2025年學(xué)校公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)與學(xué)校辦公室工作指南

PAGE1-2025年學(xué)校公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)與學(xué)校辦公室工作指南（精華版）第一部分學(xué)校公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)一、公文的概念“公文”是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是國(guó)家機(jī)關(guān)和團(tuán)體組織在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。二、公文的種類根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的表述，公文的種類主要包括：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。工作計(jì)劃、工作要點(diǎn)、工作總結(jié)、講話稿等也是常用的公文種類。（一）命令（令）：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員（只有省級(jí)以上人民政府有權(quán)發(fā)布）。（二）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定的寫作分為首部和正文兩個(gè)部分。1.首部：包括標(biāo)題和成文時(shí)間兩部分。標(biāo)題：一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由加文種構(gòu)成；另一種是由事由加文種構(gòu)成。成文時(shí)間：指發(fā)布決定的時(shí)間。在標(biāo)題上方注明成文的年、月、日，或者在標(biāo)題下放用括號(hào)在注明某年某月某日某會(huì)議通過字樣。正文：正文的寫作一般由三部分組成。一是開頭部分，簡(jiǎn)要交代決定的緣由、目的、根據(jù)；二是主體部分，主要寫決定的內(nèi)容，落實(shí)決定的要求和措施，要求具體、明白、層次清楚，便于有關(guān)單位執(zhí)行；三是結(jié)尾部分，用于提出希望、要求或執(zhí)行說明。有的決定需要帶附件。有附件的決定，應(yīng)當(dāng)于正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱或依據(jù)，并將附件附在主件之后。（三）公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（四）通告：適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通告的發(fā)布者通常是國(guó)家機(jī)關(guān)中的業(yè)務(wù)（只能）部門，也可以是基層單位、群眾團(tuán)體。行文關(guān)系可以是下行文也可以是平行文。1.標(biāo)題：通告的標(biāo)題樣式較多，如：國(guó)家行政機(jī)關(guān)以及比較大的單位一般都冠以發(fā)布單位，并體現(xiàn)出內(nèi)容，格式為“***關(guān)于****的通告”，如：《國(guó)家教委關(guān)于維護(hù)中小學(xué)正常教學(xué)秩序的通告》、《水利電力部、公安部關(guān)于嚴(yán)禁在農(nóng)村安裝電網(wǎng)的通告》等，這樣的標(biāo)題是人一看便知通告的內(nèi)容。有的標(biāo)題只有發(fā)布單位，而不體現(xiàn)內(nèi)容，如***市通告、***市公安局通告等。標(biāo)題只寫“通告”兩字的情況也比較常見。2.征文：一般寫明通告的緣由、通告的事項(xiàng)、執(zhí)行通告事項(xiàng)的要求等內(nèi)容。3.落款：標(biāo)題有發(fā)布單位的，后面則無落款；標(biāo)題沒有發(fā)布單位的，落款要注明發(fā)布單位。發(fā)布通告的時(shí)間，寫在標(biāo)題之后、內(nèi)容之前，也可寫在落款的后面。（五）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部的公文。1.標(biāo)題：通常有三種形式，一是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；二是由事由和文種構(gòu)成；三是由文種“通知”作標(biāo)題。2.正文：由開頭、主題和結(jié)尾三部分組成。開頭主要交代通知緣由、根據(jù)；主體說明通知事項(xiàng)；結(jié)尾提出執(zhí)行要求。在寫正文之前，要在標(biāo)題之下、正文之上頂格寫出被通知對(duì)象的名稱，在名稱后加冒號(hào)。3.落款：寫出發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文時(shí)間。如已在標(biāo)題中寫了機(jī)關(guān)名稱和時(shí)間，這里也可以省略不寫。（六）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者重要情況所下發(fā)的一種下行文。1.標(biāo)題：有規(guī)范的完整標(biāo)題。也有不完整的、由事由加文種的標(biāo)題，如《關(guān)于糾正省政府機(jī)關(guān)建房分房中不正之風(fēng)的情況通報(bào)》。有時(shí)也可以只寫“通報(bào)”二字。2.主送單位：一般通報(bào)都有主送單位，少數(shù)普法性通報(bào)可以不寫此項(xiàng)。3.正文：一般由四部分構(gòu)成，一是引言部分，主要是概括通報(bào)的內(nèi)容、性質(zhì)、作用和要求。二是實(shí)事部分，表揚(yáng)性通報(bào)先寫先進(jìn)事跡；批評(píng)性通報(bào)寫錯(cuò)誤事實(shí)。寫作時(shí)應(yīng)注意的問題是：既要把主要事實(shí)寫清楚，又要寫得概括精煉。三是分析及處理部分。對(duì)先進(jìn)事跡的先進(jìn)性或錯(cuò)誤事實(shí)的本質(zhì)，進(jìn)行恰如其分的分析；有的還寫出先進(jìn)事跡或范錯(cuò)誤的原因，并且提出處理意見。表揚(yáng)性通報(bào)寫出給予精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)的決定，批評(píng)性通報(bào)寫出處分決定。四是號(hào)召或者要求部分。根據(jù)通報(bào)的精神要求如何去做，或者號(hào)召為實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)而奮斗。4.結(jié)尾：此處寫發(fā)文單位和日期。如果發(fā)文單位在標(biāo)題前已加上去，此處可以只寫日期。下發(fā)或張貼的通報(bào)要加蓋公章。（七）議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。（八）報(bào)告：是下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況、提出建議、回答上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的上行公文。報(bào)告由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和日期等部分構(gòu)成。