁(yè)”和“奇數(shù)頁(yè)”。

“下一頁(yè)”：插入一個(gè)分節(jié)符，新節(jié)從下一頁(yè)開(kāi)始。

“連續(xù)”：插入一個(gè)分節(jié)符，新節(jié)從同一頁(yè)開(kāi)始。圖3.72“分隔符”對(duì)話框

“偶數(shù)頁(yè)”或“奇數(shù)頁(yè)”：插入一個(gè)分節(jié)符，新節(jié)從下一個(gè)偶數(shù)頁(yè)或奇數(shù)頁(yè)開(kāi)始。

選擇需要的分節(jié)符單選按鈕，單擊“確定”按鈕即可。如圖3.73所示，文本插入“下一頁(yè)”分節(jié)符后，可為每?jī)晒?jié)文本設(shè)置不同的頁(yè)面邊框和紙張的大小。圖3.73文本插入分節(jié)符后的格式設(shè)置3.5.3插入頁(yè)碼

對(duì)于一份文檔，有必要為每一頁(yè)添加頁(yè)碼，Word2003提供了一個(gè)專門的命令來(lái)實(shí)現(xiàn)添加頁(yè)碼的功能。

選擇“插入”菜單中的“頁(yè)碼”命令，打開(kāi)“頁(yè)碼”對(duì)話框，如圖3.74所示。利用該對(duì)話框中的“位置”和“對(duì)齊方式”下拉列表框可以分別設(shè)置頁(yè)碼的位置和對(duì)齊方式。設(shè)置好頁(yè)碼的位置和對(duì)齊方式后，單擊“確定”按鈕就可以給文檔添加頁(yè)碼，并且頁(yè)碼是以阿拉伯?dāng)?shù)字排列的，起始頁(yè)碼為1，添加后的頁(yè)碼將出現(xiàn)在頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域中。若在“頁(yè)碼”對(duì)話框中選中“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”復(fù)選框，則可在文檔的第一頁(yè)顯示頁(yè)碼；若不選中此復(fù)選框，則表示首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。在文檔中添加的頁(yè)碼，可以是阿拉伯?dāng)?shù)字，也可以是羅馬數(shù)字或其他數(shù)字格式，而且頁(yè)碼的起始頁(yè)碼也可重新定義，只需在“頁(yè)碼”對(duì)話框中單擊“格式”按鈕，打開(kāi)“頁(yè)碼格式”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置，如圖3.75所示。

在“頁(yè)碼格式”對(duì)話框的“數(shù)字格式”下拉列表中，可以選擇頁(yè)碼的數(shù)字格式。如圖3.75所示，在下拉列表中選擇了“A，B，C，…”；在“頁(yè)碼編排”選項(xiàng)組中可以設(shè)置頁(yè)碼的起始位置；在“起始頁(yè)碼”微調(diào)文本框中輸入“F”就表示該文檔的起始頁(yè)碼從第F頁(yè)開(kāi)始。設(shè)置好頁(yè)碼的數(shù)字格式和起始位置后，單擊“確定”按鈕回到“頁(yè)碼”對(duì)話框，再單擊“確定”按鈕即可。圖3.76所示為文本添加英文字母編號(hào)的頁(yè)碼。圖3.74“頁(yè)碼”對(duì)話框圖3.75“頁(yè)碼格式”對(duì)話框圖3.76文本添加頁(yè)碼3.5.4添加頁(yè)眉和頁(yè)腳

在文檔中插入頁(yè)眉和頁(yè)腳可以使閱讀者更容易了解文檔的編輯信息，例如文檔的頁(yè)碼、創(chuàng)建日期、文件名和路徑等，增加文檔的可讀性，同時(shí)也具有美化文檔的作用。頁(yè)眉出現(xiàn)在頁(yè)面的頂部，頁(yè)腳出現(xiàn)在頁(yè)面底部。

選擇“視圖”菜單中的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，就會(huì)進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳的編輯狀態(tài)，此時(shí)在文檔窗口中，正文變成灰色，即不可編輯狀態(tài)。在文檔的上方和下方出現(xiàn)頁(yè)眉和頁(yè)腳的編輯區(qū)，光標(biāo)定位在頁(yè)眉區(qū)，同時(shí)Word會(huì)自動(dòng)打開(kāi)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄，如圖3.77所示。圖3.77“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄提供了許多用來(lái)創(chuàng)建和編輯頁(yè)眉和頁(yè)腳的工具按鈕。例如，可以使用工具欄上的“插入頁(yè)碼”按鈕為頁(yè)眉或頁(yè)腳添加頁(yè)碼，“插入日期”按鈕和“插入時(shí)間”按鈕添加當(dāng)天的日期與時(shí)間，也可以根據(jù)需要向頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)添加文本或圖片。

