設(shè)計(jì)原則與制作流程

PPT設(shè)計(jì)原則與制作流程應(yīng)用PPT的目的之一是為了讓觀眾知道并了解你所要表達(dá)的思想，它是有效溝通的工具?，F(xiàn)在每個人都在用PPT，也都在看PPT，教師用PPT上課、銷售人員用PPT介紹產(chǎn)品……PPT已成為一種必需品。PPT只是表達(dá)的手段，但不是交流的目標(biāo)。PPT是人們溝通的工具，它可以使演講者理清思路，是為實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)而服務(wù)的?，F(xiàn)在越來越多的人喜歡使用PPT進(jìn)行展示，不僅是因?yàn)樗阌谥谱?，還因?yàn)镻PT頁面中那些豐富的顏色及頗具美感的布局設(shè)計(jì)都是提升說服力的有力“幫手”。不難想象，在商務(wù)合作中，一些公司都會將公司簡介放置在方案的最前面，這樣對方就會了解到合作者“最?！?，這是一種好的開場，可以對合作者產(chǎn)生心理影響，對合作的達(dá)成起到積極作用。無論如何，PPT的制作必須服從于“溝通”這個主要目的，這樣才能在信息交流方面獲得更好的效果。不要一味追求頁面的“美”，而忽略了這個目的。在做PPT之前，首先應(yīng)弄清楚制作PPT的用途，大體分為兩種。1．閱讀用這種類型的PPT是給別人看的，可以用郵件發(fā)出并支持轉(zhuǎn)發(fā)，所以這種PPT中的內(nèi)容會描述一般情況下這種PPT是下層人員做出來給領(lǐng)導(dǎo)看的或者用于平等分享的。我們平常做的分析、分享、總結(jié)大部分屬于這種類型。故該閱讀類型PPT類似于講義，其更加注重內(nèi)容的廣度和深度，對于視覺效果要求較低，這樣的PPT觀看者往往是面對電腦屏幕看的，他們眼球和屏幕的距離不會超過1米。2．演講用這種類型的PPT是給觀眾講解的，一般這樣的PPT的內(nèi)容通常非常簡潔，這類幻燈片如果直接下發(fā)給聽眾是毫無意義的，因?yàn)镻PT背后的內(nèi)涵非常多。這種一般是需要設(shè)計(jì)者進(jìn)行講述的，關(guān)鍵是“講”，演講者是中心，PPT只是輔助。此類PPT中通常有大幅的畫面，或者使用醒目巨大的文字，較多的使用圖形代替文字以期待良好的視覺效果，最常見的如圖4-1所示的版面類。通常用于培訓(xùn)、講課、產(chǎn)品發(fā)布等場合。這種PPT大都是通過投影儀播放在大屏幕上，幻燈片需要有演說者來講述，對視覺效果要求較高。4.1.1PPT的設(shè)計(jì)原則我們做演講的目的是為了使聽眾接收某種信息，他們對信息接收的程度有許多影響因素，包括信息本身、演講技巧，當(dāng)然也包括幻燈片。如果觀眾發(fā)現(xiàn)你的幻燈片非常專業(yè)、言簡意賅，對你的第一印象會很好，他們會記住你，并且認(rèn)為你就同幻燈片一樣清楚、簡潔和有邏輯，甚至更容易記住你演講的信息。雖然PPT為我們提供了令人眼花繚亂的制作手段，但是專業(yè)化的幻燈片并不是各種字體、顏色和圖片的堆砌。1．保持簡單PowerPoint可方便地顯示圖形信息，并支持解說與附錄功能?；脽羝旧韽膩聿皇茄菔镜闹鹘?。人們用它來傾聽、感受或接受用戶傳達(dá)的信息。不要讓幻燈片喧賓奪主，所以它們不必過于繁雜或充滿“圖表垃圾”；幻燈片應(yīng)力求簡潔，應(yīng)該留有大量的空白空間或?qū)嶓w周圍的空間，如圖4-2示。不要被迫用妨礙理解的標(biāo)識或其他不必要的圖形或文本框來填充這些空白區(qū)域?；脽羝系幕靵y越少，它提供的視覺信息就越直觀。要限制要點(diǎn)與文本數(shù)量，演示的對象是觀眾，但用一條又一條的要點(diǎn)令觀眾生厭沒有好處。