1.標(biāo)題：報(bào)告的標(biāo)題，通常只是寫事由和文種。也有標(biāo)題包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分。有的報(bào)告內(nèi)容緊急，則在標(biāo)題中的“報(bào)告”前冠以“緊急”字樣。2.主送機(jī)關(guān)：在標(biāo)題下正文前頂格書寫受文對(duì)象，一般是上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門。3.各種報(bào)告的正文寫法有所不同，但一般都由報(bào)告目的、報(bào)告內(nèi)容和結(jié)尾三部分組成。開頭說明報(bào)告（九）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。（十一）意見：是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或主管部門針對(duì)當(dāng)前即將進(jìn)行的主要工作和亟待解決的重大問題，提出原則性的要求和具體的處理辦法，并直接發(fā)至下級(jí)機(jī)關(guān)或轉(zhuǎn)發(fā)到有關(guān)部門遵照?qǐng)?zhí)行的一種具有指示作用的公文。1.標(biāo)題：通常有兩種形式構(gòu)成：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種。（2）事由+文種。2.主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)已標(biāo)注在批轉(zhuǎn)通知中，不再標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。如直接下發(fā)的意見，要標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。3.開頭：講明針對(duì)的問題，布置工作的意義和重要性，提出意見的目的和依據(jù)。4.主體：包括明確工作任務(wù)，提出原則性要求或措施、處理辦法或步驟等。5.結(jié)尾：篇幅較長(zhǎng)的意見通常以提出號(hào)召、希望、督查要求為結(jié)尾。局部性意見大多沒有專設(shè)的結(jié)尾，而是自然結(jié)束正文。6.落款：至發(fā)行意見，一般都在文后署名和標(biāo)注成文日期。轉(zhuǎn)發(fā)性意見，通常不在文后落款，而將發(fā)文機(jī)關(guān)名置于標(biāo)題之下。（十二）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)和平行機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來極為簡(jiǎn)便。（十三）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。三、學(xué)校常用的公文種類決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、意見、函、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、講話稿、工作總結(jié)四、公文的結(jié)構(gòu)與格式（一）公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)一般包括：文件版頭、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（或機(jī)關(guān)用章）、成文日期、版記、附件、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。1.文件版頭。正式公文一般都有版頭，由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)和紅色反線兩部分組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成，如“環(huán)江毛南族自治縣教育局文件”、“中共環(huán)江毛南族自治縣教育工作委員會(huì)文件”；對(duì)一些特定的公文（如“函”）可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)為紅色標(biāo)識(shí)，紅色反線位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下方，線長(zhǎng)與版心的寬度相同（156mm）。黨的機(jī)關(guān)在紅色反線中加一五角星襯托。2.發(fā)文字號(hào)。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。發(fā)文字號(hào)中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字。如：“環(huán)政發(fā)〔2011〕5號(hào)”，代表的是環(huán)江毛南族自治縣人民政府2011年第5號(hào)發(fā)文?！碍h(huán)政”是環(huán)江毛南族自治縣人民政府的代字，“〔2011〕”是年號(hào)，（年號(hào)要使用六角括號(hào)“〔〕”，不能用方括號(hào)“[]”），“5號(hào)”是發(fā)文順序號(hào)。發(fā)文順序號(hào)不能放“第”字，如不能寫為“第5號(hào)”，順序號(hào)不留虛位，即不能寫成“05號(hào)”或“005號(hào)”。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。3.標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：《環(huán)江毛南族自治縣人民政府關(guān)于表彰2010年優(yōu)秀教師、先進(jìn)教育工作者和優(yōu)秀班主任的決定》這一文件標(biāo)題中，“環(huán)江毛南族自治縣人民政府”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰2010年優(yōu)秀教師、先進(jìn)教育工作者和優(yōu)秀班主任”是發(fā)文事由，“決定”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。4.主送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的公文，其下屬機(jī)關(guān)就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān)；下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示的公文，其上級(jí)機(jī)關(guān)就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān)。報(bào)告或請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可采用抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在標(biāo)題之下、正文之前、左側(cè)頂格寫。多個(gè)主送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開，同一個(gè)主送機(jī)關(guān)的多個(gè)部門用頓號(hào)隔開，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。