計(jì)算機(jī)專(zhuān)科畢業(yè)論文-淺析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

摘要隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的集成和應(yīng)用越來(lái)越豐富?；谛畔⒓夹g(shù)高效便捷的特點(diǎn)，許多工作都有了新的發(fā)展特點(diǎn)。國(guó)家機(jī)關(guān)檔案是指包括國(guó)家機(jī)關(guān)重要機(jī)密文件在內(nèi)的檔案。它們是中國(guó)最重要的信息安全材料，必須得到充分保障。因此，國(guó)家機(jī)關(guān)檔案管理一直是關(guān)系國(guó)家安全的重點(diǎn)工作。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)檔案管理在享受新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著一定的信息風(fēng)險(xiǎn)。本文著重探討了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段在機(jī)關(guān)檔案管理中的使用效率，以促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；應(yīng)用；問(wèn)題；對(duì)策

引言為使后人更加清楚地認(rèn)識(shí)到歷史發(fā)展，本文對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理建檔方法的應(yīng)用進(jìn)行了分析。由于機(jī)關(guān)檔案主要記錄歷史上大量的原始文獻(xiàn)，因此具有載體多樣、內(nèi)容分類(lèi)復(fù)雜的特點(diǎn)。對(duì)于那些管理檔案和讀者的人來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)必須花費(fèi)更多時(shí)間的系統(tǒng)工程問(wèn)題。受世界經(jīng)濟(jì)信息環(huán)境的影響，人類(lèi)社會(huì)對(duì)計(jì)算信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)也很高。目前，人們可以看到這些信息技術(shù)在許多行業(yè)的應(yīng)用。因此，在機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)程中，必須運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)與社會(huì)各行業(yè)的融合。將計(jì)算機(jī)等信息科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理，可以克服以往管理中存在的缺陷，從而大大提高學(xué)校檔案管理的效率。機(jī)關(guān)檔案信息化管理目前，機(jī)關(guān)檔案的保存還包括許多方面，如中國(guó)人民的進(jìn)化史、發(fā)展史、社會(huì)政治運(yùn)動(dòng)，以及中國(guó)各地區(qū)的傳統(tǒng)文明和禮儀。在機(jī)關(guān)檔案管理中，檔案主要由文本、音頻和圖像組成。我們可以從以下兩個(gè)角度來(lái)描述它。哲學(xué)視角。在機(jī)關(guān)檔案中，所有文本內(nèi)容都不是隨機(jī)記錄的，所有文本序列也不是隨機(jī)排序的。機(jī)關(guān)檔案信息管理是一種及時(shí)的判斷。歷史保護(hù)視角。如果機(jī)關(guān)檔案中的文件狀態(tài)相對(duì)分散，則必須按照邏輯標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息進(jìn)行規(guī)范和整合。在梳理文獻(xiàn)的過(guò)程中，我們必須有系統(tǒng)的歷史判斷。機(jī)關(guān)檔案不僅可以記錄歷史信息，還可以再現(xiàn)消失的歷史信息。在保證記錄信息的準(zhǔn)確性和文件整理順序的前提下，可以有效避免歷史文件的錯(cuò)誤或不完整。現(xiàn)代化機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)現(xiàn)代機(jī)關(guān)管理主要是基于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，使現(xiàn)代檔案管理具有現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的相關(guān)特點(diǎn)，現(xiàn)代機(jī)關(guān)檔案管理的主要特點(diǎn)體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)是易于檢索和集中管理，相對(duì)簡(jiǎn)單靈活，存儲(chǔ)容量大等?，F(xiàn)代檔案存儲(chǔ)技術(shù)主要是利用計(jì)算機(jī)和軟件來(lái)提高檔案信息檢索的智能化。同時(shí)，計(jì)算機(jī)可以保存更多的檔案和材料，修改軟件可以用來(lái)復(fù)制和編輯材料?，F(xiàn)代檔案管理對(duì)相關(guān)質(zhì)量提出了更高的要求。由于企業(yè)檔案保管內(nèi)容詳實(shí)，任務(wù)繁重，為了更有效地開(kāi)展企業(yè)檔案保管的各項(xiàng)工作，必須確保人員保持對(duì)企業(yè)檔案管理的極大熱情，保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，并有一定的保密意識(shí)。