云文檔員工使用手冊(cè)

云文檔

員工使用手冊(cè)

聲明

【密級(jí)】

內(nèi)部公開

【適用范圍】

本文檔為云文檔使用指南，適用于企業(yè)內(nèi)部人員。幫助初次使用云文檔的人

員快速了解產(chǎn)品概況、使用場(chǎng)景及主體功能。

【修訂記錄】

版本號(hào)修改日期修改說(shuō)明修訂人

v5.ll2020-09-30創(chuàng)建文檔劉中威

新增：編輯鎖

新增：表單

新增：新建團(tuán)隊(duì)審批

V5.1.32020-12-29劉中威

新增：成員權(quán)限自定義組合

新增：團(tuán)隊(duì)文檔水印

新增：團(tuán)隊(duì)文件分享范圍管控

新增：企業(yè)模板

新增：多語(yǔ)言機(jī)制支持（英文）

V5.1.42021-3-18劉中威

新增：免登陸分享鏈接

新增："文檔"功能

V5.1.52021-4-22新增：支持從企業(yè)模板新建文檔劉中威

V5.1.62021-8-31新增：文件/文件夾屬性展示劉中威

新增：免登錄鏈接支持密瑪

新增：團(tuán)隊(duì)文件分享鏈接支持集中查

V5.1.72021-10-25劉中威

看管理

新增：安全團(tuán)隊(duì)文件格式支持OFD

目錄

1.使用概述.........................................................1

1.1產(chǎn)品概述.....................................................1

1.2使用環(huán)境.....................................................1

1.3賬號(hào)登錄.....................................................1

2.同步備份，打造企業(yè)云端資料庫(kù)....................................3

2.1支持所有格式的文件上云.......................................3

2.1.1上傳文件/文件夾.........................................3

2.1.2新建文件/文件夾.........................................3

2.2云端管理文件.................................................4

2.3文件下載.....................................................5

2.3.1下載單個(gè)文件............................................5

2.3.2批量下載文件............................................5

2.4實(shí)時(shí)同步，云端傳輸...........................................6

2.4.1WPSOffice客戶端里的文檔直接保存到云端................6

2.4.2WPS網(wǎng)盤，實(shí)現(xiàn)本順口云端的智能同步....................7

2.5安全存儲(chǔ).....................................................8

2.5.1文檔歷史版本查看與還原.................................8

2.5.2回收站..................................................9

2.53查看團(tuán)隊(duì)文檔操作動(dòng)態(tài)...................................9

2.6快速檢索文件................................................10

2.7固定至常用..................................................11

3.團(tuán)隊(duì)共享，協(xié)同編輯...............................................13

3.1創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)....................................................13

