高效的會議管理培訓課件1

高效的會議管理培訓Efficientconferencemanagementtraining時間：21-07-07講師：小1知Contents目錄會議的基本原則1會議前的準備2會議的常見實行方法3會議后的跟進401會議的基本原則PART01主題1：三種思考思考會議的必要性Thinkingaboutthenecessityofmeeting是一定要召開的會議嗎？不能由自己決定嗎？沒有更好的方式嗎？最大限度地減少會議Minimizemeetings不能減少參加者嗎？不能減少會議頻率、時間和資料嗎？不能進行更為妥帖的運作嗎？是否能與其他會議合并Canitbemergedwithothermeetings不能與其他會議一起召開嗎？加入其他會議中就不是好的內(nèi)容嗎？主題2：三個原則第一個原則明確召開會議的目的和預(yù)期目標。Firstprinciple第二個原則少開會，開短會。將時間定為1個小時，最多不超過1個半小時。Thesecondprinciple第三個原則將會議記錄整理成一張紙。Thethirdprinciple主題3：六個規(guī)定參加者為必要的合適人選和負責人，會議規(guī)模盡可能小。第二條規(guī)定第一條規(guī)定嚴格遵守時間，最大限度地減少時間浪費。第三條規(guī)定明確會議目的，不要轉(zhuǎn)移到其他主題上。事先分發(fā)會議資料，在參加會議之前進行查閱。第四條規(guī)定第五條規(guī)定要讓所有參加者發(fā)言，并且相互尊重所發(fā)表的意見。盡可能減少會議記錄，僅記錄決定了的主要事項。第六條規(guī)定主題4：高效會議的八大特征高效會議的八大特征1.只在必要時才召開；2.事先已經(jīng)籌劃好了；3.擬定和分發(fā)了議程表；4.擬定和分發(fā)了議程表；5.一切按部就班；6.請了最有經(jīng)驗、才能和必要的人出席；7.做出了結(jié)論和總結(jié)；8.記錄所有決定和工作任務(wù)的負責人及完成時間，并明確跟進人。02會議的準備PART02會議的準備準備1籌劃會議準備2明確會議目的和目標準備3對會議事先進行公告準備4會議主持者必須具備的條件準備5選定參加者準備6事先分發(fā)會議資料準備7分配時間準備8準備會場準備9…………會議的準備Why會議主持者在會議開始之前，應(yīng)當立足于5W1H這6條原則進行事先討論。WhatWhereWhenWhoHow尋求為什么必須召開這個會議，是否有除會議之外的能夠進行解決的方法的答案對會議時間如何、是否很好地遵循時間進行確認讓適合議題的人出席會議對議題是否符合會議目的進行檢查對是否有能夠容納所有人的場所進行確認對如何得出符合議題的結(jié)論進行討論為了召開高效的會議，首先應(yīng)當進行徹底的會議準備（明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等）案例：