5.正文。就是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。請(qǐng)示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。6.發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處（比正文右邊低5個(gè)字符），又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。7.成文日期。公文必須注明成文日期。成文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的下面，發(fā)文日期中的數(shù)字一般用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。成文日期必須寫全稱，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。8.版記。位于正文后面、文件末頁的最后一行，由抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和橫線、印制份數(shù)（或發(fā)文方式）等內(nèi)容組成。9.附件。是指附屬于正文的文字材料，一般作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前空一行左空2字注明。10.機(jī)密等級(jí)?？h級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)可以印發(fā)含有機(jī)密等級(jí)的公文。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置：通常放在公文首頁的左上角醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件密級(jí)的上方，以便查對(duì)、清退。11.緊急程度。這是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)限的要求，分為“特提”（要求1天內(nèi)辦結(jié)）、“特急”（要求3天內(nèi)辦結(jié)）、“加急”（要求5天內(nèi)辦結(jié)）、“平急”（要求10天內(nèi)辦結(jié)）幾種。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在公文首頁的左上角的明顯處。12.閱讀范圍。根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號(hào)。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)）”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。（二）公文用紙1.公文用紙的質(zhì)量要求公文用紙一般使用紙張定量為60g／m2一80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙（保證質(zhì)量），紙張白度為85％一90％（防止反光、晃眼），橫向耐折度≥15次（便于傳閱和保存），不透明度≥85％（防止正反兩面所印的文字相互洇透），pH值為7．5—9．5（便于長(zhǎng)期保存）。2.公文用紙的幅面要求公文用紙為A4型紙（幅面尺寸為：210mm×297mm）。（三）公文的格式（以A4型紙為例）1.公文頁邊與版心尺寸天頭(上白邊)為：37mm±lmm訂口(左白邊)為：28mm±1mm版心為：156mm×225mm(不含頁碼)（每行28個(gè)3號(hào)字，每頁22行）2.公文的版面分為版頭、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱版頭（也稱眉首）；置于紅色反線(不含)以下至版記(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；正文后面各要素統(tǒng)稱版記。3.公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。4.公文排版及裝訂規(guī)格（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字（也有用大標(biāo)宋體的），用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。（2）發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋字，居中排布。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。（3）公文標(biāo)題。公文標(biāo)題位于紅色反線下空2行處，用2號(hào)小標(biāo)宋字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題盡量不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。除法律法規(guī)以及書名外，不使用書名號(hào)。（4）正文。正文用3號(hào)仿宋字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字（頁面上、下、左、右的邊距分別為3.7厘米、2.5厘米、2.8厘米、2.5厘米，行間距為1.45）。（5）附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。公文正文中的一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，應(yīng)作為附件單獨(dú)表述。（6）落款、成文日期與蓋章。單一機(jī)關(guān)發(fā)文，落款處(即成文日期之上)可不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標(biāo)準(zhǔn)是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到l行的空白。這是為了防止變?cè)旃?，因?yàn)槿绻瞻走^大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變?cè)臁惫摹９牡某晌娜掌谥械臄?shù)字一般用阿拉伯?dāng)?shù)字。蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。具體的調(diào)整方法是：當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時(shí)，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時(shí)，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務(wù)必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變?cè)旃牡穆┒?。?）版記。版記一般包含上下橫線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、印制份數(shù)等要素，版記文字為4號(hào)仿宋字。公文如有抄送機(jī)關(guān)，放在版記上下橫線內(nèi)第1行，左右各空1字。