人力資源管理視角下人事檔案管理模式探究

1引言人力資源管理是組織通過各種政策、制度和管理實踐，以吸引、保留、激勵和開發(fā)員工，調(diào)動員工工作積極性，充分發(fā)揮員工潛能，進(jìn)而促進(jìn)組織目標(biāo)實現(xiàn)的管理活動[1]。人力資源管理過程中，人才的招聘、職稱晉升、崗位變動、職位晉級等都需要調(diào)閱人事檔案，依據(jù)人事檔案材料對管理對象的過去和現(xiàn)在進(jìn)行系統(tǒng)的了解、判斷、甄別。實際中，人事檔案材料是人力資源管理過程的必然產(chǎn)物，承載了人力資源管理的全部環(huán)節(jié)和整體過程，因此，對于管理者來說，人事檔案信息資源的開發(fā)利用，在組織招聘、提拔、甄選人才及考核的過程中起著識別人才、選拔人才、使用人才的信息價值作用和判別依據(jù)作用。組織管理者、管理對象對人事檔案材料的需求利用貫穿于人力資源管理所有環(huán)節(jié)和個人職業(yè)生涯全程，甚至離職或退休后，人事檔案材料仍然發(fā)揮著極其重要的證據(jù)作用，為每個人的工作、法律糾紛、政治審查等提供信息保障。當(dāng)下，在大數(shù)據(jù)時代之中，人事檔案管理還處于信息化、數(shù)字化起步階段，大部分人事檔案還處于傳統(tǒng)的人工管理模式下，重管理、輕服務(wù)，工作效率低下，利用程序煩瑣、不便，與人力資源的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程不匹配，不能為人力資源管理提供及時、便捷的服務(wù)，嚴(yán)重制約和影響了人力資源管理的發(fā)展。2人事檔案管理在人力資源管理中的重要價值人事檔案管理在人力資源管理中扮演著至關(guān)重要的角色，具有多方面的重要價值。人事檔案作為員工信息的全面記錄，為人力資源管理提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。這些檔案詳細(xì)記載了員工的基本信息、教育背景、工作歷程和專業(yè)技能，為企業(yè)在選拔、任用和考核人才時提供了有力的依據(jù)。首先，通過查閱和分析這些檔案，人力資源管理者能夠更加準(zhǔn)確地評估員工的能力和潛力，為制定人力資源計劃和策略提供科學(xué)的決策基礎(chǔ)。其次，高效的人事檔案管理有助于提升人力資源管理的效率和效果。通過建立健全的人事檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)即可實現(xiàn)員工信息的快速檢索、查詢和更新，極大地簡化了管理流程，提高了工作效率。同時，準(zhǔn)確的檔案信息還能夠為人力資源管理者提供及時且全面的員工動態(tài)，有助于其更好地進(jìn)行人才配置和調(diào)度，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化利用。再次，人事檔案管理在維護(hù)員工關(guān)系和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮著重要作用。通過了解員工的個人經(jīng)歷、職業(yè)期望和性格特點，企業(yè)可更加關(guān)注員工的需求和感受，制定更符合員工利益的管理策略。同時，人事檔案中的記錄還可以作為處理員工糾紛和爭議的依據(jù)，確保企業(yè)管理的公正性和公平性，維護(hù)員工關(guān)系的和諧穩(wěn)定。最后，人事檔案管理對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響。通過對員工人事檔案的長期跟蹤和記錄，企業(yè)即可深入了解員工的成長歷程和發(fā)展軌跡，為制定更為科學(xué)、合理的人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供有力支持。3人事檔案管理制約人力資源發(fā)展表現(xiàn)3.1人事檔案傳統(tǒng)的封閉化管理模式制約并影響人力資源發(fā)展在當(dāng)下人員流動頻繁、跨區(qū)域流動、遠(yuǎn)距離流動是一種常態(tài)，在人才招聘、考核、職稱晉升、職位晉級等人事工作中，需要對個人情況進(jìn)行全面了解，而人事檔案管理正好記錄了個人學(xué)習(xí)、工作、家庭關(guān)系的所有事實信息，記載了人力資源管理過程中所需要的信息。但人事檔案的傳統(tǒng)紙質(zhì)化、封閉化管理模式，卻無法提供快捷真實的信息，查閱、調(diào)閱、借閱人事檔案需要跨區(qū)域、跨部門、遠(yuǎn)距離工作，履行查閱手續(xù)煩瑣，耗時耗力，成本高、效率低，這在很大程度上影響了人力資源管理的效率，甚至成為人力資源管理的一大障礙。人事檔案是跟隨人才的就業(yè)單位而進(jìn)行管理的，人才流動快，人事檔案傳統(tǒng)固定的流動方式使得人事檔案無法及時而靈活的變動。3.2傳統(tǒng)人事檔案管理的保密性不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源發(fā)展需求人事檔案材料形成于人力資源管理過程中，檔案信息是對個人信息的確認(rèn)，是人力資源管理各個環(huán)節(jié)的根本依據(jù)，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式下，為防止檔案信息被篡改或人為破壞等現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)禁檔案人本人查閱或攜帶個人檔案，長期的保密性導(dǎo)致檔案人本人對檔案無從了解，利用更加困難，這對個人的發(fā)展是非常不利的，也難以發(fā)揮人事檔案對檔案人的督促和激勵作用，使得人事檔案材料很難從死材料轉(zhuǎn)化為活信息。