3.1.1新建團(tuán)隊(duì)...............................................13

3.1.2團(tuán)隊(duì)審批...............................................14

3.13邀請(qǐng)成員加入團(tuán)隊(duì)......................................14

3.1.4設(shè)置團(tuán)隊(duì)成員角色.......................................15

3.1.5轉(zhuǎn)讓團(tuán)隊(duì)...............................................17

3.2在線分享編輯................................................18

3.3多端協(xié)作....................................................21

3.4編輯鎖機(jī)制..................................................23

3.5企業(yè)模板....................................................24

3.6重點(diǎn)內(nèi)容展示................................................26

3.7消息提醒....................................................27

4.文檔安全.........................................................30

4.1設(shè)置團(tuán)隊(duì)文檔權(quán)限............................................30

4.1.1設(shè)置團(tuán)隊(duì)文件（夾）權(quán)限................................30

4.1.2設(shè)置團(tuán)隊(duì)文檔自定義權(quán)限................................31

4.2開啟安全團(tuán)隊(duì)................................................32

4.2.1團(tuán)隊(duì)加密保護(hù)是什么？...................................32

4.2.2開啟操作...............................................33

4.23關(guān)閉安全團(tuán)隊(duì)注意事項(xiàng)..................................34

4.3文檔加密....................................................35

43.1WPS賬號(hào)加密..........................................35

43.2密碼加密...............................................37

4.4分享范圍管控................................................38

4.5文檔水印....................................................39

5.表單............................................................40

5.1表單支持功能................................................40

5.2新建表單....................................................41

5.2.1新建空白表單..........................................41

522表格內(nèi)容轉(zhuǎn)成表單.......................................42

5.3邀請(qǐng)?zhí)顚?...................................................42

5.4查看收集結(jié)果................................................43

5.5分享收集結(jié)果................................................44

6.跨平臺(tái)多終端,隨時(shí)隨地辦公......................................46

1.使用概述

1.1產(chǎn)品概述

WPS+云辦公私有化版本是金山辦公針對(duì)私有化部署場(chǎng)景的企業(yè)辦公產(chǎn)品，

整合旗下WPSOffice、金山文檔、WPS+辦公云平臺(tái)、文檔安全服務(wù)、企業(yè)管

理后臺(tái)等產(chǎn)品的企業(yè)辦公云服務(wù)。

滿足企業(yè)和團(tuán)隊(duì)在文檔處理、云存儲(chǔ)、共享協(xié)作、在線編輯、高效檢索、權(quán)

限管控、加密防護(hù)等全場(chǎng)景的辦公需求，用文檔服務(wù)與企業(yè)共建支撐業(yè)務(wù)運(yùn)行的

平臺(tái)，助力企業(yè)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)低成本快速上云，為企業(yè)在線信息化辦公賦能。

1.2使用環(huán)境

為保證最佳體驗(yàn)效果，建議使用谷歌瀏覽器或基于谷歌內(nèi)核的瀏覽器（推薦

Chrome69以上內(nèi)核版本最低支持Chrome491若使用其他瀏覽器（如IE11.

Firefox等），部分功能可能會(huì)有效果缺失。

13賬號(hào)登錄

使用桌面瀏覽器訪問(wèn)本企業(yè)WPS+云辦公私有化版本的網(wǎng)址，進(jìn)入登錄頁(yè)。

輸入賬號(hào)和密碼后點(diǎn)擊【立即登錄】O

◎?山辦公取件■?公1)

帳號(hào)曾錄

ea動(dòng)■量

2.同步備份，打造企業(yè)云端資料庫(kù)

2.1支持所有格式的文件上云

2.1.1上傳文件/文件夾

登錄WPS+云辦公后，點(diǎn)擊右側(cè)的【上傳】，在下拉菜單里點(diǎn)擊【文件】/

【文件夾】，再按提示操作即可將文件/文件夾上傳到云端：

我的企心文內(nèi)

口■2?歸

QRTRB

日工

2.1.2新建文件/文件夾

點(diǎn)擊頁(yè)面左上角的【+新建】，選擇要新建的文件類型即可：

+新建團(tuán)隊(duì)

+新建

□S由□

文字表格演示

收柒表

±

文桂夾上傳

從我的企業(yè)模板創(chuàng)建

□自定義售理企業(yè)模板，解表效協(xié)作

2.2云端管理文件

您可對(duì)文檔/文件夾進(jìn)行【移動(dòng)】、【復(fù)制】、【重命名】、【移至回收站】

等操作：

【移動(dòng)】：點(diǎn)擊文檔及件夾名右側(cè)的…，在彈窗中點(diǎn)擊【移動(dòng)】，即可

將文檔/文件夾移動(dòng)到目標(biāo)文件夾中。

【復(fù)制】：點(diǎn)擊文檔成件夾名右側(cè)的…，在彈窗中點(diǎn)擊【復(fù)制】，即可

將文檔/文件夾復(fù)制到目標(biāo)文件夾中。

【重命名】：點(diǎn)擊文檔/文件夾名右側(cè)的…，在彈窗中點(diǎn)擊【重命名】，

即可重命名文檔/文件夾。

【移至回收站】：點(diǎn)擊文檔/文件夾名右側(cè)的…，在彈窗中點(diǎn)擊【移至回

收站】，即可刪除文檔/文件夾。

【星標(biāo)】：點(diǎn)擊文檔發(fā)件夾名右側(cè)的…，在彈窗中點(diǎn)擊【星標(biāo)】，即可

為文檔/文件夾加星標(biāo)。加星標(biāo)的文檔/文件夾可以點(diǎn)擊頁(yè)面左上角的【★星標(biāo)】

查看:

2.3文件下載

23.1下載單個(gè)文件

點(diǎn)擊文檔名右側(cè)的…，在彈窗中點(diǎn)擊【下載】即可:

文件

■標(biāo)

?頂內(nèi)容”3：

a國(guó)運(yùn)至汽電

點(diǎn)金演g件讓儂關(guān)注列標(biāo)*

國(guó)龍至做

企業(yè)團(tuán)隊(duì)8金也G板[5析?￡上傳11

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H-

修至網(wǎng)口“

目[分切/a-

2.3.2批量下載文件

將鼠標(biāo)懸停在文件上，勾選要下載的所有文件，點(diǎn)擊右側(cè)的【批量下載】，即可

批量下載已勾選文件:

團(tuán)隊(duì)文檔時(shí)間'匕全選

□取消送出(3)

I文字文稿

Rim???

