電子文檔編輯規(guī)范作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

電子文檔編輯規(guī)范作業(yè)指導(dǎo)書(shū)TOC\o"1-2"\h\u11381第一章總則 4269641.1編寫(xiě)目的 4101791.2適用范圍 4297611.3術(shù)語(yǔ)和定義 46681.3.1電子文檔：指以電子形式存儲(chǔ)、傳輸和處理的文字、表格、圖形、圖像、聲音等各種信息的集合。 467791.3.2文檔編寫(xiě)：指對(duì)電子文檔內(nèi)容的撰寫(xiě)、編排、校對(duì)等過(guò)程。 4283451.3.3文檔編輯：指對(duì)電子文檔的格式調(diào)整、排版、修改等過(guò)程。 4123811.3.4文檔審核：指對(duì)電子文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性進(jìn)行審查的過(guò)程。 4149861.3.5文檔發(fā)布：指將經(jīng)過(guò)審核的電子文檔正式發(fā)布，供相關(guān)人員使用的過(guò)程。 4205191.3.6文檔版本控制：指對(duì)電子文檔版本進(jìn)行管理，保證文檔在修改過(guò)程中保持有序、可追溯的過(guò)程。 4201171.3.7文檔加密：指對(duì)敏感或重要電子文檔進(jìn)行加密處理，保證信息安全性。 4170021.3.8文檔備份：指對(duì)電子文檔進(jìn)行定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。 421189第二章文檔編輯基本要求 4293322.1文檔格式 490102.1.1文檔類(lèi)型 464332.1.2文檔結(jié)構(gòu) 5143802.1.3頁(yè)面設(shè)置 5204702.2字體和字號(hào) 59052.2.1字體 5109922.2.2字號(hào) 555152.3行間距與段落間距 5321852.3.1行間距 5117412.3.2段落間距 53432.3.3對(duì)齊方式 5167492.3.4縮進(jìn) 524333第三章文檔結(jié)構(gòu)規(guī)范 610773.1標(biāo)題層級(jí) 650103.1.1標(biāo)題層級(jí)定義 6159213.1.2標(biāo)題層級(jí)使用規(guī)范 6298583.2目錄設(shè)置 6115353.2.1目錄格式 6134323.2.2目錄內(nèi)容 6963.2.3目錄 6229603.3頁(yè)眉頁(yè)腳 7113473.3.1頁(yè)眉設(shè)置 760513.3.2頁(yè)腳設(shè)置 7284783.3.3頁(yè)眉頁(yè)腳使用規(guī)范 74667第四章頁(yè)面布局 721824.1頁(yè)邊距 7127534.1.1定義 7214074.1.2設(shè)置要求 737334.1.3設(shè)置方法 7205444.2分頁(yè)與分節(jié) 8308584.2.1定義 8104924.2.2分頁(yè)要求 820844.2.3分節(jié)要求 850884.2.4設(shè)置方法 8176674.3頁(yè)面背景 812224.3.1定義 870134.3.2設(shè)置要求 8101104.3.3設(shè)置方法 924131第五章圖表與插圖 920425.1圖表規(guī)范 9172015.1.1圖表類(lèi)型選擇 9166735.1.2圖表布局 9282925.1.3圖表尺寸 938305.1.4圖表顏色 964645.2插圖規(guī)范 9182265.2.1插圖類(lèi)型選擇 9265885.2.2插圖布局 1050035.2.3插圖尺寸 10327475.2.4插圖顏色 10253935.3圖表與文字的關(guān)系 1071965.3.1圖表與文字的相互補(bǔ)充 10300355.3.2圖表與文字的協(xié)調(diào) 1064545.3.3圖表與文字的引導(dǎo)作用 1011431第六章文檔排版 1030656.1字符樣式 1072376.1.1字體選擇 