人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購環(huán)節(jié)內部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司簡介.................................1

2人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購環(huán)節(jié)內部控制現(xiàn)狀.................1

2.1采購授權審批制度現(xiàn)狀..........................................1

2.2采購預算控制現(xiàn)狀..............................................2

2.3采購環(huán)節(jié)業(yè)務流程與操作規(guī)則現(xiàn)狀................................2

3人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購環(huán)節(jié)內部控制存在的問題...........3

3.1沒有制定完善的采購計劃預算....................................3

3.2采購流程混亂..................................................3

3.3缺乏控制采購成本的意識........................................3

3.4采購價格偏高..................................................4

4人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購環(huán)節(jié)內部控制優(yōu)化設計方案.........4

4.1制定采購計劃優(yōu)化設計方案......................................4

4.2公司采購流程優(yōu)化設計方案......................................5

4.3提高采購人員素質優(yōu)化設計方案..................................7

4.4降低采購成本優(yōu)化設計方案......................................9

參考資料............................................................11

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購環(huán)節(jié)內部控

制優(yōu)化設計

1人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司簡介

人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司成立于1996年4月，法定代表人：何浩；

注冊資金44000萬元人民幣，地址位于深圳市寶安區(qū)石巖街道洲石路北側人人

樂物流中心主樓二層。公司主營業(yè)務為大賣場、LeSuper高端精品超市、人人樂

百貨、網(wǎng)購生活超市。人人樂秉承“立足深圳、扎根廣東、面向全國”的發(fā)展

戰(zhàn)略，以“關愛生活，服務社區(qū)”為公司宗旨，以“拼搏、敬業(yè)、團隊、創(chuàng)新”

為企業(yè)精神，努力踐行著“為顧客提供整潔的環(huán)境、優(yōu)質的商品、實惠的價格、

快捷的服務——我們始終如一”的服務理念，致力于創(chuàng)建企業(yè)、員工、供應商

和諧共贏的合作伙伴關系，并成長為全國優(yōu)秀的大型現(xiàn)代零售企業(yè)集團和民族

商業(yè)龍頭企業(yè)。人人樂打造線上品牌以及海外供應與物流鏈：人人樂園、唯樂

之家、中澳美通、樂到家，且與第三方線上平臺進行深入合作，精選商品入駐

餓了么、美團外賣和百度外賣，將日常必需品從線下賣場搬移到線上商城，使

人人樂全渠道布局再度升級。

2人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購環(huán)節(jié)內部控制現(xiàn)狀

2.1采購授權審批制度現(xiàn)狀

經(jīng)過實地的調查，人人樂連鎖商業(yè)集團股份為加強物資采購管理，明確采

購授權范圍與審批權限，規(guī)范公司的采購審批工作，采購審批制度權責基本明

確，采購業(yè)務的執(zhí)行者和授權者基本分離，采購授權審批控制現(xiàn)狀如表1所示：

表1采購環(huán)節(jié)授權審批業(yè)務控制現(xiàn)狀表

分析項目分析說明分析結果

授權審批制度職責權限是否明確基本明確

采購業(yè)務授權分離采購業(yè)務的執(zhí)行者與授權者是否分離基本分離

綜合得分85分

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2.2采購預算控制現(xiàn)狀

經(jīng)過實地的調查，人人樂連鎖商業(yè)集團股份采購環(huán)節(jié)的預算沒有設立專門

的預算部門且在采購環(huán)節(jié)預算的執(zhí)行中沒有嚴格按照要求執(zhí)行，對于采購物資

實物的預算管理和采購資金的的預算管理也不健全，導致采購成本的增加，采

購環(huán)節(jié)預算管理控制現(xiàn)狀如表2所示：

表2采購環(huán)節(jié)預算管理控制現(xiàn)狀分析

分析項目分析說明分析結果

機構設置是否設立預算委員會無，但是有部門負責

采購物資實物預算管理制度是否建立不健全

采購資金預算管理制度是否建立不健全

采購環(huán)節(jié)預算的執(zhí)行與考核是否得到了嚴格執(zhí)行沒有嚴格執(zhí)行

綜合得分68

2.3采購環(huán)節(jié)業(yè)務流程與操作規(guī)則現(xiàn)狀

經(jīng)過實地的調查，人人樂連鎖商業(yè)集團股份在采購環(huán)節(jié)業(yè)務和流程上缺少

必要的采購程序，在需要采購時直接電話通知，并未向上提交采購申請表，沒

有嚴格按照程序執(zhí)行，對于供應商的選擇也沒有進行市場調查篩選，大型超市

采購一般貨到進行驗收付款，對于商品質量沒有嚴格把控，但采購記錄較為完

善，采購環(huán)節(jié)業(yè)務流程與操作規(guī)則控制現(xiàn)狀如表3所示：

表3采購環(huán)節(jié)業(yè)務流程與操作規(guī)則控制現(xiàn)狀分析

分析項目分析說明分析結果

請購程序控制是否建立與執(zhí)行未建立

供應商決策機制是否建立與執(zhí)行未建立

采購訂單及合同控制是否建立與執(zhí)行未建立

采購驗收控制是否建立與執(zhí)行不完善

商品質量控制是否建立與執(zhí)行不完善

付款業(yè)務控制是否建立與執(zhí)行不完善

采購記錄控制是否建立與執(zhí)行比較完善

綜合得分59

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3人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購環(huán)節(jié)內部控制存在的

