行政采購管理規(guī)定及流程

行政采購管理規(guī)定及流程一、制定目的及范圍為提升行政采購的規(guī)范性與效率，確保采購活動(dòng)的透明度與公正性，特制定本規(guī)定。此規(guī)定適用于公司所有行政采購活動(dòng)，包括但不限于辦公設(shè)備、日常用品、服務(wù)采購等。二、采購原則行政采購應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：確保所有供應(yīng)商在同等條件下參與競爭，避免任何形式的偏袒。2.透明性：采購過程應(yīng)公開，確保信息的透明，接受內(nèi)部和外部的監(jiān)督。3.合理性：在滿足需求的前提下，追求性價(jià)比，確保采購成本的合理控制。4.合法性：所有采購活動(dòng)必須遵循相關(guān)法律法規(guī)，確保合規(guī)性。三、采購流程1.采購需求確認(rèn)各部門需根據(jù)實(shí)際需求，提前制定采購計(jì)劃，明確所需物品的規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算。部門負(fù)責(zé)人需對采購需求進(jìn)行審核，確保其合理性與必要性。2.采購申請部門負(fù)責(zé)人審核通過后，填寫《采購申請表》，并附上相關(guān)需求說明及預(yù)算，提交至采購部門。采購部門需對申請進(jìn)行初步審核，確認(rèn)需求的有效性。3.詢價(jià)與比價(jià)采購部門根據(jù)申請，進(jìn)行市場調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)需明確物品的規(guī)格、數(shù)量及交貨時(shí)間，確保獲取真實(shí)有效的報(bào)價(jià)。4.評估與選擇供應(yīng)商在收到報(bào)價(jià)后，采購部門需對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評估，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。評估結(jié)果需形成書面報(bào)告，存檔備查。5.審批流程采購部門將評估報(bào)告及擬定的供應(yīng)商信息提交至公司管理層進(jìn)行審批。審批通過后，方可進(jìn)行采購。若審批未通過，需根據(jù)反饋進(jìn)行調(diào)整。6.合同簽署審批通過后，采購部門與選定的供應(yīng)商簽署采購合同。合同中需明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括交貨時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款。7.采購實(shí)施與驗(yàn)收供應(yīng)商按合同約定進(jìn)行交貨，采購部門需組織相關(guān)人員對到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保其符合合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，并將物品入庫。8.付款與報(bào)銷驗(yàn)收合格后，采購部門需及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提交付款申請，附上合同、驗(yàn)收報(bào)告及發(fā)票等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門在審核無誤后，進(jìn)行付款。9.檔案管理所有采購相關(guān)文件，包括采購申請、詢價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收報(bào)告及付款憑證等，需進(jìn)行歸檔管理，確保信息的完整性與可追溯性。四、特殊采購流程針對特殊情況，制定以下采購流程：1.緊急采購：在突發(fā)情況下，需快速采購的物品，采購部門可直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購，事后補(bǔ)充相關(guān)手續(xù)。2.集中采購：對于常規(guī)性、批量性采購，采購部門可制定集中采購計(jì)劃，統(tǒng)一進(jìn)行采購，以降低成本。3.年度采購計(jì)劃：各部門需提前制定年度采購計(jì)劃，報(bào)采購部門審核，以便于統(tǒng)籌安排。五、采購紀(jì)律1.采購人員職責(zé)：采購人員需保持公正客觀，嚴(yán)禁接受供應(yīng)商的賄賂或回扣，確保采購活動(dòng)的廉潔性。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，定期評估供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量與信譽(yù)，確保長期合作的穩(wěn)定性。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，建立反饋機(jī)制。各部門可定期對采購流程提出意見與建議，采購部門需定期組織評估會議，針對反饋進(jìn)行分析與改進(jìn)，確