辦公室日常行政管理制度及規(guī)章條例

辦公室日常行政管理制度及規(guī)章條例一、辦公環(huán)境管理1.1辦公區(qū)域整潔辦公區(qū)域的整潔是保持良好工作氛圍的基礎。員工應每天定期清理自己的辦公桌面，保持桌面整潔，物品擺放整齊。公共區(qū)域如走廊、茶水間等也需要定期打掃，不得隨意丟棄垃圾。每周進行一次全面的清潔工作，包括擦拭辦公家具、地板等，保證辦公環(huán)境的干凈衛(wèi)生。同時要注意保持辦公區(qū)域的通風良好，定期開窗換氣，避免異味和細菌滋生。1.2辦公設備維護辦公設備的正常運行對于工作的順利進行。員工應了解所使用設備的基本操作和維護方法，定期對設備進行清潔和保養(yǎng)。如電腦應定期清理灰塵，打印機應及時更換墨盒和硒鼓等。對于出現(xiàn)故障的設備，應及時報告給行政部門，由專業(yè)人員進行維修和保養(yǎng)，不得私自拆卸或修理。同時要注意節(jié)約用電，下班時及時關閉辦公設備和電源，以降低能源消耗。1.3綠植養(yǎng)護綠植不僅可以美化辦公環(huán)境，還能凈化空氣，緩解員工的工作壓力。行政部門應負責綠植的采購和養(yǎng)護工作，定期澆水、施肥、修剪等，保證綠植的健康生長。員工也應愛護綠植，不得隨意摘取或損壞綠植。對于長期無人照顧的綠植，行政部門應及時進行處理，以保證辦公環(huán)境的美觀和舒適。1.4辦公區(qū)域標識管理為了方便員工的工作和管理，辦公區(qū)域應設置清晰的標識。如門牌標識、功能區(qū)域標識、安全警示標識等。門牌標識應準確標明各個辦公室的名稱和人員信息，功能區(qū)域標識應明確劃分不同的工作區(qū)域，如會議室、休息區(qū)等。安全警示標識應放置在容易被注意到的地方，如樓梯口、電閘旁等，提醒員工注意安全。標識的設置應符合相關的標準和規(guī)范，不得隨意更改或拆除。二、辦公用品管理2.1辦公用品采購辦公用品的采購應根據工作需要和預算進行合理安排。行政部門應定期統(tǒng)計辦公用品的使用情況，制定采購計劃，經審批后進行采購。采購時應選擇質量可靠、價格合理的供應商，保證辦公用品的質量和性價比。同時要注意控制采購成本，避免不必要的浪費。對于一些常用的辦公用品，如打印紙、筆等，可以建立長期合作的供應商，以獲得更優(yōu)惠的價格和服務。2.2辦公用品領用員工需要領用辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人批準后到行政部門領取。領取時應核對辦公用品的數(shù)量和規(guī)格，保證無誤后簽字確認。行政部門應建立辦公用品領用登記制度，詳細記錄辦公用品的領用情況，包括領用時間、領用人員、領用數(shù)量等。對于一些特殊的辦公用品，如電腦、打印機等，應按照公司的規(guī)定進行審批和領用，不得隨意領用。2.3辦公用品保管辦公用品的保管應做到專人負責、分類存放、安全可靠。行政部門應設立辦公用品倉庫，對辦公用品進行統(tǒng)一管理。倉庫內應保持干燥、通風、整潔，避免辦公用品受潮、變質或損壞。對于一些貴重的辦公用品，如筆記本電腦、投影儀等，應采取專門的保管措施，如專人保管、上鎖等。員工在使用辦公用品時，應注意保管好自己的辦公用品，不得隨意放置或丟失。2.4辦公用品報廢對于已經損壞或無法使用的辦公用品，員工應及時報告給行政部門，由行政部門進行報廢處理。報廢時應填寫辦公用品報廢申請表，經審批后進行處理。報廢的辦公用品應按照相關規(guī)定進行處理，如回收利用、銷毀等，不得隨意丟棄。