13年5月30日，空調(diào)事業(yè)部召開了5月品質(zhì)例會，轉(zhuǎn)型升級總顧問陳建民、事業(yè)部總經(jīng)理黎昕及品質(zhì)管理部總監(jiān)楊天剛等相關(guān)人員出席會議。會議按照以往的模式召開，對相關(guān)的內(nèi)外部品質(zhì)指標達成、質(zhì)量異常情況進行了通報，但會議開始十幾分鐘后就提前結(jié)束了。原因是什么呢？主要有以下幾點：一是為了通報而通報，重點放在數(shù)據(jù)指標方面，沒有刨根問底，真實的反映出存在的核心品質(zhì)問題到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具體、不到位，沒有明確的操作計劃、責任人及完成時間等，無法真正落地。主題1：籌劃會議主題1：籌劃會議會議主持者在舉行會議的過程中應(yīng)當檢查的事項很多，主要有以下方面：1確定好會議的目的、目標和類型了嗎？2確定好會議的議題、日期、時間了嗎？3確定好會議參加者了嗎？4準備好會場和各種備置用品了嗎？5準備好要分發(fā)的資料并發(fā)放到位了嗎？6會議順利地進行了嗎？7得出令人滿意的結(jié)論了嗎？主題1：籌劃會議16243會議參加者準備相關(guān)事項5充分確認會議目的和議題以自身的經(jīng)驗、知識或信息等為基礎(chǔ)，就議題進行協(xié)商對議題進行分析，討論其中的問題是什么尋求問題的解決對策和可行方案在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言者的互動完成自己需要準備的資料，如有必要，也復(fù)印一下其他人的資料主題2：明確會議目的和目標會議準備從會議目的開始，會議必須存在目的和明確的目標，遵循目的的會議形式有：信息傳達型，問題解決型，訂立計劃型，利益調(diào)整型舉例：最近轉(zhuǎn)型升級小組相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)，空調(diào)分廠每天召開的生產(chǎn)例會，會前很多未進行充分的準備，開會時要討論的具體內(nèi)容和要達成的目標都未明確，為了開會而開會，流于形式，這樣的會議真正的價值又有多少？主題3：對會議事先進行公告如果必須召開會議，就應(yīng)當在1周之前，至少在1天之前預(yù)先通知，以便做好會議事項的準備工作。應(yīng)當記入事前通知的項目：會議名稱和目的、目標會議主題、討論項目和會議類型召開日期、開始時間和結(jié)束時間召開場所（地址、電話號碼、示意圖）主持者姓名參加者名單附加會議資料其他（參加者事前必須準備的資料）主持會議是所有經(jīng)營者必須做的最具挑戰(zhàn)性的工作之一。成功地引導會議議程是會議主持者的重要職責。遵守會議議程，所有參加者一起相互合作，這才是真正地召開會議。大部分會議無法實現(xiàn)所定的目標，馬馬虎虎地結(jié)束，這是因為主持者在玩忽職守。主題4：會議主持者必須具備的條件不受歡迎的會議主持者有如下10種類型：不受歡迎的會議主持者有如下10種類型：準備不充分不能發(fā)揮自己的作用不具備領(lǐng)導能力不能進行時會議進行方式生硬不能充分整理參加者的發(fā)言強調(diào)自己的意見或感情不能保持氣氛不能得出結(jié)論舉例