問題

3.1沒有制定完善的采購計劃預算

由于人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司的預算管理體系不健全，沒有制定

完善的采購計劃預算，導致采購工作的隨意性很大，沒有對采購的需求進行有

效分析，需求部門總是發(fā)現(xiàn)所需要的物資缺少時，才會請購物資，使得采購部

門采購物資的時間非常倉促，導致很多常規(guī)的采購被迫變成突發(fā)性臨時采購，

造成采購成本增加。有時由于采購時間的緊迫，生產(chǎn)部門需要的生產(chǎn)物資不能

夠及時送到，因而影響生產(chǎn)進度，對企業(yè)產(chǎn)生不利影響。同時，由于采購審批

手續(xù)繁瑣，流程太長，審批太多，有時由于各部門領導意見的不一致，對選擇

供應商存在較大的分歧，為達成一致意見，需要花費較多的時間進行商討，影

響采購進度。而審批后的請購單不能及時回到采購部，進一步加劇了采購的不

及時性。

3.2采購流程混亂

人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司缺乏必要的采購流程設計，使得采購流

程十分混亂。有些部門不寫請購單，直接電話聯(lián)系，要求采購部門進行物資采

購。有時采購單還沒有通過審核，采購就開始進行了。采購員有時外出采購，

不能及時將采購單拿去報銷，而是集中起來，最后一起報銷，這樣使得審查十

分困難。在供應商選擇方面，沒有進行詳細的市場調查。人人樂連鎖商業(yè)集團

股份有限公司在采購跟蹤、分析、評估和控制等方面，缺乏有效的工具和平臺

進行科學決策。如何制定合理的采購價格？如何采購才能符合企業(yè)的綜合利益？

如何實施有效的采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查？如何在事前就將采購控制做好，而不是

等采購缺口發(fā)生再來尋求解決方案？只有對采購流程進行科學設計，對供應商

進行有效管理，建立供應商評價考核管理體系，形成采購的整體意識，才能使

采購環(huán)節(jié)的內部控制不流于形式。

3.3缺乏控制采購成本的意識

在人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司的企業(yè)管理中，考核采購部門和人員

的主要指標是以不影響生產(chǎn)為主，因此采購的數(shù)量經(jīng)常超過實際生產(chǎn)需要量，

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這樣往往造成了庫存成本的增加和供應鏈成本的增加。采購人員主要關注采購

業(yè)務是否能保證生產(chǎn)的正常需要以及采購價格是否合理，而沒有考慮到采購批

量，資金周轉，庫存水平，質量等因素。這樣使得總購置成本增加。生產(chǎn)管理

部門，采購部門各持己見，都從自身的利益考慮，沒有大局觀念，也將使采購

成本上升。同時，由于沒有建立供應商選擇標準，對供應商缺乏必要的管理，

使得控制采購成本面對更大的困難。

3.4采購價格偏高

與同行業(yè)相比，人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司的采購價格普遍偏高。

如果選擇采購成本更低的原材料，必然會造成產(chǎn)品質量不合格，引起客戶糾紛，

影響企業(yè)的聲譽，給企業(yè)造成更大的影響。同時，由于金融危機的爆發(fā)，國外

市場銳減，而國內市場競爭十分激烈，造成公司資金回籠慢，公司現(xiàn)金流緊張，

應付賬款增多。而供應商為了保證自己的利益不受到侵害，對人人樂連鎖商業(yè)

集團股份有限公司追款頻繁，要求的付款條件比以前更為苛刻，有的供應商推

遲發(fā)貨，甚至不再供貨，使得采購工作極為被動。這些都給公司的發(fā)展帶來了

很大的風險。

4人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購環(huán)節(jié)內部控制優(yōu)化設

計方案

4.1制定采購計劃優(yōu)化設計方案

對于人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司以前的采購業(yè)務流程，進行以下優(yōu)

化。嚴謹有效的采購環(huán)節(jié)應當具備完善合理的采購涉劃，并確保采購計劃能夠

使公司目標計劃成功實行。人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司原來的采購流程，

十分的單一，且其采購計劃十分的不合理，影響公司的年度營業(yè)計劃。

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圖1人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購計劃制定流程圖