除上述機(jī)關(guān)檔案保管人員應(yīng)具備的各項(xiàng)素質(zhì)外，還應(yīng)掌握現(xiàn)代檔案保管過(guò)程中的計(jì)算機(jī)操作，熟練運(yùn)用現(xiàn)代檔案保管軟件系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。當(dāng)前，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案保管工作必須提高檔案保管人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)具有較高現(xiàn)代化管理水平的檔案保管隊(duì)伍。要促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案保管工作現(xiàn)代化的順利發(fā)展，迫切需要建設(shè)一批高水平的管理隊(duì)伍?，F(xiàn)代檔案管理仍處于蓬勃發(fā)展和不斷完善的初級(jí)階段，必須在管理實(shí)踐中不斷完善。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在當(dāng)今社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，形成了大量的電子文檔。一些文件載體還包含大量磁性介電材料或其他形式的新文件載體。此時(shí)，信息記錄方式也開(kāi)始由筆、文本、圖像等傳統(tǒng)方式書(shū)寫(xiě)，它已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹挥袑?zhuān)用計(jì)算機(jī)設(shè)備才能識(shí)別的數(shù)字形式。在新文件載體不斷更新的過(guò)程中，新文件載體本身的歸檔工作和管理方法也存在許多新的信息形式問(wèn)題。對(duì)于電子文件和檔案的管理，應(yīng)制定具體的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)和要求，并從法律法規(guī)的角度提出相應(yīng)的具體規(guī)范性指引。信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用意義擴(kuò)展檔案資源的范圍國(guó)家機(jī)關(guān)的文件、檔案數(shù)量多，信息內(nèi)容復(fù)雜。然而，中國(guó)傳統(tǒng)的國(guó)家機(jī)關(guān)檔案管理是由人員自動(dòng)完成的。因此，管理任務(wù)相當(dāng)繁重。由于中國(guó)傳統(tǒng)的政府機(jī)關(guān)文件和檔案大多是紙質(zhì)文件，隨著時(shí)代的發(fā)展，一些國(guó)家機(jī)關(guān)文件和檔案會(huì)變黃變色，很容易導(dǎo)致原始文件中記錄的重要信息被遺漏，這對(duì)檔案管理的順利發(fā)展極為不利。通過(guò)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，國(guó)家機(jī)關(guān)檔案資料基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件向電子文件的過(guò)渡，各部門(mén)，各地區(qū)的電子文件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)資源的互利共享，大力保護(hù)和擴(kuò)大國(guó)家機(jī)關(guān)檔案資源，促進(jìn)檔案資料總量的不斷擴(kuò)大和內(nèi)涵的豐富。提高機(jī)關(guān)檔案管理工作效率傳統(tǒng)的政府機(jī)關(guān)檔案管理需要大量的人員。要求專(zhuān)人定期對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)匯總，整理查找，及時(shí)更改檔案中的變更內(nèi)容。因此，效率相對(duì)降低。由于政府機(jī)關(guān)的檔案信息大多是紙質(zhì)材料，在相應(yīng)的檔案信息中必須占據(jù)相當(dāng)大的存儲(chǔ)空間。在檢索特定信息內(nèi)容時(shí)，管理人員將被要求嚴(yán)格按照文件存儲(chǔ)順序逐個(gè)檢索，這也導(dǎo)致檔案管理部門(mén)工作人員的效率無(wú)法提高。通過(guò)計(jì)算機(jī)等信息網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，管理人員可以將文件信息充分輸入電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并利用計(jì)算機(jī)操作模式對(duì)文件數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)、集成、檢索和保存，可以大大減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。提高檔案管理人員的科學(xué)化水平由于計(jì)算機(jī)信息的廣泛應(yīng)用，政府部門(mén)檔案保管人員的整體工作效率得到了提高。因此，對(duì)檔案保管崗位人才的需求也大大減少。在一些政府部門(mén)，甚至只需要約1~2名員工，這有利于提高政府部門(mén)的整體運(yùn)營(yíng)效率，有效展示了中國(guó)信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的時(shí)代紅利。