數(shù)據(jù)庫原理及應用（Access版）第5版 課件 第8章 報表

金鑫

吳靖

主編

唐小毅

馬燕林

參編數(shù)據(jù)庫原理及應用（Access2021版）第8章第8章

報表8.3.1設置報表格式

8.3.2修飾報表

8.3.3創(chuàng)建多列報表8.1概述8.4報表的高級應用8.2創(chuàng)建報表8.3編輯報表8.1.1報表的功能

8.1.2報表的視圖

8.1.3報表的結構8.1.4報表的類型8.2.1使用“報表”工具自動創(chuàng)建報表

8.2.2使用“報表向導”創(chuàng)建報表8.2.3使用“標簽”創(chuàng)建報表8.2.4使用“報表設計”創(chuàng)建報表8.2.5使用“空報表”工具創(chuàng)建報表8.5報表的預覽和打印8.4.1報表的排序和分組8.4.2使用計算控件8.4.3創(chuàng)建子報表第8章8.1概述報表對象的主要功能是將數(shù)據(jù)庫中需要的數(shù)據(jù)提取出來，再加以整理和計算，并以打印格式輸出數(shù)據(jù)。第8章8.1.1報表的功能報表是數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)通過屏幕顯示或打印輸出的特有形式。盡管多種多樣的報表形式與數(shù)據(jù)庫窗體、數(shù)據(jù)表十分相似，但它的功能卻與窗體、數(shù)據(jù)表有根本的不同，它的作用只是用來數(shù)據(jù)輸出。報表的功能主要包括：可以呈現(xiàn)格式化的數(shù)據(jù)；可以分組組織數(shù)據(jù)，進行匯總；可以包含子報表及圖表數(shù)據(jù)；可以打印輸出標簽、發(fā)票、訂單和信封等多種樣式的報表；可以進行計數(shù)、求平均、求和等統(tǒng)計計算；可以嵌入圖像或圖片來豐富數(shù)據(jù)顯示等。第8章8.1.2報表的視圖Access的報表操作提供了4種視圖：“報表視圖”“打印預覽”“布局視圖”和“設計視圖”。“報表視圖”視圖用于顯示報表數(shù)據(jù)內容；“打印預覽”視圖用于查看報表的頁面數(shù)據(jù)輸出形態(tài)，即打印效果預覽；“布局視圖”的界面風格與報表視圖類似，但是在該視圖中可以移動各個控件的位置，可以重新進行控件布局；“設計視圖”用于創(chuàng)建和編輯報表的結構，添加控件和表達式，美化報表等。4個視圖的切換可以通過單擊“開始”選項卡“視圖”組的“視圖”按鈕下面的小箭頭，在彈出的下拉列表中選擇相應的視圖命令?；蛘咴跀?shù)據(jù)庫窗口右下角的視圖區(qū)域

中選擇相應的視圖按鈕。第8章8.1.3報表的結構報表的結構和窗體類似，通常由報表頁眉、報表頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳和主體5部分組成，每個部分稱為報表的一個節(jié)。如果對報表進行分組顯示，則還有組頁眉和組頁腳兩個專用的節(jié)，這兩個節(jié)是報表所特有的。報表的內容是以節(jié)來劃分的，每個節(jié)都有特定的用途。所有報表都必須有一個主體節(jié)。報表選擇器節(jié)選擇器報表頁眉頁面頁眉主體頁眉報表頁腳頁面頁腳第8章8.1.3報表的結構報表中各節(jié)的功能如下：

報表頁眉：是整個報表的頁眉，只能出現(xiàn)在報表的開始處，即報表的第一頁，用來放置通常顯示在報表開頭的信息，如標題、日期或報表簡介。

頁面頁眉：用于在報表中每頁的頂部顯示標題、列標題、日期或頁碼，在表格式報表中用來顯示報表每一列的標題。

主體：顯示或打印來自表或查詢中的記錄數(shù)據(jù)，是報表顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域，是整個報表的核心。

