審計(jì)學(xué)人大教材第八章教學(xué)講義

第八章

采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)

了解采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)與特點(diǎn)掌握采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的處理流程掌握采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的功能模塊掌握采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的初始設(shè)置熟悉采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理學(xué)習(xí)目標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)生產(chǎn)企業(yè)來說，存貨的采購(gòu)是生產(chǎn)的準(zhǔn)備階段，目的是采購(gòu)生產(chǎn)適用、價(jià)格公道、質(zhì)量合格的原材料對(duì)商業(yè)企業(yè)來說，要使企業(yè)獲得盡可能多的銷售收入，必須采購(gòu)適銷對(duì)路且價(jià)格公道的商品采購(gòu)與生產(chǎn)計(jì)劃和銷售計(jì)劃聯(lián)系密切采購(gòu)直接導(dǎo)致貨幣資金的支出或?qū)ν庳?fù)債的增加采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，工作量大，運(yùn)行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生管理漏洞采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)

1、對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效地核算與管理

2、對(duì)應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款進(jìn)行有效地核算與管理

3、為各相關(guān)部門和管理者提供必要的信息

4、為賬務(wù)子系統(tǒng)生成采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的記賬憑證

采購(gòu)入庫單采購(gòu)入庫單采購(gòu)發(fā)票存貨成本付款信息基礎(chǔ)設(shè)置庫存管理系統(tǒng)管理采購(gòu)管理應(yīng)付款管理存貨核算采購(gòu)業(yè)務(wù)－案例財(cái)務(wù)部MARY因經(jīng)常出差需要筆記本電腦一臺(tái)銷售部提出春節(jié)期間硬盤銷量會(huì)有大幅增長(zhǎng),想購(gòu)進(jìn)硬盤1000個(gè)流程對(duì)應(yīng)訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購(gòu)要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程請(qǐng)購(gòu)單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流程對(duì)應(yīng)訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購(gòu)要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程請(qǐng)購(gòu)單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)請(qǐng)購(gòu)用來描述采購(gòu)的需求即請(qǐng)求采購(gòu).是采購(gòu)業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn),指企業(yè)內(nèi)部部門向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng),或采購(gòu)部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)需求提出采購(gòu)清單.請(qǐng)購(gòu)單

