秘書崗前培訓課件培訓

秘書實務(wù)千里之行，始于足下……追尋成功者的腳步，你會發(fā)現(xiàn)，他們往往是從普通的秘書職業(yè)啟程……秘書實務(wù)課程的性質(zhì)1，文秘方向的根底課；2，……專業(yè)主干課；3，……專業(yè)必修課；4，取得秘書資格證的重要根底課程；5，實踐性較強的課程；6，最為強調(diào)團隊合作精神的課程；秘書實務(wù)的內(nèi)容文書制寫與處理檔案管理信息工作會議組織通訊工作接待工作信訪工作日程安排與差旅事宜協(xié)調(diào)與督查工作辦公室日常事務(wù)秘書自我設(shè)計和開展臨時交辦事項關(guān)于團隊合作精神1，本課程要求正式上課前分好小組；2，分組原那么上一般以寢室為單位；3，各小組選出臨時小組長一人；4，小組長工作職責是臨時召集本組同學課堂討論、分工處理作業(yè)。為方便評講，請各小組長安排專人將作業(yè)制成WORD文檔〔假設(shè)能制成PPT更好〕，發(fā)送至；5，無故遲交作業(yè)或不交作業(yè)的小組，該次成績計0分；6，團隊合作精神既是完成作業(yè)、獲得平時成績的重要保障，也是本門課程要求訓練的一項內(nèi)容。畢業(yè)生李俐來到一家旅游公司面試，公司的人事主管問了她這樣幾個問題：

第一題

老總的照片小諾是公關(guān)部的辦事員，公司所有人的照片都是她拍的。她說他們那有總經(jīng)理的照片，并容許馬上給送過來。當秘書剛剛松口氣，公關(guān)部的雷經(jīng)理來，問秘書要照片做什么用。秘書有這么幾種答復：a.這是總經(jīng)理要的，我不知道！

b.我可以告訴你，但你不能對別人說。

c.拿到報紙上去發(fā)表〔因為總經(jīng)理前幾天剛接受一家財經(jīng)報紙的采訪〕。

d、對不起，我暫時不能說。

e、你問那么多干什么？

請從以上5個選項中找出適宜的答復，并說明其理由。李俐的答復：d。

此題的關(guān)鍵堅持原那么，但又不能狐假虎威。第二題

副總的私生活

公司有位年富力強的副總姓馬，他的才能和魄力在公司上下都得到了一致的公認。但另一方面，在公司內(nèi)部中也不時能聽到一些有關(guān)他的風流韻事。

這天，總經(jīng)理問秘書：“近來公司好似有人在議論馬總，作為公司秘書，你常去他的辦公室，是否知道一些情況？〞

事情是這樣的：幾天前，馬總把秘書叫到自己的辦公室，說：“麻煩你幫我辦件事。我現(xiàn)在馬上要準備出差了，后天下午你去王府井某某商店的首飾柜臺，你說出我的名字后，人家就會給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下。〞說著，遞給秘書一張寫著門牌號碼的紙條。秘書在某某商店首飾柜臺取到東西后準備離開，柜臺里一位年紀較大的員工在身后又特地照顧秘書：“您是打出租嗎？這包東西很貴重，在路上要小心一點。〞秘書當然明白，在首飾柜臺前說的貴重東西，不是幾百元或者一兩千元能買得起的。

根據(jù)馬總的紙條，秘書在亞運村找到了一棟高層公寓的××號房。出來給秘書開門的是一位穿著睡衣的年輕漂亮女郎，她接過東西，快樂得幾乎有些忘形：“??！馬哥連我的生日也沒有忘記，真是太好了，謝謝馬哥！〞

總經(jīng)理問的就是這件事。那么，對于總經(jīng)理的詢問，秘書應(yīng)該怎樣答復？李俐的答復：說出事情的真相：“幾天前，馬總讓我去王府井某某商店首飾柜臺取一包東西，送給住在亞運村的一位年輕女士，那女士收到東西后說：‘謝謝馬哥！’〞此題的關(guān)鍵既不添枝，也不加葉，如實向上司匯報，這是秘書的天職。

