會議管理制度、檔案管理制度

會議管理制度1．總則1.1會議是企業(yè)管理的重要手段之一，為使集團公司更好地溝通信息、統(tǒng)一意志，交流研討、達成共識，解決問題、持續(xù)改進，順暢地開展各項工作，特制定本規(guī)定。1.2會議的安排與召開應當把握必要、及時、有效的原則。1.3召開各類會議，必須充分做好會前準備：會議主題、議事日程、參會人員、有關原則，并據(jù)此制定完整可行的會議籌備方案。1.4制作規(guī)范的會議通知，并發(fā)放至所有參會人員，凡屬參會人員不得無故遲到或缺席，如有特殊情況必須事先請假，說明原因。1.5本規(guī)定適用于集團公司總裁辦公會、年會（半年度工作會議，年度工作會議）、公司例會（早會、周會、月度工作會議）、專題會議及其他會議。2．總裁辦公會議總裁辦公會議是就集團公司經(jīng)營管理工作中的重要事項征求公司其他高級管理人員意見的一種主要方式，由集團公司經(jīng)營班子及有關部門人員組成。由總裁、副總裁或總裁委托人召集有關部門人員列席會議的，于會議前二天以書面或口頭形式通知全體與會人員。2.1下列事項須召開總裁辦公會議：2.1.1研究年度生產(chǎn)經(jīng)營方針、發(fā)展規(guī)劃；2.1.2審定集團公司及下屬公司內部機構設置方案；2.1.3審核重要規(guī)章制度；2.1.4審定集團公司職工薪酬福利待遇和獎懲方案；2.1.5研究決定集團公司重大人事調整及任免事宜；2.1.6審定集團公司重大投資項目方案和資本運作方案；2.1.7審定各下屬公司和集團公司本部職能部門經(jīng)營業(yè)績和考核方案及考核結果；2.1.8總裁認為應當召開總裁辦會議審議的其他事項。2.1.9總裁辦公會原則上每個月召開一次。3．集團公司半年度、年度工作會議集團公司半年度、年度工作會議，是集團公司生產(chǎn)經(jīng)營管理重要工作會議，既是總結表彰、動員勵志的大會，又是承上啟下，開拓進取的會議。半年度、年度工作會議由集團公司高管人員、所屬各公司高管人員，各職能部門主管及部分專業(yè)人員出席。于會議前五天以書面形式通知全體與會人員。3.1集團半年度、年度工作會議，可以分產(chǎn)業(yè)分別召開，也可以統(tǒng)一集中召開，根據(jù)實際情況確定。3.2行政部全面負責會務安排，必須做好下列工作：3.3會議總結報告，會議文件資料準備工作，包括集團及所屬公司、各職能部門的工作總結，需提交會議討論的計劃、方案、措施、會議決定事項等；3.4會議議程安排；3.5正式出席會議人員、列席會議人員名單確定；3.6會議地點、人員住宿安排，會議設備、器材準備工作（攝像、電腦、投影等）；3.7獎品、紀念品準備；3.8會議記錄，分組討論紀錄人員安排。3.9會議紀要下發(fā)。3.10對會議明確事項，行政部會后牽頭會同有關業(yè)務部門負責督促檢查、落實工作，并將落實情況及時反饋集團分管領導或總裁。4．集團公司例會集團公司例會旨在鼓舞斗志、激勵向上、凝聚人心，是集團親和力的體現(xiàn)。公司例會分為早會（周一）、周會。4.1早會：每周一早上，由行政部主持，作一周工作總動員，通知、通報有關事項，激發(fā)士氣，振奮精神，發(fā)揚連續(xù)作戰(zhàn)精神，完成各項工作任務。并請集團公司領導作指示。逢節(jié)假日相應順延（即節(jié)后上班第一天），或由行政部事前通知。4.2周會（部門總經(jīng)理聯(lián)席會議）：每周五下午召開，由行政部負責人主持，集團公司領導及部門副總級其以上人員、總裁秘書參加。周會主要內容：4.2.1匯報一周以來的主要工作完成情況，本周工作計劃；4.2.2通報需要集團公司領導協(xié)調的事項；4.2.3對集團公司日常經(jīng)營管理的意見和建議；4.3月度計劃與總結會議4.3.1月度計劃會議主要內容：各部門（公司）匯報下月工作計劃，并在本會議上議定工作計劃事項。4.3.2月度總結會議主要內容：各部門（公司）匯報上月工作完成情況，未完成事項的說明，集團領導就未完成事項的指示，行政部做總結月度績效考核分。5．專題會議專題會議是集團公司及職能部門就專項工作或專業(yè)工作需要召開的會議，只限于專業(yè)有關的人員參加的，屬于專業(yè)性強、內容集中的會議。6．其他會議。其他會議是集團公司根據(jù)工作需要召開的會議。7．會議記錄7.1會議由各部門制作會議記錄。會議記錄必須使用公司會議紀要的模版。會議記錄應記載會議所議事項。會議記錄待參會人員的簽名后一并保存。7.2會后要及時撰寫會議紀要。會議紀要必須準確、清楚，充分表達會議討論的情況。7.3會議紀要的結論經(jīng)與會人員確認無誤，經(jīng)部門負責人審核后，送有關領導和部門。7.4會議紀要及有關文件，必須妥善保管，納入檔案管理，按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。8．會議的會風管理8.1會議必須準時召開，無特殊理由不得拖延或推遲；8.2會議應集中于規(guī)定議題，不得跑題；8.3維護正常會議秩序，認真聽報告、保持會場安靜，不喧嘩、不交頭接耳，并將手機設置靜音狀態(tài)；8.4會議期間不可隨意中途離席；8.5會議參加人員需按規(guī)定保守會議秘密；8.6對無故缺席人員要在會議上通報，對遲到人員設遲到席。