描述請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容的單據(jù)，如采購(gòu)什么貨物、采購(gòu)多少、何時(shí)使用、哪個(gè)部門使用等內(nèi)容；同時(shí)也可為采購(gòu)訂單提供建議內(nèi)容，如建議供應(yīng)商、建議訂貨日期等。請(qǐng)購(gòu)適用于采購(gòu)業(yè)務(wù)復(fù)雜，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理有嚴(yán)格要求的單位，請(qǐng)購(gòu)單是可選單據(jù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要選用采購(gòu)業(yè)務(wù)－案例1月6日,財(cái)務(wù)部MARY填制請(qǐng)購(gòu)單，申請(qǐng)筆記本電腦一臺(tái)1月9日,銷售部填制請(qǐng)購(gòu)單，申請(qǐng)購(gòu)入硬盤1000個(gè)請(qǐng)購(gòu)-小結(jié)采購(gòu)模塊步驟多，請(qǐng)購(gòu)業(yè)務(wù)最先做手工錄入請(qǐng)購(gòu)單，項(xiàng)目?jī)?nèi)容填仔細(xì)修改刪除此單劇，審核之前可進(jìn)行單審批審均可以，列表過濾可查詢公司業(yè)務(wù)不盡同，有無請(qǐng)購(gòu)自己定12采購(gòu)業(yè)務(wù)－案例財(cái)務(wù)部MARY因經(jīng)常出差需要筆記本電腦一臺(tái)銷售部提出春節(jié)期間硬盤銷量會(huì)有大幅增長(zhǎng),想購(gòu)進(jìn)硬盤1000個(gè)流程對(duì)應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購(gòu)要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)訂貨采購(gòu)訂貨是指企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的采購(gòu)合同或購(gòu)銷協(xié)議.采購(gòu)訂單描述采購(gòu)合同中關(guān)于貨物的明細(xì)內(nèi)容.包括采購(gòu)什么貨物、采購(gòu)多少、由誰供貨，什么時(shí)間到貨、到貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等。采購(gòu)訂單適用于采購(gòu)業(yè)務(wù)復(fù)雜，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理有嚴(yán)格要求的單位，采購(gòu)訂單是可選單據(jù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要選用.整個(gè)業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行都回寫到采購(gòu)訂單，通過采購(gòu)訂單可以跟蹤采購(gòu)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程.訂貨業(yè)務(wù)－案例1月7日,采購(gòu)部與供應(yīng)商達(dá)成采購(gòu)協(xié)議,購(gòu)筆記本電腦一臺(tái),填制相關(guān)采購(gòu)訂單.1月7日,采購(gòu)部與供應(yīng)尚泛美商行訂貨,填制相關(guān)采購(gòu)訂單.流程對(duì)應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購(gòu)要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)到貨采購(gòu)到貨是采購(gòu)訂貨和采購(gòu)入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確認(rèn)對(duì)方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以入庫通知單的形式傳遞到倉(cāng)庫作為保管員收貨的依據(jù)。采購(gòu)到貨單是可選單據(jù)，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要選用。流程對(duì)應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購(gòu)要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)入庫貨物入庫采購(gòu)入庫是通過采購(gòu)到貨、質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，對(duì)合格到貨的存貨進(jìn)行入庫驗(yàn)收。入庫業(yè)務(wù)－案例1月9日,到貨的筆記本一臺(tái)辦理入庫手續(xù)，填入庫單1月9日,到貨硬盤辦理入庫手續(xù)，填制入庫單流程對(duì)應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購(gòu)要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購(gòu)發(fā)票確認(rèn)采購(gòu)成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款發(fā)票業(yè)務(wù)－案例1月11日，收到XX供應(yīng)商開具的購(gòu)買筆記本電腦的發(fā)票，款項(xiàng)當(dāng)即付清。1月12日,收到購(gòu)買硬盤的發(fā)票，掛入應(yīng)收帳款。參照請(qǐng)購(gòu)單生成訂單發(fā)票-業(yè)務(wù)流程采購(gòu)發(fā)票現(xiàn)付轉(zhuǎn)應(yīng)收帳款錄入采購(gòu)發(fā)票25流程對(duì)應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單訂貨單入庫單發(fā)票結(jié)算單暫估記帳憑證到貨單訂貨入庫、收發(fā)票結(jié)算提出采購(gòu)要求到貨財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)結(jié)算單是記錄采購(gòu)結(jié)算結(jié)果的單據(jù)。采購(gòu)結(jié)算操作處理上分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算兩種方式，運(yùn)費(fèi)發(fā)票可以單獨(dú)進(jìn)行費(fèi)用折扣結(jié)算。采購(gòu)結(jié)算也稱采購(gòu)報(bào)賬，是指采購(gòu)核算人員根據(jù)采購(gòu)入庫單、采購(gòu)發(fā)票核算采購(gòu)入庫成本結(jié)算業(yè)務(wù)－案例1月底，財(cái)務(wù)部根據(jù)筆記本電腦的入庫單和發(fā)票確認(rèn)該電腦的入庫成本1月底,財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫單和發(fā)票確認(rèn)硬盤的入庫成本小結(jié)結(jié)算方式分兩種：手工結(jié)算自動(dòng)結(jié)算如選擇了“相同供應(yīng)商”,則必須供應(yīng)商,存貨,結(jié)算數(shù)量相同才可結(jié)算。發(fā)票記錄金額作為入庫單記錄的實(shí)際成本。記錄結(jié)算到行。29

