秘書工作課件三教學教案

第三章發(fā)文處理

贛南師范學院副教授林俊、文件式樣

（一）版頭（發(fā)文機關標識）/眉首/文件名稱

1、式樣

版頭（發(fā)文機關標識）/眉首占A 4型公文用紙的大?。喊凑諊H標準A 4型公文用紙(210mm×297mm)，天頭占37mm±1mm；訂口28mm±1mm；“發(fā)”字號政府占2/5、部門占1/3；“字”字號政府占1/4、部門占1/5。中共贛南師范學院委員會文件

江西省人民政府文件

辦公室文件

《中國共產黨機關公文處理條例》第十條第三款：各級辦公廳（室）根據授權，傳達黨委的指示；答復下級機關的請示；轉發(fā)上級機關的文件；批轉下級機關的報告、請示；發(fā)布有關事項；向上級機關報告、請示工作。如：中共贛南師范學院委員會辦公室文件

辦公室文件

“國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”（國發(fā)[2000]23號，2000年8月24日）未作明確規(guī)定。一般也采用這種式樣。如：江西省人民政府辦公廳文件部門文件《中國共產黨機關公文處理條例》第十條第四款：《中共×××部文件》用于發(fā)布除辦公廳（室）以外的黨委部門職權范圍內的事項；向上級機關報告、請示工作。如：中共贛南師范學院委員會宣傳部文件部門文件“國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”（國發(fā)[2000]23號，2000年8月24日）未作明確規(guī)定。一般也采用這種式樣。如：江西省教育廳文件②發(fā)文機關名稱＋（）/分類式

《中國共產黨機關公文處理條例》第十條第二款：用于各級黨委通知重要事項、任免干部、批復下級機關的請示，向上級機關報告、請示工作。如：中共贛南師范學院委員會（）

“國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”（國發(fā)[2000]23號，2000年8月24日）未作明確規(guī)定。國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《中華人民共和國標準<國家行政機關公文格式>》GB/T9704——1999第十條規(guī)定：“信函式格式”只標發(fā)文機關名稱；“命令（令）”、“會議紀要”采取第二種校式（但發(fā)文機關名稱后的文種不加圓括號）。如：

中華人民共和國主席令

贛南師范學院會議紀要辦公室

根據《中國共產黨機關公文處理條例》第十條第三款[國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”（國發(fā)[2000]23號，2000年8月24日）未作明確規(guī)定，也用]：中共×××辦公廳（辦公室）()③發(fā)文機關/信函式

國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《中華人民共和國標準<國家行政機關公文格式>》GB/T9704——1999第十一條“信函式格式”規(guī)定：天頭占30mm；文武線兩條，上粗下細，長170mm，字體紅色，行字排28字。教育部司局函件—————————————————————————---------------------------------------------------------------------------贛南師范學院————————————————————————------------------------------------------------------------------------------2、版頭（發(fā)文機關標識）在首頁的位置設置

國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《中華人民共和國標準<國家行政機關公文格式>》GB/T9704——1999第八條第一款發(fā)文機關標式規(guī)定：發(fā)文機關標式上邊緣至版心邊緣為25mm；對于上報的公文，發(fā)文機關標式上邊緣至版心邊緣為80mm。使用小標宋字體，紅色標識，字號小于22mm×15mm。1994年6月16日修訂的《江西省國家行政機關公文處理細則》第三章第十條規(guī)定：“發(fā)”字號公文文件頭部分占首頁的位置，政府公文占2/5、部門公文占1/3；“字”字號公文文件頭部分占首頁的位置，政府公文占1/4、部門公文占1/5。公文文頭一律套紅印刷（人們常說的“紅頭文件”）3、版頭標識①文件編號（印刷編號/公文份數編號）一般來說，文件制發(fā)單位按照發(fā)文單位數量固定印制，同一發(fā)文單位的編號是相同的；不同密級所發(fā)范圍與份數不同，同一發(fā)文單位的編號也是會不同的。公文份數編號的印刷，有利與文件制發(fā)單位發(fā)放、回收文件；同時，也為做好查詢、咨詢服務工作，提供了方便。文件編號，黨的文件從“秘密”開始；政府文件從“機密”開始。如：0000001②機密程度、保密期限和緊急程度

國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《中華人民共和國標準<國家行政機關公文格式>》GB/T9704——1999第八條第一款第二項規(guī)定：如需標識秘密等級，用三號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需標識秘密等級和保密期限，用三號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。公文的機密等級，簡稱密級。如：秘密機密★一年關于緊急程度標識

國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《中華人民共和國標準<國家行政機關公文格式>》GB/T9704——1999第八條第一款第三項規(guī)定：如需標識緊急程度，用三號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，用三號黑體字，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。如：特急機密★一年特急③文件字號