應(yīng)用文本也要遵循這一原則。最優(yōu)秀的幻燈片可能根本沒有文本。由于今天人們過于依賴文本型幻燈片，這聽起來可能有些荒唐，最優(yōu)秀的PowerPoint幻燈片幾乎沒有什么意義?；脽羝哪康脑谟谥С纸庹f者的敘述，而不是使解說者成為多余的人。經(jīng)常聽到有人這樣說：“對不起，我沒有看到您的幻燈片。聽說它很不錯，您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎？”但如果它們是不錯的幻燈片，沒有您的解說，它們就沒有多大用處。所以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準(zhǔn)備一份書面資料，強(qiáng)調(diào)并詳細(xì)說明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說明幻燈片的詳細(xì)書面宣傳材料，比僅用PowerPoint幻燈片，更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后，再向觀眾發(fā)放一份詳細(xì)的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來填充PowerPoint幻燈先看一張圖4-3所示的幻燈片。這張幻燈片文字內(nèi)容偏重，幾乎充滿了整張幻燈片。設(shè)想一下，作為觀眾，你愿意看到這樣的幻燈片么？這種堆積了大量文字信息的“文檔式PPT”顯然是不成功的，也是不受人歡迎的。因此需要對文字進(jìn)行提煉——只保留關(guān)鍵詞，去掉修飾性形容詞、副詞等。用關(guān)鍵詞組成短句子，直接表達(dá)頁面主題。對圖4-3所示的幻燈片進(jìn)行提煉和修改后得到圖4-4所示的幻燈片。這種修改最大限度簡化文本，可以充分利用備注，將每種類型的詳細(xì)描述放在備注中以便參考。還可以如圖4-5所示將頁面拆成多個頁面或如圖4-6所示編成要點(diǎn)逐條顯示。關(guān)于PPT的內(nèi)容和主題，需要注意以下幾點(diǎn)：（1）一張幻燈片只表達(dá)一個核心主題，不要試圖在一張幻燈片中面面俱到。（2）不要把整段文字搬上幻燈片，演示是提綱掣領(lǐng)式的，顯示內(nèi)容越精煉越好。（3）一張幻燈片上的文字，行數(shù)最好不要超過7行，每行不多于20個字。（4）除了必須放在一起比較的圖表外，一張幻燈片一般只放一張圖片或者一個表格。在展示PPT內(nèi)容中，字體和顏色建議如下：（1）標(biāo)題字體一般設(shè)計(jì)成36號，正文設(shè)計(jì)成28號，最小在16號，否則坐在后排的觀眾根本無法看清楚，如圖4-7所示。要注意本機(jī)預(yù)覽和幻燈片放映的區(qū)別。（2）注意字體色和背景色搭配。藍(lán)底白字或黑底黃字或白底黑字將非常引人注目，如圖4-8所示。深藍(lán)色和灰色給人以力量和穩(wěn)定的感覺；紅色一般意味著警告或者緊急；綠色代表生命和活力。顏色還影響幻燈片的清晰度。因此如商業(yè)應(yīng)用一般要選擇藍(lán)或灰色體系。藍(lán)色、紫色和綠色適合做背景色，而白色、黃色和紅色適合做前景色。圖4-9文本大小、對齊與分區(qū)示范斜體和粗體的使用。幻燈片中的盡量使用Tahoma。如果采用英文，不要全部采用大寫字母。一方面是對聽眾的不尊敬，也不如圖4-9文本大小、對齊與分區(qū)示范（4）正文字體應(yīng)該比標(biāo)題要小，字體文本框間應(yīng)注意對齊。文字較多應(yīng)注意分區(qū)，如圖4-2．