職員人事檔案管理制度

職員人事檔案管理制度一、概述為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的人事管理工作，保障職員信息的準(zhǔn)確、完整和機(jī)密，提高人事檔案管理效率，訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于本企業(yè)全部職員的人事檔案管理工作。三、檔案管理責(zé)任總經(jīng)理承當(dāng)最終的檔案管理責(zé)任，負(fù)責(zé)定義、引導(dǎo)和監(jiān)督人事檔案的整體管理工作。人力資源部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體執(zhí)行人事檔案管理工作，包含幫助總經(jīng)理確定檔案管理政策、訂立人事檔案管理的規(guī)范操作流程，并直接監(jiān)督落實(shí)檔案管理工作。檔案管理員負(fù)責(zé)具體操作人員的檔案管理工作，包含檔案的整理、歸檔、存放、查詢和銷毀等事項(xiàng)。四、人事檔案的構(gòu)成招聘登記表：包含職位名稱、應(yīng)聘者姓名、聯(lián)系方式、學(xué)歷、工作經(jīng)過等信息。面試記錄：包含面試日期、面試官、面試內(nèi)容、評(píng)價(jià)等信息。入職料子：包含個(gè)人基本信息、身份證件、健康證明、畢業(yè)證書、勞動(dòng)合同、照片等料子。任職資格審查料子：包含背景調(diào)查、學(xué)歷認(rèn)證、職業(yè)資格證書等料子?？冃Э己擞涗洠喊ぷ鞅憩F(xiàn)評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄等信息。培訓(xùn)記錄：包含參加培訓(xùn)的時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等信息。崗位調(diào)動(dòng)記錄：包含調(diào)動(dòng)日期、調(diào)動(dòng)原因、調(diào)動(dòng)后崗位等信息。離職手續(xù)料子：包含離職申請(qǐng)、離職報(bào)告、工資結(jié)算等料子。五、檔案管理流程檔案管理流程應(yīng)包含檔案的建立、整理、歸檔、存放、查詢和銷毀等環(huán)節(jié)。檔案建立：招聘階段，將招聘登記表和面試記錄納入人事檔案；入職階段，將入職料子和任職資格審查料子納入人事檔案；日常管理階段，定期更新員工績效考核記錄、培訓(xùn)記錄和崗位調(diào)動(dòng)記錄。檔案整理：檔案管理員依據(jù)指引，定時(shí)間和類型整理檔案，確保檔案文件的完整性和準(zhǔn)確性。檔案歸檔：檔案管理員將整理好的檔案依照規(guī)定的分類體系進(jìn)行歸檔，確保檔案的全都性和可檢索性。檔案存放：檔案管理員將歸檔完成的檔案存放在安全、防火、防潮、防塵的存檔室內(nèi)，對(duì)外人員無權(quán)進(jìn)入。檔案查詢：檔案管理員負(fù)責(zé)接收職員提出的檔案查詢申請(qǐng)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)供應(yīng)相關(guān)檔案資料。檔案銷毀：檔案的保管期滿或職員離職三年后，檔案管理員依照文件銷毀規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。六、檔案保密與安全檔案管理員必需保證職員的檔案信息的保密性，不得將檔案信息泄露給任何未授權(quán)的人員。檔案室必需配置安全的鎖具和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全性。檔案室只允許授權(quán)人員進(jìn)入，任何未經(jīng)許可的人員不得進(jìn)入檔案室。檔案室的溫度、濕度和通風(fēng)等環(huán)境指標(biāo)必需符合相關(guān)要求，以確保檔案的保管質(zhì)量。七、違紀(jì)與懲罰若檔案管理員違反規(guī)定泄露、竄改、丟失或其他嚴(yán)重?fù)p害檔案安全的行為，將按公司規(guī)定進(jìn)行處理，包含停止合同、追究法律責(zé)任等。若職員未經(jīng)授權(quán)私自查閱、復(fù)制或轉(zhuǎn)移檔案信息，會(huì)受到公司相關(guān)規(guī)章制度規(guī)定的懲罰。八、附則本制度的解釋權(quán)歸總經(jīng)理全部，并可依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和修改，修改后的制度應(yīng)重新通知全部相關(guān)人員并及時(shí)執(zhí)行。未盡事宜，請(qǐng)依照公司相關(guān)規(guī)章制度的要求執(zhí)行。以上即為《職員人事檔案管理制度》的內(nèi)容，旨在規(guī)范和保障企業(yè)內(nèi)部