第三題

常委會的“溫度表〞

此題的關(guān)鍵秘書的“秘〞就是秘密的“秘〞，即使在英文中亦是如此：secret→secretary。公司的人事主管對李俐的表現(xiàn)非常滿意，李俐順利地通過面試。上班的第一天，公司人事部趙經(jīng)理就遞了一份試用期用工合同在她的面前：臨時勞動合同甲方：風光旅游有限責任公司乙方：甲方經(jīng)過面試，決定錄用乙方為甲方總經(jīng)理辦公室秘書。試用期間，乙方應(yīng)按甲方工作要求做好本職工作，相關(guān)待遇按甲方有關(guān)規(guī)定執(zhí)行：一、甲方為乙方提供必備的工作條件，乙方應(yīng)服從甲方的相關(guān)工作安排，并遵守甲方的一切規(guī)章制度。二、乙方試用期為三個月整，從雙方共同簽字之日算起。雙方假設(shè)有一方要求提前解除本協(xié)議，需提前三天通知對方。試用期滿，經(jīng)雙方共同協(xié)商一致后，可簽訂正式勞動合同。三、本協(xié)議一式二份。甲、乙雙方各一份。

甲方：風光旅游有限責任公司〔章〕乙方：年月日李俐仔細看過后，沒發(fā)現(xiàn)有什么問題，很快就簽了字，交了上去，自此，她的三個月試用期開始了。第一章

秘書培訓總經(jīng)理辦公室：李總：“李俐啊，這次公司召了一批辦公室文員，我打算在她們崗前培訓班上講一講秘書工作的內(nèi)容、職責、作用等，當然是很簡單的，重點是要講一下秘書的素質(zhì)，你是秘書專業(yè)畢業(yè)的，這個講話稿就由你來起草吧！〞李俐：“好的，李總！〞秘書辦公室：李俐第一次接受李總的任務(wù)，可是一定要做好的哦！經(jīng)過思考，她終于擬定了要寫的內(nèi)容：1，秘書是什么；2，秘書做什么；3，公司秘書的作用；4，公司秘書的職責；5，上司的標準；6，秘書的素質(zhì)。一、秘書是什么首先我們不妨來看一個這樣的例子。

下個星期要開董事會了。這天上午，總經(jīng)理秘書正在埋頭匯總各部門送上來的材料。這些材料有書面總結(jié)，也有口頭記錄；有從外面收集來的，也有本公司自己提供的。由于各種材料來路不一，形式不同，真假難辨，因此，將這些材料交給上司之前，秘書要對這些材料進行篩選、甄別、分類和整理。上司作決策需要有真實可靠的信息，否那么就等于盲人騎瞎馬，而秘書幫上司匯總材料就是收集信息。就在秘書忙于整理材料時，總經(jīng)理來，讓她幫他去接待客人，他要靜下來想些問題；剛剛把客人送走，總經(jīng)理又來，說自己差點忘了，容許給自己在外地念書的兒子寄生活費，讓秘書幫他寄一下，寄完后打通知一下……從這個例子可以看出，作為公司的秘書主要有兩項工作，一項工作就是協(xié)助上司收集決策所需的信息。有了正確的信息，上司在決策過程中還要有一個平和的心態(tài)，所以，秘書的另一項工作就是幫上司排除在他決策過程中的各種干擾。上司也是人，他們的情緒也容易受外界的影響。如果沒有一個平和的心態(tài)，就很難保證決策的正確。

秘書是什么？秘書就是為了給上司創(chuàng)造最正確決策環(huán)境的人。二、秘書做什么

秘書工作對一些人來說顯得非常神秘。許多人以為秘書每天的工作就是陪老板外出談生意，出席各種豪華宴會，非常風光。那么，秘書每天實際上都在做些什么呢？先來看一個在北京某外企總經(jīng)理辦公室工作的秘書一天的工作吧！她畢業(yè)于北京某大學中文系，在這家公司的總經(jīng)理辦公室已經(jīng)工作了2年，頂頭上司是公司副總，美籍華人，負責公司銷售。

8：40到達自己的辦公室

8：45清掃上司的辦公室、接待室等房間，查點備用物品

9：00上司到辦公室

9：15為上司沖咖啡，確認當天的日程安排，通知總經(jīng)理辦公室主任在接待室接待預約好的客人

9：30有或電子郵件的話，根據(jù)上司的指示回復

9：45郵件到達后進行分揀，將緊急的信件和包裹分發(fā)給收件人

10：00接聽，將前一天來訪客人的數(shù)據(jù)輸入電腦中的顧客名錄，整理報紙雜志，剪報、掃描等等

10：30接待客人，給客人沏茶等11：40上司外出，將上司交待的文件打完

12：00午休

13：00回到辦公桌前，上網(wǎng)查資料，接聽等等

13：10上司回到公司，給上司沖咖啡，報告留言，領(lǐng)回上司上次出差時的單據(jù)，核算出差費用

14：00根據(jù)總經(jīng)理辦公室主任的指示，復印并打印文件

14：30招待客人，給沏茶

15：25回到辦公桌前繼續(xù)起草報告〔方案明天寫完〕

15：30為公司司務(wù)會準備咖啡

16：00

幫總經(jīng)理辦公室主任的信寫好之后，寫好信封，并通知快遞公司將信取走；公司司務(wù)會結(jié)束后清理會場，打印出第二天上司的工作日程表，交給上司

17：30上司出門辦事，整理未完成的文件

18：00下班

除此以外，秘書還經(jīng)常要預訂飯店、為上司準備午飯、準備客戶禮品、清掃秘書辦公室、給會議準備茶水等。微軟與露寶的故事微軟的總裁比爾·蓋茨曾說過：“我和微軟的成功因為有露寶。〞露寶正是他的秘書……三、秘書的作用