邏輯清晰PPT的邏輯很重要，沒有邏輯的PPT，特別是大圖少字型的PPT，我們把稱為“相冊”，只是堆砌而已。但大家也別把邏輯想得特別復(fù)雜，在PPT設(shè)計(jì)中，邏輯可以簡單理解成一種順序，即是觀眾可以理解的順序。因此，在開始制作PPT時，首先要想到的是觀眾是誰，分析觀眾的背景、觀眾的立場、興奮點(diǎn)和興趣點(diǎn)，揣摩他們能理解的順序是什么？在選擇陳述邏輯時，用講故事的形式特別容易受歡迎，整個PPT演示可能就是一個故事，或者由幾個故事組成的大故事。誰會不喜歡故事呢？一個典型的故事結(jié)構(gòu)如圖4-10所示。學(xué)習(xí)故事的邏輯，好方法是看別人精彩的故事，抽取他們的框架，用在我們的PPT身上。在講述故事的過程中，應(yīng)該運(yùn)用金字塔原理——學(xué)會從結(jié)論說起。例如，下面是一個糟糕的匯報：老板，我最近在留意原材料的價格，發(fā)現(xiàn)很多鋼材都漲價了；還有剛才物流公司也打電話來說提價；我又比較了幾家的價格，但是還是沒有辦法說服他不漲價；還有，競爭品牌***最近也漲價了，我看到……；對了，廣告費(fèi)最近花銷也比較快，如果……可能……”。假如他學(xué)習(xí)了金字塔，應(yīng)該這樣陳述：老板，我認(rèn)為我們的牌子應(yīng)該漲價20%。而且要超過競爭品牌。因?yàn)榈谝?，原材料最近都漲價了30%，物流成本也上漲了；第二，競爭品牌全部都調(diào)價10-20%，我們應(yīng)該跟進(jìn)；第三，廣告費(fèi)超標(biāo)，我們還應(yīng)該拉出空間，可以做廣告……，老板，你覺得這個建議是否可行？金字塔原理就是要有中心思想，一頁幻燈片也要突出一個中心思想。假若是教學(xué)的PPT課件，那可能得考慮用什么樣的邏輯能讓學(xué)生理解了。在利用PPT呈現(xiàn)教學(xué)內(nèi)容時，通常有3種誤區(qū)：一是在PPT上寫滿密密麻麻的文字，課堂上學(xué)生看起來十分費(fèi)勁，信息量過大，重點(diǎn)不明確，可以稱為“教材搬家式”；二是教師在PPT上面堆積過多的內(nèi)容元素，如文字、圖片、色彩、動畫等，干擾了學(xué)生對教學(xué)重點(diǎn)、難點(diǎn)內(nèi)容的注意、理解和記憶；三是教師只將標(biāo)題和相關(guān)的知識點(diǎn)羅列在PPT上，淡化思維過程，過分簡化教學(xué)內(nèi)容，使PPT幻燈成為沒有細(xì)節(jié)、缺乏支持的概要?！颉驕剀疤崾驹诮虒W(xué)活動中，在教學(xué)活動中，PPT是教師和學(xué)生之間傳遞思想和信息的媒體工具。一堂課是否精彩，關(guān)鍵是教師，而不是作為信息傳播媒介的PPT演示文稿。PPT可以輔助教師的教學(xué)活動，但不能代替教師的教學(xué)活動。因此，設(shè)計(jì)PPT時要統(tǒng)籌考慮，以教學(xué)內(nèi)容和教師的講授為主，PPT為輔，不能本末倒置，把PPT的設(shè)計(jì)和制作看得比教學(xué)內(nèi)容和學(xué)生還重要，也不可將PPT演示文稿作為教學(xué)內(nèi)容的主要傳遞渠道，成為教師的備忘工具和學(xué)生的讀書器。假若是商業(yè)提案的PPT，好的邏輯順序不但可以讓客戶信服，而且可以讓提案順利通過。一般的商業(yè)類提案PPT的結(jié)構(gòu)順序?yàn)椋簶I(yè)界——競爭——公司——條件——方法——建議——在設(shè)計(jì)PPT邏輯時，一般是先設(shè)定大邏輯，即整個PPT的邏輯，然后考慮每個板塊的小邏輯。篇章邏輯是整個PPT的一條主線，這種邏輯體現(xiàn)在目錄中。