文件字號由四部分組成:發(fā)文機關代字﹢文別﹢發(fā)文年度(用中括號“[]”)﹢發(fā)文順序號

其中，“發(fā)文機關代字”，以經常使用的簡稱為標準，如：中共中央為“中”、國務院為“國”；中共江西省委員會為“贛”、江西省人民政府為“贛府”；中共贛南師范學院委員會為“師院黨”、贛南師范學院為“師院”；等等?！拔膭e”，指的是一個機關以制發(fā)公文的類別；一般來說，屬于思想政治教育、制定政策、業(yè)務指導、行政管理等普遍發(fā)生、所周知的范圍比較廣泛性質的公文用“發(fā)”字；屬于機構設置、干部任免、職稱評定、獎懲、人事等所周知的范圍比較少人性質的公文用“字”字；聯系不同隸屬關系的機關、商洽工作、信訪回復等，所周知的范圍更加少人性質的公文用“函”（過去叫ZI姿，跟別人商量的意思）字。此外，還可以設置一些文別，如專用上報請示、報告工作的公文用“文”字等。例如:

中國共產黨×××委員會（請示）

×文[2010]×號

關于召開×××第×次黨的代表大會的請示

如果幾個機關聯合行文,只標主辦機關的文件字號。

“發(fā)文順序號”,不編零虛號,直接編實號

④簽發(fā)人

上報公文需要標識文件簽發(fā)人的姓名，平行排列與發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左側空1字，簽發(fā)人的姓名居右側空1字。簽發(fā)人用3號仿宋字體＋“：”；冒號后用3號楷書字體標識文件簽發(fā)人的姓名。如果有多個文件簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人的姓名排列第一行；從第二行起，其他單位簽發(fā)人的姓名按照發(fā)文機關順序依次順排。同時，下移動紅色反線，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人的姓名在同一行并與紅色反線距離為4mm。如：中共嶺南市委宣傳部嶺南市文化局嶺南市教育局

簽發(fā)人:

×××

×××嶺宣文[2010]6號×××———————————★—————————-----

(二)版心/主體

根據國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”（國發(fā)[2000]23號，2000年8月24日）和國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《中華人民共和國標準<國家行政機關公文格式>》規(guī)定:公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4紙，尺寸為２１０ｍｍ×２９７ｍｍ。左側裝訂。張貼公文用紙，根據實際需要確定，如通告等。公文頁邊與版心尺寸天頭（上白邊）：37mm±1mm公文用紙訂口：28mm±1mm版心尺寸:156mm×225mm公文排版規(guī)格，正文用3號仿宋字體，一般每頁面排22行；每行28個字（22行×28字／行＝616字）。

①公文標題

國務院關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”（國發(fā)[2000]23號，2000年8月24日）第十條第六款規(guī)定：公文標題應當簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題

由“發(fā)文機關＋事由＋文種”三部分[或者稱之為作者(發(fā)文者)、內容、和文種三個要素]構成

發(fā)文機關

發(fā)文機關與文件版頭相一致的情況下，“發(fā)文機關”是否可以省略，中共中央、國務院的文件不省略，基層單位的文件往往省略；發(fā)文機關與文件版頭不相一致的情況下（特別是黨、政機關聯合行文時，用的是黨組織的文件版頭），“發(fā)文機關”不可以省略。

事由

事由是文件標題的核心，是公文內容的高度概括。因此，它要精心提煉，把公文的內容準確地、簡明地表達出來，讓人一目了然，切忌字數過多。一般情況下，“事由”不能省略；也有個別情況省略的，例如：“中共中央通知”；“中華人民共和國全國人民代表大會公告”；等等

文種

文種一般是不能省略的，只是在某些內容簡單的公文沒列標題的情況下出現；要省略的情況往往也只是省略發(fā)文機關和事由，只列文種，例如：“通報”；“通知”；等等。

②受文機關/主送機關

主送機關，是主辦、答復或者執(zhí)行任務的機關，也是承辦、落實的單位，是行文的對象；普發(fā)性公文的主送機關的隸屬、類別關系要分清楚，區(qū)別層次、關系準確地點好標點符號；下行文中的“批復”，一般只能一個主送機關；上行文中，主送機關也只能一個，特別是“請示”、“報告”，雙重領導的另一個上級機關可用“抄送”形式來解決。主送機關的位置，在標題之下、正文之前，左側，單獨要行，頂格書寫。抄送機關

抄送機關,是公文涉及的有關機關，或者需要協助承辦、或者需要知道、掌握公文內容情況的機關。它不要濫用，以免造成人力、物力、財力上的浪費。抄送機關的位置，在公文末頁低端，要區(qū)別層次、關系準確地點好標點符號。③正文

導語，正文的開頭。它開門見山簡要說明發(fā)文的目的、根據。行文，正文的中間部分。它闡述發(fā)文的事項。結語，正文的結尾。它總結全文，加深對全文主旨的理解，交待公文的貫徹執(zhí)行的要求（時間的限制、信息反饋和聯系的方式方法等）、注意事項，等等。

④發(fā)文機關署名關于黨的公文：《中國共產黨機關公文處理條例》第八條規(guī)定，發(fā)文機關是公文的作者，俗稱落款，一般使用機關名稱全稱。發(fā)文機關的位置寫在正文下邊偏右起，日期之上，并與正文間隔一定的距離。關于行政公文：不署機關名稱。⑤日期和用印日期，表明公文發(fā)出（決定）生效的時間。成文日期以負責人簽發(fā)日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準，電報以發(fā)出日期為準。日期一律寫全稱，一般用漢字書寫。