“抄送”二字后用全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至版記內(nèi)，應(yīng)先放主送機(jī)關(guān)，后放抄送機(jī)關(guān)，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)一致。印發(fā)機(jī)關(guān)位于抄送機(jī)關(guān)之下，占1行位置，左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。印制份數(shù)位于印發(fā)日期下1行，加（），右空1字。版記的位置。版記應(yīng)置于公文最后一面，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。如果公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標(biāo)識(shí)版記。如果公文有附件，版記應(yīng)置于該附件最后的空白處。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，此時(shí)被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標(biāo)識(shí)自己的版記。（8）裝訂。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂鱨／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。五、公文寫作的基本要求不同種類的公文，有不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下幾點(diǎn)：（一）要符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法令和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。（二）要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。（三）公文的撰寫和修改必須及時(shí)、迅速，反對(duì)拖拉、積壓。（四）詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動(dòng)。1.條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，層次分明，中心突出，一目了然。內(nèi)容多的公文要分條陳述，先主后次，主要的內(nèi)容細(xì)寫，次要的內(nèi)容略寫。敘述要層次分明，先總體后具體，先目的后做法，先原因后結(jié)果，先現(xiàn)象后本質(zhì)，先事由后請(qǐng)求。2.文字要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短。（1）慎用“的”和“了”。例句：①高舉中國(guó)特色社會(huì)主義（的）偉大旗幟,是集我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)58年的歷史經(jīng)驗(yàn)、特別是改革開放29年的基本經(jīng)驗(yàn)而得出的必然結(jié)論。②以改革創(chuàng)新（的）精神全面推進(jìn)黨的建設(shè)（的）新的偉大工程。③校舍安全工程項(xiàng)目的實(shí)施，使我縣項(xiàng)目學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到（了）進(jìn)一步加強(qiáng)，危房校舍基本排除，學(xué)校教學(xué)環(huán)境及師生生活、學(xué)習(xí)環(huán)境得到（了）較大改善。④學(xué)校環(huán)境更整潔了，草木更綠了，校園更美了，文化氛圍更濃了，常規(guī)管理工作出現(xiàn)（了）新的飛躍。（2）準(zhǔn)確概括，言簡(jiǎn)意賅。（3）避免語意重復(fù)。例句：①現(xiàn)如今，我校辦學(xué)條件極大改善，辦學(xué)質(zhì)量日益提高?！艾F(xiàn)”和“如今”語意重復(fù)。②全體教職工創(chuàng)造條件，迎難而上，全面圓滿地完成了工作任務(wù)。“全面”和“圓滿”語意重復(fù)。（4）避免不必要的用詞重復(fù)例句：對(duì)于未按標(biāo)準(zhǔn)交費(fèi)的同志，要由其所在單位的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其進(jìn)行補(bǔ)交。兩個(gè)“進(jìn)行”屬不必要的重復(fù)，后一個(gè)可改為“予以”。3.遣詞用句要準(zhǔn)確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際，做到文如其事，恰如其分。切忌感情沖動(dòng)，使用過頭的語言。例句：①經(jīng)反復(fù)核查證明，張某、李某曾在1987年9月間收受過××公司的巨額賄款（每人分別收受現(xiàn)金50000元），已構(gòu)成受賄罪。案發(fā)后，二人還與××公司業(yè)務(wù)員××訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯(cuò)。本句中的“過錯(cuò)”一詞用語輕了，應(yīng)為“罪行”。②蘇聯(lián)十月革命以后，世界形勢(shì)發(fā)生了巨大的變化。本句說法不合實(shí)際，俄國(guó)發(fā)生過十月革命，革命后才產(chǎn)生了蘇聯(lián)。③據(jù)了解，各地對(duì)××問題反映很強(qiáng)烈，請(qǐng)注意清理這些流言，并及時(shí)報(bào)告我局政策研究室。本句中的“流言”是貶意詞，屬誤用。應(yīng)為中性詞，可改為“言論”。4.論理要合符邏輯。公文的觀點(diǎn)要明確，概念要準(zhǔn)確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生歧義，耽誤工作。例句：①這個(gè)地區(qū)氣候宜人，除氣溫偏低外很適合發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)。（自相矛盾）②由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給慣偷、流氓和壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機(jī)。（種概念與屬概念并列，違背了本來的包含關(guān)系，慣偷、流氓無不是壞人）③衡量一個(gè)企業(yè)是否經(jīng)營(yíng)得好，要從這樣一些方面考察：第一，人盡其才；第二，有正確的經(jīng)營(yíng)方針；第三，有強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)班子。（前后不對(duì)應(yīng)，前面講“是否”后面則只講了“是”而沒講“否”）④剛從大城市來到這荒僻的山區(qū)工作的確會(huì)有些不習(xí)慣，但這種不習(xí)慣實(shí)在只是個(gè)時(shí)間問題。（這里的“時(shí)間問題”語義含混，應(yīng)直接講“但這種不習(xí)慣是暫時(shí)的?！保?986年9月8日A先生和D先生的法律顧問曾來過出事現(xiàn)場(chǎng)。（有歧意）5.句子成分要搭配得當(dāng)。以下幾個(gè)例句是搭配不當(dāng)?shù)牡湫?，在公文寫作中?yīng)注意避免出現(xiàn)類似語法錯(cuò)誤?！罢J(rèn)真讀書、刻苦鉆研的風(fēng)氣已蔚然成風(fēng)。”（主謂不搭配）“在這個(gè)車間里，勤儉節(jié)約的精神日益濃厚?！