頁面頁腳：用于在報表中每頁的底部顯示頁匯總、日期或頁碼等。

報表頁腳：用來放置通常顯示在頁面底部的信息。

組頁眉：在分組報表中，可以使用“排序和分組”屬性設置“組頁眉/組頁腳”區(qū)域，以實現(xiàn)報表的分組輸出和分組統(tǒng)計。

組頁腳：顯示在記錄組的結尾，主要用來顯示報表分組總計等信息。第8章圖8-2縱欄式報表8.1.4報表的類型報表主要分為4種類型：縱欄式、表格式、標簽式和兩端對齊式。1）縱欄式報表：一般是在報表的主體節(jié)區(qū)顯示一條或多條記錄，而且以垂直方式顯示，如圖8-2所示。2）表格式報表：以整齊的行、列形式顯示記錄數(shù)據(jù)，一行顯示一條記錄，一頁顯示多行記錄，如圖8-3所示。圖8-3表格式報表第8章圖8-4標簽式報表圖8-5兩端對齊式報表3）標簽式報表：一種特殊類型的報表，將報表數(shù)據(jù)源中少量的數(shù)據(jù)組織在一個卡片似的小區(qū)域，如圖8-4所示。8.1.4報表的類型4）兩端對齊式報表：與縱欄式報表類似，兩端對齊式報表也是在報表的主體節(jié)區(qū)顯示一條或多條記錄，但通常是以兩端對齊的方式來布局顯示字段名稱和字段的值，如圖8-5所示。第8章8.2創(chuàng)建報表在Access中，可以使用“報表”“報表設計”“空報表”“報表向導”和“標簽”5種方式來創(chuàng)建報表?！皥蟊怼笔抢卯斍按蜷_的數(shù)據(jù)表或查詢自動創(chuàng)建一個報表；“報表設計”是打開報表設計視圖，通過添加各種控件自己設計一張報表；“空報表”是創(chuàng)建一張空白報表，通過將選定的數(shù)據(jù)表字段添加進報表中建立報表；“報表向導”允許用戶創(chuàng)建幾種不同風格的報表，并能夠提供分類和匯總的功能；“標簽”是使用標簽向導允許用戶創(chuàng)建各種規(guī)格的標簽，如產(chǎn)品的標簽等。圖8-6“報表”工具創(chuàng)建報表【例8-1】

使用“報表”工具自動創(chuàng)建報表，需要預先在導航窗格中選擇數(shù)據(jù)源。操作過程如圖8-6所示。8.2.1使用“報表”工具自動創(chuàng)建報表②單擊“創(chuàng)建”選項卡“報表”組的“報表”按鈕，系統(tǒng)會自動生成表格式報表①打開“數(shù)據(jù)庫”窗口，在導航窗格中打開“表”對象，選擇student表作為報表數(shù)據(jù)源虛線標識頁的邊界圖8-7“報表向導”對話框圖8-8“報表向導”之添加分組級別使用“報表向導”創(chuàng)建報表時，向導將提示用戶輸入有關記錄源、字段、版面以及所需的格式，并且可以在報表中對記錄進行分組或排序，并計算各種匯總數(shù)據(jù)等。用戶在報表向導的提示下可以完成大部分報表設計的基本操作，加快了創(chuàng)建報表的過程。8.2.2使用“報表向導”創(chuàng)建報表第8章

如果要分組，可以選定用于分組的字段，單擊按鈕

，或雙擊所選定的分組字段，分組的樣式就會出現(xiàn)在對話框右側的預覽區(qū)域中?？蛇x定多個字段來設定多級分組，這時還可以使用“優(yōu)先級”按鈕指定分組的級別；如果要另行設置分組間隔，可單擊“分組選項”按鈕，在彈出的窗口中進行分組間隔的設置。4）在下一步向導中，需要為記錄指定排序次序最多可以按4個字段對記錄進行排序。如果報表包含數(shù)值型的字段，還可以通過單擊“匯總選項”按鈕，在彈出的“匯總選項”對話框中設置需要計算的匯總值。5）在下一步向導中，選擇設置報表的布局方式。布局樣式有“縱欄表”“表格”和“兩端對齊”，布局方向有“橫向”和“縱向”兩種。6）在下一步向導中，指定報表的標題，選擇報表完成后的狀態(tài)，單擊“完成”按鈕，即可完成報表的創(chuàng)建。圖8-9所示為創(chuàng)建好的基于“所屬院系”分組的顯示學生信息的表格式報表。圖8-9基于“報表向導”方式創(chuàng)建的報表注意如果要在報表中包括來自多個表和查詢的字段，則在報表向導的第一步中的“報表向導”對話框中選擇第一個報表或查詢的字段后，不要單擊“下一步”或“完成”按鈕，而是重復執(zhí)行選擇表或查詢的步驟，并選擇要在報表中包括的字段，直至已選擇所有所需的字段。8.2.2使用“報表向導”創(chuàng)建報表第8章圖8-10使用“標簽”創(chuàng)建報表①在數(shù)據(jù)庫導航窗格中選擇“teacher”數(shù)據(jù)表作為報表的數(shù)據(jù)源，然后單擊“創(chuàng)建”選項卡“報表”組的“標簽”按鈕②啟動“標簽向導”對話框③指定標簽尺寸，單擊“下一步”按鈕④設置文本字體和顏色，單擊“下一步”按鈕⑤設置標簽要使用的字段，輸入所需文本，確定標簽的顯示內容，單擊“下一步”按鈕⑥設置排序字段，單擊“下一步”按鈕⑦設置報表的名稱，單擊“完成”按鈕，創(chuàng)建完畢【例8-2】

