文獻資料管理制度

文獻資料管理制度1.總則為了規(guī)范醫(yī)院內(nèi)文獻資料的管理，提高文獻資料的利用效率和保障信息安全，訂立本文獻資料管理制度。2.文獻資料的定義文獻資料包含醫(yī)學(xué)期刊、學(xué)術(shù)論文、會議論文、研究報告、學(xué)術(shù)講座紀要等與醫(yī)院業(yè)務(wù)相關(guān)的書籍、文件以及電子版的學(xué)術(shù)資料。3.文獻資料的收集與訂購3.1醫(yī)院應(yīng)設(shè)立文獻資料采購特地委員會負責文獻資料采購工作，委員會由醫(yī)院管理負責人、相關(guān)科室負責人、圖書館館長等成員構(gòu)成。3.2文獻資料的采購應(yīng)依據(jù)醫(yī)院的學(xué)科特點和業(yè)務(wù)需求訂立采購計劃，并通過招標、詢價等方式選擇供應(yīng)商。3.3采購的文獻資料應(yīng)與供應(yīng)商簽訂正式合同，并建立相應(yīng)的檔案管理制度，確保合同的履行和資料的安全。4.文獻資料的分類與編目4.1文獻資料應(yīng)依據(jù)內(nèi)容和形式進行分類，包含但不限于學(xué)術(shù)期刊、學(xué)術(shù)論文、研究報告等。4.2文獻資料應(yīng)依照肯定的編目規(guī)定進行編目，包含但不限于題名、作者、來源、主題、關(guān)鍵詞等信息的記錄。4.3編目應(yīng)采用統(tǒng)一的標準，確保資料的檢索和利用的便捷性。5.文獻資料的存儲與保管5.1醫(yī)院應(yīng)設(shè)立特地的文獻資料室或圖書館，統(tǒng)一存放管理文獻資料。5.2文獻資料室應(yīng)具備必需的防火、防潮、防塵等設(shè)施，確保文獻資料的安全和完整性。5.3文獻資料應(yīng)依照分類編目的原則，有序地存放在書架上，并定期進行整理和清點。5.4對于寶貴文獻資料，應(yīng)采取特殊的保護措施，如建立特地的保險柜或采取數(shù)字化備份等方式。6.文獻資料的借閱與使用6.1醫(yī)院內(nèi)部的工作人員可憑借工作證件在指定的時間和地方借閱文獻資料。6.2借閱文獻資料應(yīng)填寫借閱登記表，并保證定時歸還。6.3借閱期限為普通借閱30天，如需續(xù)借，應(yīng)提前一周申請，最多可續(xù)借一次。6.4對于限借文獻資料或特殊權(quán)限的文獻資料，需經(jīng)過相關(guān)部門或文獻資料室負責人批準。6.5使用文獻資料應(yīng)注意保護資料的完整性，不得隨便涂寫、撕毀或亂放。6.6對于需要外借的文獻資料，應(yīng)與借方機構(gòu)簽訂借書合同，并訂立相關(guān)的外借管理制度。7.文獻資料的更新與淘汰7.1醫(yī)院應(yīng)定期對文獻資料進行更新和淘汰。7.2更新工作應(yīng)由文獻資料室負責，依據(jù)資料的使用情況和時效性進行更新。7.3對于過時、損壞或無用的文獻資料，應(yīng)依據(jù)規(guī)定的流程進行淘汰和銷毀，確保信息安全。8.文獻資料的安全管理8.1文獻資料室應(yīng)建立嚴格的出入管理制度，只允許工作人員進入。8.2文獻資料室內(nèi)不得攜帶易燃、易爆、有毒物品，嚴禁吸煙和使用明火。8.3文獻資料室應(yīng)配備安全監(jiān)控系統(tǒng)，確保資料的安全和防止偷竊等事件的發(fā)生。8.4離職人員應(yīng)依照規(guī)定的流程交還借閱的文獻資料，并清理個人在文獻資料室的信息記錄。9.文獻資料的培訓(xùn)與推廣9.1醫(yī)院應(yīng)定期組織相關(guān)人員進行文獻管理知識的培訓(xùn)，提高工作人員對文獻資料管理的認得和水平。9.2醫(yī)院應(yīng)在定期會議、內(nèi)部刊物等渠道宣傳文獻資料的緊要性和使用方法，鼓舞工作人員樂觀利用文獻資料進行學(xué)術(shù)溝通和研究。10.責任追究對于違反本制度的行為，將依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)的紀律處分，并承當相應(yīng)的法律責任