2025合同管理錄入規(guī)范草稿：合同簽訂前的準(zhǔn)備工作

2025合同管理-錄入規(guī)范-草稿：合同簽訂前的準(zhǔn)備工作合同簽訂前的準(zhǔn)備工作一、合同簽訂前的項(xiàng)目背景與目標(biāo)合同項(xiàng)目背景在簽訂合同之前，需明確合同涉及的項(xiàng)目背景，包括但不限于項(xiàng)目的來(lái)源、目的、預(yù)期成果及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目來(lái)源：明確合同項(xiàng)目是由公司自主發(fā)起，還是基于客戶需求或其他外部因素觸發(fā)。項(xiàng)目目的：闡述合同簽訂的目的，例如為了完成某項(xiàng)工作任務(wù)、采購(gòu)貨物、提供服務(wù)或建立合作關(guān)系。預(yù)期成果：明確合同履行后預(yù)期達(dá)到的具體成果或目標(biāo)。時(shí)間節(jié)點(diǎn)：確定合同項(xiàng)目的起止時(shí)間，以及各階段的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。合同目標(biāo)的明確性合同目標(biāo)是合同簽訂的核心依據(jù)，需確保目標(biāo)清晰、具體且可衡量。目標(biāo)描述：用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言描述合同目標(biāo)?？珊饬啃裕捍_保合同目標(biāo)能夠通過(guò)具體指標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估。二、合同相對(duì)方的審查與資質(zhì)審核合同相對(duì)方的資格條件在簽訂合同前，必須對(duì)合同相對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查。主體資格審查：確認(rèn)合同相對(duì)方是否具備合法的民事主體資格，包括但不限于企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證明、稅務(wù)登記證等。經(jīng)營(yíng)范圍審查：核實(shí)合同相對(duì)方的經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同約定的內(nèi)容。資信狀況審查：通過(guò)國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)或其他權(quán)威渠道，查詢合同相對(duì)方的信用狀況，排除被列入失信被執(zhí)行人名單或存在嚴(yán)重違法行為的可能性。合同相對(duì)方的信用狀況為降低合同履行風(fēng)險(xiǎn)，需對(duì)合同相對(duì)方的信用狀況進(jìn)行調(diào)查。信用報(bào)告：獲取合同相對(duì)方的信用報(bào)告，了解其是否有不良信用記錄。履約能力評(píng)估：通過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)表、recentcontracts等資料，評(píng)估合同相對(duì)方的履約能力。合同相對(duì)方資質(zhì)文件的收集與留存資質(zhì)文件清單：明確需要收集的資質(zhì)文件種類，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等。文件有效性：確保所有資質(zhì)文件在有效期內(nèi)，并加蓋合同相對(duì)方的公章。文件歸檔：將收集到的資質(zhì)文件進(jìn)行編號(hào)、分類，并留存電子版和紙質(zhì)版副本。三、合同需求的分析與確認(rèn)合同需求的范圍與內(nèi)容在簽訂合同前，需對(duì)合同涉及的需求進(jìn)行全面分析和確認(rèn)。需求范圍：明確合同涉及的具體內(nèi)容、范圍及邊界條件。需求變更管理：建立需求變更管理制度，確保需求變更經(jīng)過(guò)審批程序。合同標(biāo)的物的明確性合同標(biāo)的物需描述清晰，避免歧義。標(biāo)的物描述：對(duì)合同標(biāo)的物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)描述。樣品確認(rèn)：若涉及定制化產(chǎn)品或服務(wù)，應(yīng)提供樣品，并由雙方確認(rèn)無(wú)誤后簽字。質(zhì)量與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：明確合同標(biāo)的物的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，若無(wú)明確標(biāo)準(zhǔn)，可約定雙方認(rèn)可的檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。技術(shù)要求：對(duì)于技術(shù)性合同，需明確技術(shù)參數(shù)、技術(shù)方案及相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬。合同履行的時(shí)間與地點(diǎn)履行時(shí)間：明確合同履行的起止時(shí)間及各階段的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。履行地點(diǎn)：明確合同履行的具體地點(diǎn)，若涉及多個(gè)地點(diǎn)，需逐一列明。合同價(jià)款與支付方式價(jià)款總額：明確合同總價(jià)款或暫估價(jià)款，并約定結(jié)算方式。付款節(jié)點(diǎn)：劃分付款時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并與合同履行進(jìn)度相匹配。