按需采購(gòu)與供應(yīng)管理制度

按需采購(gòu)與供應(yīng)管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)與供應(yīng)管理活動(dòng)，確保按需采購(gòu)和供應(yīng)的高效運(yùn)作，提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)營(yíng)效益。本制度適用于企業(yè)全部相關(guān)部門及人員。2.采購(gòu)與供應(yīng)管理流程2.1采購(gòu)需求申請(qǐng)采購(gòu)需求發(fā)生時(shí)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，并供應(yīng)必需的采購(gòu)詳情，如采購(gòu)物品、數(shù)量、單位、用途、預(yù)算等信息。采購(gòu)需求申請(qǐng)應(yīng)送達(dá)采購(gòu)部門，并由采購(gòu)部門進(jìn)行審批，確認(rèn)采購(gòu)需求合理性和可行性。2.2供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)采購(gòu)需求，在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價(jià)函。供應(yīng)商應(yīng)依照要求及時(shí)供應(yīng)報(bào)價(jià)，并注明交貨時(shí)間、服務(wù)承諾等關(guān)鍵信息。采購(gòu)部門應(yīng)綜合評(píng)估供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)等因素，選擇最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。2.3采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門應(yīng)向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，包含采購(gòu)物品、數(shù)量、單價(jià)、交貨期限等認(rèn)真信息。供應(yīng)商應(yīng)簽署采購(gòu)合同，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交付合同副本給采購(gòu)部門。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)責(zé)、交付方式、退換貨政策等關(guān)鍵條款，并經(jīng)相關(guān)部門批閱確認(rèn)。2.4供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估體系，并依照商定的頻次對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估?？?jī)效評(píng)估應(yīng)包含供貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等方面，采用定量和定性相結(jié)合的評(píng)價(jià)方法。依據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商開展溝通，引導(dǎo)其改進(jìn)不足之處，并記錄評(píng)估結(jié)果，為供應(yīng)商選擇供應(yīng)參考。2.5供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)鏈進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別和分析可能影響供應(yīng)鏈穩(wěn)定性的風(fēng)險(xiǎn)因素。建立應(yīng)急預(yù)案，對(duì)潛在供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效和及時(shí)的應(yīng)對(duì)，確保企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)不受影響。與關(guān)鍵供應(yīng)商建立緊密的合作伙伴關(guān)系，加強(qiáng)信息溝通，共同降低風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量掌控要求3.1供應(yīng)商質(zhì)量管理采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商質(zhì)量管理制度，要求供應(yīng)商供應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品和服務(wù)。采購(gòu)部門在與供應(yīng)商簽訂合同前，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行資質(zhì)審查，確保其具備相應(yīng)的生產(chǎn)和供應(yīng)本領(lǐng)。采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期質(zhì)量審核，包含現(xiàn)場(chǎng)檢查、取樣、試驗(yàn)等方式，確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量符合預(yù)期要求。3.2采購(gòu)品質(zhì)檢驗(yàn)采購(gòu)部門應(yīng)在供應(yīng)商交付貨物時(shí)進(jìn)行品質(zhì)檢驗(yàn)，確保所購(gòu)買的物品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的技術(shù)要求。品質(zhì)檢驗(yàn)應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化的檢驗(yàn)方法和儀器設(shè)備，并對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行記錄和報(bào)告，以便后續(xù)追溯和評(píng)估。3.3退貨與索賠處理如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品存在質(zhì)量問題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，并供應(yīng)認(rèn)真的退換貨要求。采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決退換貨問題，并跟進(jìn)退款或換貨事宜，確保損失最小化。如經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決爭(zhēng)議，采購(gòu)部門可依照合同商定進(jìn)行索賠和法律追究。4.監(jiān)督與管理4.1內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)各部門應(yīng)依照職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)與供應(yīng)管理活動(dòng)的內(nèi)部監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和矯正存在的問題。內(nèi)部監(jiān)督部門應(yīng)建立健全監(jiān)督制度和監(jiān)督機(jī)制，對(duì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，并定期向上級(jí)報(bào)告工作進(jìn)展和問題整改情況。4.2外部監(jiān)督企業(yè)應(yīng)接受相關(guān)法律法規(guī)、部門監(jiān)管機(jī)構(gòu)以及客戶的監(jiān)督和檢查。企業(yè)應(yīng)搭配外部監(jiān)督工作，如接受檢查、供應(yīng)所需信息和數(shù)據(jù)等。5.懲罰措施5.1違反規(guī)定的處理對(duì)于違反采購(gòu)與供應(yīng)管理制度的相關(guān)人員，將依照企業(yè)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、記過、降職、開除等。嚴(yán)重違反法律法規(guī)的行為，將移交有關(guān)執(zhí)法機(jī)構(gòu)處理，并保存追究刑事責(zé)任的權(quán)利。5.2合同違約處理對(duì)于供應(yīng)商違反采購(gòu)合同的行為，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的合同違約處理措施。合同違約處理措施可包含采取停止向供應(yīng)商采購(gòu)、解除合同、索賠等措施，并記錄相關(guān)事實(shí)和證據(jù)，做好法律維權(quán)準(zhǔn)備。6.附則6.1更改與修訂對(duì)本制度的修改和更改，應(yīng)經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理或授權(quán)人員批準(zhǔn)，并及時(shí)向相關(guān)部門和人員通知。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)更新，以保持與實(shí)際操作的全都性。6.2實(shí)施與培訓(xùn)本制度自頒布之日起執(zhí)行，并要求全體相關(guān)人員遵守執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟識(shí)并理解本制度的內(nèi)容和要求。7.結(jié)論按需采購(gòu)與供應(yīng)管理制度的實(shí)施，將有助于提高