10120456.1.2字號(hào)設(shè)置 10926.1.3字符間距 11126496.1.4字體顏色 11106306.2段落樣式 11288786.2.1段落對(duì)齊 11224736.2.2段落間距 11187686.2.3首行縮進(jìn) 11108826.2.4段落編號(hào) 11107606.3頁(yè)面樣式 11135206.3.1頁(yè)邊距 11246686.3.2頁(yè)眉和頁(yè)腳 115726.3.3分頁(yè) 11221476.3.4分節(jié) 11301236.3.5頁(yè)面背景 12100296.3.6頁(yè)面邊框 1231970第七章文檔引用與注釋 12142087.1引用規(guī)范 1295077.1.1引用原則 12209227.1.2引用格式 12168057.1.3引用注意事項(xiàng) 12200337.2注釋規(guī)范 1269147.2.1注釋類(lèi)型 1215207.2.2注釋格式 1258327.2.3注釋注意事項(xiàng) 13245247.3參考文獻(xiàn) 13202第八章文檔審閱與修改 1375808.1審閱流程 13112548.1.1提交審閱 13260938.1.2接收審閱 1337518.1.3提出修改意見(jiàn) 14162668.1.4修改與反饋 14242808.2修改原則 1444748.2.1保持原文檔結(jié)構(gòu) 1452838.2.2保持原文檔風(fēng)格 1451028.2.3嚴(yán)謹(jǐn)性 14117518.2.4規(guī)范性 14168588.3修訂記錄 149241第九章文檔保存與備份 1461489.1文件格式 14198399.1.1選擇標(biāo)準(zhǔn)格式 1455769.1.2特殊格式要求 15280129.2文件命名 15217489.2.1命名規(guī)則 1549179.2.2命名示例 15310619.3備份策略 1597209.3.1備份方式 15322489.3.2備份頻率 15111159.3.3備份注意事項(xiàng) 1621804第十章電子文檔管理 16263310.1文檔歸檔 161478410.1.1歸檔范圍 161974610.1.2歸檔流程 161717810.1.3歸檔要求 162061910.2文檔權(quán)限 17693410.2.1權(quán)限設(shè)置 172459110.2.2權(quán)限管理 172759810.3文檔安全與保密 17800210.3.1安全防護(hù) 17326210.3.2保密措施 17第一章總則1.1編寫(xiě)目的本電子文檔編輯規(guī)范作業(yè)指導(dǎo)書(shū)旨在為電子文檔的編寫(xiě)、編輯及管理人員提供一套統(tǒng)一、規(guī)范的操作準(zhǔn)則，保證電子文檔的質(zhì)量和格式達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求，提高工作效率，降低錯(cuò)誤率。1.2適用范圍本指導(dǎo)書(shū)適用于公司內(nèi)部所有電子文檔的編寫(xiě)、編輯及管理人員，包括但不限于技術(shù)文檔、管理文檔、報(bào)告、表格等。本指導(dǎo)書(shū)亦適用于公司外部合作伙伴在協(xié)同工作中需遵循的電子文檔編輯規(guī)范。1.3術(shù)語(yǔ)和定義1.3.1電子文檔：指以電子形式存儲(chǔ)、傳輸和處理的文字、表格、圖形、圖像、聲音等各種信息的集合。1.3.2文檔編寫(xiě)：指對(duì)電子文檔內(nèi)容的撰寫(xiě)、編排、校對(duì)等過(guò)程。1.3.3文檔編輯：指對(duì)電子文檔的格式調(diào)整、排版、修改等過(guò)程。1.3.4文檔審核：指對(duì)電子文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性進(jìn)行審查的過(guò)程。1.3.5文檔發(fā)布：指將經(jīng)過(guò)審核的電子文檔正式發(fā)布，供相關(guān)人員使用的過(guò)程。1.3.6文檔版本控制：指對(duì)電子文檔版本進(jìn)行管理，保證文檔在修改過(guò)程中保持有序、可追溯的過(guò)程。