工程檔案管理制度98863

工程檔案管理制度98863?1.目的為加強(qiáng)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、管理、維護(hù)及竣工驗(yàn)收提供依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、可行性研究、設(shè)計、施工、調(diào)試到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料的管理。3.基本原則工程檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、同步形成、集中歸檔的原則。項(xiàng)目各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案工作，確保檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。二、管理職責(zé)1.公司檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司工程檔案管理制度。負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各工程項(xiàng)目檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司重要工程項(xiàng)目檔案，組織檔案的整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作。參與工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。2.項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)。制定項(xiàng)目工程檔案管理實(shí)施細(xì)則，確保項(xiàng)目檔案工作有序開展。監(jiān)督、檢查項(xiàng)目各參建單位工程檔案的形成、積累和整理工作，對不符合要求的及時督促整改。組織項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理部門。3.項(xiàng)目設(shè)計單位職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理項(xiàng)目設(shè)計過程中形成的各類文件材料，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等文件。按照檔案管理要求，對設(shè)計文件進(jìn)行分類、組卷，確保設(shè)計檔案的質(zhì)量。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，及時向建設(shè)單位提供與設(shè)計相關(guān)的檔案資料，并協(xié)助解決檔案整理過程中出現(xiàn)的問題。4.項(xiàng)目施工單位職責(zé)建立健全施工過程中的檔案管理制度，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)施工檔案的收集、整理和歸檔工作。按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時收集、整理施工過程中形成的各類文件材料，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。對施工檔案進(jìn)行分類、組卷，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并在工程竣工后及時向建設(shè)單位移交。5.項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)負(fù)責(zé)監(jiān)理過程中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告等。監(jiān)督檢查施工單位工程檔案的形成、積累和整理情況，對不符合要求的及時提出整改意見。審核施工單位報送的工程檔案資料，簽署審核意見，并向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案。三、工程文件材料的形成與積累1.文件材料的來源工程文件材料來源于項(xiàng)目建設(shè)全過程中的各項(xiàng)活動，包括項(xiàng)目前期策劃、可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保及時、準(zhǔn)確地形成和積累。2.文件材料的形成要求工程文件材料應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙等。文件材料應(yīng)采用A4幅面紙張，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并按要求加蓋圖章。3.文件材料的積累要求各參建單位應(yīng)建立工程文件材料積累制度，明確專人負(fù)責(zé)收集、整理和保管本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件材料。工程文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步積累，做到分類存放、及時整理，防止文件材料的散失和損壞。在工程建設(shè)過程中，如發(fā)現(xiàn)文件材料有缺失或不完整的情況，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充和完善。四、工程檔案的整理1.整理原則工程檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性。按照工程項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)、不同載體等進(jìn)行分類整理，便于保管和利用。2.分類方法工程檔案可分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等五大類。工程前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等；施工文件包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等；監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要等；竣工圖包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖；竣工驗(yàn)收文件包括工程竣工驗(yàn)收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工結(jié)算報告等。3.組卷要求工程檔案應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號清晰。同一事項(xiàng)的文件材料應(yīng)集中組卷，不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照文件的形成時間順序排列，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。卷內(nèi)文件材料應(yīng)編寫頁號，單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件材料在正面右下角、背面左下角編寫頁號。4.編目要求工程檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注等項(xiàng)目，序號應(yīng)按卷內(nèi)文件排列順序編寫。卷內(nèi)備考表應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等項(xiàng)目，本卷情況說明應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的完整性、準(zhǔn)確性及整理情況等。案卷封面應(yīng)包括檔號、檔案館代號（暫不填寫）、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等項(xiàng)目，案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地反映卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。五、工程檔案的歸檔1.歸檔范圍凡是與工程建設(shè)有關(guān)的重要文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等，均應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍按照國家和地方有關(guān)檔案管理規(guī)定及本制度執(zhí)行。2.歸檔時間項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在工程竣工后[X]個月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交建設(shè)單位。建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后[X]個月內(nèi)，將項(xiàng)目檔案移交公司檔案管理部門。3.歸檔要求歸檔的工程檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合檔案整理規(guī)范要求。歸檔的文件材料應(yīng)一式多份，其中紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章齊全；電子文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致；聲像文件應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，具有保存價值。移交檔案時，應(yīng)同時提交檔案移交清單，清單內(nèi)容包括案卷題名、檔號、編制單位、起止日期、保管期限、密級、份數(shù)、移交日期等，并由雙方簽字確認(rèn)。六、工程檔案的保管1.保管場所公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的工程檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.保管方式工程檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按年度、項(xiàng)目順序排列；電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，異地存放。聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式分別進(jìn)行保管，照片應(yīng)沖洗成照片冊或裝入照片檔案袋中，錄像帶、光盤等應(yīng)裝入特制的盒帶或光盤盒中，并注明相關(guān)信息。3.保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案包括工程前期文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等；長期保存的檔案包括重要的施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年；短期保存的檔案包括一般性的施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年。保管期限從檔案形成之日起計算。4.檔案鑒定公司檔案管理部門應(yīng)定期對工程檔案進(jìn)行鑒定，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參加，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。銷毀檔案時，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。七、工程檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱工程檔案；外單位因特殊情況需要查閱、借閱工程檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.利用方式查閱工程檔案時，查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。借閱工程檔案時，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。3.利用登記檔案管理人員應(yīng)對工程檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、借閱日期、借閱人、歸還日期等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容各參建單位工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)情況，包括檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)等。工程文件材料的形成、積累和整理情況，包括文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。工程檔案的整理、歸檔、保管、利用等情況，包括檔案整理質(zhì)量、歸檔時間、保管條件、利用登記等。2.監(jiān)督檢查方式公司檔案管理部門定期對各工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，采取現(xiàn)場檢查、查閱資料、聽取匯報等方式進(jìn)行。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.考核與獎懲公司將工程檔案管理工作納入對各參建單位的績效考核體系，對檔案管理