公司召開會議時經(jīng)常發(fā)生不需要參加的人參會、必須參會的相關(guān)人員未參會、沒有決定權(quán)或不了解情況的人卻代表參會，結(jié)果導致會上該決策的事項無人拍板，需事后再次溝通確認，導致會議效果大打折扣。主題5：選定參加者如何能夠僅讓必要的人員參加會議呢？對會議參加者進行選擇的條件：即使是其他部門的人，如果與會議有關(guān)系，也讓其參加讓與會議主題有關(guān)的專家參加讓具有決定權(quán)的人參加讓對會議主題存在強烈疑問的人參加讓能夠正確表達自己意見的人參加為了開成有效的會議，就應(yīng)當事先傳達議題并盡可能提前分發(fā)討論資料。讓與會者事先做好充分的準備和了解，這樣會上耽誤的時間就會大大減少。同時參會者也能有的放矢，提出有建設(shè)性的意見和對策。主題6：事先分發(fā)會議資料主題7：分配時間會議主持人要在會議開始之前明確清楚會議議程，每一項討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。有效引導會議的秘訣之一就是合理分配時間，不要因為一個細節(jié)耽誤會議整體的進度。舉例:公司開會時，有時原計劃1小時開完的會議，有時要開2小時，甚至3小時，主要原因有會議中有人跑題，不著邊際的扯不相關(guān)的事，或有人鉆牛角尖，限于某一個有分歧的議題不能自拔，或會議中爭論、扯皮太多，主持人未能進行及時的制止和引導，導致會議時間遠遠超過既定時間。次數(shù)多了，員工就會“談會色變”。會議場所是能夠提高會議效率的重要因素之一。合適的會議場所不僅能提高成效、促進交流，而且可以使參加者感到愉快、提高會議效率。為保證會議能準時開始，會議準備人員需提前30分鐘到場準備，需將會議室門提前打開，準備好投影儀、電腦、音響等。舉例：有次商用海外組織俄羅斯訂單小組會議，會議召開時間已經(jīng)到了，與會人員都已到位，組織人員才開始手忙腳亂的借投影儀，電腦。原本14：00開始的會議，實際14:15才開始，會議召開僅半小時，會前耽誤15分鐘。主題8：準備會場03會議的常見實行方法PART03主題1：推動會議的召開開始與會人員守時出席，主持人宣布會議議題及議程。擴展通過圖文并茂、頭腦風暴、SWOT分析等，全面調(diào)動與會人員，就議題展開充分的討論。達成共識經(jīng)過充分溝通，達成會議的目的和目標，形成相關(guān)決議和工作任務(wù)。主題1：推動會議的召開彼得.德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。對提案做適當?shù)男拚c妥協(xié)列舉或圖示各提案并討論客觀比較各提案優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案獲益率征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案之認同用“足夠多”時間檢視困難所在確認議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位主題2：概括重要內(nèi)容會議概括會議記錄會議主持者有必要在會議結(jié)束之前，對所有會議內(nèi)容進行概括。這種確認工作是一個對雙方之間是否存在誤解及錯誤傳達的事項進行確認的過程，同時也是一項對下次會議應(yīng)當解決的議案進行確認的過程，因此不能草草了事。而且，再次強調(diào)一下今天的重要決定事項也是很重要的。會議記錄須與會議目的有直接關(guān)系，必須能夠回答如下問題：我們聚集在一起開會的目的是什么？我們達到目的了嗎？下一步我們要做什么？主題3：寫成會議記錄在會議記錄中，應(yīng)當包括對會議內(nèi)容摘要和結(jié)果進行整理的方面。并且，也應(yīng)當包括有關(guān)哪些事交給誰、何時完成、如何進行反饋的內(nèi)容。果某項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成，這點特別重要，是公司的各級管理人員經(jīng)常會犯的一個毛病。由于會議沒有形成決議，導致會議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會讓一些管理人員誤認為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。主題4：傳達會議內(nèi)容管會議內(nèi)容記錄、整理得有多好，如果不傳達會議內(nèi)容并付諸實施，反而只會成為私人文件。因此，利用系統(tǒng)將所記錄的內(nèi)容迅速傳達給成員是非常重要的。這時，發(fā)揮作用的就是企業(yè)的內(nèi)部信息傳達系統(tǒng)。舉例：奧克斯集團——工作任務(wù)，工作溝通，騰訊通等傳達方式04會議后的跟進PART04主題1：會后切實整理會場會場整理會后整理檢查項目在使用會議室時，會后的會場整理也很重要。會后整理不是某個人要做的事，而應(yīng)當由所有參加者協(xié)作完成。桌子和椅子恢復(fù)原狀了嗎？白板擦了嗎？杯子和煙灰缸整理了嗎？桌子上擦干凈了嗎？沒有遺忘的東西嗎？垃圾扔掉了嗎？確認電源開關(guān)等關(guān)閉了嗎？會議器材歸還了嗎？在會議記錄中，應(yīng)當包括對會議內(nèi)容摘要和結(jié)果進行整理的方面。并且，也應(yīng)當包括有關(guān)哪些事交給誰、何時完成、如何進行反饋的內(nèi)容，形成工作任務(wù)清單。會議記錄必須在會議結(jié)束后立即進行整理，最遲也要在第二天之前整理并分發(fā)給相關(guān)人員。主題2：下達會議記錄務(wù)必要記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議和工作任務(wù)都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整，確保各項會議決議都能完成。公司很多管理人員都沒有事后跟蹤這樣的意識和習慣，導致很多工作無人跟進，往往不了了之，沒有成果輸出。主題3：實行決定事項成功的會議管理模式會中充分討論會前全面準備成功的會議會后堅決執(zhí)行01020304成功的會議管理模式010203最后，請記住三個簡單卻很有意義的公式：開會+不落實=0布置工作+不檢查=0抓不落實的事+追究不落實的人=落實

