醫(yī)保檔案資料管理工作制度

醫(yī)保檔案資料管理工作制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)醫(yī)保檔案資料管理，確保醫(yī)保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高醫(yī)保管理工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)保政策規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位在醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類檔案資料的管理，包括參保人員檔案、醫(yī)?；鹗罩n案、醫(yī)保政策文件檔案、醫(yī)保業(yè)務(wù)審批檔案、醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案等。3.管理原則醫(yī)保檔案資料管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、整理規(guī)范、安全保密、方便利用的原則。

二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)保檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理本單位的醫(yī)保檔案資料，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。對醫(yī)保檔案資料進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立醫(yī)保檔案資料檢索系統(tǒng)，方便檔案資料的查詢和利用。負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案資料的安全。定期對醫(yī)保檔案資料進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。組織開展醫(yī)保檔案資料管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理、立卷，并定期移交檔案管理部門。在業(yè)務(wù)辦理過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范填寫和保存各類業(yè)務(wù)單據(jù)、報表等資料，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。配合檔案管理部門做好醫(yī)保檔案資料的查詢、借閱等工作，及時提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和醫(yī)保檔案資料管理制度，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能。負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)等。嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案資料。定期對醫(yī)保檔案資料進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。積極參與檔案管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。

三、檔案收集與整理1.收集范圍參保人員檔案：包括參保登記表、身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、照片、參保變更記錄等。醫(yī)保基金收支檔案：包括醫(yī)?；鹭攧?wù)報表、繳費(fèi)憑證、報銷單據(jù)、銀行對賬單等。醫(yī)保政策文件檔案：包括國家和地方出臺的醫(yī)保政策法規(guī)、規(guī)范性文件、通知、公告等。醫(yī)保業(yè)務(wù)審批檔案：包括醫(yī)保待遇申請審批表、異地就醫(yī)備案表、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)和藥店審批表等。醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案：包括醫(yī)保信息系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)、系統(tǒng)操作記錄、數(shù)據(jù)接口文件等。其他與醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料，如醫(yī)保宣傳資料、培訓(xùn)資料、會議記錄等。2.收集要求業(yè)務(wù)部門應(yīng)在醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的質(zhì)量要求。對于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.整理原則醫(yī)保檔案資料應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。分類應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保檔案資料分類準(zhǔn)確、層次分明、便于管理和利用。整理后的檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號、編目，編制目錄索引，建立檢索系統(tǒng)，方便查找和利用。4.整理方法分類：根據(jù)醫(yī)保檔案資料的內(nèi)容和性質(zhì)，分為參保人員檔案、醫(yī)?；鹗罩n案、醫(yī)保政策文件檔案、醫(yī)保業(yè)務(wù)審批檔案、醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案等類別。每類檔案再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分，如參保人員檔案可按參保時間、人員類別等進(jìn)行分類。編號：對整理好的檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度+類別+順序號的形式，如2023CB001，表示2023年參保人員檔案中的第1份。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不缺頁。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。

四、檔案保管與保護(hù)1.保管場所應(yīng)設(shè)立專門的醫(yī)保檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。檔案保管庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案裝具，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.保管期限醫(yī)保檔案資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)保業(yè)務(wù)特點(diǎn)確定。一般分為永久、長期和短期保管。參保人員檔案、醫(yī)?；鹗罩n案等重要檔案資料應(yīng)永久保管；醫(yī)保政策文件檔案、醫(yī)保業(yè)務(wù)審批檔案等一般檔案資料應(yīng)長期保管，保管期限不少于10年；醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案等臨時性檔案資料可短期保管，保管期限不少于3年。檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。3.保護(hù)措施定期對醫(yī)保檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。對破損、褪色、霉變等有問題的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的質(zhì)量。做好檔案資料的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲藥品，檢查消防設(shè)施和防盜設(shè)備的運(yùn)行情況。采用電子存儲設(shè)備備份醫(yī)保檔案資料時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、存儲容量大、安全性能高的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。

五、檔案利用與服務(wù)1.利用原則醫(yī)保檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案資料的正確使用。嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和審批程序提供檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)印、公布檔案資料。2.利用方式查閱：本單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱醫(yī)保檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。借閱：外單位因工作需要借閱醫(yī)保檔案資料的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿時及時催還檔案資料，并做好借閱登記。借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)?。阂蚬ぷ餍枰獜?fù)印醫(yī)保檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用，并做好復(fù)印登記。數(shù)據(jù)查詢：醫(yī)保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的查詢應(yīng)通過授權(quán)的信息系統(tǒng)進(jìn)行，查詢?nèi)藛T應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行操作，不得擅自修改、刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。檔案管理部門應(yīng)做好信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)查詢的記錄和統(tǒng)計(jì)工作。3.服務(wù)措施檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。建立檔案利用反饋機(jī)制，定期收集利用者的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作。加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解業(yè)務(wù)需求，為業(yè)務(wù)工作提供有力的檔案支持。

六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織成立醫(yī)保檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對醫(yī)保檔案資料的保管期限、價值等進(jìn)行鑒定。2.鑒定內(nèi)容對已到保管期限的醫(yī)保檔案資料進(jìn)行全面審查，確定其是否仍具有保存價值。審查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，判斷其是否符合檔案管理要求。根據(jù)醫(yī)保業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理實(shí)際情況，對檔案資料的價值進(jìn)行綜合評估。3.鑒定程序檔案管理部門定期對保管期滿的醫(yī)保檔案資料進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。鑒定小組對需鑒定的檔案資料進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。鑒定小組根據(jù)鑒定意見，確定檔案資料的存毀，并形成鑒定報告。鑒定報告經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。4.銷毀程序?qū)?jīng)鑒定確無保存價值的醫(yī)保檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定小組組長簽字、本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案資料時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。

七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查建立醫(yī)保檔案資料管理監(jiān)督檢查制度，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的收集整理、保管保護(hù)、利用服務(wù)、鑒定銷毀等工作的開展情況。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價將醫(yī)保檔案資料管理工作納入本單位績效考核體系，對檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行考核評價?？己嗽u價指標(biāo)包括檔案管理工作制度的執(zhí)行情況、檔案資料的質(zhì)量、檔案利用效率、檔案安全保障等方面。根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