知識產權質量部內審核查表含審核記錄

內部審核記錄表表格編號：A－PQEO-25/1－3/00第7頁共7頁受審核部門：質量部接受審核人員：審核人員：審核日期：2022.03.18主管確認：管理體系要求Requires審查內容Thecontentofaudit審查方法Themethodsofaudit現(xiàn)場審核記錄Recordofauditingonthesite符合Yes(√)不符合No(×)GB/T294905.4.2/6.21、詢問質量部的主要知識產權工作職責是什么？配備了哪些知識產權所需的基礎設施（包括知識產權管理軟件）？詢問1.質量部負責知識產權管理體系的規(guī)劃、建立和持續(xù)改進的總體工作；具體負責知識產權管理體系文件的管理，知識產權相關法律法規(guī)的識別和獲取，知識產權管理體系內審工作，以及組織召開管理評審工作。2.根據知識產權工作需要，提供必要的知識產權管理軟件、數據庫、計算機、網絡設備、保密設備、辦公場所等，確保知識產權管理體系的運行?！蘂B/T294905.3.2詢問質量部公司的知識產權目標是什么？查公司目標規(guī)定文件及目標完成情況。詢問查記錄1.知曉公司知識產權目標，質量部負責對公司知識產權目標進行統(tǒng)計，收集、匯總各部門的分解知識產權目標；2、公司知識產權目標及完成情況為：序號目標及指標值統(tǒng)計時間周期完成情況1每年至少進行一場公司級知識產權管理培訓。2021.12.1-2022.3.1122每年獲取的專利不少于5項2021.12.1-2022.3.1143合同知識產權條款覆蓋率≥90%2021.12.1-2022.3.1192.9%目標均已完成√管理體系要求Requires審查內容Thecontentofaudit審查方法Themethodsofaudit現(xiàn)場審核記錄Recordofauditingonthesite符合Yes(√)不符合No(×)GB/T294904.1/4.2.1詢問，公司是否按標準的要求建立了知識產權管理體系，并制定了標準要求的相應文件？查知識產權管理體系文件是否包括：知識產權方針、目標？知識產權手冊？標準要求形成的文件程序和記錄？如何保持知識產權管理體系運行的有效性？如何推進公司知識產權管理體系的不斷改進？詢問查文件1.按標準要求，建立了知識產權管理體系，制定了相應的體系文件：a.查看管理手冊，其中定義了知識產權方針、目標；b.按要求形成了相應的程序文件、記錄表格。2.任命管理者代表，全權負責知識產權管理體系的建立、運行和維持，組織公司內部審核，落實體系運行的各項資源，確保體系運行的有效性；3.制定了《內審管理程序》、《管理評審程序》，每年對知識產權管理體系進行自查，并根據知識產權方針、目標及內審、管理評審的檢查分析結果，不斷發(fā)現(xiàn)改進知識產權方針、目標、過程程序的改進機會，采取必要的改進措施，實現(xiàn)知識產權管理體系的有效性和持續(xù)改進?！獭獭蘂B/T294904.2.2/4.2.3詢問公司建立的知識產權管理體系文件有哪些？是否編制了《文件清單》？從文件清單中抽取文件查：新編體系文件及升版后的體系文件在發(fā)布前是否經過審核與批準？知識產權手冊中是否明確了知識產權機構設置、職責和權限？是否明確了知識產權體系的程序文件或對程序文件的引用？體系文件是否按照受控文件進行管理，且在體系文件上加蓋受控印章？對體系文件的發(fā)放/回收是否進行控制并形成發(fā)放/回收的記錄？文件在公司內部是否易于取用和閱讀？是否有保留已失效的文件？若有，查保留的失效文件是否加蓋了“作廢”章？詢問查文件查記錄1.與知識產權管理體系相關的文件有管理手冊、程序文件、記錄表格等；查看文件清單，文件號、版次號與文件對應；查看文件HCW-PQEO-40-01《合同知識產權評審管理程序》，發(fā)行經過編制、審核、批準；查看《管理手冊》，已明確了知識產權機構設置、職責和權限；查看程序文件收發(fā)控制記錄表，按文件要求執(zhí)行，記錄清晰、完整；相關文件電子版放于公司內網，易于閱讀；失效文件經回收后直接作廢?！?/p>