同時行政部門應定期對辦公用品的庫存進行清理和盤點，及時處理過期或無用的辦公用品，以提高辦公用品的利用率。三、會議管理3.1會議組織會議的組織是保證會議順利進行的關鍵。行政部門應提前做好會議的準備工作，包括確定會議時間、地點、參會人員、會議議程等。會議通知應提前發(fā)送給參會人員，保證他們有足夠的時間準備和參加會議。會議現(xiàn)場應做好布置工作，如擺放桌椅、準備會議資料等。會議主持人應負責會議的主持和協(xié)調工作，保證會議按照議程進行，參會人員能夠充分發(fā)表意見和建議。3.2會議記錄會議記錄是會議的重要文件，應詳細記錄會議的主要內容、決議和下一步工作計劃等。會議記錄應由專人負責記錄，記錄人員應具備良好的文字記錄能力和會議理解能力。會議記錄應在會議結束后及時整理和歸檔，以便后續(xù)查閱和參考。對于一些重要的會議，如公司年度會議、董事會會議等，應制作會議紀要，經參會人員簽字確認后分發(fā)到相關部門和人員。3.3會議決議執(zhí)行會議決議是會議的重要成果，應及時落實和執(zhí)行。行政部門應負責會議決議的跟蹤和督促工作，保證決議能夠得到有效執(zhí)行。對于一些需要多個部門協(xié)作完成的決議，行政部門應協(xié)調各部門之間的工作，明確各自的職責和任務，保證決議能夠按時完成。同時要定期對會議決議的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)覺問題并采取措施加以解決。四、文件管理4.1文件收發(fā)文件的收發(fā)是文件管理的重要環(huán)節(jié)，應嚴格按照公司的規(guī)定進行操作。文件的收發(fā)應由專人負責，接收文件時應核對文件的數(shù)量、規(guī)格和內容，保證無誤后簽字確認。發(fā)送文件時應填寫文件發(fā)送登記表，注明文件的發(fā)送對象、發(fā)送時間、文件內容等。對于一些重要的文件，如合同、協(xié)議等，應采用掛號信、快遞等方式發(fā)送，保證文件的安全和及時送達。4.2文件歸檔文件的歸檔是文件管理的基礎工作，應按照公司的規(guī)定進行分類和歸檔。文件的歸檔應按照時間順序、文號順序等進行排列，便于查找和使用。對于一些重要的文件，如財務報表、法律文件等，應單獨歸檔，并建立專門的檔案目錄，以便管理和查閱。文件的歸檔應定期進行清理和整理，刪除一些無用的文件，以減少檔案的存儲空間。4.3文件借閱員工需要借閱文件時，應填寫文件借閱申請表，經部門負責人批準后到行政部門借閱。借閱時應核對文件的數(shù)量和內容，保證無誤后簽字確認。借閱文件的期限應根據文件的重要性和使用情況進行合理安排，一般不得超過一個月。借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得私自復印、涂改或損壞文件。借閱期滿后，應及時歸還文件，如有損壞或丟失，應按照公司的規(guī)定進行賠償。五、考勤管理5.1考勤制度考勤制度是公司管理的重要組成部分，應嚴格執(zhí)行。員工應按照公司的規(guī)定按時上下班，不得遲到、早退或曠工。如有特殊情況需要請假或加班，應按照公司的規(guī)定辦理請假或加班手續(xù)?？记谟涗洃刻爝M行統(tǒng)計和匯總，作為員工績效考核的重要依據。5.2請假流程員工需要請假時，應提前填寫請假申請表，注明請假的時間、原因、請假類型等。請假申請表應經部門負責人批準后，交行政部門備案。請假期間的工作安排應提前與部門負責人和相關人員進行溝通和協(xié)調，保證工作的正常進行。