行政部工作手冊

行政部工作手冊

一、行政部崗位職責

1.組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預(yù)算方案；

2.組織制定行政管理制度、財務(wù)制度（特指會計、出納管理）以及督促、

檢查制度的貫徹執(zhí)行；（特指客戶資料的管理制度、借還制度）；

3.負責公司行政方面重大會議、重大活動的組織籌備工作；

4.起草及歸檔相關(guān)文件、資產(chǎn)管理、印章管理以及客戶費料管理以及地址

的出售管理（每個月進行一次歸檔清點）；

5.領(lǐng)導(dǎo)公司的后勤服務(wù)工作，創(chuàng)造保持良好的工作環(huán)境；（日常采購、人事

管理工作）；

6.每月定期（每月15日，300）做好辦公室職能檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、

解決問題；

7.接待公司來訪的客人，處理行政方面的重要函件；

8.組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督檢查公司的保密工作的

執(zhí)行情況；（特指所有的合同一定要規(guī)范管理）；

9.負責協(xié)調(diào)公司各部門之間的協(xié)作關(guān)系，調(diào)解工作中發(fā)生的問題；

10.負責整理各部門央行情況的反饋意見，整理分析后向總經(jīng)理匯報；

11.代表公司與外界有關(guān)部門和機構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好的合作關(guān)系；

12.負責主管業(yè)務(wù)的險查改進與研究發(fā)展，及時向總經(jīng)理報告工作；

13.負責組織公司所需物品的采購；

14.人事板塊：①負責招聘的組織，建立人才儲備庫，建立員工花名冊；②

每月組織員工培訓(xùn)2次；③協(xié)助CEO建立完善的公司組織架構(gòu)；④協(xié)助CEO建立

公司績效考核體系以及薪酬制度；

15.兼修行政、人事、財務(wù)、法律（相關(guān)要了解）相關(guān)知識；公司業(yè)務(wù)流程

（需要了解，體驗，不然無法做出相應(yīng)的考核方案）。

二、面試流程

1.收到簡歷之后短信或者電話通知其參加面試，并告知面試時間、地點、

聯(lián)系人電話；

2.面試者抵達公司面試時詢問其是否攜帶簡歷，如未攜帶則安排其填寫《應(yīng)

聘人員登記表》；

3.面試者攜帶好相關(guān)資料進行面試，通過面試官習(xí)面試者的交談決定是否

錄用；

4.面試結(jié)束之后第二天通過短信的方式告知面試者的面試結(jié)果，未通過面

試者委婉說明其不通過原因，注意措辭；面試通過者則在短信中告知錄用信息、

上班時間、地點及注意事項；

5.錄用者若未回復(fù)短信或聯(lián)系人事，需電話聯(lián)系確認是否能如時就職。

三、入職流程

1.被錄用人員按通知規(guī)定的時間及要求前來公司辦理入職手續(xù)，逾期則按

放棄處理；

2.入職員工應(yīng)向公司行政部提交以下材料審核原件、復(fù)印存檔：居民身份

證、最高學(xué)歷及學(xué)位證書、技術(shù)職稱證或技工上崗證書、個人一寸免冠照及其他

必要證件；

3.參加公司早夕會：主持人介紹新員工，新員工做自我介紹；

4.行政部向入職員工簡單介紹公司工作環(huán)境及生活環(huán)境，并安排好新員工

座位及相應(yīng)辦公用品；

5.行政部對公司員工進行入職培訓(xùn)；

6.將入職員工信息填寫至試用工信息表，包括基本信息、崗位；

7.試用期結(jié)束后，公司統(tǒng)一與員工簽訂勞動合同；

8.更新員工檔案及花名冊，并提醒部門負責人記錄新員工實習(xí)情況；

9.實習(xí)期為一個月，實習(xí)期滿由行政部提醒員工在釘釘上提交轉(zhuǎn)正申請,

填寫《員工轉(zhuǎn)正考核表》由部門主管及總經(jīng)理審批，審批不通過則延長試用期。

注意事項

1.新員工辦理入職手續(xù)時，若資料不全，應(yīng)在試用期內(nèi)補辦，否則暫停薪

資發(fā)放；

2.員工向公司提交的個人信息資料由公司統(tǒng)一管理，離職后集中銷毀，不

予清退；

3.新入職前7天為試用期，上班未滿7天提出辭職或被公司辭退者，公司

不予計算工資。

四、新員工培訓(xùn)

