施工企業(yè)材料采購合同管理制度

施工企業(yè)材料采購合同管理制度合同編號：__________甲方（采購方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（供應方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范施工企業(yè)材料采購行為，保障企業(yè)的合法權益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)，結合本企業(yè)實際情況，制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于本施工企業(yè)各類材料采購合同的簽訂、履行、管理等活動。3.基本原則（1）平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商簽訂合同。（2）公平誠信原則：合同內(nèi)容應公平合理，雙方應誠實守信，履行合同義務。（3）合法合規(guī)原則：合同的簽訂和履行應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的要求。二、合同管理機構與職責1.合同管理機構設置本企業(yè)設立合同管理部門，負責材料采購合同的統(tǒng)一管理。2.合同管理機構職責（1）制定和完善合同管理制度，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。（2）參與合同的談判、起草、審核等工作，提供法律意見和建議。（3）負責合同的登記、歸檔、保管等工作，建立合同管理檔案。（4）處理合同糾紛，維護企業(yè)的合法權益。3.合同承辦部門職責（1）負責合同的前期調(diào)研和策劃，提出采購需求和建議。（2）選擇合適的供應商，進行商務談判，擬定合同條款。（3）負責合同的履行和跟蹤，及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（4）向合同管理部門報送合同簽訂和履行情況的相關資料。三、合同簽訂流程1.合同策劃（1）合同承辦部門根據(jù)施工項目的需求，制定材料采購計劃，明確采購的品種、數(shù)量、質量要求、交貨時間等。（2）對市場進行調(diào)研，了解材料的價格、供應情況、質量等信息，為合同談判和簽訂提供依據(jù)。2.供應商選擇（1）通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式選擇供應商。（2）對供應商的資質、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量等進行綜合評估，確定合格供應商名單。（3）與供應商進行初步溝通，了解其產(chǎn)品情況和合作意向。3.合同談判（1）合同承辦部門組織與供應商的談判，就合同的主要條款進行協(xié)商。（2）談判內(nèi)容包括材料的價格、質量標準、交貨方式、付款方式、違約責任等。（3）談判過程中，應注意保護企業(yè)的利益，爭取有利的合同條款。4.合同起草與審核（1）根據(jù)談判結果，合同承辦部門起草合同文本。（2）合同管理部門對合同文本進行審核，重點審核合同的合法性、完整性、風險性等。（3）審核過程中，如發(fā)覺問題，應及時與合同承辦部門溝通，進行修改和完善。5.合同簽訂（1）合同文本經(jīng)審核通過后，由法定代表人或授權代表簽訂合同。（2）簽訂后的合同應加蓋企業(yè)公章，保證合同的法律效力。四、合同內(nèi)容與條款1.合同主體（1）明確合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。（2）注明雙方的法定代表人或授權代表的姓名及授權范圍。2.材料規(guī)格與質量標準（1）詳細列出采購材料的規(guī)格、型號、技術參數(shù)等要求。（2）約定材料的質量標準，包括國家標準、行業(yè)標準或企業(yè)標準。（3）明確材料的質量檢驗方法和驗收標準。3.交貨方式與地點（1）確定材料的交貨方式，如送貨上門、自提等。（2）明確交貨地點，具體到詳細地址。（3）約定交貨時間，包括具體的日期或時間段。4.付款方式與期限（1）約定付款方式，如現(xiàn)金、支票、轉賬等。（2）明確付款期限，根據(jù)合同履行情況分階段付款或一次性付款。（3）如有預付款，應注明預付款的比例和支付時間。5.驗收標準與方法（1）制定驗收標準，包括外觀檢查、數(shù)量核對、質量檢測等方面的要求。（2）確定驗收方法，如抽樣檢驗、全面檢驗等。（3）約定驗收時間和地點，以及驗收不合格的處理方式。6.違約責任（1）明確雙方在合同履行過程中可能出現(xiàn)的違約行為，如逾期交貨、質量不合格、付款逾期等。（2）約定違約方應承擔的違約責任，如支付違約金、賠償損失等。（3）確定違約金的計算方法和賠償損失的范圍。7.爭議解決方式（1）約定合同爭議的解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。（2）如選擇仲裁，應明確仲裁機構的名稱和地址。（3）如選擇訴訟，應明確管轄法院的名稱和地址。五、合同履行與監(jiān)控1.合同履行跟蹤（1）合同承辦部門負責對合同的履行情況進行跟蹤，及時掌握合同的執(zhí)行進度。（2）建立合同履行臺賬，記錄合同的履行情況，包括交貨時間、質量情況、付款情況等。（3）定期向合同管理部門匯報合同履行情況，發(fā)覺問題及時協(xié)調(diào)解決。2.合同變更管理（1）如合同履行過程中需要變更合同內(nèi)容，應按照合同變更的程序進行辦理。（2）合同變更應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。（3）變更協(xié)議應作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。3.