設備采購控制程序

北京金州工程有限公司PAGE第4頁共17頁北京金州工程有限公司BeijingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.設備采購控制程序ProcessControlofEquipmentProcurement（materials）編制部門：水務部編制日期：二零零四年六月目錄HYPERLINK管理原則HYPERLINK設備采購程序三、HYPERLINK設備付款程序四、HYPERLINK設備采購質量管理程序五、HYPERLINK相關文件六、HYPERLINK質量記錄（相關表格）一、管理原則規(guī)范采購程序，提高設備質量，降低工程成本，完善的售后服務和質量保證。二、設備采購程序規(guī)范采購程序，提高設備質量，降低工程成本，設備采購應嚴守以下程序：項目采購程序采購清單項目經(jīng)理批準計劃公司廠商名錄（1）確定采購范圍和編制采購計劃項目采購程序采購清單項目經(jīng)理批準計劃公司廠商名錄主合同主合同采購經(jīng)理編制計劃非公司名錄的廠商采購計劃采購經(jīng)理編制計劃非公司名錄的廠商采購計劃（2）編制供貨廠商列表、詢價及評審，獲得業(yè)主認可采購工程師設計、采購、項目管理人員項目供貨廠商列表采購工程師設計、采購、項目管理人員項目供貨廠商列表采購經(jīng)理編制設計提供設計文件、技術規(guī)范詢價文件采購經(jīng)理編制設計提供設計文件、技術規(guī)范詢價文件設備廠商報價文件設備廠商報價文件設計部門技術評審、評比水務部、采購、項目經(jīng)理商務評審綜合評審報告設計部門技術評審、評比水務部、采購、項目經(jīng)理商務評審綜合評審報告初擬定設備供貨商初擬定設備供貨商項目經(jīng)理提交業(yè)主認可項目經(jīng)理提交業(yè)主認可采購經(jīng)理或項目經(jīng)理簽訂合同主管的部門經(jīng)理主管領導合同評審設計訂貨版文件訂貨版文件設備廠商澄清會采購及項目的商務澄清設計的技術澄清（3）供貨商澄清會、合同評審及簽訂采購經(jīng)理或項目經(jīng)理簽訂合同主管的部門經(jīng)理主管領導合同評審設計訂貨版文件訂貨版文件設備廠商澄清會采購及項目的商務澄清設計的技術澄清采購及項目訂貨版商務文件采購及項目訂貨版商務文件財務及公司相關部門財務及公司相關部門法律部門法律部門供貨廠商供貨廠商供貨廠商設計部門安裝分包方供貨廠商接收、現(xiàn)場開箱檢驗與交接供貨廠商出廠、發(fā)貨運輸采購部門工程師業(yè)主工程師車間檢驗，測試生產(chǎn)計劃進度供貨廠商采購負責人檢驗通知單供貨廠商采購負責人廠商設計協(xié)調會采購部門項目經(jīng)理（4）與廠商協(xié)調、車間檢驗、試驗、現(xiàn)場檢驗和驗收供貨廠商設計部門安裝分包方供貨廠商接收、現(xiàn)場開箱檢驗與交接供貨廠商出廠、發(fā)貨運輸采購部門工程師業(yè)主工程師車間檢驗，測試生產(chǎn)計劃進度供貨廠商采購負責人檢驗通知單供貨廠商采購負責人廠商設計協(xié)調會采購部門項目經(jīng)理供貨廠商檢試驗人員供貨廠商檢試驗人員設計部門專業(yè)負責人設計部門專業(yè)負責人業(yè)主業(yè)主采購負責人采購負責人項目經(jīng)理部項目經(jīng)理部項目經(jīng)理部設備供應商業(yè)主設備驗收報告項目經(jīng)理部設備安裝分包商業(yè)主供貨廠商工程師單機試車設備安裝分包商項目經(jīng)理部設備安裝供貨廠商工程師（5）設備安裝、現(xiàn)場測試及單機驗收報告項目經(jīng)理部設備供應商業(yè)主設備驗收報告項目經(jīng)理部設備安裝分包商業(yè)主供貨廠商工程師單機試車設備安裝分包商項目經(jīng)理部設備安裝供貨廠商工程師付款主管領導審批設備采購部門審批財務部門審批項目經(jīng)理部提交用款計劃三、設備付款程序付款主管領導審批設備采購部門審批財務部門審批項目經(jīng)理部提交用款計劃四、設備采購質量管理 設備采購質量管理的五個環(huán)節(jié)包括：設備采購的前期準備（設備選型、設計評審等）、設備分承包商的選擇與訂貨、設備制造過程中的監(jiān)制與檢驗、庫場保管、安裝調試和試運行檢驗的現(xiàn)場服務等。