會議物資使用規(guī)范協(xié)議

會議物資使用規(guī)范協(xié)議編號：__________

甲方（以下簡稱“甲方”）名稱：__________

甲方地址：__________

乙方（以下簡稱“乙方”）名稱：__________

乙方地址：__________

鑒于甲方作為會議組織者，為保障會議順利進行，確保會議物資得到合理、高效使用，現(xiàn)雙方就會議物資使用規(guī)范達成如下協(xié)議：

一、合同目的：明確會議物資使用規(guī)范，規(guī)范甲方及乙方在會議期間對會議物資的使用行為，保障會議物資的合理、高效使用。

二、合同背景：隨著會議活動的日益增多，會議物資的使用和管理顯得尤為重要。為提高會議組織效率，降低成本，特制定本協(xié)議。

雙方的責任和義務：

甲方責任和義務：

1.甲方負責制定會議物資使用規(guī)范，并向乙方提供詳細的物資清單及使用說明。

2.甲方應確保提供的會議物資符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，保證物資的質量和安全。

3.甲方應提前與乙方溝通會議物資的使用需求，確保乙方能夠及時了解并準備所需物資。

4.甲方應負責會議現(xiàn)場的管理，確保會議物資在會議期間得到合理、高效的使用。

5.甲方應承擔因自身原因導致的會議物資損壞、丟失或無法正常使用的責任，并負責賠償乙方因此遭受的損失。

6.甲方應積極配合乙方對會議物資的使用進行監(jiān)督和檢查，對乙方提出的問題及時給予答復和處理。

乙方責任和義務：

1.乙方應按照甲方提供的會議物資使用規(guī)范，合理、高效地使用會議物資。

2.乙方在使用過程中，應愛護會議物資，避免因不當使用導致物資損壞或丟失。

3.乙方應遵守會議現(xiàn)場的管理規(guī)定，配合甲方對會議物資的使用進行監(jiān)督和檢查。

4.乙方應如實向甲方報告會議物資的使用情況，對甲方提出的問題及時給予答復和處理。

5.乙方在發(fā)現(xiàn)會議物資存在問題時，應及時通知甲方，甲方應予以核實并采取措施予以解決。

6.乙方應承擔因自身原因導致的會議物資損壞、丟失或無法正常使用的責任，并賠償甲方因此遭受的損失。

雙方權利：

1.甲方有權要求乙方按照會議物資使用規(guī)范合理使用物資，并有權對乙方的不當使用行為進行制止和糾正。

2.乙方有權要求甲方提供符合要求的會議物資，并有權對甲方提供的物資質量提出質疑。

雙方義務：

1.甲方有義務向乙方提供詳細的會議物資使用規(guī)范，并確保物資的質量和安全。

2.乙方有義務按照規(guī)范使用會議物資，并愛護物資，避免損壞和丟失。

合同金額與支付方式：

一、合同總金額

本協(xié)議下甲方提供給乙方的會議物資使用服務總金額為人民幣__________元整（大寫：人民幣__________元整）。

二、支付方式

1.預付款：乙方應在簽訂本協(xié)議后__________個工作日內，向甲方支付合同總金額的__________%作為預付款，即人民幣__________元整。

2.進度付款：甲方按照實際提供物資和服務的情況，向乙方開具相應金額的發(fā)票。乙方應在收到發(fā)票后__________個工作日內支付發(fā)票金額的__________%，即人民幣__________元整。

3.尾款支付：會議結束后，甲方需向乙方提供詳細的物資使用清單和結算報告。乙方應在收到報告后的__________個工作日內，對結算報告進行審核。審核無誤后，乙方應在__________個工作日內支付剩余尾款，即人民幣__________元整。

三、支付條件

1.甲方收到乙方支付的款項后，應及時為乙方提供相應的會議物資使用服務。

2.乙方的支付義務應在甲方提供的物資和服務達到約定的標準且滿足合同約定的交付條件后履行。

3.若甲方未能按照合同約定提供物資或服務，乙方有權要求甲方退還已支付的款項，并有權要求甲方承擔相應的違約責任。

四、額外費用

1.本合同約定的金額為基本服務費用，如因特殊原因導致的服務需求增加，甲方將按照市場價格向乙方另行收費。

2.因不可抗力等原因導致的服務延期或中止，甲方將根據(jù)實際情況調整費用，并通知乙方。

五、結算與發(fā)票

1.甲方應在每次支付款項后向乙方提供相應的支付憑證。

2.乙方應在支付款項時，向甲方提供相應的稅務發(fā)票。

違約與爭議解決機制：

一、違約責任

1.若甲方未能按照合同約定提供會議物資或服務，或提供的物資存在質量問題，甲方應承擔違約責任，并向乙方支付合同總金額的__________%作為違約金。

2.若乙方未按時支付款項，應向甲方支付合同總金額的__________%作為滯納金。

3.若任何一方違反合同約定，給對方造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。

二、違約行為的具體表現(xiàn)