從上面的例子可以看出，給領(lǐng)導配備秘書就是協(xié)助他們處理一些日常雜事，減少他們在決策過程中受到的干擾。領(lǐng)導人在處理各種問題的過程中，都常常被迫作出各種明確的決策，而這些決策都伴隨著相應(yīng)的責任風險。如果沒有人幫助他們排除決策過程中受到的干擾，那他們的決策就不一定能做到科學而且及時。

當一個公司的規(guī)模還不大的時候，企業(yè)領(lǐng)導人的決策風險往往容易被人們無視；隨著它們的規(guī)模的逐漸擴大，領(lǐng)導人在決策過程中的責任風險會愈來愈明顯。

秘書在公司運行過程中起著一種中樞神經(jīng)的作用，在許多企業(yè)里，公司內(nèi)外的各種信息，大多是通過秘書轉(zhuǎn)到上司那里，而從上司那里發(fā)出來的指令也幾乎都是通過秘書發(fā)出去的。因此，如果沒有秘書的存在，公司運轉(zhuǎn)的效率有可能下降甚至處于癱瘓。如果秘書在這個過程中出現(xiàn)失誤的話，就有可能造成整個公司運行的混亂。比方，秘書為了個人目的晚傳“圣旨〞甚至假傳“圣旨〞，就有可能損害整個公司的利益。四、秘書的職責范圍在實際工作中，許多秘書從為上司出謀劃策，到幫上司接送上幼兒園的孩子，似乎什么都要管，儼然一個“管家婆〞，因此一些秘書對此頗有微詞。那么，到底有哪些工作是秘書應(yīng)該做的，哪些事情不應(yīng)劃入秘書工作的職責范圍呢？不僅在那些管理水平較高的企業(yè)，就是在現(xiàn)在的各種秘書學教科書中，也似乎是仁者見仁，智者見智。

從“秘書是為上司創(chuàng)造最正確決策環(huán)境的人〞這個定義出發(fā)，對秘書的職責范圍進行劃分不是一件很難的事。

上司的工作主要是決策。決策需要一個良好的環(huán)境。決策環(huán)境分“硬〞環(huán)境和“軟〞環(huán)境。從這個角度出發(fā)，秘書的職責范圍可以劃分為這幾類：a.整理辦公室

