《接待手冊》編制模板

中阿博覽會《接待手冊》編制模板及接待

工作實操模板

中阿博覽會《接待手冊》編制模板

一、封面

中阿博覽會《接待手冊》封面由執(zhí)委會接待二部統(tǒng)一設

計，統(tǒng)一供應制作文件。規(guī)格：140X100mm。

二、扉頁

（一）國外省部級團打印“熱情歡迎XX國XX部（省、

市、自治區(qū)）XXX（姓名、職務）一行出席中阿博覽會”字

樣。

（二）國內省部級團打印“熱情歡迎XX部（省、市、

自治區(qū)）XXX（姓名、熾務）一行出席中阿博覽會指導工作”

字樣。

（二）其它團組打印“熱情歡迎XX（單位名稱）代表

團出席中阿博覽會”字樣。

三、書目

（一）日程支配

（二）嘉賓名單

（三）陪伴名單

（四）工作人員

（五）寧夏區(qū)情簡介

（六）考察園區(qū)介紹

（七）會議期間氣象信息

四、內容要求

（一）日程支配

接待單位依據代表團參與活動狀況編排，從接站起先至

送站結束。包括各項活動乘車、就餐、參觀考察等支配。

（二）嘉賓名單

包括姓名、單位、職務、聯絡員聯系方式、詳細住宿賓

館與房號。

（三）陪伴名單

包括姓名、單位、職務。省部級（含副職）代表團支配

活動同時注明自治區(qū)陪伴領導。

（四）工作人員

包括姓名、單位、職務、聯系電話、接待分工等。

（五）寧夏區(qū)情簡介

由接待二部統(tǒng)一供應。

（六）考察點介紹

大會確定銀川濱河新區(qū)、銀川閱海灣中心商務區(qū)、寧東

能源化工基地、銀川綜合保稅區(qū)、中國（吳忠）清真食品穆

斯林用品產業(yè)園、寧夏沙坡頭旅游經濟開發(fā)試驗區(qū)、石嘴山

陸港經濟區(qū)、固原經濟技術開發(fā)區(qū)8個功能園區(qū)供參會嘉賓

選擇參觀考察，介紹材料由接待二部統(tǒng)一供應。

（七）會議期間氣象信息

請與寧夏氣象服務中心聯系，電話：5017902c

五、其他

（一）上述內容為《接待手冊》基本內容，各對口接待

單位可依據接待任務實際增加內容。

（二）封面設計制作文件、寧夏區(qū)情簡介、考察園區(qū)介

紹、天氣預報等資料請從中阿博覽會官方網站一〃資訊中

心〃一“資料下載”欄下載。（官網地址：casetf.org）0

（三）接待國外代表團須制作英文版《接待手冊》。

附：XX代表團接待工作實操模板

一、代表團成員

團長：Mr.JX國貿工部部長手機155XXXXXXXX

成員：Mr.liX國貿工部部長助理

AbdullahX國貿工部部合作司司長

Ham11duleX國貿工部合作司

SaffetX國貿工部秘書手機

二、對口接待工作小組

組長：王AK廳廳長手機189XXXXXXXX

成員：殷XXK廳辦公室主任手機138XXXXXXXX

張XXK廳辦公室副主任手機137XXXXXXXX

馬XXK廳國際合作處副處長手機

139XXXXXXXX

陳XXK廳辦公室主任科員手機

182XXXXXXXX

周秘書K廳辦公室秘書手機

152XXXXXXXX

三、聯絡員

代表團：Saffet手機

接待單位：張XX手機137XXXXXXXX

四、車輛支配

車型車牌號駕駛員聯系方式乘車人員

130XXXXXX團長、陪伴領導

轎車寧A0N91李XX

馬XX（翻譯）

代表及其他工作

中巴車寧A0L32王XX152XXXXXX

人員

五、接待操作流程

9月14日（星期六）

1、全體接待人員著正裝在XXX集中（張XX）

2、檢查車輛衛(wèi)生、貼車貼（陳XX、李XX、王XX）

3、5箱純凈水裝車【陳XX、李XX、王XX）

12：004、發(fā)放工作人員證件、車輛通行證及駕駛員手套（張XX）

5、打算嘉賓證、接待手冊，并分裝信封，標明姓名（張XX、陳XX）

6、打算接站牌（陳XX）

7、通知周秘書集合及動身時間（張XX）

1、赴凱賓斯基酒店

2、協調領取房卡（張XX、殷XX）

12:203、檢查房間內設施及衛(wèi)生XXXXX（張XX、殷XX、陳XX）