1.3.7文檔加密：指對(duì)敏感或重要電子文檔進(jìn)行加密處理，保證信息安全性。1.3.8文檔備份：指對(duì)電子文檔進(jìn)行定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。第二章文檔編輯基本要求2.1文檔格式2.1.1文檔類(lèi)型電子文檔應(yīng)采用通用格式，如MicrosoftWord（.doc或.docx）、AdobePDF等，以保證文檔在不同操作系統(tǒng)和軟件中具有良好的兼容性。2.1.2文檔結(jié)構(gòu)文檔應(yīng)包含以下基本結(jié)構(gòu)：封面、目錄、正文、附件（如有）。封面應(yīng)包括文檔標(biāo)題、版本號(hào)、編寫(xiě)人、審核人、批準(zhǔn)人等信息；目錄應(yīng)清晰展示文檔結(jié)構(gòu)，方便讀者快速定位；正文部分應(yīng)按照章節(jié)劃分，層次分明；附件部分包括與正文相關(guān)的補(bǔ)充材料。2.1.3頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面設(shè)置為A4紙型，縱向排列，紙張邊距為標(biāo)準(zhǔn)邊距。頁(yè)眉應(yīng)包含文檔標(biāo)題和頁(yè)碼，頁(yè)腳可不設(shè)置。2.2字體和字號(hào)2.2.1字體正文部分應(yīng)使用宋體或微軟雅黑字體，標(biāo)題部分可使用黑體。特殊要求除外，如表格、注釋等。2.2.2字號(hào)文檔標(biāo)題字號(hào)為小二號(hào)，一級(jí)標(biāo)題字號(hào)為小三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題字號(hào)為中四號(hào)，三級(jí)標(biāo)題字號(hào)為小四號(hào)，正文部分字號(hào)為五號(hào)。特殊要求除外，如表格、注釋等。2.3行間距與段落間距2.3.1行間距正文部分行間距為單倍，標(biāo)題部分行間距為1.5倍。特殊要求除外，如表格、注釋等。2.3.2段落間距段落間距設(shè)置為段前0.5行，段后0.5行。標(biāo)題部分段落間距可適當(dāng)調(diào)整，以保持文檔整潔美觀。2.3.3對(duì)齊方式正文部分采用兩端對(duì)齊，標(biāo)題部分采用居中對(duì)齊。特殊要求除外，如表格、注釋等。2.3.4縮進(jìn)正文部分首行縮進(jìn)2字符，標(biāo)題部分無(wú)需縮進(jìn)。特殊要求除外，如表格、注釋等。第三章文檔結(jié)構(gòu)規(guī)范3.1標(biāo)題層級(jí)3.1.1標(biāo)題層級(jí)定義標(biāo)題層級(jí)是指文檔中標(biāo)題的級(jí)別順序，用于明確文檔結(jié)構(gòu)的層次性和邏輯性。本文檔采用以下標(biāo)題層級(jí)：一級(jí)黑體，字號(hào)18號(hào)，加粗，行間距1.5倍二級(jí)黑體，字號(hào)16號(hào)，加粗，行間距1.5倍三級(jí)黑體，字號(hào)14號(hào)，加粗，行間距1.5倍四級(jí)黑體，字號(hào)12號(hào)，加粗，行間距1.5倍3.1.2標(biāo)題層級(jí)使用規(guī)范（1）一級(jí)用于表示文檔的章節(jié)標(biāo)題，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，概括本章內(nèi)容。（2）二級(jí)用于表示章節(jié)內(nèi)的小節(jié)標(biāo)題，應(yīng)具體明確，反映小節(jié)主題。（3）三級(jí)用于表示小節(jié)內(nèi)的子標(biāo)題，應(yīng)詳細(xì)描述，突出重點(diǎn)。（4）四級(jí)用于表示子標(biāo)題下的具體內(nèi)容，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于閱讀。