（一）培訓(xùn)目的

1.讓新員工了解公司歷史、政策、企業(yè)文化，使其更快適應(yīng)公司；

2.為新員工提供正確的、相關(guān)的公司及工作崗位信息，鼓勵新員工的士氣；

3.為新員工培訓(xùn)崗位的相關(guān)通用知識，使新員工的能力、知識技能得到提

升，快速適應(yīng)崗位的需要；

4.讓新員工了解公司所能提供給他的相關(guān)工作環(huán)境及公司對他的期望；

5.讓員工感受到公司對他的歡迎，消除緊張并體會到歸屬感；

6.培訓(xùn)新員工解決問題的能力及提供尋求幫助的方法；

7.本流程主要適用于公司普通員工及一般管理人員。

（二）培訓(xùn)時間及內(nèi)容

1.公司新員工崗前培訓(xùn)定為1-3天，由行政部組織實施培訓(xùn)，培訓(xùn)期限截

止至員工試用期結(jié)束，行政部跟蹤實施績效考核；

2.新員工試用期間培訓(xùn)主要內(nèi)容為：公司企業(yè)文化、組織架構(gòu)、規(guī)章制度、

崗位職賁、福利待遇及主要業(yè)務(wù)等；

3.公司部門培訓(xùn)為1-2個月，新員工入職后第一個月由部門主管介紹部門

結(jié)構(gòu)與功能、部門內(nèi)的管理規(guī)定、對新員工的工作和職責做好相關(guān)要求、并安排

相關(guān)工作任務(wù)給新員工；

4.部門主管可在培訓(xùn)和試用期間對新員工進行考核，根據(jù)其考核結(jié)果及平

時工作表現(xiàn)決定是否轉(zhuǎn)正。

五、員工離職手續(xù)流程

（一）離職申請

1.正式員工辭職需提前一個向部門手管提出書面申請,并填寫《員工離職

申請表》；

2.試用期員工需提前3天申請；

3.公司辭退的員工，收到《辭退通知》之日應(yīng)立即結(jié)束工作，進行交接，

即為最后工作日。

（二）離職形式

1.員工本人主動離職或公司辭退，由員工本人填寫《員工離職申請表》；

2.曠工3日的員工，視為自動離職，《員工離職申請表》由其部門主管代為

填寫。

（三）離職審批

1.員工提出離職后，部門主管審查其填寫的《員工離職申請表》，可以和員

工談?wù)勑?，試著開導(dǎo)，無月的情況下審核簽字確認。同時，員工申請離職當日將

員工離職情況，輸入資料備案；

2.部門主管將《員工離職申請表》上交審核，待上級簽字確認后，該申請

表正式生效。

（四）離職辦理

1.員工提出離職申請之日起，至離職到期日，應(yīng)逐項辦理交接手續(xù)，填寫

《員工離職交接表》；

2.離職流程：

（1）行政部收回下發(fā)員工的辦公用品，由行政部在《員工離職申請表》上

簽名確認，主管級以上人員離職，應(yīng)在經(jīng)理監(jiān)督下辦理交接；

（2）員工持部門主管、行政部簽字生效后的《員工離職申請表》于離職到

期日到公司辦理離職。行政部將根據(jù)上交表格辦理離職登記。

（五）離職結(jié)算

1.離職人員辦理完離職手續(xù)后，統(tǒng)一在每月15日發(fā)薪日結(jié)清所有薪資；

2.辭退和開除人員在辦理離職后的最近一次實際發(fā)薪日，結(jié)清所有薪資，

如造成公司損失的，在薪資中扣除。

（六）離職歸檔

行政部按照《員工離職申請表》以及入職時歸檔資料統(tǒng)一歸檔備案。

六、崗位具體工作

（一）地址出售注意事項及流程

1.所需材料

①核名通知書，變更地址提供營業(yè)執(zhí)照；

②買方聯(lián)系方式或所在公司及聯(lián)系方式；

③使用地址人（法人）的聯(lián)系方式；

2.注意事項

（1）每次出售的地址10個工作日后聯(lián)系業(yè)務(wù)經(jīng)理回收營業(yè)執(zhí)照并存檔，完

善地址存檔表格；

（2）地址的使用周期為半年，沒有特別說明的情況下所有房屋租賃合同期

限都寫半年，半年到期之后可聯(lián)系客戶續(xù)費或者變更地址；

（3）一般注冊網(wǎng)絡(luò)科技類、信息技術(shù)類、教育咨詢類、文化傳媒類無特殊

情況收到材料后方可出地址；

（4）可看地址盡量少出，多出不可看地址，以防萬一；

（5）地址變更的需查詢公司地址異常情況，必須向上級報備，得到允許后

才能出地址，不能未經(jīng)允許就出地址；

（6）公司經(jīng)營范圍中含有食品經(jīng)營及涉及生產(chǎn)的使用辦公樓地址工商局不

予通過；

（7）所出地址原件都應(yīng)寫上“僅供XX公司注冊或變更使用，復(fù)印無效”字

樣；

3.地址出售流程