4、聯系駕駛員，確認動身時間（張XX）

5、聯系周秘書，確定些伴領導動身時間（張XX）

1、全體人員赴機場

12:502、提前與機場聯系CA1219航班是否正點起飛、到達（張XX）

機場問訊6912218

接待人員在機場大廳等候迎接客人

13:50a.馬XX、殷XX、張XX負責在接機口引領客人

b.陳XX舉接站牌在接機大廳適當位置等候并清點人數

1、客人抵達，陪伴領導歡迎代表團，禮儀向團長獻花

2、依據以上支配迎接并引領客人在大廳集中

14:203、清點人數（殷XX、陳XX）

4、通知車輛就位（張XX）

5、引領客人乘車（殷XX、陳XX、馬XX）

1、返回酒店

15:002、途中向客人介紹陪伴、接待人員及當晚活動支配（馬XX）

3、向客人分發(fā)接待手冊及嘉賓證，同時收取護照（陳XX、張XX）

1、抵達酒店

16:002、辦理入住手續(xù)（張XX、陳XX）

3、再次告知客人晚餐及觀看文藝演出活動（馬XX、張XX）

18:30晚餐

1、通知車輛就位（張XX）

19:30

2、在大廳等候客人并引領乘車（馬XX、殷XX、陳XX）

1、動身赴人民會堂

19:402、向客人介紹演出時間、結束后接應及乘車地點（馬XX、張XX）

3、引領客人至指定位置就座（馬XX、張XX、殷XX、陳XX）

20:00觀看演出

1、通知車輛就位（張XX）

21:302、引領客人乘車（馬XX、張XX、殷XX、陳XX）

3、返回酒店，告知次日早餐用餐地點剛好間

21:50接待人員小結

9月15日（星期日）

1、通知車輛就位（張XX）

08:002、檢查車輛衛(wèi)生（陳XX）

1、在大廳等候客人并引領集中（殷XX、馬XX、張XX）

08:252、清點人數（殷XX、馬XX）

3、退還客人護照（張XX、陳XX）

1、通知車輛就位

08:452、引領客人乘車（殷XX、馬XX、陳XX）

1、動身赴悅海賓館

2、向客人介紹當日活動支配（馬XX、張XX）

09:003、向客人講解開幕式區(qū)域及座位支配（張XX、馬XX）

4、南門入口引領客人至劃定區(qū)域就座（色調區(qū)分）

（馬XX、殷XX、張XX、陳XX）

09:30開幕式

1、引領客人至南門廣場停車處，并在此集中（殷XX、張XX、馬XX、陳XX）

2、如車輛停放位置便利，向客人發(fā)放純凈水（陳XX、張XX）

3、前往國際會展中心參觀展會

09:40a.張XX負責與會展中心聯系配備引導員

b.殷XX在代表團前部引領客人

c.張XX在代表團后部押尾、陳XX幫助清點人數

d.馬XX翻譯

1、通知車輛就位（張XX）

2、引領客人在會展中心北門集中并乘車（殷XX、馬XX、陳XX）

11:40

3、返回酒店

4、途中向客人介紹下午活動支配及中午用餐支配（馬XX、張XX）

1、通知車輛就位（張XX）

2、在大廳等候、清點人數并引領客人乘車【殷XX、馬XX、陳XX）

13:303、動身赴國際飯店

4、與會議聯絡員落實參會事宜（張XX）

5、向客人介紹會議支配、主題等（馬XX、張XX）

1、引領客人至會場內指定區(qū)域就座（馬XX、殷XX、張XX）

2、參與中阿國家中小企業(yè)合作論壇

14:00地點：國際飯店一樓多功能廳

3、一人在外等候協調車輛等（陳XX）

4、會議即將結束時通知車輛就位（張XX）

1、引領客人至停車位（馬XX、殷XX、張XX）

2、返回酒店

18:00

3、途中告知晚餐地點、開餐時間及次日活動支配（馬XX、張XX）

4、提示周秘書次日活動支配及集合時間（張XX）

18:30晚餐

20:00全體接待人員小結

9月16日（星期一）

1、通知車輛就位（張XX）

07:302、檢查車輛衛(wèi)生（陳XX）

3、補充配備純凈水（陳XX、李XX、王XX）

1、在大廳等候客人并引領集中（馬XX、殷XX、張XX）

08:00

2、清點人數（殷XX、陳XX）

1、赴悅海賓館

08:20

2、途中向客人介紹會議時間支配（馬XX、張XX）

1、引領團長至會場演講嘉賓席就座，其他代表在指定區(qū)域就坐

