會計實務：案例分析備用金管理及會計處理

案例分析備用金管理及會計處理備用金是單位內部各部門工作人員用作零星開支、業(yè)務采購、差旅費等以現金方式借用的款項。預算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數量的庫存?zhèn)溆媒?，一般不超過3-5天零星支付所需現金。各預算單位應根據本單位的業(yè)務量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金額度申請，支付中心依據預算單位的申請及具體業(yè)務情況審定備用金額度，并簽訂備用金管理責任書。

一、使用范圍

備用金主要用于小額零星報銷費用支出，其使用范圍為：除工資統(tǒng)發(fā)項目外的國家規(guī)定對個人的其他支出；出差人員必須隨身攜帶的差旅費；其他確需支付現金的支出等。

二、備用金的管理

（一）定額管理

定額管理是指按用款部門的實際需要，核定備用金定額，并按定額撥付現金的管理辦法。用款部門按規(guī)定的開支范圍支用備用金后，憑有關支出憑證向財會部門報銷，財會部門如數付給現金，使備用金仍與定額保持一致。一般對用于費用開支的小額備用金，實行定額管理的辦法；對用于銷售找零用的備用金，按營業(yè)柜組核定定額，并撥給現金。各柜組可從銷貨款中經常保留核定的找零款，不存在支出和報銷的問題。

（二）非定額管理

非定額管理是指用款部門根據實際需要向財會部門領款的管理辦法。在憑有關支出憑證向財會部門報銷時，作為減少備用金處理，直到用完為止。如需補充備用金，再另行辦理撥款和領款手續(xù)。對用于收購農副產品的備用金，在集中收購旺季時一般采用非定額管理的辦法，在淡季零星收購時則采用定額管理的辦法，實行交貨補款。

無論實行哪種管理辦法，都要建立健全備用金的領用、保管和報銷等手續(xù)制度，并指定專人負責經管備用金。經管人員發(fā)生變動時，必須辦理交接手續(xù)，以明確經濟責任。

具體如下：

1．因業(yè)務原因長期借用備用金的人員可由財務部辦事處根據實際情況核定，撥出一筆固定數額的現金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設立專人經管定額備用金，備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出。

2．財務部辦事處應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。

3．借用備用金的人員應及時沖賬，對無故拖延者，財務部辦事處發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務部將從下月起直接從工資中抵扣，不再另行通知。

4．跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷年借款。

三、備用金申請流程

（一）備用金領用人

1．領用手續(xù)：

單位內部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要領用備用金，一般應由經辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證，財務部門作為記賬依據；第二聯(lián)為結算憑證，借款期間由出納員留存，報銷時作為核對依據，報銷后隨同報銷單據作為記賬憑證的附件；第三聯(lián)交借款人保存，報銷時由出納員簽字作為借款結算及交回借款的收據。

工作人員需先到財務部辦事處索取“借款單”，財務人員根據實際需要向借款人發(fā)放“借款單”，借款人按規(guī)定的格式內容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，經部門負責人和總經理簽字同意，再由財務負責人簽字批準后，方可到財務部處辦理借款手續(xù)。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整，經審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。

2．業(yè)務完成后，報銷流程：

（1）備用金支出后在報銷時，需要在費用明細欄寫明具體用途和支出明細（如用途跟申請時不同，必須詳細解釋），同時必須提供發(fā)票。

（2）借款人辦理報銷手續(xù)時，財務人員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。

（3）其他部門臨時借款范圍（審批額度按照第二項標準執(zhí)行）：員工出差借款時，需要根據具體情況申請借款額度，首先由備用金保管人填寫備用金申請，然后部門經理審批，再交由財務總監(jiān)或總經理審批。并在員工出差回公司后七天內報銷沖賬。

其他因公借款，首先由備用金保管人填寫備用金申請，然后部門經理審批，再交由財務總監(jiān)或總經理審批，在費用支出后需七天內到財務報銷沖賬。

（二）備用金保管人

備用金保管人填寫備用金申請，寫明具體用途部門經理審批財務部復核財務總監(jiān)或總經理審批。如備用金是作一次性支出，部門備用金保管人需在支出后七天內報銷；如備用金作為經常零星支出，部門備用金保管人需在每月月底前到財務部報銷。如有需要，可再申請。

1．無超出個別及累計額度，財務部發(fā)放備用金。

2．超出個別額度但不超出累計額度，經財務總監(jiān)或總經理審批，財務部發(fā)放備用金。

3．超出累計額度，財務部不發(fā)放備用金

四、備用金會計處理

（一）定額管理

1．按定額撥付備用金：

借：其他應收款——備用金

貸：庫存現金

2．使用后報銷時（花多少補多少，花掉的計入成本費用，“補”是指用現金補足花掉的）

借：管理費用（銷售費用等）

貸：庫存現金

（二）非定額管理財務部門根據企業(yè)內部某部門或個人的實際需要，一次付給現金，使用后持有關原始憑證報銷，報銷時財會部門根據所付款項和應報銷的金額進行清算，若有余款全部收回，若不足，則補足差額。

1．按實際數額撥付備用金：

借：其他應收款——備用金（××）

貸：庫存現金

2．使用后報銷時（實報實銷，多退少補）

借：管理費用（銷售費用等）庫存現金（原借多了，由經辦人員退回的現金）

貸：其他應收款——備用金（××）

或：

借：管理費用（銷售費用等）

貸：其他應收款——備用金（××）庫存現金（原借少了，應補給經辦人員的現金）

（實行定額管理“備用金”科目的金額平時不做變動，只有企業(yè)改變備用金的定額時才做變動。）

【案例】

某公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款——備用金(行政科)

1600

貸：

1600

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現金80元，財務部門編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用

1520

現金

80

貸：其他應收款——備用金(行政科)

1600

如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉賬憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用

1780

貸：其他應收款——備用金(行政科)

1600

現金