Access提供了“標簽向導”來方便地創(chuàng)建標簽報表，其操作過程如圖8-10所示。8.2.3使用“標簽”創(chuàng)建報表第8章圖8-11報表“設計視圖”圖8-12“字段列表”窗格

除了可以使用自動報表和向導功能創(chuàng)建報表外，還可以從“設計視圖”中手動創(chuàng)建報表。在“設計視圖”下可以靈活建立或修改各種報表。主要操作過程有：創(chuàng)建空白報表并選擇數(shù)據(jù)源；添加頁眉/頁腳；布置控件顯示數(shù)據(jù)、文本和各種統(tǒng)計信息；設置報表排序和分組屬性；設置報表和控件外觀格式、大小、位置和對齊方式等。8.2.4使用“報表設計”創(chuàng)建報表第8章圖8-13設置報表“記錄源”除了通過“添加現(xiàn)有字段”在“字段列表”窗格中選擇數(shù)據(jù)源外，也可以在報表的“屬性表”窗格中的“數(shù)據(jù)”選項卡或“全部”選項卡中，設置報表的“記錄源”屬性。單擊“工具”組中的“屬性表”按鈕，打開“屬性表”窗格，設置其“數(shù)據(jù)”選項卡下的“記錄源”屬性為“student”表，如圖8-13所示。8.2.4使用“報表設計”創(chuàng)建報表第8章圖8-14報表中添加字段在步驟2）中打開了“字段列表”窗格，從中選擇要在報表中顯示的字段，拖到主體節(jié)中?；蛘唠p擊該字段，將自動添加到主體節(jié)中，如圖8-14所示。8.2.4使用“報表設計”創(chuàng)建報表第8章圖8-15報表設計布局圖8-16報表預覽顯示8.2.4使用“報表設計”創(chuàng)建報表第8章使用“空報表”工具創(chuàng)建報表與使用“報表設計”工具創(chuàng)建報表類似，但是使用“空報表”創(chuàng)建報表默認進入“布局視圖”，并且主要在“布局視圖”下進行報表設計，而使用“報表設計”創(chuàng)建報表默認進入“設計視圖”，并且主要在“設計視圖”下進行報表設計。此外，在“報表視圖”下更方便建立縱欄式報表，而“布局視圖”下更方便設置表格式報表。但是在設計報表的過程中經(jīng)常需要切換不同視圖。8.2.5使用“空報表”工具創(chuàng)建報表第8章8.2.5使用“空報表”工具創(chuàng)建報表第8章8.3編輯報表在報表的“設計視圖”和“布局視圖”都可以創(chuàng)建報表，也都可以對已經(jīng)創(chuàng)建的報表進行編輯和修改。只是在“設計視圖”中看不到報表控件關聯(lián)的數(shù)據(jù)，而在“布局視圖”可以呈現(xiàn)控件的數(shù)據(jù)源內容。在報表的“設計視圖”和“布局視圖”中將分別打開“報表設計工具”選項卡和“報表布局工具”選項卡，這兩種選項卡都包含了“設計”“排列”“格式”和“頁面設置”4個子選項卡，而且這兩種視圖下的各子選項卡中提供的組命令也幾乎一樣。第8章1．設置格式Access報表的格式設置與窗體的格式設置類似，主要通過Access“主題”功能設置報表的主題、顏色和字體。8.3.1設置報表格式單擊“設計”選項卡的“主題”中按鈕。在打開的下拉列表中選擇“暗香撲面”選項，報表內容將根據(jù)所需主題更改風格，如圖8-22所示。選中“報表頁眉”節(jié)，設置結果如圖8-23所示。第8章圖8-23設置控件格式2．設置條件格式使用條件格式，可以對字段值本身或包含字段表達式的值設置條件規(guī)則，從而對報表中的各個值應用不同的格式。8.3.1設置報表格式第8章圖8-24設置報表的條件格式①進入報表“布局視圖”，在“格式”子選項卡中單擊“條件格式”按鈕，彈出“條件格式規(guī)則管理器”對話框②設置格式規(guī)則為“職稱”，單擊“新建規(guī)則”按鈕，打開“新建格式規(guī)則”對話框③在“新建格式規(guī)則”對話框中設置規(guī)則為：字段值等于“教授”時，該字段值的單元格背景顏色為紅色。然后單擊“確定”按鈕④在“條件格式規(guī)則器”中顯示已添加的規(guī)則，用戶可以繼續(xù)添加新規(guī)則，或者重新編輯原有規(guī)則，或刪除已有規(guī)則。規(guī)則設置完畢后單擊“確定”按鈕，返回“布局視圖”【例8-3】

