深圳建筑工程公司行政辦公管理制度

深圳建筑工程公司行政辦公管理制度1.總則1.1為加強公司行政事務管理,理順公司內部關系,使各項管理標準化.制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定;1.2本規(guī)定所指行政事務包括人事管理.印章管理.檔案管理.文印室管理及報刊.郵件管理等;2.印章管理2.1本規(guī)定所指印章系公司行政印章;公司財務專用章由財務部經理保管,法人章由出納員負責保管,實行分開管理;2.2公司行政印章由公司辦公室主任負責保管;2.3蓋章須履行以下手續(xù)2.3.1有關人員需蓋章時,持需蓋章文件并填寫“印章使用登記薄”,由總經理或指定人員批準后報辦公室；2.3.2辦公室登記印章使用臺賬,在確認手續(xù)完備后方可在文件上蓋印;2.4印章如發(fā)生丟失.損壞或被盜情況,應迅速向總經理匯報并辦理相關手續(xù)及追究相應責任;2.5公司所有需要蓋印章的介紹信.說明及對外開出的任何公文,應統(tǒng)一編號登記,以備查詢,存檔;2.6公司一般不允許開具空白介紹信,如因工作需要或其它特殊情況確需開具證明時,必須經總經理簽字批條后方可開出;持空白介紹信外出工作回來必須向公司書面匯報其介紹信的用途,未使用的必須交回辦公室;2.7印章的新刻或改制由辦公室獲總經理批準后辦理;2.8對私刻.偽造本公司印章者,罰款1萬元,嚴重者追究其法律責任;2.9蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責;3.文書管理3.1公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理,其它技術檔案分別由有關部門管理;3.2公司文件均由辦公室負責統(tǒng)一印發(fā);公司所發(fā)的紅頭文件,只適用于需遵照執(zhí)行的制度.規(guī)定.決定.決議.紀要.任命等,次要文件不編文號,以普通形式印發(fā);3.3各職能部門負責所發(fā)文件的起草擬稿,辦公室負責按照公文寫作要求以及文件內容核稿,并組織相關部門會簽,總經理簽發(fā);3.4辦公室的通告.通知.會議文件或傳閱文件根據(jù)要領起草,并經辦公室主任審核,或經相關部門領導合議后制成;3.5文件形成者在制定文件時應注意以下幾點：3.5.1文件應是一文一事；3.5.2除有特殊規(guī)定外,應注明以下事項：文號.發(fā)文日期.發(fā)文部門.收文單位.文件標題.文件擬稿人以及有關審核人；3.5.3文字應盡可能口語化,通俗易懂；3.5.4對于兩頁以上的文件要標明頁碼；3.5.5行文要層次清楚,準確使用標點符號,必要處劃分段落;3.6發(fā)文必須按照規(guī)定編號：3.6.1內部發(fā)文可注明本科室代字或代號,連續(xù)性文件應注有連續(xù)號；3.6.2對外行文時應注明本公司代字或代號;3.7除有特別規(guī)定外,發(fā)文通常要按如下規(guī)定注明發(fā)文機關：3.7.1內部文件注明科室名稱；3.7.2對外發(fā)文注明公司名稱；3.7.3辦公室行政文件注明公司名稱;3.8辦公室負責做好文件分發(fā)記錄,將文稿原件和一份打印件歸檔備案;3.9到達本公司的文書,均由辦公室人員統(tǒng)一簽收.開拆.登記.呈閱.分發(fā)并按不同類別進行分類處理;3.10辦公室主任負責到達文件的登記,并負責統(tǒng)一批轉,必要時請有關領導批示,辦公室負責按照領導批示立即傳遞到承辦部門,并按照領導閱示要求督辦并納入考核;3.11各級領導閱.批公文應仔細認真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱;3.12各科室.各單位及各有關人員,對公文中涉及國家.政府或本公司應保密的事項,必須嚴守機密,不準隨便向他人泄露;3.13辦公室及時就公司辦公會議形成的各項決議,形成書面會議紀要,與會人員簽字,根據(jù)會議紀要內容下發(fā)至相關部門及人員;4.檔案管理4.1公司辦公室設立檔案工作,其任務是：4.1.1收集.整理.立卷.保管公司的文書檔案；4.1.2積極開展檔案的提供利用工作；4.1.3進行檔案統(tǒng)計；4.1.4認真學習中華人民共和國檔案法有關制度.檔案工作理論.技術和專業(yè)知識,掌握立卷的基本方法,保證檔案質量;4.2立卷和保管范圍：4.2.1公司的規(guī)劃.年度計劃.統(tǒng)計資料.科學技術.財務審計.勞動工資.經營情況.人事檔案.會議記錄.決議.決定.委任書.協(xié)議.合同.項目方案.通告.通知等具有參考價值的文件材料;4.2.2公司向上級機關的請示報告.工作計劃及對下級機關的批復；4.2.3公司與有關單位的來往信件.各種協(xié)議書.合同等；4.2.4公司行政會議原始記錄.紀要和決定包括發(fā)布的通知.通報.機構調整.任免.獎懲；4.2.5公司制訂的計劃.規(guī)章制度.工作總結；4.2.6公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領導講話.