3.2目錄設(shè)置3.2.1目錄格式目錄應(yīng)位于文檔首頁(yè)，采用以下格式：一級(jí)黑體，字號(hào)16號(hào)，加粗，行間距1.5倍二級(jí)宋體，字號(hào)12號(hào)，不加粗，行間距1.5倍三級(jí)宋體，字號(hào)12號(hào)，不加粗，行間距1.5倍3.2.2目錄內(nèi)容目錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）文檔名稱(chēng)（2）章節(jié)標(biāo)題（3）小節(jié)標(biāo)題（4）子標(biāo)題（5）附件（如有）3.2.3目錄使用Word等文本編輯軟件自動(dòng)目錄，保證目錄與文檔內(nèi)容同步更新。3.3頁(yè)眉頁(yè)腳3.3.1頁(yè)眉設(shè)置（1）頁(yè)眉內(nèi)容：文檔名稱(chēng)、章節(jié)標(biāo)題、頁(yè)碼（2）頁(yè)眉字體：宋體，字號(hào)10號(hào)（3）頁(yè)眉行間距：?jiǎn)伪缎芯啵?）頁(yè)眉邊距：上邊距2厘米，下邊距1.5厘米3.3.2頁(yè)腳設(shè)置（1）頁(yè)腳內(nèi)容：頁(yè)碼（2）頁(yè)腳字體：宋體，字號(hào)10號(hào)（3）頁(yè)腳行間距：?jiǎn)伪缎芯啵?）頁(yè)腳邊距：上邊距1.5厘米，下邊距1厘米3.3.3頁(yè)眉頁(yè)腳使用規(guī)范（1）頁(yè)眉頁(yè)腳內(nèi)容應(yīng)保持統(tǒng)一，不得隨意更改。（2）頁(yè)眉頁(yè)腳中的頁(yè)碼應(yīng)與文檔實(shí)際頁(yè)數(shù)相符。（3）頁(yè)眉頁(yè)腳中的字體、字號(hào)、行間距、邊距等參數(shù)應(yīng)遵循本節(jié)規(guī)定。第四章頁(yè)面布局4.1頁(yè)邊距4.1.1定義頁(yè)邊距是指文檔頁(yè)面中文字與頁(yè)面邊緣之間的距離。合理設(shè)置頁(yè)邊距可以提高文檔的整體美觀性和閱讀體驗(yàn)。4.1.2設(shè)置要求（1）一般情況下，頁(yè)邊距設(shè)置為上、下、左、右均為2.54厘米（即1英寸）；（2）特殊情況下，如學(xué)術(shù)論文或官方文檔，可根據(jù)實(shí)際要求調(diào)整頁(yè)邊距；（3）頁(yè)邊距的設(shè)置應(yīng)保持一致，避免在同一文檔中出現(xiàn)多種頁(yè)邊距。4.1.3設(shè)置方法在文檔編輯軟件中，通過(guò)以下步驟設(shè)置頁(yè)邊距：（1）打開(kāi)“頁(yè)面布局”菜單；（2）選擇“頁(yè)邊距”選項(xiàng)；（3）在彈出的頁(yè)邊距設(shè)置窗口中，輸入所需的上、下、左、右頁(yè)邊距數(shù)值；（4）“確定”按鈕，完成設(shè)置。4.2分頁(yè)與分節(jié)4.2.1定義分頁(yè)是指將文檔內(nèi)容分為多個(gè)頁(yè)面；分節(jié)則是在文檔中設(shè)置不同的編輯區(qū)域，以便分別編輯和排版。4.2.2分頁(yè)要求（1）在文檔內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)適當(dāng)分頁(yè)，避免單頁(yè)內(nèi)容過(guò)多；（2）分頁(yè)時(shí)，應(yīng)保持頁(yè)面布局的一致性；（3）分頁(yè)符應(yīng)設(shè)置在自然段落的末尾，避免將一個(gè)完整的段落分割到兩個(gè)頁(yè)面上。4.2.3分節(jié)要求（1）在文檔結(jié)構(gòu)較復(fù)雜時(shí)，可通過(guò)分節(jié)實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域的獨(dú)立編輯；（2）分節(jié)符應(yīng)設(shè)置在章節(jié)標(biāo)題或重要內(nèi)容之前；（3）分節(jié)后，可以重新設(shè)置頁(yè)邊距、頁(yè)眉、頁(yè)腳等頁(yè)面布局元素。4.2.4設(shè)置方法（1）分頁(yè)：在文檔編輯軟件中，通過(guò)以下步驟插入分頁(yè)符：a.將光標(biāo)定位在需要分頁(yè)的位置；b.“插入”菜單；c.選擇“分頁(yè)”選項(xiàng)，即可插入分頁(yè)符。（2）分節(jié)：在文檔編輯軟件中，通過(guò)以下步驟插入分節(jié)符：a.將光標(biāo)定位在需要分節(jié)的位置；b.