Q復(fù)M

|價(jià)格表(7.9)由丁移動(dòng)

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|垃圾力類助比透I8XM???白Wf*

2.4實(shí)時(shí)同步，云端傳輸

2.4.1WPSOffice客戶端里的文檔直接保存到云端

WPSOffice客戶端打開的文檔，可一鍵保存到云端:

2.4.2WPS網(wǎng)盤，實(shí)現(xiàn)本地和云端的智能同步

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電腦本地的文檔可以直接拖入WPS網(wǎng)盤，實(shí)現(xiàn)云端備份；云端的文檔可通

過(guò)智能同步的方式自動(dòng)下載:

2.5安全存儲(chǔ)

2.5.1文檔歷史版本查看與還原

點(diǎn)擊文檔名右側(cè)的…，點(diǎn)擊【歷史版本】，即可查看文檔的所有歷史版

本，也可將文檔恢復(fù)至彳壬一歷史版本：

文件

*

?頂內(nèi)容??eoe

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點(diǎn)擊康m團(tuán)隊(duì)■及公85SI5文呼讓域民美注猶同《

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2.5.2回收站

利用【回收站】功能，可恢復(fù)已刪除的文檔。點(diǎn)擊左下角的【回收站】，找

到需恢復(fù)的文檔，點(diǎn)擊文檔名右側(cè)的…，再點(diǎn)擊【恢復(fù)】即可：

2.5.3查看團(tuán)隊(duì)文檔操作動(dòng)態(tài)

在團(tuán)隊(duì)文檔列表右側(cè)，可查看團(tuán)隊(duì)文檔操作動(dòng)態(tài)S隹新增或上傳了哪些文檔、

誰(shuí)刪除了哪些文檔、誰(shuí)更新了哪些文檔等，團(tuán)隊(duì)文檔動(dòng)態(tài)一目了然：

12121T@⑦共1人0

?頂內(nèi)容??收M

點(diǎn)擊添加團(tuán)隊(duì)■頂公告或■?!文件讓成員關(guān)注功能示例

團(tuán)隊(duì)文檔R±

|12020-07-18

工作簿2020-07-22

2.6快速檢索文件

企業(yè)的海量文檔資料存儲(chǔ)在云端，可通過(guò)關(guān)鍵詞檢索方式快速定位所需文

件。

+新建團(tuán)隊(duì)產(chǎn)品組6

+新建

廠」產(chǎn)品組

置頂內(nèi)容編輯收令

。最近

點(diǎn)擊添加團(tuán)隊(duì)置頂么

★星標(biāo)

外市場(chǎng)部團(tuán)隊(duì)文檔

匕玨有

在搜索框輸入關(guān)鍵詞，即可搜到名稱中包含該關(guān)鍵詞的文檔、文件夾、團(tuán)隊(duì):

2.7固定至常用

對(duì)于一些常用的文件，可用【固定至常用】功能將文件固定至最醒目的位置,

方便隨時(shí)查看。操作方法如下：

點(diǎn)擊文檔/文件夾名右側(cè)的…，在菜單里點(diǎn)擊【固定至常用】，這樣文檔/

文件夾就被固定至頁(yè)面左惻的醒目位置了：

a3?=7?iQ庫(kù)，登0二

+??au產(chǎn)品組@

ft7:

■XVCDUIV

on"蛾?m內(nèi)容????