8.7會議禁忌事項：8.7.1發(fā)言時不可長篇大論；8.7.2不可一直緘默；8.7.3不可取用不正確的資料；8.7.4不要只做期待性預測或只談抽象概念；8.7.5不可對發(fā)言者吹毛求疵，不可做人身攻擊；8.7.6不可隨意打斷他人發(fā)言；8.7.7不可不懂裝懂，不入正題；8.7.8遵守會議主持人的會議要求。9．議定事項的催辦和反饋9.1會議議定事項由會議主持人分解到相關部門落實辦理。9.2會議召集部門指定專人負責催辦并收集情況，可按照紀要，填寫有關事項催辦聯(lián)系函。9.3辦結事項及時向有關領導反饋，并在下次例會或按月做出總結報告，綜合向領導匯報。9.4重要事件可分多次反饋，使領導及時了解辦理情況。10．視頻會議召開需要以視頻形式召開的各類會議，其中定期召開的會議由行政部直接統(tǒng)籌安排；要求臨時召開視頻會議的部門，應提前行政部提報預約，由行政部予以安排。11．附則本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。檔案管理制度1．總則1.1為規(guī)范集團公司檔案管理工作，使檔案管理工作水平不斷提高，有效地為集團公司各項工作服務，特制定本制度。1.2檔案管理工作包括分類、歸檔、保管、借閱及調用、銷毀等方面的工作。1.3檔案管理工作遵循的原則是：服務企業(yè)、規(guī)范管理、認真負責、實用方便、完備安全。1.4集團公司檔案管理工作由集團公司行政部具體負責。2．檔案的管理機構檔案管理工作實行分級管理。2.1集團公司的有關檔案管理工作由集團公司檔案室具體承擔。集團公司下屬各單位的檔案管理工作由各單位自行負責，其中各單位的基本檔案除自行保存以外，還應報集團公司檔案室存檔和管理。各下屬單位對常用的集團公司基本材料（營業(yè)執(zhí)照復印件等）也應保留一套備用。2.2集團公司檔案室設專（兼）職檔案員，承擔日常檔案管理工作；下屬各單位可設置專職或兼職檔案員，承擔日常檔案管理工作。3.檔案的種類：3.1公司基本檔案3.1.1集團公司開業(yè)登記證件，包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、開戶許可證等。3.1.2集團公司設立登記、變更登記檔案（公司歷史沿革、設立及變更歷次批準文件）。3.1.3集團公司章程（含歷次修正案）。3.2公司綜合檔案3.2.1法規(guī)性文件，包括上級發(fā)布、需集團公司執(zhí)行的，或由集團公司發(fā)布的各種標準、規(guī)章制度等。3.2.2企業(yè)的重大決議，包括由集團公司總裁辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。3.2.3計劃性文件，包括集團公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。3.2.4總結性文件，包括集團公司年度和月度工作總結、下屬部門、公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。3.2.5批示性文件，包括集團公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等，以及各類決定、命令、工作指示等。3.2.6憑證性文書材料，包括集團公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。3.2.7證件性文書資料，包括公司各類資質證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽證書和證明、集團公司主要領導人獲得的各類榮譽等。3.2.8匯報性文書資料，包括上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及集團公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料；3.2.9聲像制品資料，包括集團公司在經(jīng)營活動、重大慶典、企業(yè)文體活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。3.2.10題贈性資料，包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。3.3專業(yè)檔案3.3.1人事檔案3.3.1.1職員基本材料，包括個人簡歷及證明、面試、錄用、試用與轉正。3.3.1.2勞動合同。3.3.1.3任免職、調崗調薪記錄。3.3.1.4考核與獎懲記錄。3.3.1.5考勤與工資福利發(fā)放。3.3.1.6教育與培訓記錄。3.3.1.7其他人事管理檔案。3.3.2財務檔案3.3.2.1歷年帳冊、憑證、報表、預算、審計、稅務等會計檔案。3.3.2.2財產(chǎn)目錄清單。3.3.2.3財產(chǎn)所有權證。