文件控制程序

標(biāo)題文件控制程序編號HJ/QP-QC-001頁次2/4制訂部門品質(zhì)部版次A/0修訂日期2020-10-20XXXXXXXXX有限公司文件控制程序制定：XXX審核：XXX核準：XXX生效日期：2024年10月20日修訂記錄修訂日期版本修改描述修訂部門修訂者備注2020.10.20A/0新版發(fā)行品質(zhì)部1目的對與質(zhì)量體系和產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的文件進行控制，確保各有關(guān)部門使用的文件為有效版本。2適用范圍適用于質(zhì)量體系和產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的文件的控制。3職責(zé)3．1質(zhì)量負責(zé)人負責(zé)組織質(zhì)量手冊/程序文件的編制，各部門負責(zé)相關(guān)的三、四類文件的編制。3．2文控負責(zé)對質(zhì)量文件的發(fā)放、管理和銷毀。3．3公司文件分為以下幾類：一類文件：質(zhì)量手冊（QM）二類文件：程序文件（QP）三類文件：包括采購、設(shè)備、生產(chǎn)、品質(zhì)、銷售等方面的作業(yè)指導(dǎo)書、工藝規(guī)范/圖紙、外來標(biāo)準（WI）四類文件：表單（QR）外來文件：（F）來自客戶的圖紙、資料、供應(yīng)商的產(chǎn)品規(guī)范說明書、適用的國際、國家以及地方標(biāo)準、法令、法規(guī)等文件。4工作程序4．1文件的編寫：4．1．1質(zhì)量負責(zé)人組織質(zhì)量手冊及程序文件的編寫；各部門負責(zé)本部門相關(guān)的三、四類文件的編寫。4．1．2文件編碼原則質(zhì)量手冊編號:例如：HJ/QM××-××順序號頒布年份質(zhì)量手冊廠名拼音字頭程序文件編號:例如：HJ/QP-××-××順序號涉及要素程序文件廠名拼音字頭作業(yè)指導(dǎo)書/管理性文件編號:例如:HJ/QC××-××順序號涉及要素管理性文件廠名拼音字頭表單編號:例如:HJ/QD××-××順序號涉及要素質(zhì)量記錄廠名拼音字頭版本號以A0、A1……An編號4．2文件的審批：質(zhì)量手冊和程序文件由質(zhì)量負責(zé)人審核，總經(jīng)理批準；三、四類文件由各部門經(jīng)理審核，經(jīng)理批準。4．3文件的發(fā)放4．3．1文件的發(fā)放由該文件的審批負責(zé)人填寫《文件發(fā)放登記表》，根據(jù)使用范圍確定需要確定發(fā)放范圍及復(fù)印份數(shù)。4．3．2根據(jù)《文件發(fā)放登記表》填寫的發(fā)放范圍及復(fù)印份數(shù)，由文控進行發(fā)放；文件正本存放文控備案；技術(shù)文件（如圖紙、材料清單、外來標(biāo)準等）由技術(shù)部發(fā)放并由技術(shù)部備案。4．3．3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放登記表》上簽名，領(lǐng)取文件、資料；若有受控要求，發(fā)放人須在文件上加蓋“受控”章。4．3．4需要使用文件的人員未領(lǐng)到文件時，應(yīng)申請文件領(lǐng)用，經(jīng)文件審批人同意，方可領(lǐng)用；不準借他人文件復(fù)印。注：受控文件——用于指導(dǎo)工作與生產(chǎn)及有追溯性要求的文件?！笆芸亍闭碌氖褂谩晌募膶徟撠?zé)人確定該文件是否受控，并在《文件發(fā)放登記表》“受控狀態(tài)”欄目上注明“是”或“否”；若注明“是”，文件發(fā)放人則在文件上蓋“受控”章。4．3．5當(dāng)文件使用部門的文件嚴重損壞或丟失時，應(yīng)申請文件領(lǐng)用，經(jīng)該文件審批人批準后，到文控以舊換新。4．4文件的更改：4．4．1各部門使用的文件，任何人不得隨意在文件上更改。4．4．2文件需要更改時，應(yīng)由提出更改人或部門填寫《文件更改申請表》，闡明更改原因，由原文件的編寫人或部門進行更改并履行審批手續(xù)。將更改內(nèi)容填寫在《文件修改頁》上，附在修改文件的后面。4．4．3若是受控文件，除更改正本外，還須收回該文件的所有副本進行修改。4．5文件的換頁或換版：4．5．1文件經(jīng)多次修改或大幅度修改后應(yīng)進行換頁或換版。4．5．2換頁或換版時，由該文件的文件發(fā)放人按《文件發(fā)放登記表》收回舊頁或舊版，發(fā)放新頁或新版。4．6文件的銷毀或留用：4．6．1收回舊頁、舊版及作廢的文件，應(yīng)蓋上“作廢”印章，由文件發(fā)放人會同文件審批人一同銷毀；4．6．2需作資料保留的作廢文件，經(jīng)該文件審批人同意，由文件發(fā)放人加蓋“作廢”“保留”印章后留用。4．7對外來文件的控制：4．7．1品質(zhì)部負責(zé)收集/更新質(zhì)量管理體系/產(chǎn)品直接相關(guān)的國際、國家標(biāo)準以及適用的法律法規(guī)，并形成相應(yīng)的清單。必要時，在公司內(nèi)部實施相關(guān)培訓(xùn)，以確保相關(guān)人員了解上述各類標(biāo)準的要求，從而保證相關(guān)要求得到有效的實施;如有更新，需及時發(fā)郵件通知到相關(guān)部門。4．7．2在工作中直接引用的各類外部文件，均是“受控文件”由質(zhì)量負責(zé)人在《文件發(fā)放登記表》簽字批準并蓋上“外來文件”章后方可使用；4．7．3外部文件的主要使用人，負責(zé)每年與外間機構(gòu)（如顧問公司）聯(lián)絡(luò)，統(tǒng)一核查所使用的國際標(biāo)準、部頒標(biāo)準、行業(yè)標(biāo)準等外部標(biāo)準是否屬有效版本，如過期則及時更換，確保獲得和使用的外來文件是最新版本。4．8對外發(fā)文件的控制4．8．1所有的外發(fā)文件必須經(jīng)文件發(fā)放審批人批準后，由文控辦理發(fā)文手續(xù)，并將外發(fā)文件記錄于《文件發(fā)放登記表》。4．8．2若是受控文件則加蓋“受控”章，由文控進行跟蹤。4．9文件的管理4．9．1文件的正本由公司文控保存，并應(yīng)與其它文件隔離，不準外借；文件的副本由使用部門保管。4．9．2各部門收到文件后，應(yīng)由專人及時搞好歸檔工作，并在《文件清單》上作好登記。4．9．3各部門因工作需要借閱文件的，填寫借閱登記，經(jīng)經(jīng)理審批同意，方可辦理借閱登記手續(xù)可以借閱；但應(yīng)按時歸還，不得遺失。技術(shù)文件的借閱，必須有技術(shù)部負責(zé)人審批同意，方可借閱。4．9．4在使用文件時要注意保護，不得遺失，不得隨意復(fù)印，不得亂涂亂畫，并保管在適宜的環(huán)境或設(shè)施中。4.10每年底文控必須組織各部門對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行評審,必要時予以修改,執(zhí)行4.4條款規(guī)定。4.11對承載媒體不是紙張的文件的控制如磁盤、電子檔案的管理等，應(yīng)分類管理，并定期進行查毒處理，以確保文件的有效性。4.12技術(shù)文件規(guī)范的管理4.12.1顧客工程標(biāo)準/規(guī)范及其更改，