企業(yè)保密及檔案管理辦法

企業(yè)保密及檔案管理辦法TOC\o"1-2"\h\u24861第一章總則 1111231.1目的與依據 1151401.2適用范圍 1161021.3基本原則 124140第二章保密管理 2303452.1保密內容與等級 2100362.2保密措施 2212472.3保密責任 222637第三章檔案管理職責 2100213.1管理部門職責 2290963.2工作人員職責 213065第四章檔案分類與編號 3320874.1分類原則 3244604.2編號規(guī)則 328736第五章檔案的收集與歸檔 3266495.1收集范圍 3212125.2歸檔流程 327419第六章檔案的保管與利用 3272536.1保管要求 3243416.2利用規(guī)定 32138第七章檔案的銷毀 465397.1銷毀條件 460617.2銷毀程序 415898第八章附則 416778.1解釋權 4244358.2施行日期 4第一章總則1.1目的與依據為加強企業(yè)的保密工作和檔案管理，保證企業(yè)的商業(yè)秘密和各類檔案的安全、完整，根據國家相關法律法規(guī)和企業(yè)實際情況，制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于企業(yè)內部所有部門及員工，涉及企業(yè)的各類保密信息和檔案的管理。1.3基本原則企業(yè)保密及檔案管理工作遵循嚴格管理、規(guī)范操作、責任明確、安全保密的原則。在工作中，要保證保密信息不被泄露，檔案管理工作規(guī)范、有序進行。第二章保密管理2.1保密內容與等級企業(yè)的保密內容包括但不限于技術秘密、經營策略、客戶信息等。根據保密內容的重要性和敏感性，將保密等級分為絕密、機密、秘密三個級別。絕密級信息是指對企業(yè)生存和發(fā)展具有決定性影響的信息；機密級信息是指對企業(yè)的經營和發(fā)展具有重要影響的信息；秘密級信息是指對企業(yè)的日常運營具有一定影響的信息。2.2保密措施企業(yè)采取多種保密措施，保證保密信息的安全。包括但不限于：對涉密人員進行嚴格的背景審查和保密培訓；對涉密場所進行嚴格的出入管理；對涉密信息的存儲、傳輸和使用進行加密處理等。同時企業(yè)還建立了完善的保密審查制度，對涉及保密信息的對外交流和發(fā)布進行嚴格的審查。2.3保密責任企業(yè)各級管理人員和員工都承擔著相應的保密責任。涉密人員要簽訂保密協(xié)議，明保證密義務和責任。對于違反保密規(guī)定的行為，企業(yè)將依法追究相關人員的責任。同時企業(yè)還建立了保密監(jiān)督機制，對保密工作進行定期檢查和評估，及時發(fā)覺和糾正存在的問題。第三章檔案管理職責3.1管理部門職責檔案管理部門負責制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督企業(yè)各部門的檔案工作。具體職責包括：負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作；對檔案的真實性、完整性和安全性進行審查；組織開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和質量。3.2工作人員職責檔案工作人員要嚴格遵守檔案管理制度，認真履行工作職責。具體職責包括：負責本部門檔案的收集、整理和移交工作；按照規(guī)定的流程和標準進行檔案的歸檔和保管；為企業(yè)內部各部門提供檔案查詢和利用服務，保證檔案的合理利用。第四章檔案分類與編號4.1分類原則檔案分類遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則。根據企業(yè)的業(yè)務特點和管理需求，將檔案分為行政管理類、經營管理類、技術研發(fā)類、財務審計類等多個類別。每個類別下再根據具體的內容進行細分，保證檔案分類的準確性和合理性。4.2編號規(guī)則檔案編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，保證檔案編號的唯一性和可識別性。編號規(guī)則包括檔案的類別代碼、年度代碼、流水號等組成部分。通過編號規(guī)則，可以快速準確地查找和識別檔案，提高檔案管理的效率和準確性。第五章檔案的收集與歸檔5.1收集范圍檔案的收集范圍包括企業(yè)在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖像等。具體包括企業(yè)的各類規(guī)章制度、會議記錄、合同協(xié)議、財務報表、科研成果等。同時還包括與企業(yè)發(fā)展相關的外部文件和資料，如部門的批文、行業(yè)報告等。5.2歸檔流程檔案的歸檔流程包括收集、整理、審核、編號、裝訂、入庫等環(huán)節(jié)。各部門負責將本部門形成的檔案進行收集和整理，經審核合格后，按照編號規(guī)則進行編號和裝訂，最后移交檔案管理部門入庫保管。檔案管理部門對歸檔的檔案進行再次審核，保證檔案的質量和完整性。第六章檔案的保管與利用6.1保管要求檔案保管要符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求，保證檔案的安全和完整。檔案管理部門要建立完善的檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和維護。同時要加強對檔案庫房的管理，限制非授權人員進入庫房。6.2利用規(guī)定企業(yè)內部各部門因工作需要查閱檔案時，需填寫檔案查閱申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，要遵守檔案管理的相關規(guī)定，不得損壞、涂改、轉借檔案。對于外部單位查閱檔案，需經企業(yè)領導批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。第七章檔案的銷毀7.1銷毀條件檔案達到規(guī)定的保管期限，且經鑒定無保存價值的，方可進行銷毀。銷毀的檔案包括過期的文件、資料、檔案副本等。同時對于涉及國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，要按照相關規(guī)定進行處理，不得隨意銷毀。7.2銷毀程序檔案銷毀要按照嚴格的程序進行。由檔案管理部門提出銷毀申請，經企業(yè)領導批準后，成立銷毀小組。銷毀小組對擬銷毀的檔案