（馬XX、殷XX、張XX）

2、參與中阿國家農業(yè)合作論壇并發(fā)表主旨演講

08:40

地點：悅海賓館會議中心中心會場

3、一人在外留守協調車輛等事宜（陳XX）

4、會議即將結束時通知車輛就位（張XX）

1、引領客人乘車（馬XX、殷XX、張XX）

12:002、返回酒店

3、途中向客人介紹午餐地點、時間、下午活動支配（馬XX、張XX）

12:30午餐、午休（馬XX、殷XX、陳XX）

1、通知車輛就位（張XX）

14:302、在大廳等候客人、清點人數并引領集中【馬XX、殷XX、陳XX）

3、赴悅海中心CBD商務區(qū)參觀考察

4、途中聯系考察點聯絡員做好迎接打算（張XX）

1、引領客人至考察點，由考察點聯絡員引領按既定支配執(zhí)行

（馬XX、陳XX）

15:00

2、一人在外留守協調車輛等事宜（張XX）

3、考察即將結束時通知車輛就位（張XX）

1、返回酒店

18:002、提示客人晚餐用餐地點（馬XX、張XX）

3、提示周秘書次日活動支配及集合時間（張XX）

18:30晚餐

19:30接待人員小結

9月17日（星期二）

1、通知車輛就位（張XX）

07:302、檢查車輛衛(wèi)生（陳XX）

1、在大廳等候客人并引領集中（馬XX、股XX）

08:002、清點人數（殷XX、陳XX）

1、落實沙湖參觀門票簽單事（張XX）

2、落實英文或中文導游事（張XX）

08:303、引領客人參觀（張XX、殷XX、馬XX、陳XX）

4、落實訂餐、餐具支配狀況（張XX）

沙湖水鎮(zhèn)賀蘭山/p>

09:00參觀沙湖景區(qū).（張XX）

1、通知車輛老碼頭就位（張XX）

2、引領客人乘車（馬XX、張XX、殷XX、陳XX）

12:303、赴沙湖水鎮(zhèn)午餐

4、落實影視城參觀門票簽單事（張XX）

1、提前通知車輛就位，引領乘車（張XX）

2、前往影視城參觀巡游

13:30a.翻譯：馬XX

b.引領:殷XX、陳XX

1、引領客人參觀

14:002、即將結束前引導車輛就位（張XX）

1、乘車返回酒店換裝（馬XX、張XX、陳XX）

16:002、途中向客人介紹會見宴請時間及在大廳集合時間（殷XX、馬XX）

3、張XX前往國際飯店對接會見宴請支配

1、引領客人在大廳集中并乘車（馬XX、殷XX、陳XX）

2、赴國際飯店

17:003、途中通知張XX車輛動身及行車狀況（殷XX）

4、即將到達時再次通知張XX（殷XX）

1、自治區(qū)領導會見（翻譯：劉XX、馬XX）

17:302、落實宴會廳布置狀況（張XX）

3、支配工作人員用餐（殷XX）

18:00自治區(qū)領導宴請（翻譯：劉XX、馬XX）

1、落實宴會進展狀況并調度車輛（張XX）

2、提示工作人員提前結束用餐并就位（張XX、殷XX）

19:003、引領外賓乘車（馬XX、殷XX、陳XX）

4、國際飯店用餐簽單（張XX）

19:10返回酒店

19:30接待人員小結

9月18日（星期三）

1、通知車輛就位（張XX）

07:302、檢查車輛衛(wèi)生（陳XX）

1、在大廳等候客人并引領集中（馬XX、殷XX、陳XX）

2、清點人數（馬XX、陳XX）

07:403、提前與XXX單位聯系座談支配（張XX）

局長：137XXXXX齊琦：133XXXXXX

1、赴行政中心

08:402、途中介紹座談狀況剛好間支配（殷XX）

09:00與XXX單位座談

1、通知車輛就位（張XX）

10:202、引領客人乘車（馬XX、殷XX、陳XX）

3、赴永寧納家戶

1、到達回鄉(xiāng)文化園門票簽單及解說員配備（張XX）

2、引領客人參觀（馬XX、殷XX、陳XX）

11:20翻譯：馬XX

3、檢查訂餐狀況（張XX）

1、參觀結束時與張XX溝通用餐地點（殷XX）

13:002、引領客人至曼蘇爾宮12號廳（馬XX、殷XX、陳XX）

1、通知車輛就位（張XX）

14:202、動身赴青銅峽

1、落實中華黃河壇門票（張XX）

15:002、引領客人參觀（