采購的工作原則采購申請流程采購審查管理制度

采購流程管理制度意見稿

為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本、進一步規(guī)范物資采購流程、

加強各部門間的配合、優(yōu)化內(nèi)部運營體系，特制定本管理制度。

一、采購原則：

1.采購是一項重要、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視，認(rèn)真對待。

2、采購必須堅持“維護公司利益、秉公辦事”的原則，并綜合考慮采購物品、物料的質(zhì)

量、價格，擇優(yōu)選購。

3、口常辦公用品以及其它消耗用品由采購部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購。

4、常用物料采取定點采購機制，定點供應(yīng)商需定期比價，保證價廉物美、生產(chǎn)順暢。

5、大型機械設(shè)備采購、工程項目首次用料采購需進行投標(biāo)，按投標(biāo)規(guī)范擇優(yōu)選購。

二、采購申請：

I、采購申請人根據(jù)工作實際填寫采購申請表，必須認(rèn)真填寫申請表中相關(guān)內(nèi)容。

2、若無特殊情況，遞交采購申請表應(yīng)比物料使用時間最少提前二個工作日。

3、緊急采購時，由申請剖門負(fù)責(zé)人在申請表中注明“緊急采購”字樣。

3、若撤銷采購，相關(guān)部門應(yīng)立即通知采購部停止采購，以免造成損失。

4、申請表完成所有手續(xù)后需復(fù)印兩份，財務(wù)部留原件，采購部與預(yù)算部留復(fù)印件，

5、申請表一次性使用，不得重復(fù)。

三、采購審查：

1、申請人須根據(jù)實際情況填寫申請表，交給本部門負(fù)責(zé)人。

2、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人查驗采購申請的真實性、可行性，如情況屬實，須在申請表上簽字，當(dāng)

申請物料數(shù)量超出預(yù)算時應(yīng)注明原因。

3、申請人簽字后交給預(yù)算部審核、預(yù)算部應(yīng)仔細(xì)核對請物料是否超量，及超量原因，核對

無誤后簽字。

4、預(yù)算部審核簽字后交給采購部簽字確認(rèn)，并將采購申請遞交給總經(jīng)理審批。

5、總經(jīng)理審批后，方可實施。

四、采購實施

采購申請審批通過后，采購部根據(jù)采購物品使用時間進吁詢價、比價及訂貨，詳見下圖。

采購流程圖：

申請人填寫采購中

請表

申請人所在部門負(fù)

責(zé)人查驗、簽字

預(yù)算部審核、簽字

采購部確認(rèn)、簽字

總經(jīng)理審批

實施采購

持正規(guī)發(fā)票并填寫

“原始單據(jù)粘貼

單”報銷

金額到財務(wù)部門申請款項，并登記留底。

2、財務(wù)部必須登記出款方式：現(xiàn)金、匯款、支票。

3、采購后，必須交與購物發(fā)票或收據(jù)。

4、如需報銷，需提供購物發(fā)票并如實填寫“原始單據(jù)粘貼單”。

注：如需匯款，必須核對匯款賬號以及收款人姓名。

,在使用前的要及時通知申請部門

董秘辦：胡凱

2012-05-24

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采購管理流程手冊一上海（草案）

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目錄

第一部分概述.........................1

1前提說明........................................................1

2負(fù)責(zé)部門和職責(zé)..................................................2

3采購管理運作分類................................................3

第二部分業(yè)務(wù)流程..............................................5

1采購申請及授權(quán)..................................................5

1.1流程圖............................................................................................................5

1.2管理方法.........................................................................................................5

1.3流程描述........................................................................................................6

2供應(yīng)商選擇......................................................8

2.7流程圖.............................................................................................................8

2.2管理方法.........................................................................................................9

2.3流程描述.......................................................................................................10

3采購............................................................13

3.1流程圖...........................................................................................................13

3.2管理方法.......................................................................................................14

3.3流程描述.......................................................................................................15

4收貨與記錄......................................................17

4.1流程圖一上海部分......................................................................................17

4.2流程圖一上海復(fù)核......................................................................................18

4.3管理方法.......................................................................................................19

4.4流程描述.......................................................................................................20

附件.................................................................24

采購申請單.........................................................24

采購審批權(quán)限表.....................................................26

供應(yīng)商信息收集表...................................................27

授權(quán)供應(yīng)商清單.....................................................28

供應(yīng)商選擇比較表...................................................29

訂單匯總表.........................................................3()