合同糾紛處理（1）如合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛，應首先通過友好協(xié)商解決。（2）協(xié)商不成的，可以根據(jù)合同約定的爭議解決方式進行處理。（3）在處理合同糾紛過程中，應收集和保存相關證據(jù)，為解決糾紛提供依據(jù)。六、合同檔案管理1.合同檔案的建立（1）合同簽訂后，合同管理部門應及時建立合同檔案，將合同文本及相關資料進行歸檔。（2）合同檔案應包括合同正本、副本、附件、談判記錄、變更協(xié)議、履行記錄等資料。2.合同檔案的保管（1）合同檔案應指定專人負責保管，保證檔案的安全和完整。（2）合同檔案應存放在專用的檔案柜中，按照合同編號進行分類存放。（3）保管人員應定期對合同檔案進行檢查，如發(fā)覺檔案損壞或丟失，應及時采取措施進行補救。3.合同檔案的查閱與利用（1）本企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可查閱。（2）外部單位查閱合同檔案時，需經(jīng)合同管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。（3）查閱合同檔案時，應遵守檔案管理的相關規(guī)定，不得損壞、涂改、轉借檔案。七、合同風險管理1.風險識別與評估（1）合同管理部門應定期對合同風險進行識別和評估，分析合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險因素。（2）風險因素包括市場價格波動、供應商信譽問題、質量問題、交貨期延誤、法律法規(guī)變化等。（3）根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。2.風險防范措施（1）在合同簽訂前，對供應商進行充分的調(diào)查和評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商。（2）在合同中明確約定價格調(diào)整機制，以應對市場價格波動的風險。（3）要求供應商提供質量保證金或保函，以保證材料的質量。（4）在合同中約定嚴格的交貨期和違約責任，以避免交貨期延誤的風險。（5）關注法律法規(guī)的變化，及時調(diào)整合同條款，以防范法律風險。3.風險預警與應急處理（1）建立合同風險預警機制，對可能出現(xiàn)的風險進行實時監(jiān)控和預警。（2）當出現(xiàn)風險預警信號時，應及時采取措施進行防范和控制。（3）如風險已經(jīng)發(fā)生，應立即啟動應急處理預案，采取有效的措施減少損失。八、合同信息化管理1.信息化管理系統(tǒng)建設（1）本企業(yè)應建立合同信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和自動化。（2）信息化管理系統(tǒng)應包括合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)控、歸檔等功能模塊。2.信息錄入與更新（1）合同簽訂后，相關人員應及時將合同信息錄入信息化管理系統(tǒng)。（2）合同履行過程中，應及時更新合同的履行情況信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。3.信息安全與保密（1）加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采取必要的安全措施，防止信息泄露和被篡改。（2）對合同信息的查閱和使用應進行嚴格的權限管理，保證信息的安全和保密。九、監(jiān)督檢查與考核1.監(jiān)督檢查機制（1）建立合同監(jiān)督檢查機制，定期對合同的簽訂、履行、管理等情況進行檢查。（2）監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括合同的合法性、完整性、風險性、履行情況等。（3）對檢查中發(fā)覺的問題，應及時提出整改意見，督促相關部門和人員進行整改。2.考核評價指標（1）制定合同管理考核評價指標，對合同管理工作進行量化考核。（2）考核評價指標包括合同簽訂的及時性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況、合同檔案的管理情況等。3.獎懲措施（1）對合同管理工作成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。（2）對違反合同管理制度、給企業(yè)造成損失的部門和個人，按照有關規(guī)定進行處罰。十、培訓與教育1.培訓計劃制定（1）合同管理部門應根據(jù)企業(yè)的實際情況，制定合同管理培訓計劃。（2）培訓計劃應包括培訓的內(nèi)容、對象、時間、地點等。2.培訓內(nèi)容與方式（1）培訓內(nèi)容包括合同法律法規(guī)、合同管理制度、合同簽訂技巧、合同履行與監(jiān)控、合同風險管理等。（2）培訓方式可以采用集中授課、專題講座、案例分析、交流研討等多種形式。3.培訓效果評估（1）培訓結束后，應對培訓效果進行評估，了解培訓人員對培訓內(nèi)容的掌握程度和應用能力。（2）根據(jù)評估結果，及時調(diào)整和改進培訓計劃和內(nèi)容，提高培訓質量和效果。十一、附則1.解釋權本管理制度的解釋權歸本施工企業(yè)所有。2.修訂程序本管理制度如需修訂，應由合同管理部門提出修訂建議，經(jīng)企業(yè)領導班子會議審議通過后實施。3.生效日期本管理制度自發(fā)布之日起生效。十二、附件1.相關表單與文件格式（1）材料采購計劃表（2）供應商評估表（3）合同審核表（4）合同履行臺賬（5）合同變更申請表（6）合同糾紛處理記錄表（7）合同查閱申請表2.參考法律法規(guī)與標準規(guī)范（1）《中華人民共和國民法典》（2）《中華人民共和國建筑法》（3）《建設工程質量管理條例》（