“頁(yè)面布局”菜單；c.選擇“分節(jié)”選項(xiàng)，在彈出的下拉菜單中選擇所需的分節(jié)類(lèi)型；d.“確定”按鈕，完成分節(jié)設(shè)置。4.3頁(yè)面背景4.3.1定義頁(yè)面背景是指文檔頁(yè)面的背景圖案或顏色。合理設(shè)置頁(yè)面背景可以提高文檔的視覺(jué)效果。4.3.2設(shè)置要求（1）頁(yè)面背景應(yīng)簡(jiǎn)潔大方，避免過(guò)于復(fù)雜；（2）背景顏色或圖案應(yīng)與文檔內(nèi)容相協(xié)調(diào)；（3）頁(yè)面背景設(shè)置后，應(yīng)保證文字內(nèi)容清晰可見(jiàn)。4.3.3設(shè)置方法在文檔編輯軟件中，通過(guò)以下步驟設(shè)置頁(yè)面背景：（1）打開(kāi)“頁(yè)面布局”菜單；（2）選擇“頁(yè)面顏色”選項(xiàng)；（3）在彈出的顏色選擇窗口中，選擇所需的背景顏色或圖案；（4）“確定”按鈕，完成頁(yè)面背景設(shè)置。第五章圖表與插圖5.1圖表規(guī)范5.1.1圖表類(lèi)型選擇圖表類(lèi)型應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)和表達(dá)需求進(jìn)行選擇。常見(jiàn)的圖表類(lèi)型包括柱狀圖、折線(xiàn)圖、餅圖、散點(diǎn)圖等。選擇圖表類(lèi)型時(shí)，應(yīng)保證圖表能夠直觀、準(zhǔn)確地呈現(xiàn)數(shù)據(jù)信息。5.1.2圖表布局圖表布局應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免過(guò)多冗余元素。圖表標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠概括圖表內(nèi)容。圖表中的文字、數(shù)字、符號(hào)等應(yīng)清晰可讀，字號(hào)適中。圖表背景應(yīng)保持一致，避免出現(xiàn)雜亂無(wú)章的現(xiàn)象。5.1.3圖表尺寸圖表尺寸應(yīng)根據(jù)版面大小和內(nèi)容需要進(jìn)行調(diào)整。在保證清晰度的基礎(chǔ)上，盡量減小圖表尺寸，以節(jié)省版面空間。5.1.4圖表顏色圖表顏色應(yīng)遵循簡(jiǎn)潔、清晰、協(xié)調(diào)的原則。同一圖表中，不同顏色應(yīng)具有明顯的區(qū)分度。顏色搭配應(yīng)遵循色彩學(xué)原理，避免出現(xiàn)刺眼、不和諧的現(xiàn)象。5.2插圖規(guī)范5.2.1插圖類(lèi)型選擇插圖類(lèi)型應(yīng)根據(jù)內(nèi)容需求和版面設(shè)計(jì)進(jìn)行選擇。常見(jiàn)的插圖類(lèi)型包括照片、示意圖、漫畫(huà)、圖標(biāo)等。選擇插圖時(shí)，應(yīng)保證插圖與內(nèi)容緊密相關(guān)，具有較好的視覺(jué)效果。5.2.2插圖布局插圖布局應(yīng)遵循整體協(xié)調(diào)、美觀的原則。插圖應(yīng)與文字內(nèi)容緊密結(jié)合，形成有機(jī)的整體。插圖的擺放位置應(yīng)適當(dāng)，避免影響閱讀。5.2.3插圖尺寸插圖尺寸應(yīng)根據(jù)版面大小和內(nèi)容需要進(jìn)行調(diào)整。在保證清晰度的基礎(chǔ)上，盡量減小插圖尺寸，以節(jié)省版面空間。5.2.4插圖顏色插圖顏色應(yīng)與整體設(shè)計(jì)風(fēng)格保持一致。同一版面中，不同插圖的色彩應(yīng)協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)刺眼、不和諧的現(xiàn)象。5.3圖表與文字的關(guān)系5.3.1圖表與文字的相互補(bǔ)充圖表與文字在表達(dá)信息時(shí)具有相互補(bǔ)充的作用。文字描述可以詳細(xì)闡述圖表中的數(shù)據(jù)信息，而圖表則可以直觀地展示數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)。