保ㄖ髦^搭配不當(dāng)）“這項(xiàng)主體工程也是本省化工行業(yè)中最大最先進(jìn)的一項(xiàng)節(jié)能措施。”（主賓不搭配）“隨著我校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大，在校生人數(shù)的逐年增加，我校的教師數(shù)量和質(zhì)量也應(yīng)當(dāng)作相應(yīng)調(diào)整?！保▌?dòng)賓不搭配）“這場(chǎng)技術(shù)競(jìng)賽是在酷熱的氣溫中進(jìn)行的?！保ǘㄕZ與名詞中心語不搭配）6.句子成分要完整。不能漏掉或隱去語句中必須有的成分，否則將出現(xiàn)成分殘缺的語法錯(cuò)誤。例句：“從這份文件里，使全廠干部了解到開展政治思想工作的重要性。（因?yàn)E用了“使”，造成缺主語）“這個(gè)班組的工人普遍有健康的情趣，大家在業(yè)余時(shí)間里從不屑于那些烏七八糟的小報(bào)。（“不屑于”后缺謂語“看”）“目前，××市正在開展整頓交通秩序。”（遺漏賓語“活動(dòng)”）“我們必須排除種種因素，在第一季度建成東方貿(mào)易大廈?！保ā耙蛩亍鼻叭倍ㄕZ“不利”）“這是一支過得硬的隊(duì)伍，他們每建造一座發(fā)電站，力求全優(yōu)，不留任何質(zhì)量隱患。（“力求全優(yōu)”前缺狀語“都”因而不能同“每”相呼應(yīng)）7.語序安排要妥當(dāng)。語序指詞語組合的次序。它既反映了一定的語言習(xí)慣，又反映了事物間的邏輯關(guān)系。語序有時(shí)可以決定語義，變更語序后語義會(huì)產(chǎn)生很大的變化，有時(shí)語序變更后雖不改變語義但卻可改變語言的表達(dá)效果。因此，無論從語法的、邏輯的，還是修辭的角度看，語序的正確安排都是重要的。以下幾個(gè)例句都存在語序不當(dāng)問題：“黨的紀(jì)律處分有五種：嚴(yán)重警告、警告、撤銷黨內(nèi)職務(wù)和向黨外組織建議撤銷黨外職務(wù)、開除黨籍、留黨察看?！保ㄝp重混亂，應(yīng)按由輕遞重的順序陳述）“這是一份很好的材料，它能催人奮進(jìn)，促人猛醒，引人深思?！保ú环嫌蓽\入深、由此及彼、由表及里的認(rèn)識(shí)順序）“我們?cè)谝巴庾鳂I(yè)中迷了路，分不清西東北南。”（“西東北南”不符合語言習(xí)慣，應(yīng)為“東西南北”）“這樣的活動(dòng)樂于使廣大農(nóng)民群眾接受。”（“樂于”應(yīng)移至“接受”之前）“我院已于9月30日召開了表彰先進(jìn)個(gè)人先進(jìn)集體大會(huì)，××院長(zhǎng)和其他學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會(huì)議。（“其他”應(yīng)移至“學(xué)院的”之后，否則將有歧義產(chǎn)生）“5月3日，我們?cè)L問了參加過“五四”運(yùn)動(dòng)的當(dāng)年的愛國(guó)老人?！埃☉?yīng)將“當(dāng)年”移至“參加”之前）我們一些學(xué)校報(bào)上來的請(qǐng)示材料中，語無輪次，表述混亂的情況更為糟糕。例：根據(jù)自治縣常委2009年3月《會(huì)議紀(jì)要》精神，在不撤銷縣教師進(jìn)修學(xué)校的前提下，對(duì)兩校教育資源進(jìn)行整合的要求，應(yīng)當(dāng)保留縣教師進(jìn)修學(xué)校20個(gè)編制數(shù)的同時(shí)，結(jié)合自治縣機(jī)構(gòu)編制委員（環(huán)編發(fā)〔2010〕37號(hào)）文件批復(fù)的教職工編制數(shù)49個(gè)作為縣職業(yè)教育中心的總實(shí)名編制數(shù)，即69個(gè)，才更符合當(dāng)前我校教師的實(shí)際配備，……如何修改？6.不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對(duì)涉及一些平時(shí)用簡(jiǎn)稱的單位應(yīng)使用全稱。要多用書面語，少用或不用口頭語。要正確使用正式列入現(xiàn)代漢語書面詞匯體系中的規(guī)范詞語，力戒生造或使用不規(guī)范的詞語，特別是不規(guī)范的簡(jiǎn)稱、方言土語，以及隨意改變成語的結(jié)構(gòu)形式等。7.公文語言既生動(dòng)又平實(shí)，講究文采，但不抒發(fā)感情。8.公文中的數(shù)量和年份一般應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。序號(hào)、成語及專用語除外。例句：①全縣現(xiàn)有小學(xué)290所，其中村完小在以上學(xué)校153所，教學(xué)點(diǎn)137個(gè),小學(xué)在校生25900多人；普通初級(jí)中學(xué)18所，初中在校生13300多人；……②2005年10月、2007年6月，我縣“兩基”工作分別通過了自治區(qū)級(jí)和國(guó)家級(jí)評(píng)估驗(yàn)收。2006年11月，我縣“普實(shí)”工作也通過了自治區(qū)級(jí)評(píng)估驗(yàn)收。（五）正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和序號(hào)。1.公文中經(jīng)常出錯(cuò)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（1）發(fā)文字號(hào)中的括號(hào)公文發(fā)文字號(hào)中，年份外的括號(hào)應(yīng)用六角括號(hào)“〔〕”而不是用圓括號(hào)“（）”或方括號(hào)“[]”如：環(huán)教字（2011）20號(hào)（錯(cuò)誤）環(huán)教字[2011]20號(hào)（錯(cuò)誤）環(huán)教字〔2005〕20號(hào)（正確）（2）文件正文開頭“為了……”一句后面應(yīng)用逗號(hào)，而不是句號(hào)?！盀榱恕辈还苡卸嚅L(zhǎng)，它都只是一句話的狀語，故不能用句號(hào)。例句（摘于《環(huán)江毛南族自治縣城鎮(zhèn)化建設(shè)工作方案》評(píng)選活動(dòng)工作方案）：為認(rèn)真貫徹落實(shí)自治區(qū)黨委、自治縣人民政府《關(guān)于加快推進(jìn)我區(qū)城鎮(zhèn)化跨越發(fā)展的決定》（桂發(fā)〔2010〕33號(hào)）及相關(guān)配套文件精神，進(jìn)一步提高我縣城鎮(zhèn)規(guī)劃、建設(shè)和管理水平，加快推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程，縣委、縣人民政府定于2011年8月19日至21日舉辦《環(huán)江毛南族自治縣城鎮(zhèn)化工作方案》評(píng)選活動(dòng)，為確保此項(xiàng)活動(dòng)順利實(shí)施，特制定如下工作方案。以上一句話中，“為”字一直管到“加快推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程”這個(gè)地方，盡管很長(zhǎng)，但“加快推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程”后面只能放逗號(hào)，不能放句號(hào)，因?yàn)檫@句話一直到“舉辦……評(píng)選活動(dòng)”處才結(jié)束?！霸u(píng)選活動(dòng)”后面應(yīng)放句號(hào)。2.“一逗到底，最后句號(hào)”現(xiàn)象。