人事檔案管理成為了重管理輕服務(wù)的工作，而失去服務(wù)性，管理便會失去目的和意義。3.3傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念制約著人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意義上的人事檔案管理注重人事檔案材料的收集、整理、保管、保密等基礎(chǔ)工作，重視人事檔案的憑證價值作用，而忽視了人事檔案材料的信息挖掘利用。單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案信息化管理缺乏重視，單位年度發(fā)展規(guī)劃和考核總結(jié)缺乏對人事檔案管理的布局與評價，檔案管理人員對信息化程度的技術(shù)水平和技能操作掌握程度不夠深入，對人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度欠缺，對檔案的重要性和有用性宣傳力度不大，這種紙質(zhì)化管理模式下的傳統(tǒng)觀念成為人事檔案信息化、數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變的一大障礙，也使得當(dāng)前的人事檔案管理模式嚴(yán)重落后于人力資源發(fā)展需求。4著力人事檔案管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)變，提高人力資源管理效率檔案信息的系統(tǒng)、深度、及時的開發(fā)利用，是檔案存在的基本價值，是檔案管理的根本性目的。人事檔案管理的成效和價值直接體現(xiàn)在其利用服務(wù)的程度上，為人力資源管理提供真實而豐富的支撐信息是人事檔案管理工作發(fā)展的動力和源泉。在日常管理工作中，檔案管理意識薄弱，檔案管理人員參差不齊，服務(wù)意識不強(qiáng)，人事檔案自身的保密性特點、傳統(tǒng)封閉式管理模式等限制了人事檔案的利用發(fā)展，從而嚴(yán)重影響了它在人力資源管理中作用的發(fā)揮。為改善現(xiàn)狀，促進(jìn)人事檔案事業(yè)和人力資源管理工作協(xié)同發(fā)展，實現(xiàn)人事檔案與人事管理相統(tǒng)一，可從以下方面著手進(jìn)行改進(jìn)。4.1樹立檔案法律意識，做到依法管檔、依法用檔加強(qiáng)人事檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度的宣傳，以制度學(xué)習(xí)、專家講座、網(wǎng)絡(luò)宣傳、案例解析等形式向公眾及管理者普及檔案法律常識，深入學(xué)習(xí)新《檔案法》，依法、依規(guī)管理人事檔案，合法、合理利用人事檔案，樹立檔案管理人員依法管檔、依法用檔的法律意識，喚起公眾依法查檔、用檔的法律認(rèn)知。組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部完善的管理制度、健全的工作機(jī)制、規(guī)范的操作流程、先進(jìn)的管理理念是確保人事檔案管理、服務(wù)及利用實現(xiàn)合法、合理、現(xiàn)代化的基本保障，確保檔案信息資源在利用過程中既能充分發(fā)揮作用，為人力資源管理提供完整、真實的有用信息，同時確保人事檔案在利用過程中的保密性。4.2培養(yǎng)綜合性的人事檔案管理工作者，適應(yīng)信息技術(shù)管理模式檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理能力、服務(wù)意識是檔案管理水平的關(guān)鍵影響因素，直接影響著人事檔案價值的實現(xiàn)程度。人力資源管理對人事檔案高標(biāo)準(zhǔn)的利用需求，必然要求檔案管理人員不僅要有專業(yè)的檔案管理知識背景，優(yōu)良的素質(zhì)、過硬的作風(fēng)，還要具備綜合管理能力，掌握基本的人力資源管理知識，有一定的人力資源管理經(jīng)驗。人事檔案管理和人力資源管理融為一體，才能在人力資源管理過程中不斷地、有針對性地豐富人事檔案材料。在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理也面臨著數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的模式轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理者要建立人事檔案信息化管理理念，同時具備一定的信息化技術(shù)水平，能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理模式，能夠有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)的能力，以信息化思維認(rèn)識現(xiàn)代檔案管理，用現(xiàn)代信息技術(shù)武裝頭腦，培養(yǎng)信息化檔案管理新技能[2]。同時具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)和人力資源管理專業(yè)知識及現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)管理技術(shù)，才能夠?qū)n案材料進(jìn)行系統(tǒng)的綜合性管理，進(jìn)行深入的檔案材料數(shù)據(jù)挖掘，挖掘檔案顯性及隱形價值[3]，為檔案利用者提供便捷、高效、有用的信息服務(wù)。