在編寫(xiě)文檔時(shí)，應(yīng)注重圖表與文字的相互配合，提高信息傳遞的效率。5.3.2圖表與文字的協(xié)調(diào)圖表與文字在風(fēng)格、顏色、字號(hào)等方面應(yīng)保持協(xié)調(diào)。在排版時(shí)，應(yīng)注意圖表與文字的間距，避免出現(xiàn)擁擠或空白過(guò)多的現(xiàn)象。5.3.3圖表與文字的引導(dǎo)作用圖表與文字在文檔中應(yīng)起到引導(dǎo)讀者閱讀的作用。通過(guò)合理的布局和設(shè)計(jì)，使讀者能夠輕松地理解文檔內(nèi)容，提高閱讀體驗(yàn)。第六章文檔排版6.1字符樣式6.1.1字體選擇文檔中應(yīng)統(tǒng)一使用規(guī)定的字體，正文通常采用宋體或微軟雅黑，標(biāo)題可根據(jù)需要選用黑體或楷體。特殊情況下，如代碼或外文，可使用等線(xiàn)或Consolas等字體。6.1.2字號(hào)設(shè)置正文部分一般采用小四號(hào)字體，標(biāo)題應(yīng)根據(jù)級(jí)別采用相應(yīng)字號(hào)，一級(jí)標(biāo)題可使用小二號(hào)字體，二級(jí)標(biāo)題可使用小三號(hào)字體，以此類(lèi)推。6.1.3字符間距正文部分字符間距設(shè)置為標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)題部分可根據(jù)需要適當(dāng)加大字符間距，以突出標(biāo)題的重要性。6.1.4字體顏色正文部分通常使用黑色字體，標(biāo)題部分可根據(jù)文檔要求使用藍(lán)色、紅色或其他顏色，以區(qū)分不同級(jí)別的標(biāo)題。6.2段落樣式6.2.1段落對(duì)齊正文部分采用兩端對(duì)齊，標(biāo)題部分可根據(jù)需要采用居中對(duì)齊或左對(duì)齊。6.2.2段落間距正文部分段落間距設(shè)置為1.5倍行距，標(biāo)題部分段落間距可適當(dāng)加大，以突出標(biāo)題。6.2.3首行縮進(jìn)正文部分首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，標(biāo)題部分無(wú)需首行縮進(jìn)。6.2.4段落編號(hào)文檔中如有需要，可在段落前添加編號(hào)，編號(hào)格式應(yīng)根據(jù)文檔要求統(tǒng)一設(shè)置。6.3頁(yè)面樣式6.3.1頁(yè)邊距文檔頁(yè)邊距設(shè)置為：上邊距2.54厘米，下邊距2.54厘米，左邊距3.17厘米，右邊距3.17厘米。6.3.2頁(yè)眉和頁(yè)腳頁(yè)眉和頁(yè)腳應(yīng)統(tǒng)一設(shè)置，包括頁(yè)碼、公司名稱(chēng)、日期等信息。頁(yè)碼通常放置在頁(yè)腳部分，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，居中對(duì)齊。6.3.3分頁(yè)文檔中根據(jù)內(nèi)容需要設(shè)置分頁(yè)，分頁(yè)應(yīng)保持整齊、美觀，避免出現(xiàn)孤行、孤字現(xiàn)象。6.3.4分節(jié)文檔中如有需要，可根據(jù)內(nèi)容設(shè)置分節(jié)，分節(jié)符應(yīng)放置在章節(jié)標(biāo)題之前，保證章節(jié)標(biāo)題位于新的一頁(yè)。6.3.5頁(yè)面背景頁(yè)面背景可根據(jù)公司文化或文檔要求設(shè)置，通常使用白色背景，特殊情況下可使用淡色背景或公司LOGO作為頁(yè)面背景。6.3.6頁(yè)面邊框頁(yè)面邊框可根據(jù)文檔要求設(shè)置，通常不設(shè)置邊框，特殊情況下可使用細(xì)線(xiàn)邊框，以增加文檔的美觀度。第七章文檔引用與注釋7.1引用規(guī)范7.1.1引用原則在撰寫(xiě)電子文檔時(shí)，引用應(yīng)遵循準(zhǔn)確性、規(guī)范性和簡(jiǎn)潔性原則。引用內(nèi)容應(yīng)保證來(lái)源可靠，真實(shí)有效。7.1.2引用格式引用格式應(yīng)符合以下要求：（1）文字引用：對(duì)于文字引用，應(yīng)使用引號(hào)標(biāo)明引用部分，并在引號(hào)后注明作者、篇名、出版日期等信息。