對(duì)于頁(yè)眉和頁(yè)腳中的文本內(nèi)容，可以像對(duì)待正文一樣進(jìn)行排版，如改變字符的格式、段落對(duì)齊方式、縮進(jìn)等。當(dāng)編輯完成后，單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中的“關(guān)閉”按鈕或單擊頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域以外地方即可退出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，這時(shí)頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)的顯示變?yōu)榛疑?，而正文則顯示被激活。要重新編輯或修改頁(yè)眉和頁(yè)腳中的內(nèi)容，可在頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)雙擊，重新進(jìn)入頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)進(jìn)行修改。圖3.78所示為文本添加頁(yè)眉后的效果。圖3.78文本添加頁(yè)眉3.5.5打印預(yù)覽及打印設(shè)置

1．打印預(yù)覽

文檔的編輯和排版完成以后，如果要打印成正式的文檔，在打印之前，應(yīng)先預(yù)覽一下文檔的打印效果，當(dāng)確認(rèn)正確無(wú)誤后再打印輸出，以減少不必要的浪費(fèi)。

選擇“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”命令或單擊“常用”工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕或使用Ctrl+F2組合鍵都可以打開(kāi)如圖3.79所示的打印預(yù)覽文檔界面，同時(shí)將顯示“打印預(yù)覽”工具欄。圖3.79打印預(yù)覽界面在打印預(yù)覽狀態(tài)下，將鼠標(biāo)移到頁(yè)面上時(shí)會(huì)變成一個(gè)帶加號(hào)的放大鏡，此時(shí)單擊頁(yè)面會(huì)放大顯示；放大頁(yè)面后，光標(biāo)在頁(yè)面中又會(huì)變成一個(gè)帶減號(hào)的放大鏡，此時(shí)單擊頁(yè)面會(huì)縮小顯示。

單擊“打印預(yù)覽”工具欄上的“顯示比例”下拉列表框右側(cè)的下三角按鈕，會(huì)出現(xiàn)如圖3.80所示的下拉列表。表中列出了一系列顯示比例，從10%～500%，以及“頁(yè)寬”、“文字寬度”、“整頁(yè)”和“雙頁(yè)”四個(gè)選項(xiàng)?？梢栽谙吕斜碇羞x擇合適的顯示比例。也可以直接在“顯示比例”下拉列表框中輸入從10%～500%的任何百分比，然后按Enter鍵自定義顯示比例。圖3.80“打印預(yù)覽”工具欄另外，可以選擇多頁(yè)顯示的方式來(lái)預(yù)覽文檔。單擊“打印預(yù)覽”工具欄中的“多頁(yè)”按鈕，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框，如圖3.81所示。在列表中按住鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)到想要的頁(yè)數(shù)，然后松開(kāi)鼠標(biāo)，預(yù)覽窗口就會(huì)以所選的頁(yè)數(shù)顯示預(yù)覽效果。

如果想要顯示單頁(yè)，可單擊“單頁(yè)”按鈕，即可回到單頁(yè)顯示方式。單擊“打印預(yù)覽”工具欄中的“關(guān)閉”按鈕，即可退出預(yù)覽狀態(tài)，切換回原來(lái)的視圖。圖3.81選擇多頁(yè)