4.3豐富人事檔案內(nèi)容，為人力資源管理提供更加詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息人事檔案是具有動態(tài)性的，檔案材料信息隨著人的社會活動的增加而不斷的豐富，一份完整完善的人事檔案，能從橫向和縱向兩個維度全方位反映出一個人的全面成長與發(fā)展經(jīng)歷，具有對人的一生活的動態(tài)記錄和監(jiān)督作用。加強(qiáng)人事檔案管理，豐富人事檔案材料內(nèi)容，與時俱進(jìn)，實事求是，根據(jù)人力資源管理各項功能需求和特征，針對性地拓展人事檔案材料信息獲取渠道及內(nèi)容，提高人事檔案材料的完整性、真實性、條理性，本著精煉、實用的要求，通過人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的嚴(yán)格工作，保證“檔如其人”，提高人事檔案的“有用性”。增加檔案中定性材料的收集，定性材料實際從第三方對檔案人進(jìn)行了客觀公正的評價，更具有參考意義。實際工作中、學(xué)習(xí)中形成的各種定性材料包括：在校期間的學(xué)期鑒定表、實習(xí)鑒定表等，工作中的年度考核表、績效考核表、聘期考核材料、見習(xí)期滿考核表等等。如實反映職工個人學(xué)習(xí)、工作、培訓(xùn)表現(xiàn)、成就、榮譽(yù)等的定性材料、評價性材料應(yīng)統(tǒng)一嚴(yán)格裝入人事檔案，組織在招聘人員或職工個人在進(jìn)行工作轉(zhuǎn)換、職位重新選擇的時候，用人單位對檔案的提前查閱、審核，將成為篩選人員的初步選擇，這會大大降低選人、育人成本，提高人力資源管理效率。4.4加快人事檔案數(shù)字化、信息化程度的步伐，與人力資源管理的現(xiàn)代化模式同步并行人事檔案管理要適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求，適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需求，按照檔案管理的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段和方法，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息進(jìn)行存儲和管理，納入信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，建立人事檔案電子管理服務(wù)平臺，并與人力資源管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等管理系統(tǒng)貫穿使用，運(yùn)用信息化手段，能最大限度地發(fā)揮檔案價值作用。賦予不同組織管理者不同的查閱權(quán)限，方便管理者及時查閱掌握所需信息，讓每一位組織成員在權(quán)限范圍內(nèi)可以看到個人的檔案信息內(nèi)容。這對個體會起到激勵與警示及導(dǎo)向作用。人事檔案管理模式由實體檔案向數(shù)字檔案方向轉(zhuǎn)變是大勢所趨，數(shù)字化檔案大大提高人事檔案的使用效率和服務(wù)效率，同時也利于紙質(zhì)檔案的保存和保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案數(shù)字信息，能夠?qū)崿F(xiàn)快速、大規(guī)模的遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)采集和分析，集中管理及跨區(qū)域信息的及時響應(yīng)，方便了檔案的查詢利用，使跨地區(qū)檔案查詢方便快捷，提高人事檔案利用效率，適應(yīng)當(dāng)下高效的人力資源管理發(fā)展模式，降低人力資源管理成本，促進(jìn)人力資源管理效率的提高。4.5做好人事檔案統(tǒng)計分析工作，挖掘檔案材料信息，為人力資源管理提供發(fā)展性的支撐信息人事檔案統(tǒng)計就是運(yùn)用一系列專門的統(tǒng)計方法和技術(shù)，對人事檔案工作領(lǐng)域中的諸種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢等進(jìn)行量的描述與分析[4]。重視人事檔案統(tǒng)計工作，利用信息化管理手段，合理利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)及統(tǒng)計分析結(jié)果，可以及時掌握組織人力資源狀況及變化情況，并據(jù)此做出合理的人員調(diào)整及未來發(fā)展規(guī)劃，提高人力資源管理效率，合理布局組織人員狀態(tài)。加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系，通過功能強(qiáng)大的人事檔案管理系統(tǒng)對檔案材料進(jìn)行數(shù)字化管理。人事檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計時，應(yīng)充分考慮統(tǒng)計工作的內(nèi)容和目的，也應(yīng)充分考慮人力資源管理的需求性，以檔案資源為組織決策工作提供堅實可靠的數(shù)據(jù)支持為目的，進(jìn)行基本數(shù)據(jù)統(tǒng)計、深度開發(fā)檔案資源信息、系統(tǒng)利用人事檔案信息，為單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門單位提供全方位的人員信息，為綜合研究分析本單位人力資源信息、選拔人才開展高層次的檔案信息服務(wù)，為組織的人事管理工作分析、提