一些學(xué)校的公文經(jīng)常出現(xiàn)以上現(xiàn)象，一段話不管有多長(zhǎng)，往往是前面每一句都用逗號(hào)，只有最后一句用句號(hào)。這是語意層次不清、思維不嚴(yán)密的表現(xiàn)。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的一般用法是：一句話中間停頓要用逗號(hào)“，”，幾個(gè)用逗號(hào)的句子集中停頓要用分號(hào)“；”，一句說完要用句號(hào)“?！?，并列的詞語間要用頓號(hào)“、”。3.文字材料中序號(hào)標(biāo)點(diǎn)的正確使用。（1）“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面應(yīng)用逗號(hào)。（2）“一”、“二”、“三”等后面應(yīng)用頓號(hào)。（3）“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面應(yīng)用齊線墨點(diǎn)（．）。（4）序號(hào)如加括號(hào)，如（一）、（二）、（三）和（1）、（2）、（3）等后面不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。4.文中的層次序號(hào)的用法第一層：一、二、三（后邊加頓號(hào)，也可用空一個(gè)空格代替）第二層：（一）（二）（三）（括號(hào)后邊不再用頓號(hào)）第三層：1.2.3.（后邊用齊線圓點(diǎn)而不用頓號(hào)）第四層：（1）（2）（3）（括號(hào)后邊不再用頓號(hào)）第五層：①②③（括號(hào)后邊不再用頓號(hào)）（文章引文標(biāo)注也可用［1］［2］［3］或（1）（2）（3）（五）要符合保密制度的要求。（六）各種稱謂、職務(wù)要表述正確。六、學(xué)校常用公文寫作指導(dǎo)（一）報(bào)告1.報(bào)告的特點(diǎn)報(bào)告屬陳述性公文，用于向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反饋本機(jī)關(guān)的工作信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出意見與建議，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定決策和指導(dǎo)工作提供依據(jù)。報(bào)告的主要特點(diǎn)是：（1）報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)反饋信息、溝通上下機(jī)關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。（2）報(bào)告一般制發(fā)于工作任務(wù)完成或問題解決之后，不要求批復(fù)，因此，報(bào)告與請(qǐng)示不能結(jié)合使用，在報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)求事項(xiàng)。（3）報(bào)告以敘述為主要表達(dá)方式，概括地?cái)⑹龉ぷ鞯倪M(jìn)程、成績(jī)、有關(guān)動(dòng)態(tài)與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及建議。即使是先要闡明觀點(diǎn)和論證道理時(shí)，也必須在敘述事實(shí)的基礎(chǔ)上，做到敘議結(jié)合。2.工作報(bào)告的結(jié)構(gòu)工作報(bào)告即用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見與建議的報(bào)告。可分為綜合性工作報(bào)告與專題性報(bào)告。工作報(bào)告的結(jié)構(gòu)包括：（1）標(biāo)題。寫明制發(fā)機(jī)關(guān)名稱、針對(duì)時(shí)間或事由、文種。（2）主送機(jī)關(guān)。（3）正文。一般寫明下述四部分：工作進(jìn)程、成績(jī)；工作措施與經(jīng)驗(yàn)（體會(huì)）；工作中的缺點(diǎn)與不足；今后工作安排。其中重點(diǎn)是前兩部分，最后以“特此報(bào)告”結(jié)尾。（4）制發(fā)機(jī)關(guān)名稱與成文日期。（二）請(qǐng)示1.請(qǐng)示的特點(diǎn)請(qǐng)示屬于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)的呈請(qǐng)性公文，其主要特點(diǎn)是：（1）使用范圍廣泛。各機(jī)關(guān)對(duì)自己無權(quán)或無法決定與處理的問題，均應(yīng)制發(fā)請(qǐng)示公文，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。（2）請(qǐng)示是屬于要求領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)予以回復(fù)的公文，具有強(qiáng)制回復(fù)的性質(zhì)。接受請(qǐng)示的機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)表明是否批準(zhǔn)的態(tài)度或予以明確的指示。（3）請(qǐng)示的內(nèi)容必須是屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)無權(quán)或確實(shí)難以處理的問題與事項(xiàng)，不能超越職權(quán)請(qǐng)示不屬本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的事項(xiàng)，也不應(yīng)請(qǐng)示自己經(jīng)過努力能夠解決也有條件解決的問題。2.請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)（1）標(biāo)題。寫明制發(fā)機(jī)關(guān)名稱、事由與文種。（2）主送機(jī)關(guān)。（3）正文。寫明制發(fā)請(qǐng)示的理由、請(qǐng)示事項(xiàng)，并在結(jié)尾處概括表明請(qǐng)示的具體要求，如要求批準(zhǔn)、批復(fù)或者予以指示等。（4）制發(fā)機(jī)關(guān)名稱與成文日期。3.撰寫要求（1）觀點(diǎn)明確，申請(qǐng)的理由與事項(xiàng)清楚具體。首先，應(yīng)寫明提出請(qǐng)示的理由，即為什么要請(qǐng)示。應(yīng)在說明必要性的同時(shí)，陳述解決申請(qǐng)事項(xiàng)所具備的有利條件及實(shí)現(xiàn)的可能性，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)提供有說服力的事實(shí)與根據(jù)。在闡述請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，要根據(jù)本地區(qū)本單位的情況，提出執(zhí)行和辦理的具體意見，供領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批復(fù)時(shí)參考，在結(jié)尾處應(yīng)明確提出行文的具體要求。全文應(yīng)層次清楚，條理分明。（2）請(qǐng)示的內(nèi)容，要求主題集中，一件請(qǐng)示就申請(qǐng)解決一個(gè)問題，以免由于內(nèi)容復(fù)雜而拖延批復(fù)的時(shí)間。