例如：“在《電子文檔編輯規(guī)范》一文中，作者指出：‘電子文檔的準(zhǔn)確性’（，2019）?！保?）圖片引用：對(duì)于圖片引用，應(yīng)在圖片下方注明作者、作品名稱(chēng)、出版日期等信息。例如：“圖71：電子文檔編輯流程（，2020）”。7.1.3引用注意事項(xiàng)（1）保證引用內(nèi)容與文檔主題相關(guān)，避免引用無(wú)效或無(wú)關(guān)信息。（2）避免過(guò)度引用，保持文檔的獨(dú)立性和完整性。（3）尊重原作者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不得篡改引用內(nèi)容。7.2注釋規(guī)范7.2.1注釋類(lèi)型注釋分為腳注和尾注兩種類(lèi)型。腳注位于頁(yè)面底部，尾注位于文檔末尾。7.2.2注釋格式注釋格式應(yīng)符合以下要求：（1）腳注：使用數(shù)字編號(hào)，編號(hào)順序從1開(kāi)始，依次遞增。注釋內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，與文檔內(nèi)容緊密相關(guān)。（2）尾注：使用數(shù)字編號(hào)，編號(hào)順序從1開(kāi)始，依次遞增。注釋內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)，包括作者、篇名、出版日期等信息。7.2.3注釋注意事項(xiàng)（1）保證注釋內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，有助于讀者理解文檔。（2）避免在注釋中引入新的論述，保持注釋的簡(jiǎn)潔性。（3）對(duì)于涉及敏感信息的注釋?zhuān)瑧?yīng)謹(jǐn)慎處理，保證符合相關(guān)法律法規(guī)。7.3參考文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)是指在撰寫(xiě)文檔過(guò)程中引用的相關(guān)文獻(xiàn)資料。參考文獻(xiàn)應(yīng)按照以下格式排列：[序號(hào)]作者.書(shū)名[M].出版地：出版社，出版年.[序號(hào)]作者.論文標(biāo)題[J].刊物名稱(chēng)，出版年，期數(shù)：起始頁(yè)結(jié)束頁(yè).[序號(hào)]作者.文獻(xiàn)名稱(chēng)[N].報(bào)刊名稱(chēng)，出版日期（版次）.[序號(hào)]作者.文獻(xiàn)名稱(chēng)[EB/OL].[日期].網(wǎng)址.例如：[1].電子文檔編輯規(guī)范[M].北京：清華大學(xué)出版社，（2019）[2].電子文檔處理技術(shù)研究[J].計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)，2020，10：（100105）[3].電子文檔發(fā)展趨勢(shì)[N].人民日?qǐng)?bào)，20210101（3）.[4]趙六.電子文檔安全策略研究[EB/OL].[20210228].://example..第八章文檔審閱與修改8.1審閱流程8.1.1提交審閱文檔編寫(xiě)完成后，編寫(xiě)人應(yīng)將電子文檔提交至審閱人。提交時(shí)，需保證文檔格式、排版符合相關(guān)規(guī)定，附件齊全。8.1.2接收審閱審閱人接收文檔后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審閱。審閱過(guò)程中，應(yīng)關(guān)注以下方面：（1）文檔內(nèi)容是否符合項(xiàng)目要求、技術(shù)規(guī)范和相關(guān)規(guī)定；（2）文檔結(jié)構(gòu)是否清晰，邏輯是否嚴(yán)密；（3）文檔語(yǔ)言是否規(guī)范，表達(dá)是否準(zhǔn)確；（4）文檔中的數(shù)據(jù)、圖表等是否準(zhǔn)確無(wú)誤；（5）文檔格式、排版是否符合要求。