教研室與醫(yī)院實驗室的檔案管理

教研室與醫(yī)院實驗室的檔案管理教學、科研檔案是教研室必須存檔的重要資料。隨著信息時代的到來，信息在人們的生活、工作中發(fā)揮著越來越重要的作用，如何做好教研室檔案管理工作，使其更好地促進和指導教學、科研等活動就顯得非常迫切和必要了。01檔案內(nèi)容教學檔案教學檔案是指在教學活動中直接形成的，具有考察利用價值，按照一定規(guī)律集中保存起來的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的文件材料，是教學內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄，是進行教學活動和教學研究不可缺少的依據(jù)和參考，是改進教學工作、提高教學質(zhì)量、促進學術交流的信息資源，包括載有下列信息的文本、聲像資料、磁盤及必要實物。（1）上級文件，教學相關的規(guī)章制度；（2）教學大綱，年度工作計劃，教研室教學實驗計劃；（3）典型教案、講稿；（4）教材，重要補充教材，參考資料；（5）學員課程考試，考查成績，試卷，試題，標準答案和質(zhì)量分析，教學日志等；（6）教研室學年教學工作總結(jié)，教學經(jīng)驗總結(jié)；（7）教研室重要教學活動材料；（8）教學成果及教學論文材料；（9）教學改革與研究有關材料；（10）教研室教師獲獎、受表彰及在學術團體任職情況?？蒲袡n案科研檔案是指在科學研究、技術革新、科研成果的推廣使用中所形成的，具有保存和利用價值的，按一定的歸檔制度集中保管起來的科學研究文件材料。包括：（1）科技文件資料；（2）科研課題開題立項，研究，總結(jié)資料；（3）科研成果資料；（4）專利項目材料，如發(fā)明專利、實用新型專利和外觀設計專利的請求書、說明書、設計圖、照片、權利要求書、代理人委托書、專利證書以及國家發(fā)明獎的申報書及審批文件等；（5）科研經(jīng)費使用，消耗材料；（6）科技學術交流，外事活動資料。其他檔案（1）教研室發(fā)展史，大事記；（2）教學效果調(diào)查和質(zhì)量分析；（3）師資培養(yǎng)規(guī)劃、計劃及實施、檢查結(jié)果等；（4）學術論文(復本)資料，學員在學期間撰寫的本專業(yè)文章及與教學相關的其他材料；（5）經(jīng)費開支材料；（6）儀器設備基本情況。

02檔案管理分工負責，及時溝通檔案管理是全體教師的共同教學活動，要在檔案管理上采取分工負責、定期匯總的管理模式。大家都參加檔案的收集整理工作，集中群體的智慧，以使教研室檔案的種類更加豐富，質(zhì)量更高。同時，大家都了解檔案的形成、管理過程及內(nèi)容，也就為在教學科研中更好地利用檔案提供了可能。及時裝訂，定期交流檔案管理要逐漸形成制度，檔案及時裝訂，定期在業(yè)務會上交流各自收集的檔案及資料，年終或?qū)W期末，評出檔案收集先進個人或小組，給予獎勵。這樣做一方面確保完整地保存教研室的檔案資料，另一方面確保各種資源在教研室范圍內(nèi)得到最大限度的共享。歸檔材料應手續(xù)完備，質(zhì)地優(yōu)良，格式統(tǒng)一，書寫工整，聲像清晰，裝訂規(guī)范。科研檔案的組卷：一個研究課題檔案一般由1～2卷組成。第一卷為主卷，包括開題報告、研究計劃、原始記錄、總結(jié)論文等；第二卷包括查新報告、鑒定證書、評議意見、使用情況等。利用計算機，逐步標準化隨著計算機的普及，檔案的自動化管理勢在必行，一方面可簡化管理程序，另一方面可使檔案材料更好地服務于教學科研工作。如將考試試題輸入計算機，試卷全部由計算機排版打印，既防止了手抄存在的易出錯且修改困難的弊病，又使試卷卷面整潔美觀，易于標準化。由于各期試題全部存于計算機，經(jīng)過多年的積累，將逐步形成小題庫；并且，可在每年出題時，通過計算機編排功能實現(xiàn)互相填補和完善；同時，也可將各種教學總結(jié)材料輸入計算機，逐步實現(xiàn)計算機對教學檔案的全面管理，方便資料的提取、檢索和使用。今后，可將所有教學科研資料輸入計算機，如教師授課情況、考試試題分析、科研項目及成果等，以充分發(fā)揮計算機在檔案管理中的作用，更好地發(fā)揮檔案在教學科研中的指導作用，使檔案管理提高到一個新的水平。03檔案使用檔案管理不應僅僅是一種保存手段，更應該服務于教學科研活動。因此，在教學過程中要注意利用和發(fā)揮檔案的指導服務作用，如將各期試題單獨裝訂成冊，使之成為課程結(jié)束后考試命題的重要參考資料。某些資料從收集到保存都從教學的實用性出發(fā)，如實驗課實行授課登記制度，將授課內(nèi)容及儀器使用情況按時登記，積累檔案資料，完善實驗室儀器管理，更便于教師之間的互相溝通和監(jiān)督。教學檔案可定點保存，像實驗室器材管理冊即由實驗室人員保管，人員更換，則檔案易主，便于接管人員之間的互相監(jiān)督，成為教學科研管理的一部分，一方面發(fā)揮了檔案效能，另一方面促進了教學。檔案管理作為教學科研活動的重要組成部分，應從實際出發(fā)，充分利用其直接來源于教學科研、貼近具體教學科研活動的特點，使其滲透到教學科研過程的各個環(huán)節(jié)，這樣才能充分發(fā)揮它的實用性。為此，檔案管理部門應充分發(fā)揮檔案在教學科研管理和院校建設中的作用，努力提高檔案開放效益和利用率，直接為教學科研工作服務。檔案管理人員應當熟悉所保管的檔案，編制目錄、卡片、索引等檢索工具和參考資料，逐步實行計算機管理，為檔案利用部門提供高效率的服務。同時，建立嚴格的檔案使用制度。檔案一般在教研室閱讀；復印、外借或借閱不便公開的檔案，必須按照管理制度，嚴格手續(xù)，對借出的檔案應當適時催還；對退