供應(yīng)商評估記錄.....................................................31

供應(yīng)商考核報告.....................................................32

采購訂單...........................................................33

采購檢驗單.........................................................34

領(lǐng)用單.............................................................35

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第一部分概述

前提說明

采購的范圍?采購是指企業(yè)在日常經(jīng)營活動中因購買商品或接受勞務(wù)供

應(yīng)并支付價款的活動。

?本公司的采購范圍主要包括以下內(nèi)容：

?固定資產(chǎn)

'低值易耗品（包括：辦公用品）

■專業(yè)服務(wù)（包括：咨詢費）

?公共事業(yè)服務(wù)（包括：電話費、郵電費、物業(yè)管理）

■其他服務(wù)（包括：業(yè)務(wù)宣傳費、汽車費用、租賃費）

應(yīng)付帳款應(yīng)付帳款是指因購買商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生的債務(wù)。這

是買賣雙方在購銷活動中由于取得物資與支付貨款在時間上不

一致而產(chǎn)生的負(fù)債。

應(yīng)付票據(jù)應(yīng)付票據(jù)是由出票人出票，委托付款人在指定日期無釜件支付

確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。

預(yù)提費用-企業(yè)在市場經(jīng)營活動中發(fā)生的費用不一定當(dāng)時就要支付，

但按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，應(yīng)該將屬于當(dāng)期的費用計入當(dāng)

期。

-本公司的預(yù)提費用主要包括：

■租賃跟

?水電費

■咨詢費

■利息

其他應(yīng)付款其他應(yīng)交款包括教育費附加、其他暫收及應(yīng)付款等應(yīng)交款項。

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2負(fù)責(zé)部門和職責(zé)

部門負(fù)責(zé)人員職責(zé)

共同職責(zé)

全公司各全公司職員■規(guī)范采購程序，是立、健全采購的內(nèi)部控制；

部門-為公司節(jié)約采購成本，最大限度防止舞弊行為。

特殊職責(zé)

計財部費用會計-預(yù)算控制

?從供應(yīng)商處直接獲得發(fā)票并對數(shù)量、金額進行復(fù)核

?編制與采購相關(guān)的會計分錄

?編制與采購相關(guān)的憑證

■依合同及時付款給供應(yīng)商

計財部會計經(jīng)理'預(yù)算控制

?復(fù)核并批準(zhǔn)所有付款憑證

行政部采購員?根據(jù)采購申請要求聯(lián)系供應(yīng)商并詢價，確定綜合成本最低

的供應(yīng)商

?向供應(yīng)商發(fā)訂單并進行訂單管理

?維護供應(yīng)商資料庫和采購業(yè)務(wù)資料

行政部行政部總經(jīng)'審批采購申請單和訂單

理

使用部門部門總經(jīng)理■控制部門采購預(yù)算

■審核、批準(zhǔn)部門采購申請單和付款申請單

使用部門行政員■匯總部門采購申請

-及時取得本部門財務(wù)信息，協(xié)助進行預(yù)算控制

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3采購管理運作分類

采購管理的運作可分為：

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

-■-■■-

?文件設(shè)計和記

內(nèi)

監(jiān)

權(quán)

經(jīng)

人

組采購申請錄

控

部

限

事

織

營及授權(quán)-獨立復(fù)核

方

審

結(jié)

和

政

管二

法

計

構(gòu)

責(zé)

策

理?授權(quán)

任

和

的▼-預(yù)算管理

分

實

觀

配

務(wù)

念■供應(yīng)商授權(quán)-文件設(shè)計和記

、供應(yīng)商選擇錄

方

法-資料管理和接

和觸控制

風(fēng)■獨立復(fù)核

格▼-授權(quán)

?確認(rèn)供應(yīng)商?資料管理和接

觸控制

-獨立復(fù)核

?授權(quán)

?供應(yīng)商再評估'文件設(shè)計和記

錄

?資料管理和接

觸控制

?獨立復(fù)核

-職責(zé)分工

?編制采購訂單'文件設(shè)計和記

采購錄

-資料管理和接

觸控制

■獨立復(fù)核

▼

?出具采購訂單-資料管理和接

觸控制

?獨立復(fù)核

?授權(quán)

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控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

驗收貨物■文件設(shè)計和記

收貨并記錄錄

■資料管理和接

觸控制

■職責(zé)分工

▼■獨立復(fù)核

確認(rèn)采購?文件設(shè)計和記

錄

■資料管理和接

觸控制

■獨立復(fù)核

■會計系統(tǒng)

