行政物資管理制度

行政物資管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司行政物資的管理，規(guī)范行政物資的采購(gòu)、使用、保管及報(bào)廢等行為，合理控制行政物資成本，提高行政物資使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政物資管理。行政物資是指公司為滿足日常辦公、運(yùn)營(yíng)及管理需要而購(gòu)置的各類物資，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、家具、通訊設(shè)備、勞保用品等。3.管理原則統(tǒng)一管理：行政物資實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，由公司行政部門負(fù)責(zé)歸口管理。合理配置：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理配置行政物資，避免浪費(fèi)和閑置。節(jié)約使用：倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，鼓勵(lì)員工節(jié)約使用行政物資，降低行政成本。規(guī)范流程：明確行政物資管理各環(huán)節(jié)的流程和要求，確保管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善行政物資管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)行政物資的采購(gòu)計(jì)劃編制、采購(gòu)實(shí)施、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放、調(diào)配及報(bào)廢處理等工作。定期對(duì)行政物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。負(fù)責(zé)行政物資使用情況的監(jiān)督檢查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。2.使用部門負(fù)責(zé)提出本部門行政物資的需求計(jì)劃，并配合行政部門做好采購(gòu)、驗(yàn)收、領(lǐng)用等工作。負(fù)責(zé)本部門行政物資的日常使用和保管，合理使用行政物資，避免浪費(fèi)和損壞。協(xié)助行政部門做好行政物資的盤點(diǎn)清查工作，及時(shí)反饋行政物資使用過程中存在的問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)行政物資采購(gòu)資金的審核和支付。負(fù)責(zé)行政物資的賬務(wù)核算，定期與行政部門核對(duì)賬目，確保賬賬相符。參與行政物資的采購(gòu)招標(biāo)、驗(yàn)收及報(bào)廢處理等工作，提供財(cái)務(wù)方面的支持和監(jiān)督。三、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃各使用部門應(yīng)于每月末根據(jù)本部門下月度工作任務(wù)和實(shí)際需求，填寫《行政物資需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需行政物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至行政部門。行政部門對(duì)各使用部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和分析，結(jié)合庫(kù)存情況，編制下月度《行政物資采購(gòu)計(jì)劃表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的行政物資需求，使用部門應(yīng)填寫《行政物資緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門及時(shí)采購(gòu)。2.采購(gòu)方式集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、使用量大、采購(gòu)頻率高的行政物資，如辦公用品、辦公設(shè)備耗材等，實(shí)行集中采購(gòu)。行政部門通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂集中采購(gòu)框架協(xié)議，定期進(jìn)行采購(gòu)。分散采購(gòu)：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)、個(gè)性化需求較高、采購(gòu)金額較小的行政物資，由行政部門根據(jù)實(shí)際情況，選擇合適的采購(gòu)方式，如直接采購(gòu)、網(wǎng)上采購(gòu)等。3.供應(yīng)商管理行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行記錄和評(píng)估。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.采購(gòu)實(shí)施行政部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)方式，組織實(shí)施采購(gòu)工作。采購(gòu)人員應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。采購(gòu)過程中，如遇物資價(jià)格波動(dòng)、交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。對(duì)于重要物資的采購(gòu)，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合采購(gòu)要求。驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。四、驗(yàn)收與入庫(kù)1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)行政物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同、產(chǎn)品說(shuō)明書等要求，對(duì)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于辦公設(shè)備、家具等物資，驗(yàn)收人員應(yīng)進(jìn)行試用或試運(yùn)行，確保其性能符合要求。對(duì)于有質(zhì)量保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)檢查其生產(chǎn)日期和保質(zhì)期。2.驗(yàn)收程序驗(yàn)收人員收到物資后，首先核對(duì)物資的送貨單與采購(gòu)合同是否一致，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收，檢查物資的質(zhì)量、外觀等是否符合要求。對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如物資數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄，并要求供應(yīng)商當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫《行政物資驗(yàn)收單》，辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)出具《行政物資拒收單》，注明拒收原因，由采購(gòu)人員與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.入庫(kù)管理行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《行政物資驗(yàn)收單》辦理物資入庫(kù)手續(xù)，將物資按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立物資臺(tái)賬，記錄物資的入庫(kù)日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對(duì)于貴重物品、易燃易爆物品等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，采取相應(yīng)的安全保管措施，并嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)登記制度。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。