b.收集信息

c.上司的保健五、上司的標準看起來舒心在身邊放心用起來省心領(lǐng)導評測秘書二十題在領(lǐng)導者的心目中秘書怎樣才算合格？美國著名的管理學家K·亞力克·麥肯齊在其所著的?時間管理?一書中，提出20道評測題目：1．秘書知道你在組織中的職權(quán)范圍和全部活動嗎？他是否了解你的目標和意向？以及怎樣將目標和意向同組織的總目標相結(jié)合？2．假設(shè)你離開機關(guān)3～4周，你是否深信你的秘書仍能認真負責地處理你的公事和私事？3．他是否幫助你安排活動日程、協(xié)調(diào)約會，使你如期踐約，一切都不用你催促和煩神？他本人是不是一個很會安排自己時間的人？4．如果別人不提醒他，他能否主動執(zhí)行和堅決完成你交給他的工作？5．他對待你的同事、來訪者和客戶是否有禮貌？他能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎？6．他是一個富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎？他能否提出一些新的設(shè)想和建議供你參考？他能否經(jīng)常采用新的方法來改進你的工作和他自己的工作？他是否能制訂新的工作制度或工作程序？他的工作有條理嗎？7．他是一個機智的人嗎？他能否主動地解決一些問題而不麻煩你？他害怕困難嗎？8.他能否提高文件運轉(zhuǎn)效率？他能否及時發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導人正等著看的文件？他能否及時地從其他領(lǐng)導處取來你正需要的文件？9．他所具備的秘書根本技能〔例如文件歸檔、速記和聽的態(tài)度〕是否無可指責？10．他在危急關(guān)頭是否沉著？在緊急狀態(tài)下是否冷靜？當你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，他是否仍然平靜得像平常那樣繼續(xù)工作？11．他對你的忠誠值得你信賴嗎？你能把一些公和私的秘密資料委托給他嗎？12．他是否有較廣的閱讀面和知識面？他是否能經(jīng)常提醒你本單位及與你個人事務(wù)有關(guān)的出版物？13．他是否成為本單位的一個有價值的信息來源？而這些信息靠你自己很難獲得、不便獲得或不能獲得的？從文員到總經(jīng)理文潔長相平平，默默無聞，是一家房地產(chǎn)公司辦公室的文員。雖然她工作的地方與老板的辦公室之間隔著一塊大玻璃，但她很少向那邊多看一眼。她總是低頭忙于打不完的材料，只有埋頭苦干才有立足公司的資本。一年后，公司資金有些緊張，員工工資發(fā)不出了，人們紛紛跳槽，最后總經(jīng)理辦公室就剩下她一人了。她要打字，接聽，為老板整理文件等。一天，文潔對精神不佳的老板問到，您認為您的公司就要垮掉了嗎？老板說，沒有，但目前確實很困難。于是她直截了當說，既然沒有垮，您就不該這樣消沉，現(xiàn)在許多公司都面臨資金短缺的問題，我們可以想方法走出困境。公司不是有一個公寓的工程，我們可以試一試。她被派去搞那個工程。三個月后，那個位置不算太好的公寓根本都售出，她找回了3800萬的資金。兩年后她由部門經(jīng)理提升為副總經(jīng)理，又做成了幾個大工程，為公司賺了600萬。幾年后，公司改為股份制公司，老板當了董事長，文潔升任為總經(jīng)理。有人要她對公司的幾百員工講幾句話，她說，我是一個很普通的人，但我為公司做事一心一意，從未打過自己的小算盤，所以有了一點成績。希望大家珍惜我們的公司，共創(chuàng)光明的未來。歷經(jīng)四代的輔政元老古代用人，歷來都是一朝天子一朝臣。但三國的劉放和孫資卻歷經(jīng)四代而不衰，當權(quán)者不疑，同事者不妒，終其一生而未離權(quán)臣之位。這在中國歷史上不能不說是一個例外。漢末政治污濁，民不堪命。外有黃巾之起，內(nèi)有董卓之亂。董卓誅后，朝政仍然顫亂，矜功爭權(quán)，互相攻擊，不可一日。曹操挾天子以令諸侯，置秘書令，典尚書奏事。秘書一詞由此而起。公元205年，曹操任劉放為主簿記室，后與孫資具為秘書郎。曹操死后，魏文帝曹丕于公元220年即位，改秘書為中書，任劉放為中書監(jiān)，孫資為中書令，并加級晉爵，賜爵劉放關(guān)內(nèi)侯，孫資關(guān)中侯；三年后又晉爵劉放魏壽亭侯，孫資關(guān)內(nèi)侯。文帝死后，明帝曹睿于公元227年即位，尤見寵臣。故同加散騎常侍，晉爵劉放西鄉(xiāng)侯，孫資樂陽亭侯。明帝死后齊王曹芳于公元240年即位，以劉放、孫資決定大謀，加官進爵幾近于一身。直到嘉平二、三年，劉放、孫資相繼逝世，分別晉敬侯、貞侯。劉放、孫資在輔政工作中有“四不〞：一是能力高超而不自狂。二是品行卓越而不顯。三是處世寬容而不偏。四是待人以誠而不虛。六、秘書的素質(zhì)a.認真b.老實c.保守秘密d.謙遜e.忍耐f.開朗g.自信特別注意禮貌大慶油田的地址是如何泄露的小知識：“國際行政管理者協(xié)會〞和秘書節(jié)INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFDSSIONALS縮寫為IAAP，即“國際行政管理者協(xié)會〞，是世界上30多個國家和地區(qū)的秘書成員交流秘書工作經(jīng)驗的中心平臺。前身為“國際職業(yè)秘書協(xié)會〞，成立于1942年，原名美國全國秘書協(xié)會，總部在美國密蘇里州堪薩斯城。有董事會，有?秘書?、?秘書工作范例?、?職業(yè)秘書道德準那么?雜志出版。下有一個“未來秘書協(xié)會〞。每年舉辦“特許職業(yè)秘書考試〞，在全世界250個考點同時進行。自1952年起，將每年4月最后一個工作周定為“秘書周〞，該周三為秘書節(jié)。2000年，將秘書周和秘書日改為行政專員周和行政專員日。實訓題：請?zhí)胬罾懗鲞@份講話稿，結(jié)合相關(guān)知識，注意講話人的身份、目的和要求。小知識：秘書部門共用的資料政府法律和公司內(nèi)的各種規(guī)章制度〔公司股東大會章程、公司年度營業(yè)總結(jié)、公司年度決算報告〕