如圖1人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購計劃制定流程圖所示，人人

樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司合理的采購計劃的制定應當根據(jù)公司目前的銷售

方向，以及銷售目標成本進行原材料采購計劃的制定。先根據(jù)主要銷售商品以

及銷售成本，預估材料采購需用的數(shù)量與時間。采購部門了解歷史生產(chǎn)消耗定

額，對當前市場進行采購分析，再計算出需要采購的原材料計劃表，避免采購

商品儲存過多，積壓資金，占用倉儲。由成本會計進行調整分析原材料采購計

劃的可行性，進行原材料的采購預算確認，最后由財務部門確認采購計劃的合

理性，最后得到合理有效的生產(chǎn)采購計劃。

采購人員可以根據(jù)年內生產(chǎn)目標安排、資金情況和倉儲空間，制訂相應的

半年、季度或月度采購計劃與預算方案。嚴格執(zhí)行采購預算能夠在很大程度上

減少一次多采形成滯壓或多次采形成采購成本增加的問題產(chǎn)生，從而使人人樂

連鎖商業(yè)集團股份有限公司的采購業(yè)務實現(xiàn)價值最大化。以最低最合理的成本

實現(xiàn)最大的利潤。

4.2公司采購流程優(yōu)化設計方案

我給人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司設計的采購流程主要環(huán)節(jié)包括:編制

需求計劃和采購計劃，請購，選擇合適的供應商，確定采購價格，擬定并簽訂

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協(xié)議條款，管理供應過程，驗收材料，付款。

圖2采購流程優(yōu)化設計圖

人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司采購流程具體步驟如圖2所示，具體流

程為：各生產(chǎn)車間根據(jù)訂單制定材料采購計劃，主管進行所需采購物資匯總，

將匯總表送至采購部門，認真核對采購數(shù)量是否與核定數(shù)量一致，核對無誤后，

送交采購部。由采購部按照規(guī)定嚴格挑選合適的供應商，選定供應商后，制定

采購協(xié)議，原則上要求供應商報價、磋商確認后方能遞交采購合同于供應商，

對于某些客戶需要指定的供應商的，合同格式視情況而定，一般情況下應按公

司要求格式制作，至少做到每個合同都有獨立的合同號，每個合同數(shù)量需一式

三份以上，每分合同必須注明材料名稱以及各項信息等相關必要信息。合同發(fā)

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出之前，需要總經(jīng)理審批并簽字蓋章。制作供應商評估表，從中選擇評估分較

高的，對所有供應商進行數(shù)據(jù)管理，合作期間，供應商提供材料的質量、交貨

期的達成、配合程度等相關信息進行登記，并以評分、綜合評估等方式進行考

察審核，對于總體情況較差的供應商向上級領導匯報相關情況:由客戶指定的供

應商，并以書面、郵件形式向客戶相關人員進行反映。材料到倉后，應即刻清

點材料數(shù)量，并檢查其質量，針對有質量問題的材料，立即與供應方進行溝通，

雙方進行協(xié)商，取得有效的處理辦法。存在質量異常、交貨逾期等扣款的，應

予以核算，確保賬目準確，核對無誤的對賬單應由經(jīng)手人簽字后交予財務部，

由財務部處理后賬款結算。

4.3提高采購人員素質優(yōu)化設計方案

表4采購人員績效考評表

人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司需要培養(yǎng)一批批高素質、專業(yè)的采購人

員來改善采購管理和降低采購成本。專業(yè)的采購人員必須具備承擔采購任務所

需要的相關知識，而且道德素質要高，要具有很強的責任心和敬業(yè)精神，能為

企業(yè)降低的采購成本，提高企業(yè)的銷售利潤。人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公

司在招聘采購人員時應從兩個方面考慮選擇采購人員，首先，筆試。筆試就能

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測試出應聘者的基礎知識、技能和能力的深度和廣度，能測驗書面表達能力，

易于觀察應聘者的推理能力、創(chuàng)造力及材料概括力;其次，而試?？梢詮慕徽劦?/p>

過程中獲得求職者的動機與工作期望、還有他的表達能力、分析能力等潛質。

綜合考慮選擇優(yōu)秀的采購人員，提高采購人員的基本素質，從而達到降低采購

成本的需求。

表5績效評價結果處理表

表6采購人員培訓計劃表

同時，人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司還要給員工一個公平競爭的平臺，

讓優(yōu)秀的采購人員有更高層次的學習或工作平臺的機會，這樣才能激發(fā)員工學

習和工作的積極性。在采購人員當中采用績效評估制度，實行獎德相結合的管

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理方法，建立科學合理的晉升機制，讓知個人的努力都能得到回報如表4所示，

以完善關鍵業(yè)績評價指標和個人素質評價指標為基礎，二者分別占比60%和40%。

對于采購績效分數(shù)達到90分以上，公司可以實施獎金福利或升職等激勵措施，

加強采購員工的積極性，提高對工作努力員工的薪酬水平，同時，對于考評分

數(shù)較低的員工，公司需要組織培訓和教育，提高他們的綜合素質，使他們專業(yè)

化如表5所示。

對于等級為一般和不及格的員工公司會給他們培訓六個月，每個月的周六、

周日對他們進行培訓，培訓項目、內容、時間、地點、方式如表6所示，月末

則對他們進行檢驗測試。

4.4降低采購成本優(yōu)化設計方案

圖3降低采購成本優(yōu)化設計流程圖

人人樂連鎖商業(yè)集團股份有限公司可以根據(jù)采購需求和財