文件和會議總結紀要,以及參加上級和外單位召開的會議帶回需要貫徹執(zhí)行的文件材料；4.2.7其它具有保存價值的文件材料.重要的工作經驗材料;4.3下列文件必須永久保管：1.登記.特批的重要文件；2.資產及負債文件；3.請示.決議等重要文件；4.重要的契約.申請；5.執(zhí)照.上級批準證書等；6.重要統(tǒng)計文件；7.重要的訴訟文件；8.土地.建筑物.電話方面的重要文件；9.職工的履歷表.應聘書.辭職書；10.職工名冊.人事.工資方面的重要文件；11.職工上崗證.職稱證書；12.章程.公司條例.規(guī)章制度等；13.公司圖書登記冊；14.各類經濟合同；15.企業(yè)發(fā)展過程中形成的歷史性資料包括重要的聲像資料；16.竣工資料；17.其它需要永久保管的文件;4.4檔案管理要指定專人負責,明確責任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全;4.5檔案的借閱與索?。?.總經理.部門經理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔；2.公司其他人員需借閱檔案時,要經總經理批準,并辦理借閱手續(xù)方能借閱；3.借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改；注意安全和保密,嚴禁擅自翻印.抄錄.轉借.遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經理批準方可摘錄和復制,一般內部檔案經部門負責人批準后方可摘錄和復制;4.6檔案的銷毀：1.任何組織或個人不經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；2.若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀,一般內部檔案,須經部門經理批準后方可銷毀；3.經批準銷毀的公司檔案;檔案人員要認真填寫.編制銷毀清單,由辦公室負責人監(jiān)督銷毀;5.圖書管理5.1辦公室負責圖書的購進.登記保管.整理.外借與歸還等工作,其他部門不得自行購買;5.2各部門根據(jù)實際需要書面提出申請,注明書名.數(shù)量,經部門負責人簽字同意后由辦公室辦理采購;若需要部門或個人自己采購的應書面征得總經理同意,否則發(fā)票不予報銷;5.3辦公室要對管理的圖書建立臺帳,所有圖書都必須進行登記,寫明購入時間.著作名稱.作者姓名.出版社名.出版年月以及金額,并且輸入計算機,便于檢索;5.4所有圖書都必須在封面.目錄和第一頁上加蓋公司印章;5.5借書人以本公司管理人員為限,借閱時必須在借閱登記薄上注明歸還期;如果超過借閱歸還期,并經再三催促依然不還者,按圖書購入價格的五倍賠償;5.6辦公室須對所管理圖書每年進行清點與核對,如有丟失,各相關保管人員與借用人負責賠償;5.7員工所借之圖書,如遇清點或公務上需參考時通知收回的,借書人不得以任何理由拒絕;6.文印室管理6.1辦公室監(jiān)管文印室之責,主要職責是打字.復印;6.2對所有入庫的印刷品和紙張,文印室都必須填寫臺帳;6.3辦公室須對印刷品和紙張的領用情況隨時記錄并進行加減,清楚地掌握庫存情況,以便及時印刷或購買;6.4辦公室職員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印.復印資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得私自截留重要文件,否則給予500元以上罰款;7.辦公及勞保用品的管理7.1辦公用品的購發(fā)：1.每月月底前,各部門負責人將本部門所需要的辦公用品制定計劃提交辦公室；2.辦公室根據(jù)各部門上報的情況制定月辦公用品計劃及預算,經總經理審批后負責采購,然后分發(fā)到各部門;3.除正常配給的辦公用品外,若還需要其它用品的須經總經理批準方可領用；4.公司新聘人員的辦公用品,辦公室根據(jù)部門負責人提供的名單和用品清單,負責為其配齊；5.辦公室要做到辦公用品齊全.品種對路.量足質優(yōu).庫存合理.開支適當且保管好；6.辦公室要建立帳本,辦好入庫.出庫手續(xù),出庫一定要領取人員簽字；7.辦公室用品管理一定要做到文明.清潔.注意安全.防火.防盜.嚴格按照規(guī)章制度辦事,不允許非工作人員進入庫房;7.2勞保用品的購發(fā)勞保用品的配給,由辦公室根據(jù)各部.室的實際工作需要制定計劃,經總經理審批后,統(tǒng)一購買.統(tǒng)一發(fā)放;8.庫房管理8.1庫房物資的存放必須按分類.品種.規(guī)格.型號分別建立帳卡;8.2采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時要當面點清數(shù)目,檢查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應立即拆包清點數(shù)目,如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量.規(guī)格不符時,庫房保管員應向交