360°領(lǐng)導力領(lǐng)導者影響力、運營力、管理力智慧CONTENTSPAGE

第2頁如何塑造你在團隊中的影響力？如何激發(fā)和使用員工的智慧？如何提升管理的基本功？這是一個人本管理的時代,也是需要智慧管理的時代。

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第2頁人類三個時代管理的變遷領(lǐng)導者的影響力智慧領(lǐng)導者的運營力智慧領(lǐng)導者的管理力智慧01020304目

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人類三個時代管理的變遷農(nóng)業(yè)時代的管理模式——經(jīng)驗管理工業(yè)時代的管理——流程與品質(zhì)管理知識經(jīng)濟時代的管理——人本管理第4頁1PART1PART人類三個時代管理的變遷農(nóng)業(yè)時代——經(jīng)驗管理

工業(yè)時代——流程與品質(zhì)管理

知識經(jīng)濟時代——人本管理領(lǐng)導者的影響力智慧第4頁2PART對你的下屬有用包容力有結(jié)果領(lǐng)導者的影響力就是個人修養(yǎng)與內(nèi)在品格的結(jié)晶，也是激勵團隊號召團隊的一面旗幟，更是凝聚團隊的核心力量。2PART領(lǐng)導者的影響力智慧令人折服的遠見要讓別人跟你走,就要讓你比他看的遠！眼界決定境界2PART領(lǐng)導者的影響力智慧人愿意跟隨一個人，核心點就是對自己有用。激勵你的下屬，成為團隊的精神領(lǐng)袖幫助你的下屬不斷成長，成為團隊成長的導師善于挖掘下屬潛能，成為團隊走向卓越的教練成大事者不在于誰會駕馭君子,而在于誰會經(jīng)營小人！2PART領(lǐng)導者的影響力智慧包容力容人之長容人之短容人之異容人之錯一個人心里頭能裝多少人進來，就能成就多大的事業(yè)。容人之錯，鼓勵員工冒險創(chuàng)新容人之異，接納不同意見與觀點；容人之短，用人之長，對人之短不挑剔，不吹毛求疵；容人之長，內(nèi)心謙恭，接納和尊重優(yōu)秀的人才；負責任

衡量一個人是否成熟的核心標準就是看他是否學會負責任！公司有問題,根就在于沒有人負責任.解決問題就是負責任.2PART領(lǐng)導者的影響力智慧共贏就是你好\我好\世界好!2PART領(lǐng)導者的影響力智慧幫助員工厘清目標給員工想要的幫員工補齊能力幫助員工實現(xiàn)有結(jié)果你的部屬不聽你說什么,只看你怎么做!團隊戰(zhàn)斗力的最大殺手就是領(lǐng)導者說了不做!2PART領(lǐng)導者的影響力智慧取信于人，你說什么不重要，重要的是你怎么做。創(chuàng)造成果，讓下屬看到你的努力和成就；以身作則，身先士卒，身體力行，己所不能勿施于人；兌現(xiàn)承諾，一諾千金，勢必達成；領(lǐng)導者的運營力智慧第4頁3PART選人的智慧用人的智慧教化人的智慧3PART領(lǐng)導者的運營力智慧

運營力就是選人、用人、教化人的能力。是領(lǐng)導者最重要的能力之一。選認可企業(yè)文化、戰(zhàn)略以及行為和企業(yè)一條心的人；選認可企業(yè)領(lǐng)導人的理念、工作作風并能保持一致的人；選認可團隊能夠融入團隊的人；選有企圖心、有想法、性格圓融的人；3PART領(lǐng)導者的運營力智慧01020304領(lǐng)導風范注重結(jié)果，過程授權(quán)不制造對立，減少內(nèi)耗多提問，啟迪員工智慧不輕易給答案，共商標準3PART領(lǐng)導者的運營力智慧0