請假結束后，應及時辦理銷假手續(xù)，將請假申請表交回行政部門。5.3加班管理員工需要加班時，應提前填寫加班申請表，注明加班的時間、原因、加班類型等。加班申請表應經部門負責人批準后，交行政部門備案。加班期間的工作安排應提前與部門負責人和相關人員進行溝通和協(xié)調，保證工作的正常進行。加班結束后，應及時填寫加班記錄表，注明加班的時間、工作內容等，經部門負責人簽字確認后交行政部門審核。行政部門應根據加班記錄表核算加班工資，并按照公司的規(guī)定進行發(fā)放。六、人事管理6.1招聘流程招聘是公司人事管理的重要工作，應按照公司的規(guī)定進行操作。招聘流程包括發(fā)布招聘信息、篩選簡歷、面試、錄用等環(huán)節(jié)。招聘信息應在公司內部和外部進行發(fā)布，吸引更多的人才應聘。篩選簡歷時應根據招聘崗位的要求進行篩選，選擇符合條件的候選人進行面試。面試應包括初試和復試，初試主要考察候選人的基本素質和專業(yè)能力，復試主要考察候選人的綜合素質和團隊合作能力。錄用時應與候選人簽訂勞動合同，并辦理相關的入職手續(xù)。6.2員工檔案管理員工檔案是公司人事管理的重要資料，應妥善保管。員工檔案應包括員工的基本信息、學歷證明、工作經歷、培訓記錄、績效考核記錄等。員工檔案應按照公司的規(guī)定進行分類和歸檔，便于查找和使用。員工檔案的保管應做到專人負責、安全可靠，不得隨意更改或泄露員工檔案的內容。6.3績效考核績效考核是公司人事管理的重要手段，應客觀、公正、準確地對員工的工作表現(xiàn)進行評價。績效考核應包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面的內容，考核結果應作為員工薪酬調整、晉升、獎懲等的重要依據?？冃Э己藨ㄆ谶M行，一般每年進行一次?？己诉^程中應充分聽取員工的意見和建議，保證考核結果的公正性和客觀性。七、車輛管理7.1車輛使用規(guī)定車輛的使用應嚴格按照公司的規(guī)定進行操作。車輛的使用應僅限于公司的公務活動，不得用于私人用途。車輛的使用應提前申請，經部門負責人批準后，由行政部門安排車輛。車輛的駕駛員應具備相應的駕駛資格和經驗，不得酒后駕車或疲勞駕車。車輛在使用過程中應遵守交通規(guī)則，保證行車安全。7.2車輛維修保養(yǎng)車輛的維修保養(yǎng)是保證車輛正常運行的重要工作，應按照公司的規(guī)定進行操作。車輛的維修保養(yǎng)應定期進行，一般每行駛5000公里或每三個月進行一次保養(yǎng)。車輛的維修應選擇正規(guī)的汽車維修廠，保證維修質量和安全性。車輛的維修保養(yǎng)記錄應及時填寫和歸檔，以便后續(xù)查閱和參考。7.3車輛油耗管理車輛的油耗管理是降低公司運營成本的重要措施，應嚴格控制。車輛的油耗應按照公司的規(guī)定進行核算，每月對車輛的油耗情況進行統(tǒng)計和分析。對于油耗異常的車輛，應及時查找原因并采取措施加以解決。同時要加強對駕駛員的培訓和管理，提高駕駛員的節(jié)油意識和技能，降低車輛的油耗。八、安全管理8.1消防安全消防安全是公司安全管理的重要內容，應高度重視。公司應定期進行消防安全檢查，及時發(fā)覺和消除火災隱患。消防設施如滅火器、消防栓等應定期進行檢查和維護，保證其完好有效。員工應掌握基本的消防安全知識和技能，如火災報警、滅火器的使用等。在發(fā)生火災時，應及時報警并按照應急預案進行疏散和滅火。8.2防盜安全防盜安全是公司安全管理的重要方面，應加強防范。公司應安裝防盜報警系統(tǒng)，加強對辦公