四、合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防范措施法律風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估與防范合法性審查：確保合同內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，避免因違法條款引發(fā)法律糾紛。權(quán)利義務(wù)平衡：在合同條款中明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，避免條款過(guò)于偏向一方。違約責(zé)任：設(shè)定合理的違約責(zé)任條款，確保違約方承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估與防范資金預(yù)算：對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)支出進(jìn)行預(yù)算管理，避免超出預(yù)算范圍。支付風(fēng)險(xiǎn)：評(píng)估合同相對(duì)方的履約能力，避免因?qū)Ψ截?cái)務(wù)狀況惡化導(dǎo)致合同無(wú)法履行。市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估與防范市場(chǎng)波動(dòng)：對(duì)合同涉及的市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行分析，評(píng)估價(jià)格波動(dòng)、原材料供應(yīng)等潛在風(fēng)險(xiǎn)。合同條款的靈活性：在合同中加入應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的條款，例如價(jià)格調(diào)整機(jī)制、不可抗力條款等。五、合同條款的初步擬定與修改建議合同必備條款的擬定合同主體：明確合同雙方的名稱、地址、法定代表人等信息。合同標(biāo)的：詳細(xì)描述合同標(biāo)的物或服務(wù)內(nèi)容。數(shù)量與質(zhì)量：明確標(biāo)的物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。價(jià)款與支付方式：約定合同總價(jià)款、支付方式及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。履行期限：明確合同履行的起止時(shí)間及各階段時(shí)間點(diǎn)。違約責(zé)任：設(shè)定違約金、賠償金等違約責(zé)任條款。爭(zhēng)議解決：約定合同爭(zhēng)議的解決方式，包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。合同個(gè)性化條款的擬定保密條款：約定雙方對(duì)商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的保密義務(wù)。知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：明確合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬。變更與解除條款：約定合同變更與解除的具體條件和程序。六、合同審批流程的設(shè)計(jì)與執(zhí)行合同審批權(quán)限的明確審批層級(jí)：根據(jù)合同金額、重要性等因素，明確合同的審批層級(jí)及審批權(quán)限。審批流程：設(shè)計(jì)合同審批流程圖，確保審批程序清晰、可操作。合同審批內(nèi)容的完整性審批內(nèi)容：包括合同編號(hào)、合同名稱、合同相對(duì)方、合同金額、履行期限等核心信息。審批意見：要求審批人在審批單上簽署明確意見，并注明審批時(shí)間。合同審批效率的優(yōu)化電子化審批：通過(guò)合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同審批的電子化，提高審批效率。審批時(shí)限：設(shè)定合同審批的時(shí)限要求，避免因?qū)徟涎佑绊懞贤炗嗊M(jìn)度。七、合同簽訂前的授權(quán)委托與代理人管理授權(quán)委托書的制作與簽署授權(quán)范圍：明確代理人的授權(quán)范圍，包括合同簽署、變更、解除等事項(xiàng)。授權(quán)期限：設(shè)定代理人的授權(quán)期限，避免出現(xiàn)授權(quán)超期的情況。代理人資質(zhì)的審核代理人身份證明：要求代理人提供身份證件復(fù)印件，并加蓋公章。簽字權(quán)限：明確代理人在合同上的簽字權(quán)限，避免出現(xiàn)越權(quán)簽字的情形。八、合同簽訂前的三方溝通與協(xié)調(diào)與合同相對(duì)方的深入溝通合同條款協(xié)商：就合同條款中的爭(zhēng)議點(diǎn)與合同相對(duì)方進(jìn)行充分協(xié)商，確保雙方達(dá)成一致。答疑與解釋：對(duì)合同相對(duì)方提出的問(wèn)題進(jìn)行答疑，確保其充分理解合同內(nèi)容。內(nèi)部相關(guān)部門的協(xié)作跨部門溝通：組織合同相關(guān)方召開預(yù)備會(huì)議，確保各部門對(duì)合同內(nèi)容達(dá)成一致。意見收集與反饋：匯總各部門的意見，并將修改建議反饋給合同相對(duì)方。與第三方咨詢機(jī)構(gòu)的合作專業(yè)意見獲?。簩?duì)于復(fù)雜合同，可聘請(qǐng)律師事務(wù)所或?qū)I(yè)咨詢機(jī)構(gòu)提供法律或技術(shù)意見。意見整合：將第三方意見融入合同條款，確保合同內(nèi)容的科學(xué)性和合理性。九、合同簽訂前的資料歸檔與臺(tái)賬管理合同資料的完整歸檔歸檔內(nèi)容：包括合同文本、附件、資質(zhì)文件、審批單、授權(quán)委托書等。歸檔方式：采用電子化和紙質(zhì)化并行的方式進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和安全性。合同臺(tái)賬的