業(yè)務(wù)經(jīng)理發(fā)送材料至行政部（核名通知書，法人聯(lián)系電話以及身份證復(fù)印件）

一行政部接收并存檔一-行政部打印地址材料并蓋章--業(yè)務(wù)經(jīng)理與客戶進

行交接--10個工作日回收新的營業(yè)執(zhí)照。

（二）客戶資料檔案管理流程及注意事項

1.流程

（1）外勤在辦理好客戶業(yè)務(wù)之后將客戶資料原件歸還至客戶手中時應(yīng)填寫

好一式兩份的交接單，待客戶確認好后簽字，客戶與公司各執(zhí)一份；郵寄材

料時也需將交接清單一同郵寄過去，聯(lián)系客戶確認簽字，待客戶簽字確認后

拍照或掃描交接單，后期統(tǒng)一交由行政存檔；

（2）外勤辦理好客戶業(yè)務(wù)之后需把所有客戶資料交接給行政，填寫好《檔

案交接單》并發(fā)送電干稿至郵箱3182441057@；

（3）行政部統(tǒng)一將客戶資料按公司存檔，紙質(zhì)材料按每個公司一個檔案袋

或檔案盒放入檔案柜，電子材料從郵箱中下載存入硬盤相應(yīng)位置，并填寫《客

戶信息登記表》。

2.注意事項

（1）公司所有客戶檔案均由行政部統(tǒng)一管理；

（2）客戶檔案按公司進行分類，注冊類和注銷類分開放，檔案目錄每個月

需更新一次；

（3）公司外勤及會計需取用客戶資料時必須在行政部做好相關(guān)登記，使用

原件時需填寫《客戶資料取用登記表》，防止資料丟失。

（三）印章管理制度以及蓋章規(guī)范流程

1.公司印章管理制度

（1）公司所有印章（公章、財務(wù)章、法人章、發(fā)票章）統(tǒng)一歸行政部管理；

（2）行政部必須對所有印章負責，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人；

（3）公司其他員工因工作需要，取用印章辦事必須經(jīng)行政部同意并進行登記，

印章帶出期間，只可用于申請事由，并對印章的使用承擔一切責任；

（4）公司印章應(yīng)及時維護、確保其清晰、端正；

（5）印章保管有異?，F(xiàn)彖或遺失，應(yīng)及時_L報。

2.蓋章規(guī)范及流程

（1）公司任何印章一律得使用在空白的：紙、單據(jù)、合同、協(xié)議上，蓋章材料

必須已經(jīng)填寫完畢，字跡清晰、準確，特殊情況必須經(jīng)行政部同意并備案；

（2）以公司名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單登，需經(jīng)行政部審核后方可蓋章；

（3）私人辦理各類證明，需單位加蓋公章時，符合審批要求方可蓋章；

（4）一般兩頁及以上的合同需要蓋騎^章。

（四）客戶簽訂合同規(guī)范以及合同收納注意事項及流程

1.簽訂合同規(guī)范

（1）與客戶簽訂合同前需審查客戶身份信息（身份證號碼，、住址及聯(lián)系方式）；

（2）如果對方是單位要特別注意對方簽合同的工作人員是否有單位的授權(quán)，保

存對方的委托書；

（3）對于時間緊迫達成的口頭協(xié)議應(yīng)在事后補簽合同，避免出現(xiàn)糾紛，如果雙

方身處異地可考慮錄音或傳真固定證據(jù)，切記“口說無憑、立字為據(jù)”是合同的

基本形式；

（4）合同的基本條款包括：當事人名稱或者姓名、質(zhì)量價款、履行期限、地點

和方式、違約責任、解決爭議的方法，如缺少會給合同履行帶來一定的麻煩，因

此應(yīng)結(jié)合合同的目的定的全面、清晰、準確；

（5）對于每項條款應(yīng)表述明確，以沒有歧義為標準，不要怕繁瑣，要具體到不

能再具體、不能再用其他文字補充最好，避免一時的疏忽帶來日后更多的繁瑣；

（6）合同文本有修改的應(yīng)在修改處蓋章注明并保持雙方存留合同文字內(nèi)容的一

致性；

（7）合同簽訂好后原件需由行政部統(tǒng)一存放，以免造成丟失帶來舉證麻煩。

2.合同保管注意事項及流程

（1）公司所有合同可按合同性質(zhì)、年份、簽訂日期進行歸檔保存；

（2）公司員工因工作需要查看合同時必須提前向行政部報備，且不得將合同原

件帶走，查看合同時需保舟合同整潔；

（3）行政部需對所有合同內(nèi)容進行保密，不得隨意泄露合同信息。

（五）接待流程及注意事項（主要指客戶來訪）

1.接待流程

（1）有客戶來訪時首先要了解客戶基本信息（姓名、單位）及來訪事由，并做

好相關(guān)登記；

（2）有預(yù)約者，先帶客戶就座，提供茶水，通知被訪者接待客戶；

（3）客戶到訪后，如我方被訪者不能立馬接見，