2．打印設(shè)置

預(yù)覽完成后，還需要進(jìn)行打印的設(shè)置，確認(rèn)打印的所有選項(xiàng)是否滿足需要，然后才能進(jìn)行打印。

如果只是打印一份文檔，那么只要單擊“常用”工具欄的“打印”按鈕就可以快速地完成。如果想使用其他打印方式，就必須選擇“文件”菜單中的“打印”命令，打開(kāi)“打印”對(duì)話框，如圖3.82所示。圖3.82“打印”對(duì)話框在“打印”對(duì)話框的頁(yè)面范圍區(qū)域中可以設(shè)置打印的內(nèi)容。選中“全部”單選鈕，將會(huì)打印文檔的全部?jī)?nèi)容；選中“當(dāng)前頁(yè)”單選鈕，將會(huì)打印文檔的當(dāng)前頁(yè)(即鼠標(biāo)指針?biāo)陧?yè))；選中“頁(yè)碼范圍”單選鈕，在其右側(cè)的文本框中可輸入想要打印的頁(yè)碼范圍，例如輸入“1,3,5-8”，將會(huì)打印文檔的第1頁(yè)、第3頁(yè)和第5頁(yè)至8頁(yè)。如果只想打印選中的部分文檔內(nèi)容，應(yīng)先選中需要的文檔內(nèi)容后打開(kāi)“打印”對(duì)話框，在“頁(yè)面范圍”選項(xiàng)組中選中“所選內(nèi)容”單選按鈕，然后單擊“確定”按鈕即可。利用“打印”對(duì)話框一次可輸出多份文檔。用戶只需在如圖3.82所示的“打印”對(duì)話框副本區(qū)域中的“份數(shù)”微調(diào)文本框中輸入需要打印的份數(shù)，例如輸入“3”就表示打印3份該文檔，若選中逐份打印復(fù)選框，可按份打印輸出，最后單擊“確定”按鈕即可。

若需要雙面打印，只需在“打印”對(duì)話框中選中“手動(dòng)雙面打印”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕即可。打印時(shí)，會(huì)先打印奇數(shù)頁(yè)，然后提示取出打印好的紙張，翻過(guò)面來(lái)排好順序放入紙盒再打印偶數(shù)頁(yè)。這樣，一份雙面打印的文檔就完成了。在一張紙上打印多個(gè)頁(yè)面可以節(jié)省紙張，同時(shí)又能對(duì)文檔內(nèi)容有一個(gè)總體的把握?？梢栽谝粡埣埳洗蛴?、4、6、8或16個(gè)頁(yè)面，只要單擊“每頁(yè)的版數(shù)”下拉列表，從中選擇需要的頁(yè)面就可以了。

3.6表格

3.6.1插入表格

1．利用菜單插入表格

表格的建立可以單擊“表格”菜單中的“插入”命令，在打開(kāi)的子菜單中選擇“表格”命令，即可彈出“插入表格”對(duì)話框。在“列數(shù)”和“行數(shù)”微調(diào)框中設(shè)置表格的列數(shù)和行數(shù)，單擊“確定”按鈕即插入了一個(gè)表格。例如，創(chuàng)建一個(gè)5列2行的表格，則需要在“列數(shù)”和“行數(shù)”微調(diào)框中分別設(shè)置列數(shù)為5和行數(shù)為2，如圖3.83所示。圖3.83插入表格

2．利用工具欄按鈕插入表格

在“常用”工具欄中單擊“插入表格”按鈕，彈出如圖3.84所示的格子，將鼠標(biāo)指針在格子中拖過(guò)，在格子的下方會(huì)顯示表格的行數(shù)×列數(shù)，單擊鼠標(biāo)左鍵，即在文檔中插入了相應(yīng)的表格。圖3.84單擊“插入表格”按鈕創(chuàng)建表格

3．繪制表格

選擇“表格”菜單中的“繪制表格”命令，彈出如圖3.85所示的“表格和邊框”工具欄，鼠標(biāo)指針變成筆的形狀。按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)可拖出一個(gè)矩形框，這就是表格的外表框，可以在表格的邊框內(nèi)繪制水平線、垂直線或斜線，完成表格的手動(dòng)繪制。

單擊“常用”工具欄的“表格和邊框”按鈕，可顯示或隱藏“表格和邊框”工具欄。還可以通過(guò)“表格”菜單中的“轉(zhuǎn)換”命令將文本轉(zhuǎn)換成表格。圖3.85“表格和邊框”工具欄3.6.2輸入單元格的內(nèi)容

在表格建好后，可以向單元格內(nèi)輸入文本、數(shù)字、符號(hào)、圖形等內(nèi)容。

如果需要輸入其他單元格內(nèi)容時(shí)，按Tab鍵使插入點(diǎn)往下一單元格移動(dòng)，按Shift+Tab鍵使插入點(diǎn)往前一單元格移動(dòng)，也可以將鼠標(biāo)直接指向所需的單元格后單擊。

前面介紹的在文檔中輸入文本的方法在表格中也適用，這里不再贅述。3.6.3格式化表格

1．選定

Word2003提供了一些在表格中選定單元格、行、列的方法，下面介紹幾種常用的方法。

1)利用鼠標(biāo)進(jìn)行選定

選定一行：將光標(biāo)移到一行的最左邊，鼠標(biāo)指針變成指向右上角的箭頭時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵。