因此在PPT的設(shè)計(jì)中，先寫好PPT的一級、二級目錄，將表達(dá)的思想、觀點(diǎn)寫在標(biāo)題欄中，再以縮略圖的形式瀏覽整體的內(nèi)容框架，如圖4-11所示。頁面邏輯是指每頁幻燈片每個版面內(nèi)容的整體邏輯，使用的方式有并列、因果、總分、轉(zhuǎn)折等，如圖4-12所示?！驕剀疤崾具€要特別注意的是，還要特別注意的是，PPT本身的演繹方式是直線型的，假如內(nèi)容及邏輯層次較多，請?jiān)诿總€板塊后總結(jié)一下，或者可為每頁P(yáng)PT加個小導(dǎo)航，以免迷航。3．版面統(tǒng)一，排版合理版面設(shè)計(jì)是PPT設(shè)計(jì)的一大關(guān)鍵，失敗的版面設(shè)計(jì)會使作品看上去十分別扭或者雜亂，合理的版面設(shè)計(jì)則可以幫助我們更好地展示內(nèi)容，也帶給觀賞者舒適、美觀的視覺感受?；脽羝膬?nèi)容（特別是一些圖案及圖片元素）多種多樣，但無論如何，我們都要使它們看起來協(xié)調(diào)統(tǒng)一，可以利用顏色重復(fù)、字體及版式統(tǒng)一起來。版面的各個主要空間分配要保持一致。其余所有的幻燈片都要統(tǒng)一，包括左邊距及上下邊距，如圖4-13所示。為了能使PPT做到統(tǒng)一報告的整體視覺風(fēng)格，PPT模板的使用是一個不錯的選擇，PPT模板是一個或一組幻燈片的模式或設(shè)計(jì)圖，如圖4-14所示。使用模板設(shè)計(jì)可以使幻燈片風(fēng)格統(tǒng)一有序，也可以簡化制作過程，提高制作效率。模板可以包含版式（幻燈片中各元素的排列方式）、主題顏色、主題字體、主題效果、背景樣式等。我們可以創(chuàng)建自己的自定義模板，加以存儲，供反復(fù)使用，也可以上傳到網(wǎng)上與他人共享。我們也可以在很多網(wǎng)站上下載不同類型的模板。圖4-13邊距、字體統(tǒng)一的版面設(shè)計(jì)◎溫馨提示◎溫馨提示如何找到精美免費(fèi)的如何找到精美免費(fèi)的PPT模板？方法1：直接在瀏覽器搜索——直接在瀏覽器輸入“精美PPT模板”，在出現(xiàn)的結(jié)果中選擇網(wǎng)頁進(jìn)入下載。方法2：進(jìn)入專業(yè)PPT制作網(wǎng)頁——這里的PPT模板一般很精美、實(shí)用，但是需要付費(fèi)。方法3：深度搜索——因?yàn)橄朊赓M(fèi)，就要多費(fèi)點(diǎn)力。推薦一個思路，就是在qq群里搜索，比如以關(guān)鍵字“PPT”搜索，加入群之后，可以在群文件里下載了，一般會有人分享一些。方法4：論壇貼吧搜索——進(jìn)入PPT貼吧或office2010貼吧等，能夠找到不少人分享的PPT方法5：直接找到作者——找到PPT制作者的微博，會提供多免費(fèi)模板。下面將PPT排版總結(jié)為6個原則：對齊，聚攏，重復(fù)，對比，降噪，留白。這可讓原本混亂的版面變得生動有序。（1）對齊原則是相關(guān)內(nèi)容必須對齊，次級標(biāo)題必須縮進(jìn)，方便讀者視線快速移動，一眼看到最重要的信息，如圖4-15所示。（2）聚攏原則將內(nèi)容分成幾個區(qū)域，相關(guān)內(nèi)容都聚在一個區(qū)域中。段間距應(yīng)該大于段內(nèi)的行距。使用聚攏操作重新排版的頁面如圖4-16所示。（3）重復(fù)原則是在進(jìn)行多頁面排版時，注意各個頁面設(shè)計(jì)上的一致性和連貫性。另外，在內(nèi)容上，重要信息值得重復(fù)出現(xiàn)。利用重復(fù)原則重新排版的頁面如圖4-17所示。（4）對比原則能