Excel好會計必學(xué)35招秘技

/Excel好會計必學(xué)35招秘技也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財務(wù)報表，也許你已利用Excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel2002中的一些鮮為人知的技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性〞功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)〞、“商業(yè)企業(yè)〞、“個體企業(yè)〞等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2.選中A列(“工業(yè)企業(yè)〞名稱所在列)，在“名稱〞欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)〞字符后，按“回車〞鍵進行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)〞、“個體企業(yè)〞……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別〞的列(如C列)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性〞命令，翻開“數(shù)據(jù)有效性〞對話框。在“設(shè)置〞標(biāo)簽中，單擊“允許〞右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列〞選項，在下面的“來源〞方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)〞，“商業(yè)企業(yè)〞，“個體企業(yè)〞……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再翻開“數(shù)據(jù)有效性〞對話框，選中“序列〞選項后，在“來源〞方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別〞填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別〞列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏〞選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔〞新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔〞菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義〞選項，翻開“自定義〞對話框。在“命令〞標(biāo)簽中，選中“類別〞下的“新菜單〞項，再將“命令〞下面的“新菜單〞拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容〞按鈕，在彈出菜單的“命名〞框中輸入一個名稱(如“常用文檔〞)。2.再在“類別〞下面任選一項(如“插入〞選項)，在右邊“命令〞下面任選一項(如“超鏈接〞選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表〞等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔〞菜單中某個菜單項(如“工資表〞等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→翻開〞選項，翻開“分配超鏈接〞對話框。通過按“查找范圍〞右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資.xls〞等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要翻開“常用文檔〞菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔〞菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接〞選項拖到了“常用文檔〞菜單中，但并不影響“插入〞菜單中“超鏈接〞菜單項和“常用〞工具欄上的“插入超鏈接〞按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色〞顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色〞顯示，低于1000元的工資總額以“棕色〞顯示，其它以“黑色〞顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.翻開“工資表〞工作簿，選中“工資總額〞所在列，執(zhí)行“格式→條件格式〞命令，翻開“條件格式〞對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于〞選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000〞。單擊“格式〞按鈕，翻開“單元格格式〞對話框，將“字體〞的“顏色〞設(shè)置為“紅色〞。2.按“添加〞按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500，字體設(shè)置為“藍色〞；小于1000，字體設(shè)置為“棕色〞)。3.設(shè)置完成后，按下“確定〞按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號〞工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號〞工具欄。1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏〞命令，翻開“錄制新宏〞對話框，輸入宏名如“fuhao1〞并將宏保存在“個人宏工作簿〞中，然后“確定〞開始錄制。選中“錄制宏〞工具欄上的“相對引用〞按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏〞工具欄上的“停止〞按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏〞。2.翻開“自定義〞對話框，在“工具欄〞標(biāo)簽中，單擊“新建〞按鈕，彈出“新建工具欄〞對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號〞，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令〞標(biāo)簽中，選中“類別〞下面的“宏〞，將“命令〞下面的“自定義按鈕〞項拖到“專業(yè)符號〞欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕〞，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏〞選項，翻開“指定宏〞對話框，選中相應(yīng)的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義〞對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號〞工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器〞保存多個打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器〞吧。1.翻開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列)標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏〞選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器〞命令，翻開“視面管理器〞對話框，單擊“添加〞按鈕，彈出“添加視面〞對話框，輸入一個名稱(如“上報表〞)后，單擊“確定〞按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加〞好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，翻開“視面管理器〞，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示〞按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印〞按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項〞命令，翻開“選項〞對話框，進入“自定義序列〞標(biāo)簽中，在“輸入序列〞下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間〞等)，單擊“添加〞和“確定〞按鈕退出。2.選中“部門〞列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序〞命令，翻開“排序〞對話框，單擊“選項〞按鈕，彈出“排序選項〞對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛剛自定義的序列，按兩次“確定〞按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表局部單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格〞命令，翻開“單元格格式〞對話框，在“數(shù)字〞標(biāo)簽的“分類〞下面選中“自定義〞選項，然后在右邊“類型〞下面的方框中輸入“；；；〞(三個英文狀態(tài)下的分號)。2.再切換到“保護〞標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏〞選項，按“確定〞按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表〞命令，翻開“保護工作表〞對話框，設(shè)置好密碼后，“確定〞返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護〞標(biāo)簽下，請不要去除“鎖定〞前面復(fù)選框中的“∨〞號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性〞命令，翻開“數(shù)據(jù)有效性〞對話框，切換到“輸入法模式〞標(biāo)簽下，按“模式〞右側(cè)的下拉按鈕，選中“翻開〞選項后，“確定〞退出。以后中選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動翻開，中選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。九、讓“自動更正〞輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動更正〞命令，翻開“自動更正〞對話框。2.在“替換〞下面的方框中輸入“pcw〞(也可以是其他字符，“pcw〞用小寫)，在“替換為〞下面的方框中輸入“《電腦報》〞，再單擊“添加〞和“確定〞按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw〞字符此時可以不考慮“pcw〞的大小寫，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具→宏→VisualBasic編輯器〞菜單命令(或按“Alt+F11〞快捷鍵)，翻開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊〞菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口〞中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景〞命令，翻開“工作表背景〞對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入〞按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。3.按“格式〞工具欄上的“填充顏色〞右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板〞中，選中“白色〞。