雖然每個(gè)員工都可以不斷提高自己在計(jì)算機(jī)管理方面的專(zhuān)業(yè)技能，但他/她必須更加精通計(jì)算機(jī)管理，以滿(mǎn)足政府的要求。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的問(wèn)題難以確保檔案資源真實(shí)性雖然現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大大提高了檔案管理工具的有效性，但由于檔案信息的添加、刪除、修改和信息保存只需要使用計(jì)算機(jī)鼠標(biāo)，如果存儲(chǔ)大量檔案信息的計(jì)算機(jī)由非工作人員使用，它很可能導(dǎo)致大量檔案信息的刪除或修改，這嚴(yán)重影響了檔案信息管理的準(zhǔn)確性。此外，由于PS技術(shù)的改進(jìn)和發(fā)展，一些罪犯甚至可以在很大程度上偽造和模仿機(jī)關(guān)檔案，這將嚴(yán)重破壞機(jī)關(guān)檔案管理的正常工作秩序。檔案資源面臨信息泄露風(fēng)險(xiǎn)任何事物都有兩面性，信息技術(shù)的發(fā)展既有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)。在現(xiàn)代檔案管理中，雖然計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理越來(lái)越高效，但一些掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的網(wǎng)站黑客往往能突破嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，巧妙地避開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控，竊取互聯(lián)網(wǎng)上的任何個(gè)人信息，這對(duì)檔案的安全構(gòu)成了挑戰(zhàn)。檔案資源存在保留風(fēng)險(xiǎn)由于計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用，檔案信息基本上以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。然而，如果計(jì)算機(jī)崩潰或斷電，存儲(chǔ)的信息無(wú)法順利保存，檔案信息將遭受巨大損失。因此，相關(guān)人員必須重復(fù)記錄數(shù)據(jù)，這增加了相關(guān)人員的工作壓力。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用對(duì)策針對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化模式改革目前，機(jī)關(guān)檔案保管中有大量紙質(zhì)檔案，包括機(jī)關(guān)歷史、學(xué)生成績(jī)、機(jī)關(guān)財(cái)政收支和人員安排等。其中，紙質(zhì)檔案的保管一直是一個(gè)難點(diǎn)。因此，機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)通過(guò)掃描技術(shù)，將機(jī)關(guān)日常工作中形成的大量紙質(zhì)文件直接掃描成電子版本，輸入機(jī)關(guān)計(jì)算機(jī)或服務(wù)器，并使用部門(mén)的計(jì)算機(jī)和客戶(hù)端服務(wù)器完全自動(dòng)管理這些電子檔案。引入自動(dòng)化管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用通常是基于特定的軟件實(shí)現(xiàn)的。因此，機(jī)關(guān)有關(guān)部門(mén)必須根據(jù)自身實(shí)際情況，加強(qiáng)與專(zhuān)業(yè)人員或IT公司的合作，建立適合本部門(mén)特點(diǎn)的智能化系統(tǒng)。系統(tǒng)的各個(gè)模塊都是根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際需求設(shè)計(jì)的，為本部門(mén)的檔案管理工作提供了更合理的保障。雖然導(dǎo)入自動(dòng)化系統(tǒng)需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間和成本，但導(dǎo)入系統(tǒng)后，可以長(zhǎng)期節(jié)省大量用于檔案管理的人員、材料和資金，保持管理的長(zhǎng)期穩(wěn)定性，大大提高檔案管理的整體效率。對(duì)檔案管理工作予以規(guī)范化與傳統(tǒng)模式不同，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持下，檔案存儲(chǔ)的效率和簡(jiǎn)單性是顯而易見(jiàn)的，可以節(jié)省許多復(fù)雜的流程，但檔案存儲(chǔ)中的錯(cuò)誤仍然會(huì)影響整體效率。政府機(jī)構(gòu)必須充分考慮這一問(wèn)題，建立科學(xué)的檔案管理制度，特別是合理設(shè)置檔案管理權(quán)限，在不影響基本功能的基礎(chǔ)上，最大限度地減少用戶(hù)所需的權(quán)限，以規(guī)范所有檔案的存取，進(jìn)一步提高檔案保管標(biāo)準(zhǔn)化水平。定期開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)和系統(tǒng)運(yùn)維隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)檔案管理對(duì)管理者的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能力水平提出了更高的要求。