付款■獨立復(fù)核

■職責(zé)分工

■授權(quán)

■會計系統(tǒng)

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第二部分業(yè)務(wù)流程

采購申請及授權(quán)

流程圖

使用部門計財部管理層

使用人部門秘書部門經(jīng)理費用會計相應(yīng)授權(quán)人

采

購

申

請

與

批

準(zhǔn)

1.2管理方法

管理原則?采購申請必須根據(jù)預(yù)算得到部門經(jīng)理的批準(zhǔn)。

-使用部門必須專設(shè)行政員與財務(wù)部門溝通并進行預(yù)算控制。

■計財部必須復(fù)核每一份采購申請以確保預(yù)算控制的有效性。

■公司應(yīng)該設(shè)立審批的權(quán)限級別并嚴(yán)格遵守。

管理部門使用部門秘書、計財部費用會計

管理文件采購申請及授權(quán)流程中包括以下文件：

文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號

采購申請單填制采購申請單使用部門使用部門總經(jīng)附件1

員工理、管理層

采購審批權(quán)審批采購申請單行政部管理層附件2

限表

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1.3流程描述1.3.1采購申請與批準(zhǔn)

主要步驟負(fù)責(zé)部門

■■使i&z用nu部pI門J員-i工-x（申I卜請r/人、）J根Iixy據(jù)w□i常?IJ經(jīng)?<x.營ra活fpj動需iru要TSC產(chǎn)J

口頭提出生購買意向，向部門經(jīng)理征詢口頭意見。

1申請

■在得到部門經(jīng)理的口頭許可后，申請人將采購信息

告知部門秘書，由部門秘書統(tǒng)一進行采購申請單的

填制。

?為了保證采購申請單的信息完整性和準(zhǔn)確性，采購使用部門秘書

埴制采購申請單由部門秘書統(tǒng)一填寫.|采購申請單-

申請單-部門秘書從申請人處獲取采購需求后，填寫正式的

采購申請單。詳細(xì)寫明項目名稱、項FI編號、購貨rl

型號和數(shù)量。采購申請單一式兩份，一份由使用部

門留存，一份由行政部留存。

?申請人檢杳部門秘書填寫的采購申請單,確認(rèn)后在

申請人欄內(nèi)簽字確認(rèn)。

-部門秘書對采購申請進行預(yù)算控制，填寫采購申請使用部門秘書

匯總采購堡上的預(yù)算情況信息，并在預(yù)算初檢欄內(nèi)簽字。

申請-對于固定資產(chǎn)和其他超出人民幣2,000元的大額采

購，部門秘書必須檢杳該項采購是否在本年度部門

費用預(yù)算內(nèi)，并在采購申請單上注明。若超出預(yù)

算，則在部門經(jīng)理審批后，取得公司相應(yīng)授權(quán)人批

準(zhǔn)，否則該采購申請將被退回。

■對于低值易耗品等小額采購，部門秘書負(fù)責(zé)每月進

行匯總，并檢查累計采購金額（本月采購申請金額

+以前月份采購金額）是否在本年度部門費用預(yù)算

內(nèi)。若超出預(yù)算，則必須在部門經(jīng)理審批后，取得

公司公司相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，否則該采購申請將被退

回。

1■部門秘書對采購申請進行預(yù)算控制之后，由申請人使用部門秘書

4審批直接主管和使用部門經(jīng)理進行審核，如果采購申請

合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。

1

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主要步驟描述負(fù)責(zé)部門

■計財部費用會計對預(yù)算進行復(fù)核。計財部費用會計

'費用會計檢查部門年度預(yù)算是否和存檔的公司預(yù)算

5復(fù)核預(yù)算

是否相符，己用預(yù)算是否和會計記錄相符，以及部|采購審批權(quán)限|

門可用預(yù)算的計算準(zhǔn)確性。表—附件2

-預(yù)算復(fù)核后，根據(jù)公司的采購審批權(quán)限表將采購申

請送交相應(yīng)授權(quán)人審批。

-采購申請單必須由公司相應(yīng)授權(quán)人根據(jù)采購權(quán)限表相應(yīng)授權(quán)人

6審批審核批準(zhǔn)。

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2供應(yīng)商選擇

2.1流程圖

行政部計財部管理層

采購員總經(jīng)理費用會計總經(jīng)理相應(yīng)授權(quán)人

供

應(yīng)

商

授

權(quán)

選才

供

應(yīng)