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色〞遮蓋了)。提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&〞來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&〞就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄〞將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制〞操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼〞命令，翻開“選擇性粘貼〞對話框，選中其中的“數(shù)值〞選項，按下“確定〞按鈕，E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值〞。十三、快速打印學(xué)生成績條常有朋友問“如何打印成績條〞這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MODROW()，3(=1，sheet1！A$2，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄〞將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄〞將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績條根本成型，下面簡單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué)生的成績條區(qū)域)，按“格式〞工具欄“邊框〞右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線〞選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用〞工具欄上的“格式刷〞按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印〞按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較適宜。Excel的“搜索函數(shù)〞功能可以幫你縮小范圍，挑選出適宜的函數(shù)。執(zhí)行“插入→函數(shù)〞命令，翻開“插入函數(shù)〞對話框，在“搜索函數(shù)〞下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)〞)，然后單擊“轉(zhuǎn)到〞按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)〞有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)〞下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口〞功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口〞命令，翻開“監(jiān)視窗口〞，單擊其中的“添加監(jiān)視〞按鈕，展開“添加監(jiān)視點〞對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加〞按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點〞。以后，無論在哪個工作表中，只要翻開“監(jiān)視窗口〞，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式〞工具欄上“邊框〞右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框〞選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框〞命令，展開“邊框〞工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框〞按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以去除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色〞按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份〞的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份〞都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)〞菜單的“有效性〞選項。在“設(shè)置〞卡片“有效性條件〞的“允許〞下拉菜單中選擇“文本長度〞。然后在“數(shù)據(jù)〞下拉菜單中選擇“等于〞，且“長度〞為“4〞。同時，我們再來到“出錯警告〞卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告〞設(shè)為“停止〞，并在“標(biāo)題〞和“錯誤信息〞欄中分別填入“輸入文本非法!〞和“請輸入四位數(shù)年份。〞字樣。很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式〞的數(shù)值前方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性〞判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比方“文本類型〞啊，“序列大小〞啊，“時間遠近〞啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光榮呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次翻開Excel，軟件總是默認(rèn)翻開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名“Sheet1〞，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3〞(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組〞字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組〞中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比方，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯〞菜單的“填充〞選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表〞。這時，Excel會彈出“填充成組工作表〞的對話框，在這里我們選擇“格式〞一項，點“確定〞后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格)〞，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格)〞，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格)〞，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)〞的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel〞，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1)〞，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL〞。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei〞，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3)〞，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei〞了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比方員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))〞函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符〞輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))〞函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比方我們要想從A5單元格中提取“武漢〞兩個字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2)〞就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th〞后綴，但大但凡以“1〞、“2〞、“3〞結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st〞、“nd〞和“rd〞結(jié)尾的。而且，“11〞、“12〞、“13〞這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th〞結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(value(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(value(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))〞。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11〞、“12〞、“13〞結(jié)尾的，則加上“th〞后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1〞結(jié)尾使用“st〞、以“2〞結(jié)尾使用“nd〞、以“3〞結(jié)尾使用“rd〞；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th〞。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“平安填寫法〞，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$〞之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT〞函數(shù)。它的根本格式是“=REPT(“特殊符號〞，填充位數(shù))〞。比方，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#〞號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))〞即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#〞號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3〞；另外，如果我們想用“#〞號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)〞；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$〞符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))〞，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)立文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT〞函數(shù)另一項衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)立由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比方我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列〞作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)〞月份的顯示區(qū)，將“G列〞則作為直方圖中“超預(yù)算〞的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列〞的數(shù)值，用“Wingdings〞字體的“N〞字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)〞，然后選中它并拖動“填充柄〞，使E列中所有行都能一一對應(yīng)D列中的結(jié)果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF(D3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)〞，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE〞函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“TRIM〞函數(shù)來刪除空格。