為保證設備質量自始至終得以控制，不斷提高，設備采購部必須將質量管理的五個環(huán)節(jié)活動貫穿于設備供應管理的全過程，不僅加強對設備訂貨、制造過程、到貨等環(huán)節(jié)的質量控制，而且要做好定貨前期和設備的現(xiàn)場服務工作。1.設備采購的前期準備1.1編制設備采購單A.《設備采購單》由設計部門負責編制。設計部門提出《設備采購單》，設備采購部應與設計部密切聯(lián)系，參與設計審核，對設備選型及設備清單及時提出意見，為確保設備質量及采購利潤創(chuàng)造先決條件。B.《設備采購單》應標明設備詳細技術參數(shù)，名稱、數(shù)量和材質，不允許在圖紙上或以書面形式指定唯一設備廠家。對于需預先確定設備尺寸才能進行設計的設備，也不允許在圖紙上注明廠家，只能與設備采購部進行溝通，并做好保密工作。。C.對于復雜設備的技術要求，應以《設備采購單》附件的形式提出。D.對于非標設備，應繪制詳細加工圖紙。E.對于業(yè)主要求（如指定廠家、材質、國產(chǎn)或進口、備品備件等）應在《設備采購單》中標明。F.所有采購單均應經(jīng)編制、校對、審核簽字后方能發(fā)出。G.項目經(jīng)理應對設計部項目負責人提供的《設備采購單》進行復核，并提供《設備采購預算》給設備采購部。1.2設備采購部接受采購單A.設備采購部接收《設備采購單》后，應根據(jù)設計圖紙對采購單進行核對，確認無誤后方可進入下一道程序。B.如《設備采購單》未滿足采購要求，應就相關問題請設計人員明確，對于相關變更應形成文字記錄作為《設備采購單》附件留存。C.項目經(jīng)理提交的《設備采購預算》應當作為設備采購部實施設備采購的依據(jù)。1.3采購前期準備A、設備采購部應及時進行采購前期的實際調查工作，分析、研究各種影響設備供應的有關因素，特別是大型主體設備以及技術復雜、制造周期長的設備，在保證設備質量的前提下，確保設備供應計劃與項目進度計劃相銜接。保證項目按進度計劃實施。B、避免三邊工程（邊設計、邊施工、邊訂貨）的產(chǎn)生，以減少失誤、降低風險，確保設備質量。2.設備分承包商的選擇和訂貨訂貨步驟：發(fā)出設備材料詢價書；組織報價、議標或談判；簽定訂貨合同及技術協(xié)議。2.1設備招標招標形式：公開招標、邀請招標及談判招標等。招標原則：程序公開、公平競爭、符合慣例、機會均等（1）設備招標由設備采購部完成。（2）采購人員根據(jù)采購單，編制《設備招標書》或《設備材料詢價書》。（3）設備采購部在《合格分承包商》名錄中對各類設備至少選擇3家廠商，將《設備材料詢價書》傳遞廠家，進行招標。（4）可以傳真和當面提交方式發(fā)出《設備招標書》或《設備材料詢價書》，廠家必須以文字形式回復，對于廠家回復文件應存檔。（5）對于專業(yè)要求較強的設備（如電氣、自控設備），應由設計人員共同對廠商進行技術交底，并形成記錄存檔。（6）對于復雜設備或首次選用的主要設備，設備采購部應會同項目經(jīng)理、設計部和最終用戶共同對設備供貨商進行考察，并形成考察報告。（7）首次詢價結束后，設備采購部應匯總形成《設備詢價情況表》 在此階段，《設備采購單》及附件、《設備招標書》或《設備材料詢價書》、《廠商報價單》、《設備詢價情況表》為此階段留存的設備采購基礎資料。2.2、合同談判（1）首輪談判首輪談判由設備采購部進行。