1.甲方未在約定時間內提供會議物資或服務。

2.甲方提供的會議物資存在質量問題，影響乙方正常使用。

3.乙方未在約定時間內支付款項。

三、爭議解決

1.雙方應本著友好協(xié)商的原則，積極解決合同履行過程中產生的爭議。

2.若協(xié)商不成，任何一方均可向合同簽訂地的人民法院提起訴訟，訴訟費用由敗訴方承擔。

3.雙方也可選擇仲裁方式解決爭議，仲裁機構為__________仲裁委員會，仲裁裁決為終局裁決，對雙方具有法律約束力。

四、適用法律

本協(xié)議的簽訂、效力、解釋、履行、終止及爭議的解決均適用中華人民共和國法律。

五、管轄法院

對于因本協(xié)議引起的或與本協(xié)議有關的任何爭議，雙方同意提交合同簽訂地的人民法院管轄。

六、不可抗力

1.如因不可抗力因素導致本協(xié)議無法履行或部分履行，雙方均不承擔違約責任。

2.不可抗力事件包括但不限于自然災害、戰(zhàn)爭、政府行為、社會異常事件等。

3.發(fā)生不可抗力事件后，受影響的一方應立即通知對方，并提供相應的證明材料。

附則：

一、生效條件

本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效。自生效之日起，本協(xié)議對雙方具有法律約束力。

二、有效期

本協(xié)議的有效期為自生效之日起至__________年__________月__________日止。合同期滿后，如雙方無異議，本協(xié)議自動續(xù)簽，續(xù)簽期限與原協(xié)議相同。

三、變更與終止

1.本協(xié)議的任何變更或補充，均應以書面形式進行，并由雙方共同簽署。未經雙方書面同意，任何一方不得擅自變更或終止本協(xié)議。

2.以下情況為本協(xié)議的終止條件：

a.雙方經協(xié)商一致，決定終止本協(xié)議；

b.一方嚴重違約，經另一方書面通知后，違約方在合理期限內仍未糾正；

c.由于不可抗力原因，導致本協(xié)議無法繼續(xù)履行；

d.法律法規(guī)、政策變化等原因，使本協(xié)議無法繼續(xù)履行。

3.本協(xié)議終止后，雙方應立即終止所有與本協(xié)議相關的事項，并妥善處理尚未完成的業(yè)務。

四、通知

1.本協(xié)議項下的所有通知、文件、函件等，均應以書面形式發(fā)出，并按照本協(xié)議約定的地址進行送達。

2.如因地址變更等原因導致通知無法送達，視為已送達。

五、其他

1.本協(xié)議未盡事宜，由雙方另行協(xié)商解決。

2.本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

3.本協(xié)議自簽訂之日起生效，本協(xié)議的簽訂、效力、解釋、履行、終止及爭議解決均適用中華人民共和國法律。

六、爭議解決

本協(xié)議在履行過程中發(fā)生的爭議，由雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向合同簽訂地的人民法院提起訴訟。

七、法律適用

本協(xié)議的簽訂、效力、解釋、履行、終止及爭議解決均適用中華人民共和國法律。

附件：

一、會議物資清單

附件一詳細列出了甲方為乙方提供的會議物資種類、數(shù)量、規(guī)格及用途，包括但不限于：

1.會議場地布置用品；

2.會議設備，如投影儀、音響設備、話筒等；

3.會議資料，如會議手冊、宣傳冊等；

4.其他輔助物資。

二、會議物資使用規(guī)范

附件二為甲方制定的會議物資使用規(guī)范，包括物資的使用流程、注意事項、維護保養(yǎng)等內容。

三、會議場地布置效果圖

附件三展示了會議場地布置的預期效果，包括布局、裝飾、燈光等設計元素。

四、技術規(guī)格書

附件四提供了會議設備的技術規(guī)格書，包括設備型號、性能參數(shù)、操作手冊等。

五、服務承諾書

附件五為甲方對會議物資使用服務做出的承諾，包括服務質量、響應時間、售后服務等。

六、相關證件復印件

附件六包含甲方提供的各類證件復印件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等，以證明甲方具備提供會議物資使用服務的資質。

七、保密協(xié)議

附件七為甲方與乙方簽訂的保密協(xié)議，明確了雙方在會議物資使用過程中應遵守的保密義務。