比方現(xiàn)在A1單元格中輸入有“howmanywords?〞字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫助：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)〞該式的含義是先用“SUBSTITUTE〞函數(shù)創(chuàng)立一個新字符串，并且利用“TRIM〞函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格〞的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具〞菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具〞菜單中的“加載宏〞，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具〞選項，“確定〞后Excel2002就會自行安裝了。完成后我們再次翻開“工具〞菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換〞，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域〞和“目標(biāo)區(qū)域〞，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元〞分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元〞按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容(包括靜態(tài)文本)都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢〞，對目標(biāo)數(shù)據(jù)進行精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。比方在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數(shù)查詢〞區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們在“輸入學(xué)生姓名〞右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學(xué)生的各科成績。具體實現(xiàn)的方法如下：將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入〞之“函數(shù)〞選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP〞函數(shù)，點“確定〞。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)〞窗口中我們設(shè)置“Lookup_value〞(指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值)為“C8〞(即搜索我們在C8單元格中填入的人名)；“Table_array〞(指數(shù)據(jù)搜索的范圍)為“A2∶B6〞(即在所有學(xué)生的“語文〞成績中搜索)；“Col_vindex_num〞(指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號)為“2〞(即數(shù)值在第2列)；“Range_lookup〞(指是否需要精確匹配)為“FALSE〞(說明不是。如果是，就為“TURE〞)。設(shè)定完畢按“確定〞。此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx〞區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP(C8，A2∶B6，2，F(xiàn)ALSE)〞。復(fù)制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP(C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE)〞；“=VLOOKUP(C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE)〞；“=VLOOKUP(C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE)〞；“=VLOOKUP(C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE)〞(其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述)。接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP〞函數(shù)的成效。試著在“C8〞單元格中輸入某個學(xué)生名，比方“趙耀〞，回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學(xué)成績了。二十七、Excel工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊“數(shù)據(jù)〞菜單的“分類匯總〞選項。并在彈出菜單的“選定匯總項〞區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+〞按鈕即可。二十八、插入“圖示〞盡管有14大類50多種“圖表〞樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002中參加了“圖示〞的功能。雖然在“插入〞菜單的“圖示〞窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤〞的效果。比方要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇“組織結(jié)構(gòu)圖〞；而要表達資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖〞；當(dāng)然，要說明各種數(shù)據(jù)的交*重疊性可以選擇“維恩圖〞。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調(diào)出“圖示〞工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫〞甚至還可以多添加幾個圓環(huán)。二十九、熟悉Excel的“從文本到語音〞這是Excel2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的Office不管從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語音〞的選項后，就可以在Excel的“工具〞菜單中看到“語音〞工程了。如圖21所示，翻開一個表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語音〞工具欄上的“朗讀單元格〞按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。還有一點需要說明的是，如果你想調(diào)整Excel2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板〞中雙擊“語音〞圖標(biāo)，然后在“文字到語音〞卡片上調(diào)整即可.三十、Excel中“攝影〞功能的妙用這個功能比較另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)〞功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓屏〞!而且還不是像“PrintScreen〞按鈕那樣“一把亂抓〞，而是允許讓你通過鼠標(biāo)進行選擇，“指哪抓哪〞。要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具〞菜單的“自定義〞選項。在“命令〞卡片的“類別〞中點“工具〞，再在命令欄中找到“攝影〞按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一局部“照相〞，只須先選擇它們(圖23)，然后按下“攝影〞按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍〞了下來。然后將鼠標(biāo)移動到需要顯示“照片〞的地方(當(dāng)然，也可以是另一張表格)，再次按下“攝影〞按鈕，這樣剛剛被“拍攝〞的“照片〞就立即粘貼過來了。當(dāng)然，和“照片〞一同出現(xiàn)的還有“圖片〞工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝〞下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片〞，結(jié)果“照片〞中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了!三十一、在多張表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用也許我們會奇怪，為什么每次翻開Excel，軟件總是翻開了一個由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算工程的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單*一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當(dāng)十的制勝法寶。比方我們首先制作“Sheet1〞為“一班學(xué)生成績表〞，“Sheet2〞為“二班學(xué)生成績表〞，然后來到“Sheet3〞，想進行“一班〞和“二班〞各科成績的比較以及“年級平均分〞的計算。此時我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“〞按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“×班學(xué)生成績表!××單元格〞的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3〞的目標(biāo)位置都會適時進行重新計算。三十二、“馴服〞Excel2002的剪貼板窗口Excel2002極大地改良了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個工程(而Excel2000只能容納12個)。而且，這個剪貼板可以在任何Office應(yīng)用程序之間來回拷貝，所以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制〞或“剪切〞命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服〞剪貼板的方法非常簡單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項〞，去除“自動顯示O