在報表“教師信息表”中設置條件格式，具體的操作過程如圖8-24所示。8.3.1設置報表格式第8章圖8-25報表圖片背景設置圖8-26“日期和時間”對話框1．添加背景圖案8.3.2修飾報表2．添加當前日期和時間第8章圖8-27“頁碼”對話框3．添加頁碼在報表中添加頁碼的操作步驟如下。1）打開報表對象，進入報表的“設計視圖”或“布局視圖”。2）在“設計”子選項卡的“頁眉/頁腳”組中，單擊“頁碼”按鈕，打開“頁碼”對話框。3）在“頁碼”對話框中，根據(jù)需要選擇相應的頁碼格式、位置、對齊方式和是否首頁顯示頁碼等，如圖8-27所示。

4）單擊“確定”按鈕后，則自動在報表設計視圖中插入一顯示頁碼計算表達式的文本框8.3.2修飾報表第8章4．添加分頁符1）打開報表對象，進入報表的“設計視圖”。2）單擊“設計”子選項卡的“控件”組的“分頁符”按鈕

3）單擊報表中需要設置分頁符的位置，分頁符會以短虛線標識在報表的左邊界上。分頁符應該設置在某個控件之上或之下，以免拆分了控件中的數(shù)據(jù)。如果要將報表中的每條記錄或記錄組都另起一頁，可以通過設置組頁眉、組頁腳或主體節(jié)的“強制分頁”屬性來實現(xiàn)。8.3.2修飾報表第8章圖8-28“頁面設置”對話框在默認的設置下，系統(tǒng)創(chuàng)建的報表都是單列的，為了實際的需要還可以在單列報表的基礎上創(chuàng)建多列報表。在打印多列報表時，組頁面、組頁腳和主體占滿了整個列的寬度，但報表頁眉、報表頁腳、頁面頁眉、頁面頁腳卻占滿了整個報表的寬度。8.3.3創(chuàng)建多列報表第8章8.4報表的高級應用報表的高級應用主要包括對報表進行排序和分組以及對報表的統(tǒng)計計算等。第8章1．報表的排序默認情況下，報表中的記錄是按照自然順序，即數(shù)據(jù)輸入的先后順序來排列，但是可以對報表重新排序。報表中最多可以按10個字段或字段表達式對記錄進行排序，也就說報表最大的排序級別為10級。8.4.1報表的排序和分組第8章圖8-32報表分組分組頁眉2．報表的分組分組是指報表設計時按選定的某個字段值是否相等而將記錄劃分成組的過程。操作時，先選定分組字段，在該字段上字段值相等的記錄歸為同一組，字段值不等的記錄歸為不同組。報表通過分組可以實現(xiàn)同組數(shù)據(jù)的匯總和顯示輸出，增強了報表的可讀性和信息的利用。一個報表最多可以對10個字段或表達式進行分組。8.4.1報表的排序和分組第8章分組字段數(shù)據(jù)類型選

項記錄分組形式文本按整個值分組字段表達式上，值相同的記錄前綴字符分組字段表達式上，前面第1個字符或第2個字符相同的記錄自定義分組字段表達式上，與自定義前綴字符數(shù)相同的記錄數(shù)字、貨幣按整個值分組字段表達式上，值相同的記錄按文本字符前綴分組字段表達式上，前面若干個字符數(shù)相同的記錄按數(shù)字或日期間隔分組字段表達式上，指定數(shù)字或日期間隔值內的記錄Yes/No先“選定”后“清除”分組字段表達式上，先是選定（或YES）的記錄，后是未選定記錄先“清除”后“選定”分組字段表達式上，先是未選定（或NO）的記錄，后是選定記錄日期/時間按整個值分組字段表達式上，值相同的記錄年分組字段表達式上，日歷年相同的記錄季度分組字段表達式上，日歷季相同的記錄月分組字段表達式上，月份相同的記錄周分組字段表達式上，周數(shù)相同的記錄日分組字段表達式上，日期相同的記錄時分組字段表達式上，小時數(shù)相同的記錄分分組字段表達式上，分鐘數(shù)相同的記錄自定義分組字段表達式上，指定日期（以天、小時或分鐘為單位）間隔值內的記錄在上述報表分組操作設置字段“分組功能欄”中的“分組形式”屬性時，屬性值是由分組字段的數(shù)據(jù)類型決定的，具體如表8-1所示。8.4.1報表的排序和分組第8章報表設計過程中，除在版面上布置綁定控件直接顯示字段數(shù)據(jù)外，還經(jīng)常要進行各種運算并將結果顯示出來。例如，報表設計中的頁面輸出、分組統(tǒng)計數(shù)據(jù)的輸出等均是通過設置綁定的“控件來源”屬性為計算表達式形式而實現(xiàn)，這些控件就稱為“計算控件”。計算控件往往利用報表數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)生成新的數(shù)據(jù)在報表中體現(xiàn)出來。8.4.2使用計算控件第8章8.4.2使用計算控件【例8-4】