8.1.3提出修改意見(jiàn)審閱人應(yīng)在審閱完成后，向編寫(xiě)人提出書(shū)面修改意見(jiàn)。修改意見(jiàn)應(yīng)具體、明確，便于編寫(xiě)人理解并采納。8.1.4修改與反饋編寫(xiě)人根據(jù)審閱意見(jiàn)進(jìn)行修改，修改完成后，將修改后的文檔再次提交給審閱人。審閱人應(yīng)對(duì)修改情況進(jìn)行核實(shí)，保證修改到位。8.2修改原則8.2.1保持原文檔結(jié)構(gòu)修改過(guò)程中，應(yīng)盡量保持原文檔的結(jié)構(gòu)，避免大幅調(diào)整。如需調(diào)整結(jié)構(gòu)，應(yīng)保證修改后的結(jié)構(gòu)更加合理、清晰。8.2.2保持原文檔風(fēng)格修改過(guò)程中，應(yīng)盡量保持原文檔的語(yǔ)言風(fēng)格、表達(dá)方式，保證文檔的一致性。8.2.3嚴(yán)謹(jǐn)性修改后的文檔應(yīng)具備嚴(yán)謹(jǐn)性，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)密，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏。8.2.4規(guī)范性修改后的文檔應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范，包括格式、排版、語(yǔ)言等方面。8.3修訂記錄以下為文檔修訂記錄：修訂日期修訂人修訂內(nèi)容備注20210601修改第2章部分內(nèi)容，增加示例審閱人：20210605核實(shí)修改情況，確認(rèn)修改到位無(wú)第九章文檔保存與備份9.1文件格式9.1.1選擇標(biāo)準(zhǔn)格式文檔應(yīng)采用國(guó)際通用的文件格式，以保證兼容性和長(zhǎng)期可訪(fǎng)問(wèn)性。常用的標(biāo)準(zhǔn)格式包括：文本文件：.txt（純文本）表格文件：.xlsx（MicrosoftExcel）、.csv（逗號(hào)分隔值）演示文件：.pptx（MicrosoftPowerPoint）圖像文件：.jpg、.png、.tif（無(wú)損壓縮格式）9.1.2特殊格式要求對(duì)于具有特殊要求的文件，如專(zhuān)業(yè)繪圖、音頻、視頻等，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求選擇合適的格式。同時(shí)應(yīng)保證格式符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。9.2文件命名9.2.1命名規(guī)則文件命名應(yīng)遵循以下規(guī)則：采用簡(jiǎn)潔、明確的命名方式，便于識(shí)別和查找；使用字母、數(shù)字、下劃線(xiàn)等字符，不使用特殊字符和空格；避免使用易混淆的命名，如“文檔1”與“文檔_1”；對(duì)于系列文件，應(yīng)在文件名中加入序號(hào)，如“項(xiàng)目報(bào)告_v1”、“項(xiàng)目報(bào)告_v2”。9.2.2命名示例以下為文件命名示例：“2023年度銷(xiāo)售報(bào)告”“產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)_v1.0”“合同_2023_01_01”9.3備份策略9.3.1備份方式備份方式包括以下幾種：本地備份：將文件復(fù)制至本地硬盤(pán)、U盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)；網(wǎng)絡(luò)備份：將文件至網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間，如云盤(pán)、企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器等；異地備份：將文件復(fù)制至不同地點(diǎn)的存儲(chǔ)設(shè)備，以應(yīng)對(duì)地域性災(zāi)害。9.3.2備份頻率備份頻率應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和更