因此，在政府機(jī)關(guān)工作中，必須重視提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)綜合素質(zhì)。在日常管理工作中，要經(jīng)常對(duì)企業(yè)檔案管理員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，技術(shù)培訓(xùn)的具體內(nèi)容應(yīng)包括信息安全保密教學(xué)、責(zé)任意識(shí)教學(xué)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)教學(xué)等幾個(gè)主要方面，使企業(yè)檔案管理人員更有效地利用各種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行管理。同時(shí)，必須指出，從計(jì)算機(jī)信息科學(xué)和技術(shù)的角度來(lái)看，檔案管理面臨著新的安全威脅。因此，政府機(jī)關(guān)管理者必須重視檔案管理的信息安全水平，可以采取加強(qiáng)與相關(guān)政府企事業(yè)單位和技術(shù)研究機(jī)構(gòu)合作的形式，有效保護(hù)和更新檔案信息系統(tǒng)，有效提高檔案信息系統(tǒng)的安全水平，為檔案保存工作的順利進(jìn)行提供保障。加強(qiáng)對(duì)檔案管理設(shè)備的安全管理在政府文件管理中，可能會(huì)涉及相當(dāng)數(shù)量的保密計(jì)算機(jī)，因此有必要對(duì)這些計(jì)算機(jī)設(shè)施進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)于上述涉密計(jì)算機(jī)，在與外部網(wǎng)絡(luò)連接時(shí)嚴(yán)禁工作，因此在因工作需要從涉密計(jì)算機(jī)復(fù)制數(shù)據(jù)的鏈接中，還必須嚴(yán)格限制移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，以防止帶有病毒的移動(dòng)存儲(chǔ)媒體造成數(shù)據(jù)和信息的損壞或丟失。同時(shí)，對(duì)于分類(lèi)的計(jì)算機(jī)和電磁介質(zhì)，也要確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，并與其他計(jì)算機(jī)和電磁介質(zhì)嚴(yán)格劃分空間，避免交叉使用。有資質(zhì)的政府部門(mén)還需要建立涉密電子設(shè)備信息管理系統(tǒng)，對(duì)涉密計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和電磁介質(zhì)的采購(gòu)、使用、變更、運(yùn)行、維護(hù)和最終報(bào)廢的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督管理，提高國(guó)家保密管理水平。結(jié)束語(yǔ)信息時(shí)代，由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案保存工作的發(fā)展提出了更高的技術(shù)要求。因此，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全技術(shù)的應(yīng)用對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案的保存具有重要意義。目前，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案保存管理綜合信息化建設(shè)還存在一些問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。我國(guó)及其機(jī)關(guān)檔案保管工作者必須采取切實(shí)措施，提高機(jī)關(guān)檔案保管信息化建設(shè)效果。現(xiàn)代檔案保管人員隊(duì)伍徹底摒棄了以往傳統(tǒng)的檔案保管模式，建立了一支高水平的管理人才隊(duì)伍，整合了媒體信息技術(shù)，不斷探索創(chuàng)新，促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案保管工作的順利進(jìn)行。參考文獻(xiàn)[1]鞏曉艷，張彬，蘇劍峰.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].無(wú)線互聯(lián)科技，2021，18(20):2.[2]胡希鈺.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2021(2):2.[3]李蘊(yùn)佼.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2021，20(15):2.[4]梁偉.機(jī)關(guān)檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用[J].新絲路：中旬，2020(1):1.[5]烏蘭圖雅.試析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用[J].商訊，2020，No.206(16):178+180.[6]張莉.試析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管