。IM

點(diǎn)擊?tt團(tuán)隊(duì)■僧公簿我■!!文件讓成員關(guān)注助他示例

★得過(guò)

U小靖■團(tuán)隊(duì)女名

■as

Ui￡8B■司空里常用文件典n>J?WB歷史?*

6eg3

Il0IIAABIXttASQ文字文稿”W■w

?S?IATtt

AtmVXOMM

■破&及常用交付安

3.團(tuán)隊(duì)共享，協(xié)同編輯

團(tuán)隊(duì)是按照部門或項(xiàng)目組、活動(dòng)等建立的一個(gè)固定群組。團(tuán)隊(duì)成員來(lái)自組織

架構(gòu)（部門團(tuán)隊(duì)會(huì)隨著組織架構(gòu)人員變化而變化），一起在團(tuán)隊(duì)內(nèi)展開工作協(xié)作。

3.1創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)

3.1.1新建團(tuán)隊(duì)

登錄金山文檔，點(diǎn)擊【+新建團(tuán)隊(duì)】，輸入團(tuán)隊(duì)名稱后點(diǎn)【確定】即可：

+新建團(tuán)隊(duì)產(chǎn)品

+新建

產(chǎn)品組置頂

O最近4

點(diǎn)擊

★星標(biāo)

公市場(chǎng)部團(tuán)隊(duì)

＜共享

心運(yùn)營(yíng)部

■我的企業(yè)文檔

11團(tuán)隊(duì)文檔

u財(cái)務(wù)部

■回收站

400

新建團(tuán)隊(duì)

團(tuán)隊(duì)名

XXIQ目I

團(tuán)隊(duì)成員

+,B1名成員

取消確定

3.1.2團(tuán)隊(duì)審批

支持對(duì)新建團(tuán)隊(duì)增加審批不允許成員隨意新建團(tuán)隊(duì)。當(dāng)開啟了團(tuán)隊(duì)審批時(shí),

所有新建團(tuán)隊(duì)均需由企業(yè)管理員審批通過(guò)后才能生成使用C

新建團(tuán)隊(duì)

段隊(duì)申調(diào)說(shuō)朗⑦企業(yè)■■昌弄。了。■團(tuán)隊(duì)

劇匕人⑦BSWttAM.-SW

■即可??C6

3.13邀請(qǐng)成員加入團(tuán)隊(duì)

點(diǎn)擊【團(tuán)隊(duì)名稱】一【添加成員】

共3人■■■目

+新建團(tuán)隊(duì)產(chǎn)品約@

32

0?頂1Als

■命名團(tuán)隊(duì)

XI市場(chǎng)都新文件優(yōu)先?M送V

文檔收眩慢■定至常用文件央174>WR???

Elkiftl

MIODU字文稿i74'Mm|分享|〃a???

您既可使用鏈接邀請(qǐng)企業(yè)成員加入團(tuán)隊(duì)，也可從企業(yè)通訊錄中邀請(qǐng)成員加入

團(tuán)隊(duì)：

團(tuán)隊(duì)成員

0使甲型事秩理

。從H系人中海加

己30人的成員⑶

叁百者?

電a?

成公?

3.1.4設(shè)置團(tuán)隊(duì)成員角色

?成員角色說(shuō)明

在團(tuán)隊(duì)成員列表中可調(diào)整團(tuán)隊(duì)成員的角色，目前有【管理員】【擁有者】【成員】

三種角色，區(qū)別在于對(duì)團(tuán)隊(duì)的管理權(quán)限不一樣，具體如下：

(1)團(tuán)隊(duì)擁有者擁有團(tuán)隊(duì)的全部管理權(quán)限。

(2)團(tuán)隊(duì)管理員擁有團(tuán)隊(duì)的部分管理權(quán)限。管理員的權(quán)限僅限于：①操作團(tuán)隊(duì)

內(nèi)的文檔，如新增、查看、編輯、更新、重命名、刪除、移動(dòng)、復(fù)制文檔等；②

設(shè)置團(tuán)隊(duì)，如修改團(tuán)隊(duì)名稱、開啟安全加密保護(hù)等；③邀請(qǐng)人員加入團(tuán)隊(duì)或移除

團(tuán)隊(duì)成員。

(3)團(tuán)隊(duì)擁有者有而管理員沒(méi)有的權(quán)限包括：①設(shè)置團(tuán)隊(duì)管理員；②刪除或轉(zhuǎn)