商

再

評

估

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2.2管理方法

管理原則?不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商名單。

?采購員應(yīng)該維護完整、實效的供應(yīng)商資料并定期更新。

-對于供應(yīng)商的選擇結(jié)果應(yīng)該有具體的書面記錄，并由總經(jīng)理審核。

?對供應(yīng)商資料庫實行權(quán)限控制管理。

?定期對供應(yīng)商業(yè)績進行考核。

管理部門行政部采購員

管理文件供應(yīng)商選擇流程中包括以下文件:

文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號

供應(yīng)商信息收集發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理附件3

表

授權(quán)供應(yīng)商清單確定授權(quán)供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理附件4

供應(yīng)商選擇表選擇供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理、附件5

管理層

訂單匯總表更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件6

供應(yīng)商評估記錄更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件7

供應(yīng)商考核報告更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總羥理附件8

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2.3流程描述2.3.1供應(yīng)商授權(quán)

主要步驟

■■采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應(yīng)隨行政部采購員

時發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量商品/服務(wù)的供應(yīng)

1供應(yīng)商信息收1

尋找供應(yīng)商商。

集表-附件3

■-采購員在發(fā)現(xiàn)這些供應(yīng)商后，應(yīng)傳真/電話聯(lián)絡(luò)供

應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供報價單，產(chǎn)品目錄，公司簡

介、公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、產(chǎn)品質(zhì)

量認(rèn)證書復(fù)印件等；

■必要時，采購員可對供應(yīng)商進行實地訪問，進一步

了解供應(yīng)商的實力和服務(wù)質(zhì)量。

■采購員匯總收集的資料，填寫供應(yīng)商信息收集表。

'采購員將供應(yīng)商資料存入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商資行政部采購員

確定授權(quán)料庫應(yīng)注意保密，任何其他人不得接觸和更改。

2授權(quán)供應(yīng)商清|

供應(yīng)商

-供應(yīng)商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部單-附件4

分。供應(yīng)商主要信息包括供應(yīng)商名稱、編號、地

址、供貨數(shù)量級和相應(yīng)的供貨價格、最小訂購量、1

供貨質(zhì)量、付款條件、運輸方式、交貨周期和信用

記錄等。

'采購員根據(jù)供應(yīng)商的價格，質(zhì)量，交貨期和售后服

務(wù)確定授權(quán)供應(yīng)商，建立/更新授權(quán)供應(yīng)商清單。

?※購員將授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料交行政部總

經(jīng)理批準(zhǔn)。

1'行政部總經(jīng)理復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料，行政部總經(jīng)理

審批并簽字確認(rèn)。

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2.3.2確認(rèn)供應(yīng)商

主要步驟描述負(fù)責(zé)部門

?采購員取得審批后的采購申請單，根據(jù)申請單的要行政部采購員

求從授權(quán)供應(yīng)商清單中能夠提供需求產(chǎn)品/服務(wù)的|供應(yīng)商選擇表|

4選擇供應(yīng)商

供應(yīng)商（如果授權(quán)供應(yīng)商清單中沒有能夠提供需求-附件5

產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商，必須及時尋找新的供應(yīng)

商）。

-對于合同金額超過人民幣______元的采購業(yè)務(wù)，采

購員應(yīng)至少在三個供應(yīng)商中選擇；對于合同金額超

出人民幣_______元或合同期超過一年的采購業(yè)

務(wù)，必須采用競價投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商。競價資

料做檔案保存。

■采購員根據(jù)價格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適

當(dāng)?shù)墓?yīng)商，并在供應(yīng)商選擇表上詳細(xì)說明不同供

應(yīng)商的供貨價格、質(zhì)量、交貨時間和付款條件的比

較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的

時間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價，得出選擇供應(yīng)商

的結(jié)果。

■填寫供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理審核。

■行政部總經(jīng)理詳細(xì)更核采購員選擇供應(yīng)商的程序和行政部總經(jīng)理

理由，審核采購的價格、付款條件等因素。如果采

5審批購的程序和理由合理，就在供應(yīng)商審核表上簽字批

準(zhǔn)，否則將供應(yīng)商審核表退回。

'未采用最低供應(yīng)價的采購，以及未采用競價投標(biāo)的

方式選擇供應(yīng)商的例外情況，必須注明合理的原因

和解釋，在行政部總經(jīng)理審批之后，交由管理層總

經(jīng)理審核。否則，該供應(yīng)商選擇將不被批準(zhǔn)。

■采購金額超出人民幣________元的交易，審核未采公司總經(jīng)理

用最低供應(yīng)價的采購，以及未采用競價投標(biāo)的方式

審批選擇供應(yīng)商的例外情況，必須在行政部總經(jīng)理簽字

批準(zhǔn)之后再由公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。否則，該供應(yīng)

