DB11-T 1598.10-2020 居家養(yǎng)老服務(wù)規(guī)范 第10部分：信息采集與檔案管理

ICS03.080.99

A12

備案號(hào)：70728-2020

DB11

北京市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB11/T1598.10—2020

居家養(yǎng)老服務(wù)規(guī)范

第10部分：信息采集與檔案管理

Specificationofhomecareservicefortheelderly—

Part10：Informationcollectionandrecordsmanagement

2020-03-25發(fā)布2020-07-01實(shí)施

北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

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居家養(yǎng)老服務(wù)規(guī)范

第10部分：信息采集與檔案管理

1范圍

本部分規(guī)定了居家養(yǎng)老服務(wù)信息采集與檔案管理的總體要求、信息采集、信息記錄管理

檔案管理。

本部分適用于居家養(yǎng)老服務(wù)組織開(kāi)展的信息采集和檔案管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適

用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子文件管理規(guī)范

GB/T26316-2010市場(chǎng)、民意和社會(huì)調(diào)查服務(wù)需求

DB11/T1598.1-9居家養(yǎng)老服務(wù)規(guī)范

3術(shù)語(yǔ)和定義

DB11/T1598.1界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1

檔案records

居家養(yǎng)老服務(wù)組織在服務(wù)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

注：改寫(xiě)DA/T1-2000，定義2.1。

3.2

檔案管理recordsmanagement

檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。

注：改寫(xiě)DA/T1-2000，定義2.4。

3.3

電子文件electronicdocument

居家養(yǎng)老服務(wù)組織在服務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)

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字格式的各種信息記錄。

注：改寫(xiě)DA/T58，定義2.1。

4總體要求

4.1基本要求

應(yīng)符合DB11/T1598.1的相關(guān)要求。

4.2服務(wù)組織要求

4.2.1應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)建立信息采集與檔案管理的制度、崗位職責(zé)及工作程序。

4.2.2應(yīng)配備與信息采集與檔案管理要求相匹配、并掌握相關(guān)知識(shí)的專(zhuān)（兼）職人員。

4.2.3宜建立信息管理系統(tǒng)，信息管理系統(tǒng)包括但不限于信息的采集和整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、

檔案管理、服務(wù)監(jiān)管等功能。

4.2.4政府支持的服務(wù)項(xiàng)目應(yīng)符合相關(guān)信息上報(bào)要求。

4.2.5應(yīng)按檔案類(lèi)別配置檔案管理用具及必要設(shè)備，并做好防火、防盜、防有害生物、防

水、防潮、防塵。

4.3人員要求

4.3.1.1服務(wù)人員應(yīng)具備以下能力：

a)較好的普通話水平；

b)人際交往能力和親和力；

c)信息評(píng)估的能力；

d)信息記錄的能力；

e)信息價(jià)值判斷的能力；

f)信息及時(shí)傳遞的能力。

4.3.1.2應(yīng)遵守信息安全保密制度。

4.3.1.3應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用技能。

5信息采集

5.1采集對(duì)象

養(yǎng)老服務(wù)區(qū)域內(nèi)有服務(wù)需求的老年人。

5.2采集內(nèi)容

信息采集內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：

a)基礎(chǔ)信息；

b)健康信息；

c)評(píng)估信息；

d)老年人服務(wù)需求信息；

e)監(jiān)護(hù)人或緊急聯(lián)系人信息；

f)滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)信息。

5.3采集方式

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信息采集方式宜采用面對(duì)面詢(xún)問(wèn)、問(wèn)卷和電話詢(xún)問(wèn)等方式。

5.4采集要求

5.4.1采集原則

5.4.1.1可靠性原則：應(yīng)保證信息來(lái)源的可靠性，采集的信息應(yīng)反映服務(wù)對(duì)象的真實(shí)狀況。

5.4.1.2完整性原則：采集的信息內(nèi)容應(yīng)完整無(wú)誤、記錄準(zhǔn)確。

5.4.1.3時(shí)效性原則：應(yīng)根據(jù)老年人的訴求，及時(shí)進(jìn)行信息采集，保障信息采集的時(shí)效。

5.4.2現(xiàn)場(chǎng)采集

5.4.2.1現(xiàn)場(chǎng)采集應(yīng)符合GB/T26316-2010第6.3條的要求。

5.4.2.2應(yīng)幫助老年人或監(jiān)護(hù)人、緊急聯(lián)系人填寫(xiě)信息采集表。

5.4.2.3信息采集人員對(duì)信息進(jìn)行核實(shí)，保證內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。

5.4.2.4信息采集對(duì)象和信息采集人員應(yīng)在信息采集文件上簽字。

5.4.2.5不應(yīng)超范圍收集個(gè)人信息。

6信息記錄管理

6.1服務(wù)記錄

服務(wù)過(guò)程中應(yīng)建立服務(wù)記錄，服務(wù)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