（3）應(yīng)正確標(biāo)注主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)。一般應(yīng)主送一個(gè)主管的上級(jí)機(jī)關(guān)，不要多頭主送；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)在報(bào)送請(qǐng)示時(shí)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；除領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示應(yīng)按機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系逐級(jí)報(bào)送，在一般情況下不能越級(jí)報(bào)送請(qǐng)示。（4）文字表述簡(jiǎn)明、得體。（三）通知1.通知的特點(diǎn)通知是機(jī)關(guān)常用公文，具有多種功能，其主要特點(diǎn)：一是應(yīng)用廣泛，使用頻率高。通知不受內(nèi)容繁簡(jiǎn)的制約，可用于布置工作，傳達(dá)重要指示，也可用于知照一般事項(xiàng)。二是作者廣泛，不受機(jī)關(guān)性質(zhì)與級(jí)別層次的限制。三是內(nèi)容單純，行文簡(jiǎn)便。一件通知一般只用于布置或知照一項(xiàng)工作與事項(xiàng)，在寫作的格式上也較其他領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文靈活簡(jiǎn)便。四是具有執(zhí)行性。通知多用于下行文，要求下屬單位予以辦理或執(zhí)行。2.結(jié)構(gòu)（1）標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由與文種。如果通知內(nèi)容簡(jiǎn)單，不以正式公文格式印發(fā)，也可只寫“通知”“會(huì)議通知”“任免通知”。（2）主送機(jī)關(guān)。（3）正文。寫明制發(fā)通知的根據(jù)與目的、通知事項(xiàng)，通常用“特此通知”結(jié)尾。也可以在結(jié)尾處再次明確主題或作必要的說明。（4）制發(fā)機(jī)關(guān)與成文日期。3.撰寫要求（1）主題集中。每件通知要求明確說明一件事情，布置一項(xiàng)工作，不要試圖在一件通知中表述許多事情和達(dá)到多種目的。（2）重點(diǎn)突出，措施具體。通知的寫作要點(diǎn)在于將通知事項(xiàng)交代清楚，使受文者能夠正確理解并準(zhǔn)確執(zhí)行。（3）講求時(shí)效。為了加快執(zhí)行與辦理的節(jié)奏，對(duì)于通知的撰制、傳遞都要求及時(shí)、快捷，提高效率，以免貽誤時(shí)機(jī)。4.學(xué)校常用的通知類型（1）指示性通知指示性通知亦稱布置工作的通知，主要用于：傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的決定或指示；布置需要執(zhí)行與辦理的一般性工作或具體事項(xiàng)；上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門向下級(jí)主管業(yè)務(wù)部門對(duì)口指導(dǎo)業(yè)務(wù)事項(xiàng)；布置具體工作。撰寫這種通知，要求明確闡述制發(fā)通知的政策依據(jù)、法規(guī)依據(jù)與行文目的，具體交代工作任務(wù)與執(zhí)行要求。觀點(diǎn)要明確，所提方法措施應(yīng)切實(shí)可行。（2）發(fā)布規(guī)章制度的通知以通知的形式向所屬下級(jí)部門發(fā)布所制訂的規(guī)章制度，說明意義，提出要求以增強(qiáng)其權(quán)威性與執(zhí)行效用。撰寫這種通知，一般需說明印發(fā)的意義和施行的要求，或只說明后者，用以履行發(fā)布生效的程序。（3）會(huì)議通知為了保證預(yù)定的會(huì)議能夠有準(zhǔn)備地如期召開，凡重要會(huì)議均需在會(huì)前制發(fā)通知。會(huì)議通知的繁簡(jiǎn)程度，應(yīng)視會(huì)議內(nèi)容與規(guī)模決定。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、召開會(huì)議的根據(jù)與目的、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（報(bào)到的時(shí)間、地點(diǎn)）、與會(huì)人員、差旅費(fèi)報(bào)銷辦法、與會(huì)者準(zhǔn)備工作與注意事項(xiàng)、聯(lián)系單位、聯(lián)系人與聯(lián)系電話號(hào)碼等。如屬規(guī)模較大的會(huì)議。還應(yīng)在通知中附上會(huì)議日程安排和與會(huì)的有關(guān)證件。會(huì)議通知的內(nèi)容，要求準(zhǔn)確、具體，無一錯(cuò)漏，并必須在會(huì)前送達(dá)，留出充裕的時(shí)間，以使與會(huì)者做好充分準(zhǔn)備。會(huì)議通知發(fā)出后，還應(yīng)追蹤了解落實(shí)的情況，如是否接到通知，屆時(shí)能否準(zhǔn)時(shí)到會(huì)等，以便發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，保證會(huì)議按計(jì)劃召開。（四）通報(bào)1.通報(bào)的特點(diǎn)通報(bào)屬普發(fā)性下行文?？煞譃楸頁P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)與情況通報(bào)。通報(bào)的主要特點(diǎn)：一是具有教育性。通報(bào)運(yùn)用具有代表性、傾向性的事例、新穎的典型經(jīng)驗(yàn)以及重大情況予以表揚(yáng)、批評(píng)、倡導(dǎo)或強(qiáng)調(diào)，以引起人們的警覺與注意，在干部中發(fā)揮宣傳教育、啟發(fā)引導(dǎo)、溝通情況和交流經(jīng)驗(yàn)的作用。二是通過具體的事實(shí)表達(dá)作者的觀點(diǎn)與意圖，側(cè)重于敘事，在敘事的基礎(chǔ)上闡明道理。三是具有較強(qiáng)的時(shí)效性。通報(bào)主要用于反映新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新的苗頭與趨向，因此，強(qiáng)調(diào)及時(shí)快捷。2.通報(bào)的結(jié)構(gòu)（1）標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、表彰或批評(píng)的對(duì)象與事實(shí)性質(zhì)（情況）以及文種（通報(bào)）。如《××××（學(xué)校名稱）關(guān)于對(duì)×××同學(xué)見義勇為行為進(jìn)行嘉獎(jiǎng)的通報(bào)》。（2）主送機(jī)關(guān)。（3）正文。要求寫明有關(guān)表彰（批評(píng)）對(duì)象的基本情況、需要表彰或批評(píng)的事實(shí)或需要引起重視的重要情況、組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時(shí)提出通報(bào)的希望與要求。如屬情況通報(bào)，有時(shí)還要寫明針對(duì)所發(fā)生情況的對(duì)策。（4）成文日期。3.