商選擇將不被批準(zhǔn)。

233供應(yīng)商再評估

主要步驟描述負(fù)責(zé)部門

■行政部采購員可以根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)物資、批次、數(shù)行政部采購員

L一—

7

業(yè)績訂單匯總表-

附件6

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供應(yīng)商評估記

錄.附件7

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主要步驟描述負(fù)責(zé)部門

量單位、合格率及發(fā)貨情況、售后服務(wù)等信息進行

評估并打分，記錄在供應(yīng)商評估記錄中。

?采購員負(fù)責(zé)對其采購活動進行匯總分析。采購定單

按月存檔，并打印匯總表；該表同時能反映具體定

單的供應(yīng)商，有助于公司對供應(yīng)商進行定期評估和

進一步篩選。

'每年結(jié)束后，行政部采購員根據(jù)供應(yīng)商評估記錄，

生成各供應(yīng)商年度考核報告,列示供應(yīng)商每月的平

均分，計算年度平均分，并得出考核結(jié)論。

-考核結(jié)果將作為下一個年度選擇供應(yīng)商的一個依

據(jù)，對于分?jǐn)?shù)高的供應(yīng)商將提高其采購額度，分?jǐn)?shù)

低于該類供應(yīng)商平均分的供應(yīng)商將取消其授權(quán)供應(yīng)

商資格。

-供應(yīng)商業(yè)績評價標(biāo)準(zhǔn)為：到貨及時率、質(zhì)量合格

率、違約率等。

■行政部總經(jīng)理審批供應(yīng)商考核報告。行政部總經(jīng)理

審核

■行政部采購員根據(jù)考核結(jié)果，更新供應(yīng)商檔案。行政部采購員

更新供應(yīng)商

檔案

11—4-

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3采購

3.1流程圖

行政部計財部管理層

采購員部門總經(jīng)理應(yīng)付帳款會計相應(yīng)授權(quán)人

填寫,

購

出

出具采購訂單歸檔

具

采

購

訂

單

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3.2管理方法

管理原則■公司應(yīng)設(shè)立具體的審批權(quán)限級別，并嚴(yán)格遵守。

-采購員必須及時的進行訂單確認(rèn)。

■每一次采購必須出具采購訂單。

-采購訂單順序控制，由采購員進行管理“

?采購訂單上必須填寫完整、準(zhǔn)確。

-為了保護公司的權(quán)益，采購訂單必須由供應(yīng)商蓋章確認(rèn)。

管理部門行政部、管理層、計財部

管理文件采購流程中包括以下文件：

文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號

采購訂單填寫并審批采采購員行政部總經(jīng)理、附件9

購訂單管理層

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3.3流程描述3.3.1準(zhǔn)備采購訂單

主要步驟描述負(fù)責(zé)部門

-采購員根據(jù)采購申請單和供應(yīng)商選擇表上的報價、行政部采購員

付款條件，填制采購訂單，詳細(xì)列明申請采購貨物

填寫/更新

的項目名稱、供應(yīng)商名稱、型號、數(shù)量、單價、總

采購單金額、付款條件、期望到達日期、目的地、運輸條

采購訂單

款和相應(yīng)的采購申請單編號。

1-附件9

-采購訂單必須連號，一式三聯(lián)，一聯(lián)行政部留存，

一聯(lián)計財部記帳，一聯(lián)交客戶。

?采購員將采購訂單、采購申請單和供應(yīng)商選擇表交

行政部總經(jīng)理復(fù)核。

?行政部總經(jīng)理對采購訂單進行審核，對于內(nèi)容與采行政部總經(jīng)理

購申請單和供應(yīng)商選擇表不符合的采購訂單予以退

2審批回。

?退回的采購訂單由采購員進行修改。

-超出人民幣______元的采購訂單在行政部總經(jīng)理

審核之后，再根據(jù)審核權(quán)限表交由管理層相應(yīng)授權(quán)

人審核批準(zhǔn)。

?超出人民幣_______元的采購訂單在行政部總經(jīng)理管理層相應(yīng)授權(quán)