6.2信息復(fù)核

6.2.1服務(wù)組織應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)信息和服務(wù)記錄進(jìn)行復(fù)核和驗(yàn)證，抽查比例不低于10%。

6.2.2服務(wù)組織應(yīng)對(duì)不符合填寫(xiě)規(guī)格、缺乏完整性、準(zhǔn)確性和內(nèi)容矛盾的信息進(jìn)行復(fù)核。

6.2.3復(fù)核人員應(yīng)做好復(fù)核記錄并簽字。

6.3信息處理

6.3.1應(yīng)進(jìn)行信息編輯與整理，包括數(shù)據(jù)錄入、編碼、編校、文件準(zhǔn)備和制表等。

6.3.2應(yīng)對(duì)歸并、編輯以及數(shù)據(jù)處理過(guò)程進(jìn)行周期性檢查。

6.3.3應(yīng)根據(jù)服務(wù)對(duì)象變化情況隨時(shí)更新。

6.4信息安全

6.4.1信息記錄文件應(yīng)按規(guī)定的期限保存。

6.4.2信息記錄未經(jīng)授權(quán)不應(yīng)公開(kāi)。

6.4.3應(yīng)安全存放所有信息記錄，以防止不當(dāng)使用、損害或意外損失。

6.4.4信息管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)信息記錄進(jìn)行備份。

7檔案管理

7.1檔案內(nèi)容

7.1.1檔案應(yīng)包括老年人基本信息檔案、服務(wù)提供檔案和服務(wù)組織管理檔案。

7.1.2老年人基本信息檔案包括但不限于以下內(nèi)容：

a)個(gè)人信息；

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b)健康信息，包括體檢表、能力評(píng)估量表等；

c)監(jiān)護(hù)人或緊急聯(lián)系人信息；

d)服務(wù)需求和接受服務(wù)信息，包括服務(wù)需求評(píng)估量表等。

7.1.3服務(wù)提供檔案包括DB11/T1598.2至DB11/T1598.9服務(wù)過(guò)程中的各類(lèi)記錄。

7.1.4服務(wù)組織管理檔案包括但不限于以下內(nèi)容：

a)服務(wù)人員信息記錄；

b)服務(wù)需求與服務(wù)對(duì)接信息記錄；

c)服務(wù)組織管理信息記錄，包括管理制度、管理流程、人員管理、安全、培訓(xùn)、

財(cái)務(wù)管理、文化娛樂(lè)等；

d)資產(chǎn)管理信息記錄。

7.2紙質(zhì)文件歸檔要求

7.2.1質(zhì)量要求

7.2.1.1歸檔文件材料應(yīng)為原件并真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整。

7.2.1.2已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。

7.2.2整理方法

7.2.2.1紙質(zhì)歸檔文件的整理包括裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒、備考表等。

7.2.2.2歸檔文件應(yīng)按件裝訂。

7.2.2.3歸檔文件的分類(lèi)宜按照年度、保管期限等分類(lèi)方法進(jìn)行。

7.2.2.4歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

7.2.2.5歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)。

7.2.2.6歸檔文件應(yīng)按編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

7.2.3歸檔時(shí)間要求

7.2.3.1服務(wù)對(duì)象基本信息資料應(yīng)在服務(wù)協(xié)議簽訂后三天內(nèi)整理歸檔。

7.2.3.2服務(wù)檔案應(yīng)在服務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。

7.2.3.3其他檔案應(yīng)按月整理歸檔，做到月結(jié)月清。

7.2.3.4檔案的有效保存期不低于5年。

7.3電子文件歸檔要求

7.3.1電子文件應(yīng)保證真實(shí)、完整、有效。

7.3.2電子文件的歸檔、管理應(yīng)符合GB/T18894第6章和第9章的要求。

7.4檔案利用

7.4.1應(yīng)建立檔案查閱制度，包括查閱手續(xù)、查閱權(quán)限、查閱人證明文件、方法方式等。

7.4.2檔案不應(yīng)用于商業(yè)用途。

7.5檔案銷(xiāo)毀

7.5.1保存期滿(mǎn)后方可銷(xiāo)毀。

7.5.2服務(wù)組織負(fù)責(zé)檔案的銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前應(yīng)由服務(wù)組織負(fù)責(zé)人和檔案保管人員進(jìn)行鑒定并

簽字。

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7.5.3銷(xiāo)毀檔案應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀冊(cè)，登記所銷(xiāo)毀檔案資料的時(shí)間、數(shù)量和主要內(nèi)容目錄、

編號(hào)。

7.5.4銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)遵循保密原則及有關(guān)規(guī)定并指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀，參加檔案銷(xiāo)毀

的人員都要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

7.5.5不應(yīng)將銷(xiāo)毀的檔案作廢紙出售。

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參考文獻(xiàn)

[1]GB/T3792