用印，就是加蓋公章，是公文生效、取信的憑證。公文除“會議紀要”和用電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。印章一般蓋在成文日期上，上不壓正文、下要騎年蓋月，把章蓋正。

⑥附件

附件，隨正文文件轉發(fā)、報送的文件，隨正文文件頒布的制度、辦法、規(guī)章以及報表、安排、說明等材料。要把附件的名稱、件數、頁數標注在主件上。附件標注的位置，在正文之下空一行，發(fā)文機關上面的左側，空兩格書寫。附件與主件一般要裝訂在一起；如果不能裝訂在一起的，應該在附件的首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號。⑦附注

附注，是正文其他需要說明的事項。如：“此件發(fā)至縣團級”；“此件登政報”；“可登黨刊”；等等。附注標注的位置，在成文時間之下空，一行左側空兩格，用圓括號括起來注。（三）版記

版記，是對公文格式中主題詞以下各要素的統(tǒng)稱。它主要包括：主題詞、抄送、印發(fā)機關、印發(fā)時間、印制份數等。

1、主題詞

主題詞的標識位置，在成文日期下方、抄送上方?！爸黝}詞”三個字用黑體。主題詞采用主題詞標引與檔案分類標引相結合的方法標引，分為高層次和底層次兩級。高層次主題詞為第一個主題詞；其后為底層次主題詞，一般標引兩個至三個。2、抄送

主送機關以外需要告之公文內容的上級、下級和不相隸屬關系單位，要注意區(qū)分上、平、下級和不同類別，如黨、政、軍。3、印發(fā)機關和印發(fā)時間

印發(fā)機關和印發(fā)時間的標識位置，在抄送機關之下（如無抄送機關原在主題詞之下）占一行位置；用3好仿宋體字。印發(fā)機關左空一字，印發(fā)時間右空一字。印發(fā)時間以公文付印日前為準，用阿拉伯數字標識。

4、印制份數

印制份數的標識位置，在印發(fā)時間下面，標明“共印×××份”

5、翻印機關和翻印時間

2000年制定的《江西省國家行政機關公文處理辦法》第八章第四十八條規(guī)定：上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印件必須在印發(fā)機關和印發(fā)時間下一行注明“翻印機關和翻印時間”，并在下一行注明翻印的用途“發(fā)至×××”，以示為什么要翻印，翻印的去向，區(qū)別“此件并非原件”。翻印機關和翻印時間

“國務院辦公廳關于發(fā)布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”（國辦發(fā)[1993]81號）的版記：主題詞：公文管理辦法通知—————————————————————————————國務院辦公廳秘書局一九九三年十一月二十七日印發(fā)—————————————————————————————

江西省人民政府辦公廳秘書處一九九三年十一月二十七日翻印—————————————————————————————發(fā)至縣共印一四七0份二、行文程序

1、文件草擬（用發(fā)文單）文件草稿的來源大致有三個方面：一是機關領導親自擬稿。

二是秘書擬稿。三是機關所屬部門代擬稿。

是否由機關某部門代擬行文稿

第一，可以在上級文件傳閱卡中的領導批示中指定。第二，可以由機關領導通過碰頭會的形式來決定。第三，可以由主管領導授意來決定。

2、核稿

第一，查看簽署名情況。如擬稿（發(fā)文）單上，“擬稿單位”、“擬稿人”等是否已經有人簽署。第二，查看文稿內容。文稿的基本精神有無同已經發(fā)布的有關文件互相矛盾和互相抵觸；文稿前后部分、條款之間的精神、內容有無自相矛盾；政策界限是否恰當、明確；提出的措施是否切實可行；執(zhí)行的期限是否恰當；等等。核稿

第四，查看文件體式。文件要素是否齊全，行文關系是否得當；文種、語氣是否得體；主送、抄送是否準確；標題、主題詞、字號等是否規(guī)范；其它文件標識，如緊急程度、機密等級和保密期限、發(fā)文范圍等是否恰當。第五，查看文件的字跡清晰程度。如字跡潦草，核稿人自己抄正，或者請人抄正后，則要把抄正稿和原稿一并呈送領導審批。第六，查看文件完整程度。文件是否缺字少頁，附件是否齊全等等。第七，查看需要會商的部門意見是否一致。如果不一致，則還需要協商，等會商的部門意見達到一致后，才能送領導審批、簽發(fā)。

3、登記與編號

4、簽發(fā)（鑒發(fā)）

由領導（機關首長或者分管首長）進行審核和簽發(fā)（鑒發(fā)）。

5、打印

6、校對

7、用印

8、封發(fā)

9、立卷、銷毀、歸檔

。三、行文規(guī)則

什么是行文？各級黨政機關在政治活動和經濟建設、改革開放活動中，發(fā)布指示、商量事情、提供服務，按照一定的格式，把欲說的話寫成文字發(fā)給有關方面閱辦。

行文主要規(guī)則

1、精簡文件的原則

①要掌握行文的條件。第一