3.3.2.4其他財產(chǎn)管理檔案。3.3.3法律檔案3.3.3.1各類合同原件。3.3.3.2各類案件的有關法律文書、行文。3.3.3.3其他法律方面檔案材料。3.3.4投資項目及工程檔案3.3.4.1投資項目的論證材料；3.3.4.2實施項目的前期材料（兩證一書等）及工程（含房地產(chǎn)開發(fā)）資料（勘察、設計、施工、竣工、驗收等）。3.3.4.3其他有關投資項目及工程的檔案、材料。3.3.5購銷業(yè)務檔案包括各類購銷合同，有關收發(fā)貨、收付款、信用證開證與議付、結匯與核銷、開票、托運、財產(chǎn)保險、商檢報關等憑證單據(jù)。3.3.6部門工作檔案3.3.6.1各職能部門（包括項目、商貿、國貿業(yè)務部門）在工作過程中所形成的各種統(tǒng)計報表、匯總記錄及文件等。3.3.6.2其他有存檔價格的資料等。4．歸檔4.1歸檔范圍：凡屬本標準第四條所涵蓋的文件資料，均應進行整理、立卷、歸檔。4.2立卷歸檔要求4.2.1立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。4.2.2填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。4.2.3立卷應以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。4.2.4立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。4.2.5立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。4.2.6立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。4.2.7文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。4.2.8歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、底稿、正文和附件必須立在一起。上述歸檔材料原則上要以原件或材料正本歸檔，常用上述材料的部門或人員必須將復印件或副本歸檔，并注明原件或正本的所在。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。4.2.9聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。4.3歸檔時間要求：4.3.1文書檔案：每年第一季度，公司各職能部門及各公司將上一年度的需歸檔材料整理歸檔。4.3.2會計檔案：集團公司財務部負責整理立卷，自行保管三年后向檔案室歸檔。4.3.3法律檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后及時歸檔。4.3.4工程項目檔案：工程項目前期手續(xù)辦完后即將有關證書、材料原件及時歸檔。工程設計、施工階段有關材料在工程竣工驗收后兩個月內整理歸檔。4.3.5音像檔案：音像資料在形成并使用完畢后，及時歸檔。4.3.6證書、重要文件等：在取得之后及時歸檔。4.3.7對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。4.4歸檔時，歸檔人員應將檔案材料整理清楚，開列清單移交檔案室專職檔案員簽收。4.5檔案員應負責催辦及接收登記工作，對各部門或各公司不及時辦理歸檔工作的，應上報行政部協(xié)調處理。4.1.5人事檔案由集團公司人資部門負責管理，并另行制定管理細則。5．檔案的保管5.1檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。5.2檔案員對重要檔案資料應重點保管，嚴防丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。5.3檔案保密要求5.3.1檔案員要嚴守檔案秘密，不得向任何人透露檔案資料內容，嚴禁私自將檔案資料攜帶外出。5.3.2檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。5.3.3檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。5.3.4有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經(jīng)集團公司領導批準。檔案室工作規(guī)定另行制定執(zhí)行。5.3.5有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)集團公司領導批準。5.3.6對已到保密期限的檔案要提請集團公司領導鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。5.3.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直至依法追究刑事責任。5.3