以數(shù)據(jù)表“教師信息表”作為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建一個“教師信息匯總表”報表，并根據(jù)教師的“出生日期”字段值使用計算控件來計算教師的年齡。其具體操作過程如圖8-33所示。①使用前述“報表向導”設計方法，創(chuàng)建一個以表格式表示的“教師信息匯總表”報表，數(shù)據(jù)源為teacher表單擊視圖區(qū)“打印預覽”按鈕，預覽報表中的計算控件顯示②將頁面頁眉節(jié)中的“出生日期”標簽標題更改為“年齡”。在主體節(jié)內選擇“出生日期”綁定的文本框，設置其“控件來源”屬性為計算表達式“=Year(Date())-Year([出生日期])”，“名稱”為“年齡”，“格式”為“常規(guī)數(shù)字”第8章子報表是插在其他報表中的報表。在合并報表時，兩個報表中的一個必須作為主報表，主報表可以是綁定的，也可以是非綁定的。也就是說，報表可以基于數(shù)據(jù)表、查詢或SQL語句，也可以不基于其他數(shù)據(jù)對象。非綁定的主報表可作為容納要合并的無關聯(lián)子報表的“容器”。8.4.3創(chuàng)建子報表第8章圖8-34主報表設計視圖預報表插入預留區(qū)1．在已有報表中創(chuàng)建子報表8.4.3創(chuàng)建子報表圖8-35“子報表向導”對話框第8章圖8-36含子報表的設計視圖圖8-37打印預覽報表3）插入子報表控件后，報表設計視圖的樣式如圖8-36所示，用戶還可根據(jù)需要重新調整報表版面布局。8.4.3創(chuàng)建子報表4）單擊視圖區(qū)域中的“打印預覽”按鈕，預覽報表顯示，如圖8-37所示。第8章圖8-38子報表“屬性表”窗格8.4.3創(chuàng)建子報表2．添加子報表在Access數(shù)據(jù)庫中，可以將某個已有報表作為子報表添加到其他報表中。3．鏈接主報表和子報表通過向導創(chuàng)建子報表，在某種條件下（例如字段同名）系統(tǒng)會自動將主報表與子報表進行鏈接。但如果主報表和子報表不滿足指定的條件，則需要在子報表控件“屬性表”窗格中設置“鏈接主字段”和“鏈接子字段”的屬性，如圖8-38所示。第8章8.5報表的預覽和打印創(chuàng)建報表的主要目的是將顯示結果打印出來。為了保證打印出來的報表合乎要求，可在打印之前對頁面進行設置，并預覽打印效果，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行修改。第8章圖8-39“打印預覽”窗口8.5報表的預覽和打印1．預覽報表預覽報表就是在屏幕上預覽報表的打印效果。預覽報表可以通過“打印預覽”窗口查看報表的打印外觀和每一頁上所有的數(shù)據(jù)。打開報表對象，單擊“開始”選項卡“視圖”組的“視圖”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“打印預覽”命令，則進入報表“打印預覽”窗口?；騿螕舸翱谟蚁陆且晥D區(qū)域的“打印預覽”按鈕

進入“打印預覽”窗口，如圖8-39所示。第8章2．頁面設置設置報表的頁面，主要是設置頁面的大小，打印的方向，頁邊距等。8.5報表的預覽和打印第8章3．打印報表用戶可以在“打印預覽”窗口中，通過單擊“打印預覽”選項卡的“打印”組的“打印”按鈕，打開“打印”對話框，在該對話框中可以設置打印機、打印范圍、打印份數(shù)等打印選項，單擊“確定”按鈕后即開始打印報表。8.5報表的預覽和打印第8章