對于談判結果應形成記錄，填寫《合同談判記錄》，內容應包括價格、付款方式、到貨周期及相關技術材質情況等《設備招標書》或《設備材料詢價書》中所涉及的問題，并提出綜合評價意見；提交項目經(jīng)理。（2）項目經(jīng)理談判審批 由項目經(jīng)理根據(jù)設備采購部提交文件，與設備分承包商談判，并在《采購審批單》記錄談判結果并簽署意見。（3）總經(jīng)理核準由總經(jīng)理根據(jù)項目成本和項目資金情況對項目經(jīng)理提交的談判結果進行審核：符合，在《采購審批單》上簽字交項目經(jīng)理簽定合同；不符合，總經(jīng)理責成項目經(jīng)理與供貨商進行談判至滿足要求后，在《采購審批單》簽字交項目經(jīng)理簽定合同。（4）如單項合同價款超出項目經(jīng)理批準權限，則根據(jù)設備采購程序規(guī)定，繼續(xù)實施總經(jīng)理審批程序，并依據(jù)最終批準結果簽定設備采購合同。2.3、合同簽定1）合同起草 合同起草由設備采購部根據(jù)最終審批結果進行，設備采購部在合同聯(lián)系人一欄簽字。合同內容應一經(jīng)書就，生效即具有法律效力，受法律保護。合同執(zhí)行過程中如發(fā)生技術或商務方面的問題，應正式行文通知對方，共同商定處理意見。2）合同簽署由項目經(jīng)理對合同文本進行審核，并在委托代理人處簽字。3）蓋合同章項目經(jīng)理簽字后，由人事行政部負責合同蓋章。2.4、合同管理（1）《設備采購合同》正本及《采購審批單》原件由人事行政部負責存檔。（2）項目經(jīng)理、設備采購部、財務部留存合同復印件（3）《設備采購單》、《設備招標書》或《設備材料詢價書》、《廠商報價單》、《合同談判記錄》、《采購審批單》等原始資料由設備采購部和項目經(jīng)理各保存一份。 （4）設備采購部應按照工程項目分別建立《設備臺帳》2.5設備款支付1.項目經(jīng)理根據(jù)設備采購合同和工程進度計劃，編制付款計劃。2.根據(jù)付款計劃，設備采購部審核設備撥款單，提交財務總監(jiān)。3.財務總監(jiān)根據(jù)資金狀況，統(tǒng)籌安排。4.設備采購部需留存設備撥款的相關憑證復印件。2.6設備催交由設備采購部負責設備日常的催交工作，并根據(jù)需要向項目經(jīng)理和工程管理部提交設備計劃到場日期，以便工程總體進度的協(xié)調。3.設備監(jiān)制和驗收3.1設備監(jiān)制程序當根據(jù)合同及相關的技術規(guī)定（如技術協(xié)議、標準或制造圖紙等的規(guī)定）需要對設備進行監(jiān)制時，由設備采購部指派監(jiān)制人員，監(jiān)制人員應向公司有關部門定期或不定期提交書面報告和監(jiān)制記錄。3.2設備驗收程序合同簽定后，由設備采購部向工程現(xiàn)場代表提交《采購設備技術清單》，主要內容包括型號、數(shù)量、配件及合同到貨日期。設備到場后，由項目經(jīng)理授權人員根據(jù)《采購設備技術清單》和《廠商裝箱單》對到場設備進行開箱檢驗，并填寫《開箱檢查單》。設備隨箱文件由現(xiàn)場代表登記保存。3.3驗收內容包括驗收、核對憑證和檢驗實物三個方面的工作。3.3.1驗收準備編制驗收計劃組織驗收人員。對重點設備、成套設備或大批量設備的開箱驗收，必須編制驗收計劃。如需設計、施工、使用部門以及供方代表參加開箱驗收者，應預先按計劃通知，有組織進行。準備相應的檢驗工具和開箱工具。所有檢驗工具、量具，必須事先檢查校正，保證準確。收集整理、熟悉檢驗憑證和有關資料。對設備驗收后的維護保管預先做出合理安排，尤其是重要設備，成套設備和大批量的設備。如確定存放地點、保管方法，計算和準備搬運裝卸設備，工具及人力等，對特殊設備需準備防護設施。