撰寫要求撰寫表彰性通報(bào)，要求將表彰對(duì)象的事跡、先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)寫深寫細(xì)，有根有據(jù)，以便使讀者能夠從具體而生動(dòng)的事實(shí)中受到教育。撰寫批評(píng)性通報(bào)，除去要求事實(shí)準(zhǔn)確、是非清楚、觀點(diǎn)鮮明、分寸適宜以外，還應(yīng)特別注意對(duì)于公布以后可能產(chǎn)生不良影響的反面事物進(jìn)行概括敘述。撰寫情況通報(bào)，應(yīng)寫明通報(bào)的情況（事項(xiàng)）、應(yīng)當(dāng)采取的對(duì)策和希望與要求。做到層次清楚，中心明確，文字簡(jiǎn)要，所提對(duì)策與要求應(yīng)有明確的針對(duì)性和可行性。（五）通告1.通告的特點(diǎn)通告用于在一定范圍內(nèi)公布需要各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位與廣大人民群眾遵守或周知的事項(xiàng)。通告的主要特點(diǎn)：一是具有知照性與約束力。通告具有知照性，主要用于公布需要人們周知的事項(xiàng)，但同時(shí)也具有約束力，即通告內(nèi)容所及的機(jī)關(guān)與人民群眾均須認(rèn)真遵守，如《關(guān)于查禁賭博的通告》《關(guān)于打擊盜掘和走私文物活動(dòng)的通告》均具有強(qiáng)制執(zhí)行的效用。二是具有專業(yè)性。一般由專業(yè)主管部門在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)公布。2.通告的結(jié)構(gòu)（1）標(biāo)題。通常由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成。有時(shí)也可省格事由（如河池市人民政府通告）或只標(biāo)注文種（通告）。（2）正文。寫明發(fā)布通告的依據(jù)、目的、通告事項(xiàng)與結(jié)語三部分。結(jié)語可用于說明執(zhí)行的要求和有關(guān)事項(xiàng)，也可用“特此通告”結(jié)束全文。（3）發(fā)布機(jī)關(guān)名稱與成文日期。3.撰寫要求（1）通告的內(nèi)容應(yīng)明確具體。即將通告的目的、依據(jù)與需要遵守知曉的事項(xiàng)原原本本具體地交代清楚、使讀者一目了然，不生歧義。（2）一般用分條列項(xiàng)的形式表述，用語要求簡(jiǎn)明易懂，有些專業(yè)性通告雖可使用一定的專業(yè)術(shù)語，但也應(yīng)盡量做到方便閱讀與理解。（3）通告屬正式公文，應(yīng)注意維護(hù)其嚴(yán)肅性，有些可用“啟事”等應(yīng)用文公布周知的事項(xiàng)，如遷移、掛失、招生、更改電話號(hào)碼等，應(yīng)避免使用通告。第二部分學(xué)校辦公室工作指導(dǎo)一、學(xué)校辦公室工作職責(zé)學(xué)校辦公室是學(xué)校黨委和行政的綜合辦事機(jī)構(gòu)。具體負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、公文處理、組織會(huì)議、信息處理、年鑒匯編、機(jī)要保密、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、組織重要活動(dòng)、綜合管理服務(wù)等工作。1.起草、審核和印發(fā)各類公文，審核各部門代擬的以學(xué)校或校領(lǐng)導(dǎo)名義發(fā)布的各類文稿；組織起草學(xué)校全局性重要材料。2.圍繞黨委和行政的中心工作，開展調(diào)查研究，為學(xué)校決策提供參考和依據(jù)。3.組織安排全校重要會(huì)議、活動(dòng)和工作。4.督促落實(shí)行政的重大決策、重要工作部署和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。5.根據(jù)學(xué)校整體工作部署，對(duì)全校各單位、各部門工作進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)。6.負(fù)責(zé)學(xué)校公務(wù)接待和校內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)工作。7.處理機(jī)要文書，協(xié)調(diào)推動(dòng)全校的保密工作。8.管理和使用學(xué)校行政印章和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)公用印章，監(jiān)管各單位印章的刻制和使用，開具學(xué)校介紹信。9.處理接待校內(nèi)外的來信、來訪。10.參與制定學(xué)校中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和全局性的改革方案。11.負(fù)責(zé)學(xué)校年鑒編纂。12.負(fù)責(zé)規(guī)劃實(shí)施電子政務(wù)工作。13.完成學(xué)校黨委和行政交辦的其它工作。二、學(xué)校辦公室主任崗位職責(zé)1.在學(xué)校黨委和行政的領(lǐng)導(dǎo)下，主持學(xué)校辦公室全面工作。2.受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的委托，代表學(xué)校處理對(duì)內(nèi)、對(duì)外的有關(guān)事項(xiàng)。3.負(fù)責(zé)主持召開主任辦公會(huì)議、工作例會(huì)以及全體工作人員會(huì)議，傳達(dá)貫徹上級(jí)文件精神工作部署，研究決定安排學(xué)校辦公室的重大事項(xiàng)。4.擬定各級(jí)來文來電的分送處理意見，組織起草學(xué)校黨政工作報(bào)告、發(fā)展規(guī)劃、總結(jié)、計(jì)劃、決議、紀(jì)要等文件，審簽學(xué)校黨政各類文件，簽發(fā)學(xué)校辦公室文件。5.協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)組織好校務(wù)會(huì)及全校性會(huì)議，負(fù)責(zé)校務(wù)會(huì)議題的初審并分報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審定；審簽會(huì)議紀(jì)要，督促檢查會(huì)議決議的貫徹落實(shí)。6.根據(jù)學(xué)校工作部署，綜合協(xié)調(diào)各部門、各單位開展工作。7.組織開展調(diào)查研究，搜集整理信息，積極發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)參謀助手作用。8.督查督辦上級(jí)部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示、學(xué)校的重要決定以及校領(lǐng)導(dǎo)安排事項(xiàng)的落實(shí)。9.協(xié)調(diào)安排學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)工作日程。10.協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)組織處理學(xué)校突發(fā)事件和重大事故。11.負(fù)責(zé)校內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)溝通和公務(wù)接待工作。12.負(fù)責(zé)印信管理、來信來訪、校友聯(lián)絡(luò)、機(jī)要保密、年