管理體系要求Requires審查內容Thecontentofaudit審查方法Themethodsofaudit現(xiàn)場審核記錄Recordofauditingonthesite符合Yes(√)不符合No(×)GB/T294907.6詢問質量部，是否建立形成文件的保密管理文件，規(guī)定公司保密管理所需的控制要求？查保密管理文件中是否明確了涉密人員、涉密設備、涉密信息及涉密區(qū)域的管理控制要求？詢問質量部涉密文件有哪些？是如何管控的？查質量部：二級以上涉密文件是否有保密標識？現(xiàn)場查二級以上涉密文件是否采取了文件柜上鎖、電腦設置密碼等保密措施，以防失密？是否識別和建立了本部門存儲或處理一級、二級涉密信息的《重要涉密設備及使用人員清單》？詢問質量部是否有發(fā)生過外部人員來訪參觀涉密區(qū)域的情況？若有，查是否按保密管理制度的要求報相關人員同意？詢問查文件查記錄1.按標準要求建立《保密控制程序》，其中文件對涉密人員、設備、信息、區(qū)域有詳細的說明規(guī)定；2.質量部門涉密文件有程序文件、實驗報告、實驗數據等，管控按文件規(guī)定執(zhí)行：a.二級以上涉密文件加蓋保密印章；部門間傳遞形成記錄；b.現(xiàn)場查看文件柜，已上鎖管控；c.個人電腦設置登入密碼。4.查看質量部《重要設備及使用人員清單》，對涉密設備（電腦）、位置、授權使用人員、權限進行規(guī)定；5.涉密區(qū)域不會對外公開，外來人員會填寫外來人員來訪記錄表，同時報備公司領導?！蘂B/T294904.2.4詢問質量部，是否建立形成文件的外來文件與記錄文件的管理制度，規(guī)定公司外來文件與記錄文件管理所需的控制要求？查外來文件與記錄的管理制度中是否明確了確保知識產權外來文件的外來與取得時間可識別的管控要求？是否明確了外來文件的保管方式與保管期限？是否明確了記錄文件的建立、保持和維護等管理要求？是否明確了記錄的保管方式與保管期限？詢問查文件查記錄1.按標準要求建立了《文件控制程序》，文件中規(guī)定了外來文件、記錄文件的管理控制要求，明確了取得時間識別、保管方式以及期限；√

管理體系要求Requires審查內容Thecontentofaudit審查方法Themethodsofaudit現(xiàn)場審核記錄Recordofauditingonthesite符合Yes(√)不符合No(×)GB/T294904.2.4詢問質量部是否有接收外部單位發(fā)來的知識產權相關外來文件（如公司侵權/被侵權律師函件或司法判決、政府部門發(fā)來的專利、軟著等知識產權相關的文件/郵件）的情況？若有，詢問對本部門的知識產權相關外來文件和記錄是如何管控的？查是否建立了《外來文件清單》？清單（或外來文件）中，對于外來文件的取得時間和來源是否可識別？2、2021.12.1號以后未收到相關外來文件?！蘂B/T294905.3.3詢問質量部，是否建立形成文件的法律與其他要求的管理制度，規(guī)定公司法律與其他要求管理所需的控制要求？查法律與其他要求的管理制度（《法律法規(guī)和其他要求識別控制程序》）中，對建立獲取渠道，識別、獲取、更新法律和其他要求，并傳達給員工等內容是否進行了規(guī)定？查是否建立了法律法規(guī)和其他要求的獲取渠道，如《知識產權信息收集渠道表》？查是否識別和獲取適用的法律和其他要求，并形成記錄《適用的法律法規(guī)和其他要求清單》？從《適用的法律法規(guī)和其他要求清單》中抽取2-3項法律法規(guī)，查是否是現(xiàn)行有效的最新版本？公司的法律法規(guī)信息是如何傳達給員工的？詢問查文件查記錄1.按標準要求建立《法律法規(guī)和其他要求識別控制程序》，其中規(guī)定了質量部負責收集和識別公司所涉及的適用的知識產權有關的法律法規(guī)；規(guī)定了相應的獲取渠道、更新頻次、適用性是識別與確認、傳達要求，2.文件中規(guī)定了相應的獲取渠道，有《《知識產權信息收集渠道表》；3.文件中對適用性的識別、確認有相應規(guī)定，按要求形成記錄《適用的法律法規(guī)和其他要求清單》；4.查看《適用的法律法規(guī)和其他要求清單》，收集了與知識產權相關的法律法規(guī)，抽查《中華人民共和國專利法》，實施日期2021.6.1，為最新版本；5.公司的法律法規(guī)收集信息放于內網網盤中，通過郵件形式傳遞至各部門員工?！?/p>

管理體系要求Requires審查內容Thecontentofaudit審查方法Themethodsofaudit現(xiàn)場審核記錄Recordofauditingonthesite符合Yes(√)不符合No(×)GB/T294905.5查是否有公司知識產權管理體系的年度管理評審計劃？查管理評審輸入資料是否包括以下內容？知識產權方針、目標及其完成情況；企業(yè)經營目標、策略及新產品、新業(yè)務規(guī)劃；企業(yè)知識產權基本情況及風險評估信息；技術、標準發(fā)展趨勢；知識產權資源的充分性；前期審核結果；改進建議。查管理評審報告是否包括以下內容：知識產權方針、目標改進建議；知識產權管理程序改進建議；資源需求的決定；知識產權管理體系策劃和運行的適宜性和有效性的結論查記錄1.初建體系，暫未開展管理評審活動√GB/T294909.1/9.2/9.3詢問質量部，是否建立形成文件的內部審核的管理制度，規(guī)定公司內部審核所需的控制要求？查內部審核的管理制度（《內部審核控制程序》）中，對內部審核的策劃、實施和記錄等內容是否進行了規(guī)定？詢問查文件查記錄1.按標準要求建立《內部審核控制程序》程序文件，規(guī)定公司內部審核看控制要求，質量部負責內部審核活動的管理工作；文件中規(guī)定了內部審核的策劃、實施和記錄的相關要求?！?/p>

管理體系要求Requires審查內容Thecontentofaudit審查方法Themethodsofaudit現(xiàn)場審核記錄Recordofauditingonthesite符合Yes(√)不符合No(×)GB/T294909.1/9.2/9.3查是否按內部審核的管理制度要求，實施了內部審核，并