3.3.2核對資料、憑證凡到貨及入庫設備必須核對下列憑證和資料：訂貨合同、有關的監(jiān)制報告、出廠會檢記錄等。供方單位提供的質量證明書、合格證、裝箱單、圖紙、發(fā)貨明細單等。運輸部門提供的運單，如在到貨入庫前或運輸途中發(fā)生設備殘損等情況時，應有商務記錄或承運單位的貨運記錄。國內供貨部分，其質量要求有國家或行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的標準者，應該對國家或部門、行業(yè)標準。3.3.3檢驗實物核對資料、證件都相符后，再進行實物檢驗。檢驗人員一般負責外觀質量和數(shù)量的檢驗；對于設備的內在質量和性能的檢驗，驗收人員應配合專業(yè)檢驗人員和有關各方共同進行，必要情況下，如需進行通電試驗、耐壓試驗、絕緣檢測、探傷、材質化驗、金相檢驗等現(xiàn)場不能進行的測試項目時，須聯(lián)系專業(yè)檢驗單位進行。對于不合格的設備，要與質量合格的分開，并做好識別標記，以待進一步處理。3.4拒付、退貨、索賠在驗收中，當發(fā)現(xiàn)到貨設備型號規(guī)格不符，數(shù)量不足，配套件短缺，技術資料不齊和質量不合格等問題時，驗收人員應及時做好驗收記錄并上報。設備供應部門拒此與供方單位或承運部門進行交涉，提出拒付、補交、賠償、退貨、換貨等要求。特別對進口設備，更要按合同規(guī)定嚴格檢驗，不可掉以輕心。對外索賠經(jīng)開箱檢驗確認的設備質量問題或其它問題，需據(jù)實完成書面檢驗記錄，由需方檢驗代表與外商代表談判，明確產(chǎn)生問題的責任方，商定處理方案，對外索賠須在一定期限內向責任方提出，這個期限應在訂貨合同、運輸合同或保險合同內規(guī)定，逾期責任方可以不受理。因此，進口設備的檢驗工作一定要在規(guī)定日期內完成，避免超過索賠期限而遭受不應有的損失。4、庫場保管經(jīng)過開箱檢驗合格的設備，由驗收人員填寫入庫單，并附上檢驗記錄、產(chǎn)品合格證、裝箱單、圖紙等有關資料憑證，一并交保管人員，以證實該設備已檢驗合格，可入庫保管。倉庫是設備集中保管的重地，對設備安全和質量保護關系重大。設備倉庫必須達到四個基本要求，即，帳物相符；合理存放、科學保管；精心維護、設備完好；制度健全執(zhí)行嚴格。5、設備安裝和試運行檢驗的現(xiàn)場服務設備安裝過程中，應由設備采購部根據(jù)進度情況，及時通知供貨商到現(xiàn)場指導安裝。主要任務是：參加現(xiàn)場的例會，具體了解進度，密切配合設計、施工、使用方對施工過程中出現(xiàn)的設備質量和其他問題研究處理方案并負責實施。參加安裝合同的談判對各承制廠派駐現(xiàn)場的服務人員進行組織協(xié)調，協(xié)同進行技術服務，并督促完成質量處理任務。對安裝中發(fā)現(xiàn)的缺損件和其他急需的補定件進行核實、申報和催辦。參加設備調試、單機試車、聯(lián)動試車和竣工驗收，深入掌握有關情況和問題。及時向設備供應部門、項目經(jīng)理報告重大設備質量問題，為向承制廠反饋信息，進行總結評估提供材料，查看現(xiàn)場實際情況并征求各方意見；確定處理意見；由責任方處理問題；檢查處理情況；組織有關各方做好驗收工作并做好質量記錄。。對存放在現(xiàn)場待安裝設備的保管情況進行監(jiān)督。五、相關文件《項目管理制度》六、質量記錄E-1設備到貨驗收單E-2設備（材料）分承包方評價表E-3合格供方名錄E-4不合格供方名錄E-5采購計劃表E-6設備采購合同評審表設備到貨驗收單E-1__/__項目名稱編號：日期：合同編號：項設備名稱規(guī)格型號隨機附件備品備件單位數(shù)量12345678檢驗情況：（請依據(jù)設備采購合同核對設備型號、數(shù)量、外觀、材質，檢查設備裝箱