單貨同行貨到票未到（暫估入庫）業(yè)務(wù)票到貨未到（在途存貨）業(yè)務(wù)單貨同行憑證憑證憑證發(fā)票制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）核銷制單結(jié)算制單采購(gòu)入庫單錄入（采購(gòu)管理）采購(gòu)入庫單記賬（存貨核算）采購(gòu)入庫單審核（庫存管理）借：原材料貸：物資采購(gòu)借：物資采購(gòu)應(yīng)交稅金貸：應(yīng)付賬款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款采購(gòu)發(fā)票錄入（采購(gòu)管理）錄入付款單（應(yīng)付款系統(tǒng)）審核、記賬（總賬系統(tǒng)）貨到票未到（暫估入庫）業(yè)務(wù)三種處理方式：月初回沖、單到回沖、單到補(bǔ)差以單到回沖為例，暫估處理的業(yè)務(wù)流程1.當(dāng)月,貨到票未到:暫估制單暫估入庫單記賬（存貨核算）借：原材料貸：物資采購(gòu)填制暫估入庫單（采購(gòu)管理）2.下月發(fā)票到:藍(lán)字回沖單制單紅字回沖單制單填制采購(gòu)發(fā)票（采購(gòu)管理）采購(gòu)結(jié)算（采購(gòu)管理）暫估處理（存貨核算）借：原材料(紅)貸：物資采購(gòu)(紅)借：原材料貸：物資采購(gòu)票到貨未到（在途存貨）業(yè)務(wù)

如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對(duì)發(fā)票進(jìn)行壓?jiǎn)翁幚恚浳锏竭_(dá)后，再一并輸入計(jì)算機(jī)做報(bào)賬結(jié)算處理。但如果需要實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計(jì)算機(jī)，待貨物到達(dá)后，再填制入庫單并做采購(gòu)結(jié)算?，F(xiàn)付業(yè)務(wù)現(xiàn)結(jié)制單（應(yīng)付款系統(tǒng)）填制采購(gòu)發(fā)票（采購(gòu)管理）現(xiàn)付處理（采購(gòu)管理）借：物資采購(gòu)貸：銀行存款采購(gòu)業(yè)務(wù)1業(yè)務(wù)內(nèi)容：

8日，收到北京聯(lián)想分公司提供的聯(lián)想17寸顯示器，計(jì)30臺(tái)，商品已驗(yàn)收入硬件庫，并收到專用發(fā)票一張，票號(hào)為AS8751，單價(jià)2200元，總金額77220元，已用轉(zhuǎn)賬支票（支票號(hào)：2356）支付，銀行賬號(hào)：8316587962。業(yè)務(wù)類型：?jiǎn)呜浲袠I(yè)務(wù)。操作指導(dǎo)：1．在采購(gòu)管理系統(tǒng)中錄入采購(gòu)入庫單2.在采購(gòu)管理系統(tǒng)中根據(jù)采購(gòu)入庫單生成采購(gòu)發(fā)票3．在采購(gòu)管理系統(tǒng)中進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算4．在庫存管理系統(tǒng)中審核采購(gòu)入庫單（略）5．在存貨核算系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)入庫單進(jìn)行記賬，并生成入庫憑證。（略）6．在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行制單7．在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中進(jìn)行付款結(jié)算處理，并生成憑證采購(gòu)業(yè)務(wù)2業(yè)務(wù)內(nèi)容：

6日，收到北京聯(lián)想分公司提供的聯(lián)想天禧PIII/550，數(shù)量為20臺(tái)，商品已驗(yàn)收入硬件庫，未收到發(fā)票。業(yè)務(wù)類型：貨到票未到-暫估入庫業(yè)務(wù)。操作指導(dǎo)：1．在采購(gòu)管理系統(tǒng)中填制暫估入庫單2．在庫存管理系統(tǒng)中審核暫估入庫單3．在存貨核算系統(tǒng)中輸入采購(gòu)入庫單的暫估單價(jià)4.在存貨核算系統(tǒng)中對(duì)采購(gòu)入庫單進(jìn)行記賬5．在存貨核算系統(tǒng)中生成入庫憑證采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理思考題

1、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)是什么？

2、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)有何特點(diǎn)？

3、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)和其他子系統(tǒng)有何關(guān)系？

4、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的處理流程是怎樣的？采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理5、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)包括哪些主要功能模塊？6、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的初始化包括哪些內(nèi)容？7、采購(gòu)與應(yīng)付子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理包括哪些內(nèi)容？8、何