五、保管與發(fā)放1.保管要求倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)妥善保管行政物資，確保物資不受損壞、丟失、變質(zhì)等。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)、易損壞的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，物資擺放整齊有序，便于查找和發(fā)放。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清理，清除過期、廢舊物資。建立物資保管賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況，包括日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。保管賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)，確保賬賬相符。2.發(fā)放原則行政物資的發(fā)放應(yīng)遵循"按需發(fā)放、節(jié)約使用"的原則，根據(jù)使用部門的實(shí)際需求進(jìn)行發(fā)放，不得超量發(fā)放或無(wú)故拖延發(fā)放。對(duì)于辦公用品等通用性物資，應(yīng)按照公司制定的標(biāo)準(zhǔn)定額進(jìn)行發(fā)放；對(duì)于辦公設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行領(lǐng)用。3.發(fā)放程序使用部門需要領(lǐng)取行政物資時(shí)，應(yīng)填寫《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核對(duì)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，予以發(fā)放；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員補(bǔ)貨。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照審核后的《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放物資，并在物資臺(tái)賬上記錄發(fā)放情況，同時(shí)要求領(lǐng)用人在《行政物資領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。4.庫(kù)存盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對(duì)行政物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)分為月度盤點(diǎn)、季度盤點(diǎn)和年度盤點(diǎn)，月度盤點(diǎn)由倉(cāng)庫(kù)管理人員自行組織，季度盤點(diǎn)和年度盤點(diǎn)由行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)填寫《行政物資盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、實(shí)際庫(kù)存、賬存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等信息。對(duì)于盤盈盤虧的物資，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。屬于正常損耗的，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，調(diào)整物資臺(tái)賬；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、使用與維護(hù)1.使用要求各使用部門應(yīng)教育員工正確使用行政物資，愛護(hù)公共財(cái)物，避免浪費(fèi)和損壞。員工在使用行政物資過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或損壞情況，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并通知行政部門進(jìn)行處理。對(duì)于辦公設(shè)備、通訊設(shè)備等物資，應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行使用，不得擅自拆卸、改裝或超負(fù)荷運(yùn)行。如需維修或保養(yǎng)，應(yīng)填寫《行政物資維修申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門安排維修。2.維護(hù)管理行政部門應(yīng)建立行政物資維護(hù)管理制度，定期對(duì)辦公設(shè)備、家具等物資進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。對(duì)于大型設(shè)備或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的設(shè)備，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維護(hù)。行政部門應(yīng)根據(jù)物資的使用情況和維護(hù)需求，制定合理的維護(hù)計(jì)劃，并記錄維護(hù)情況。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)包括維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)人員等信息。對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到報(bào)廢年限的行政物資，應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù)，不得繼續(xù)使用。七、報(bào)廢管理1.報(bào)廢條件行政物資符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定使用年限，且無(wú)法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰或不再適用的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因，導(dǎo)致物資損壞無(wú)法修復(fù)的；其他確已喪失使用價(jià)值或維修成本過高的。2.報(bào)廢申請(qǐng)使用部門發(fā)現(xiàn)行政物資符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門對(duì)使用部門提交的報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)物資的實(shí)際情況，如確需報(bào)廢，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報(bào)廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的報(bào)廢物資，由行政部門負(fù)責(zé)組織處理。對(duì)于有殘值的報(bào)廢物資，可通過變賣、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處理，處理收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。對(duì)于無(wú)殘值的報(bào)廢物資，如廢舊紙張、塑料瓶等，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行分類處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。行政部門應(yīng)在報(bào)廢物資處理完畢后，及時(shí)更新物資臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。八、監(jiān)督與檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)行政物資管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行到位。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收情況、入庫(kù)保管情況、發(fā)放使用情況、報(bào)廢處理情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題