讓團(tuán)隊(duì)。

(4)成員沒(méi)有團(tuán)隊(duì)的管理權(quán)限。

?為團(tuán)隊(duì)成員設(shè)置團(tuán)隊(duì)角色

點(diǎn)擊查看團(tuán)隊(duì)成員圖標(biāo)：

產(chǎn)品組◎共3人Qf](]+

置頂內(nèi)容編輯收起

點(diǎn)擊添加團(tuán)隊(duì)置頂公告或置頂文件讓成員關(guān)注功能示例

點(diǎn)擊成員右側(cè)的權(quán)限設(shè)置按鈕，即可為不同成員設(shè)置不同的角色，成員角色可設(shè)

置不同的權(quán)限組合：

團(tuán)隊(duì)成員

海加成員設(shè)冒

0使秘詞神接

。川RS人中漳加

eai人的颯3)Q小宏成員

.adnin我有古-

成員?

ttsa

可以增儂員10&宵文襠雙第

,?■

四訪中的文檔

林股源成呈

3.1.5轉(zhuǎn)讓團(tuán)隊(duì)

第一步：點(diǎn)擊團(tuán)隊(duì)名稱（如"財(cái)務(wù)部"），點(diǎn)擊團(tuán)隊(duì)設(shè)置圖標(biāo)@;

銷售部◎⑦

t-

置頂內(nèi)容

點(diǎn)擊添加團(tuán)隊(duì)置頂公告或置頂文件讓成員關(guān)注功］

團(tuán)隊(duì)文檔

■全年銷售利泗明細(xì)

在彈窗頁(yè)面點(diǎn)擊「轉(zhuǎn)讓團(tuán)隊(duì)」；

博隊(duì)設(shè)?

全員wM

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文修水￡0<

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可3町tgU0分力4D0M

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vmax

HttflkfiE無(wú)遺句潺例0認(rèn)

第三步：勾選轉(zhuǎn)讓對(duì)象后點(diǎn)擊「確定」，即可完成團(tuán)隊(duì)的轉(zhuǎn)讓;

3.2在線分享編輯

工作中經(jīng)常遇到需要多人對(duì)一份文檔共同編輯的場(chǎng)景。傳統(tǒng)辦法是將文檔存

放于本地，使用U盤、郵箱或IM在線發(fā)送等方式拷貝后再進(jìn)行編輯，既無(wú)法多

人同時(shí)編輯、易產(chǎn)生內(nèi)容錯(cuò)誤，又存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，且執(zhí)行效率低。

WPS+云辦公可通過(guò)對(duì)文件【分享】的方式進(jìn)行多人同時(shí)在線編輯。支持文

字、表格、PPT等多種文檔類型，并實(shí)時(shí)保存，不占本地田可內(nèi)存，永遠(yuǎn)保持最

新版本。

操作如下：

在文件列表中，將鼠標(biāo)懸停在要分享的文檔上，點(diǎn)擊文檔名右側(cè)的【分享】：

團(tuán)隊(duì)文檔新文件優(yōu)先▼簫選甘

■固定至常用文件夾17小時(shí)前…

Q文字文稿17小時(shí)前國(guó)/☆…

這時(shí)會(huì)彈出一個(gè)文檔權(quán)限設(shè)置頁(yè)面,有多個(gè)選項(xiàng)：【任I可人可查看】、【任

何人可編輯】、【本企業(yè)成員可查看】【本企業(yè)成員可編輯】【僅指定人可查看

/編輯】，選擇權(quán)限類型后，點(diǎn)擊【創(chuàng)建并分享】

分享

公開分享

<0>任何人可宣看

/任何人可給Ml

指定J5圖分享

6本企業(yè)成員可疊看

色本企業(yè)成員可編輯

2僅指定人可變看陶也

創(chuàng)建并分不

在彈窗里點(diǎn)擊【復(fù)制鏈接】，將鏈接分享給他人，對(duì)方打開鏈接就能查看/

編輯文檔：

分亨

■酒也5人分享技取克建工?接

砌㈤(A可1?永久Mt,

?鬣游描

httpsweeK?K1cniMoc&v

己D入分我認(rèn)

Q?一」.…2

蒙止?■■下我、另加打印

若文件分享對(duì)象為所有人，且不限制杳看人員是否需要登錄企業(yè)賬號(hào)，可使

用【獲取免登錄鏈接】功能，開啟后，得到鏈接的人即可直接查看文件。支持

免登錄訪可選接

任何人可?永久有茲?

■制擊罐

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3.3多端協(xié)作

支持通過(guò)不同客戶端來(lái)加入?yún)f(xié)作。

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