奶茶店原料采購流程

奶茶店原料采購流程一、制定目的及范圍為確保奶茶店的原料采購高效、規(guī)范，特制定本流程。該流程涵蓋了從原料需求確認(rèn)、供應(yīng)商篩選、訂單下達(dá)、驗(yàn)收入庫到付款報(bào)銷的各個(gè)環(huán)節(jié)，旨在提高采購效率，降低采購成本，確保原料質(zhì)量，滿足店鋪運(yùn)營需求。二、采購原則原料采購需遵循以下原則：采購時(shí)應(yīng)優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量穩(wěn)定的供應(yīng)商。所有采購必須確保開具合法的發(fā)票，保證財(cái)務(wù)合規(guī)。各環(huán)節(jié)應(yīng)明確責(zé)任，采購申請人與采購執(zhí)行人應(yīng)分別由不同人員負(fù)責(zé)。三、采購流程1.需求確認(rèn)在采購前，需明確原料的種類、數(shù)量及使用時(shí)間。店內(nèi)運(yùn)營人員需定期盤點(diǎn)現(xiàn)有庫存，根據(jù)銷售情況和未來需求制定原料采購計(jì)劃，并填寫《原料采購申請單》。該申請單應(yīng)包括所需原料名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.審批流程原料采購申請單填寫完成后，需提交給店鋪經(jīng)理進(jìn)行審批。店鋪經(jīng)理根據(jù)當(dāng)前財(cái)務(wù)狀況和庫存情況，對申請進(jìn)行審核。如申請符合采購條件，經(jīng)理需在申請單上簽字確認(rèn)，并轉(zhuǎn)交至采購部門。3.供應(yīng)商篩選采購部門在接到批準(zhǔn)的申請單后，需根據(jù)原料種類進(jìn)行供應(yīng)商篩選。建議選擇至少三家符合條件的供應(yīng)商，進(jìn)行比較與評估。評估的標(biāo)準(zhǔn)包括價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期、售后服務(wù)等。通過電話或郵件向各供應(yīng)商詢價(jià)，獲取報(bào)價(jià)單，并記錄在《供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄表》中。4.核價(jià)與決策根據(jù)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，采購部門需對價(jià)格進(jìn)行核對，參考?xì)v史采購價(jià)格和市場行情，確保所選價(jià)格合理。經(jīng)過綜合對比，采購部門選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并填寫《采購決策表》，說明選擇理由，提交給店鋪經(jīng)理審批。5.下單與合同簽署在經(jīng)理審批通過后，采購部門需向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。訂單中應(yīng)詳細(xì)列明所需原料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)及總價(jià)，并約定交貨時(shí)間和付款方式。如訂單金額較大，還需與供應(yīng)商簽署正式采購合同，確保雙方權(quán)益。6.入庫與驗(yàn)收原料到貨后，采購部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)需檢查原料的數(shù)量、質(zhì)量及保質(zhì)期，確保符合采購標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格后，將原料入庫，并填寫《入庫單》。如發(fā)現(xiàn)問題，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通，處理退換貨事宜。7.付款流程在驗(yàn)收合格后，采購部門需將《入庫單》和供應(yīng)商發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部門核對無誤后，按照合同約定的付款方式進(jìn)行支付。所有付款記錄需進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)審計(jì)。8.數(shù)據(jù)記錄與反饋采購?fù)瓿珊?，采購部門需將整個(gè)流程的相關(guān)文件（如采購申請單、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）進(jìn)行歸檔，建立原料采購檔案。定期對采購流程進(jìn)行復(fù)盤，收集各部門的反饋意見，以優(yōu)化采購流程和提高采購效率。四、特殊情況處理若出現(xiàn)緊急采購需求（如突發(fā)的原料短缺），可由店鋪經(jīng)理直接指示采購部門進(jìn)行緊急采購。在此情況下，可簡化詢價(jià)流程，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商快速下單。緊急采購的所有記錄仍需保存，以便后續(xù)審核。五、采購紀(jì)律所有參與采購的人員需遵守以下紀(jì)律：嚴(yán)禁采購人員與供應(yīng)商私下交易，接受賄賂或回扣。采購人員需定期更新供應(yīng)商信息，確保信息的準(zhǔn)確性。采購過程中，需保持與各部門的溝通，確保需求的及時(shí)反饋與處理。六、流程優(yōu)化與改進(jìn)機(jī)制為確保原料采購流程的有效性，需定期評估流程執(zhí)行情況，分析存在的問題。通過收集員工反饋、市場變化和供應(yīng)商表現(xiàn)，制定相應(yīng)的改進(jìn)方案。每半年召開一次采購流程評審會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化采購策略，以適應(yīng)市場變