選定一列：將光標(biāo)移到一列的最上邊，鼠標(biāo)指針變成向下的黑色小箭頭時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵。

選定單元格：將光標(biāo)移到某一個(gè)單元格的最左邊，鼠標(biāo)指針變成指向右上角的黑色小箭頭時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵。選擇不連續(xù)的單元格：按住Ctrl鍵并單擊多個(gè)需要選擇的單元格。

選定整個(gè)表格：鼠標(biāo)指針指向表格，單擊表格左上角的標(biāo)記，如圖3.86所示。圖3.86選定整個(gè)表格的方法單擊此處標(biāo)記可選定整個(gè)表格

2)利用“表格”菜單進(jìn)行選定

選擇“表格”菜單中的“選擇”命令也可以選擇行、列、單元格或整個(gè)表格。

2．插入行、列和單元格

在編輯表格的過(guò)程當(dāng)中，常常需要在表格中插入行、列或表格。在表格中插入這些對(duì)象時(shí)，首先要指定插入位置，然后執(zhí)行“表格”菜單中的“插入”命令，在彈出的子菜單中根據(jù)實(shí)際需要，選擇相應(yīng)的命令。

例如，學(xué)生基本信息表中，在“班級(jí)”的左側(cè)和右側(cè)插入列和在“李曉晨”和“王華”之間插入行。操作步驟是：

(1)在“班級(jí)”列內(nèi)單擊，然后單擊“表格”菜單中的“插入”命令。

(2)在打開(kāi)的子菜單中執(zhí)行“列(在左側(cè))”命令，也可在當(dāng)前列的左側(cè)插入一空列，執(zhí)行效果如圖3.87(a)?所示。

(3)如果執(zhí)行“列(在右側(cè))”命令，效果如圖3.87(b)?所示。

在表格中插入行的操作步驟與插入列的類似，讀者可以自己練習(xí)使用。(a)在左側(cè)插入(b)在右側(cè)插入圖3.87在插入點(diǎn)處插入新列在表格內(nèi)插入的其他表格，稱為嵌套表格。具體的操作方法是：

(1)將插入點(diǎn)移至要插入表格的單元格中，然后單擊“表格”菜單中的“插入”命令。

(2)在打開(kāi)的子菜單中選擇“表格”命令。

(3)單擊“常用”工具欄上的“插入MicrosoftExcel工作表”按鈕，可以將Excel電子表格插入到Word表格的單元格內(nèi)，也可以把現(xiàn)有的表格復(fù)制到另一個(gè)表格的單元格內(nèi)。在表格中插入單元格時(shí)，原來(lái)的單元格將會(huì)向右或向下移動(dòng)。操作方法是：

(1)選擇要插入單元格的位置，然后單擊“表格”菜單中的“插入”命令。

(2)在打開(kāi)的子菜單中選擇“單元格”命令，將會(huì)彈出如圖3.88所示的“插入單元格”對(duì)話框，其中包含“活動(dòng)單元格右移”、“活動(dòng)單元格下移”、“整行插入”和“整列插入”四個(gè)選項(xiàng)。

(3)根據(jù)需要選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可完成。圖3.88插入單元格

3．刪除行、列、單元格

刪除表格中的文字可以使用在文檔中刪除文本的方法。

刪除行、列、單元格本身，首先要在表格中選擇要?jiǎng)h除的行、列或單元格，被選擇部分以高亮顯示，單擊鼠標(biāo)右鍵執(zhí)行“刪除行”、“刪除列”或“刪除單元格”命令，可完成刪除操作。其中，刪除單元格時(shí)會(huì)彈出圖3.89所示的“刪除單元格”對(duì)話框，其中包含“右側(cè)單元格左移”、“下方單元格上移”、“刪除整行”和“刪除整列”四個(gè)選項(xiàng)。根據(jù)實(shí)際操作需要選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕即可?；蛘卟捎貌藛畏绞?，執(zhí)行“表格”菜單中的“刪除”命令，在彈出的子菜單中選擇相應(yīng)的命令即可。圖3.89刪除單元格

4．移動(dòng)行或復(fù)制行、列

在單元格中移動(dòng)或復(fù)制文本與普通文本的移動(dòng)或復(fù)制基本相同，同樣可