審核之后，再由管理層相應(yīng)授權(quán)人審核。對于管理人

3

管理層審核層相應(yīng)授權(quán)人不認(rèn)可的采購訂單予以退回，退回的

采購訂單由采購員進行修改。

■修改后的采購訂單必須由行政部總經(jīng)理和管理層相

應(yīng)授權(quán)人審批授權(quán)。

3.3.2出具采購訂單

■采購員將采購訂單傳真/快遞給供應(yīng)商，并電話與采購員

供應(yīng)商確認(rèn)訂單。如果供應(yīng)商確認(rèn)訂單條款，則采

出具訂單購員要求供應(yīng)商在訂單上蓋章，傳真/快遞回金

新；如果供應(yīng)商不確認(rèn)訂單，采購員應(yīng)記錄對方要

求做的訂單修改。

'采購員將供應(yīng)商要求做的訂單修改向行政部總經(jīng)理

作口頭匯報，取得采購部總經(jīng)理口頭同意后，采購

員更新原采購訂單（訂單編號不變，加后綴一修改

稿；并在原訂單的編號后加后綴一作廢），報行政

部總經(jīng)理和管理層相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)。在取得批準(zhǔn)

后,將采購訂單傳真/快遞給供應(yīng)商。

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■如果行政部總經(jīng)理或管理層相應(yīng)授權(quán)人不同意修

改，采購員應(yīng)書面通知供應(yīng)商取消原訂單，重新選

擇供應(yīng)商或取消采購。

-采購員收到客戶蓋章確認(rèn)的采購訂單后，將訂單交

合同章管理員蓋章，將i份傳真/快遞給供應(yīng)商；

將采購申請單、采購訂單、供應(yīng)商審核表、訂單或

合同統(tǒng)一保存，并將一份訂單或合同交由計財部應(yīng)

付帳款會計。

?計財部應(yīng)付帳款會計將采購員交來的訂單或合同原計財部應(yīng)付帳款

件統(tǒng)一保存放在“未完成訂單”盒內(nèi)。會計

歸檔

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4收貨與記錄

4.1流程圖一上海部分

行政部計財部使用部門

資產(chǎn)管理員應(yīng)付帳款/費用會計總帳會計出納使用人

驗驗收貨物

收

貨

物

采

購

確

認(rèn)

領(lǐng)

用

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42

■流程圖一上海復(fù)核

計財部

新疆上海上海

應(yīng)付賬款會計應(yīng)付賬款會計總賬會計

★見新疆4.1

采流程圖?新

購強部分

確

認(rèn)

一

復(fù)

核

新

部

分

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4.3管理方法

管理原則?收貨與采購的職能必須分離，由采購員進行采購，資產(chǎn)管理員統(tǒng)一收

貨。

-收到的貨品必須開具收貨單。

?采購只有根據(jù)檢驗單和采購訂單才能入帳。

■發(fā)票必須直接寄到計財部費用會計處。

?確認(rèn)應(yīng)付款前必須進行將訂單或合同、發(fā)票和檢驗單進行核對"。

?付款應(yīng)盡可能在供應(yīng)商給的信用期的最后?天，以爭取現(xiàn)金浮游量。

■按部門領(lǐng)用的實際數(shù)記入各部門的直接費用。

管理部門行政部采購員

管理文件貨物增加流程中包括以下文件:

文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號

采購檢驗單驗收貨物/開行政部資行政部經(jīng)理附件10

收貨單產(chǎn)管理員

領(lǐng)用單領(lǐng)用申請使用部門使用部門經(jīng)理附件11

使用人

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4.4流程描述4.4.1驗收貨物

主要步驟描述負(fù)責(zé)部門

■驗收貨物'供應(yīng)商于貨物發(fā)出前數(shù)日將貨物名稱，數(shù)量及送貨使用部門/使

口期等信息通知采購員。用人

1-采購員通知行政部資產(chǎn)管理員接收和驗收貨物。資產(chǎn)管理員

■資產(chǎn)管理員通知采購申請部門，一起接收和驗收貨

物。收到貨物后，應(yīng)根據(jù)采購訂單的要求，就貨物

的外包裝，數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。

|采購檢驗單-

'驗收合格，行政部資產(chǎn)管理員及采購申請部門檢驗

附件10

人員行政部資產(chǎn)管理員及采購申請部門檢驗人員在

采購檢驗單上簽字。

檢驗單一式三聯(lián)

■行政部一聯(lián)

■財務(wù)部一聯(lián)

■送貨人一聯(lián)

-如果檢驗時發(fā)現(xiàn)問題，行政部資產(chǎn)管理員出具不合

格檢驗單，由供應(yīng)商/送貨商簽字確認(rèn)后交采購員