電算化管理辦法

電算化管理辦法?一、總則1.目的為了加強(qiáng)本單位會(huì)計(jì)電算化工作管理，規(guī)范會(huì)計(jì)電算化操作流程，保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，提高會(huì)計(jì)工作效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于本單位各部門(mén)涉及會(huì)計(jì)電算化工作的相關(guān)活動(dòng)，包括會(huì)計(jì)憑證錄入、賬簿登記、報(bào)表編制、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理等。3.管理原則遵循合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、安全性和效益性原則，確保會(huì)計(jì)電算化工作在合法合規(guī)的前提下，高效、準(zhǔn)確地運(yùn)行，為單位財(cái)務(wù)管理提供有力支持。二、電算化系統(tǒng)管理1.系統(tǒng)選型與采購(gòu)根據(jù)單位業(yè)務(wù)需求和發(fā)展規(guī)劃，綜合考慮軟件功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、售后服務(wù)等因素，進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化軟件的選型。按照單位采購(gòu)管理制度，通過(guò)招標(biāo)、談判等方式確定軟件供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。2.系統(tǒng)安裝與調(diào)試由軟件供應(yīng)商技術(shù)人員或單位指定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的安裝工作，確保系統(tǒng)安裝環(huán)境符合要求。安裝完成后，進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，包括初始化設(shè)置、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、功能測(cè)試等，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，滿足單位會(huì)計(jì)核算和管理需求。3.系統(tǒng)升級(jí)與維護(hù)關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級(jí)信息，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，以獲取新功能、修復(fù)漏洞、提高系統(tǒng)性能。建立系統(tǒng)維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)于系統(tǒng)出現(xiàn)的故障和問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行排查和處理，記錄故障現(xiàn)象、處理過(guò)程和結(jié)果。定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。三、人員管理1.崗位設(shè)置與職責(zé)設(shè)立會(huì)計(jì)電算化管理崗位，包括系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、審核記賬員、電算維護(hù)員、電算審查員等，明確各崗位職責(zé)和權(quán)限。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的總體管理和維護(hù)，包括系統(tǒng)安裝、配置、用戶管理、權(quán)限設(shè)置等；系統(tǒng)操作員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證錄入、賬簿查詢(xún)、報(bào)表生成等日常操作；審核記賬員負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)操作員錄入的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核，確保憑證合法、合規(guī)、準(zhǔn)確；電算維護(hù)員負(fù)責(zé)系統(tǒng)硬件和軟件的維護(hù)與維修；電算審查員負(fù)責(zé)對(duì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督，審查系統(tǒng)數(shù)據(jù)和操作的合法性、準(zhǔn)確性。2.人員培訓(xùn)定期組織會(huì)計(jì)電算化相關(guān)人員參加培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)知識(shí)、軟件操作技能、系統(tǒng)管理與維護(hù)、安全保密知識(shí)等，提高人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。鼓勵(lì)會(huì)計(jì)人員參加會(huì)計(jì)電算化專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格考試，取得相應(yīng)資格證書(shū)，提升專(zhuān)業(yè)能力。3.人員考核與獎(jiǎng)懲建立會(huì)計(jì)電算化人員考核制度，定期對(duì)人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，如表彰、獎(jiǎng)金、晉升等；對(duì)違反規(guī)定或工作失誤的人員給予相應(yīng)處罰，如批評(píng)教育、扣發(fā)獎(jiǎng)金、崗位調(diào)整等。四、操作管理1.操作流程系統(tǒng)操作員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，按照會(huì)計(jì)制度和軟件操作規(guī)范，在電算化系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)憑證。錄入完成后，進(jìn)行自查，確保憑證信息準(zhǔn)確完整。審核記賬員對(duì)系統(tǒng)操作員錄入的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括憑證格式、會(huì)計(jì)科目、金額、摘要等是否符合規(guī)定。審核通過(guò)的憑證進(jìn)行記賬處理，登記賬簿。期末，系統(tǒng)操作員根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，并進(jìn)行報(bào)表審核，確保報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、平衡。審核通過(guò)后，打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表，并按規(guī)定進(jìn)行報(bào)送和存檔。2.數(shù)據(jù)錄入要求數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)憑證內(nèi)容準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，可以設(shè)置常用憑證模板，提高錄入效率。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分別存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)據(jù)審核要求審核記賬員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對(duì)每一張會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行仔細(xì)審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與系統(tǒng)操作員溝通并進(jìn)行修改。審核內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)計(jì)憑證的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性，確保會(huì)計(jì)憑證符合國(guó)家法律法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的要求。4.操作日志管理電算化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置操作日志功能，記錄每一位操作人員的登錄時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息。操作日志應(yīng)定期進(jìn)行備份，保存期限不少于規(guī)定年限，以便日后查詢(xún)和審計(jì)。五、數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份周期可根據(jù)單位業(yè)務(wù)量大小確定，一般為每天或每周進(jìn)行一次全量備份，每旬或每月進(jìn)行一次增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，并異地存放。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明備份日期、備份內(nèi)容等信息，便于查找和管理。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)制度，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證會(huì)計(jì)工作的正常進(jìn)行。2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與保管電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠，具備防火、防潮、防盜、防磁等條件。對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)管理，建立數(shù)據(jù)索引和目錄，便于快速查詢(xún)和使用。嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作數(shù)據(jù)。3.數(shù)據(jù)保密與安全加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密管理，制定數(shù)據(jù)保密制度，明確保密責(zé)任和措施。對(duì)涉及單位機(jī)密的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止數(shù)據(jù)泄露。采取必要的安全措施，如設(shè)置用戶密碼、安裝防火墻、防病毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法篡改、刪除或竊取。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。六、檔案管理1.檔案分類(lèi)與范圍會(huì)計(jì)電算化檔案包括存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類(lèi)，每年度的檔案再按照月份或業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行細(xì)分，便于管理和查詢(xún)。2.檔案存儲(chǔ)與保管會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，保持存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、溫度適宜，防止檔案受損。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行裝訂、編號(hào)、歸檔，妥善保管。保管期限應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的要求。磁性介質(zhì)或光盤(pán)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)注明檔案的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)時(shí)間、備份次數(shù)等信息，便于追溯和管理。3.檔案查閱與借閱建立會(huì)計(jì)電算化檔案查閱和借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱權(quán)限。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱或借閱會(huì)計(jì)電算化檔案。查閱和借閱會(huì)計(jì)電算化檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱或借閱申請(qǐng)表，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，并在檔案查閱或借閱登記簿上簽字確認(rèn)。查閱會(huì)計(jì)電算化檔案時(shí)，應(yīng)使用專(zhuān)門(mén)的查閱設(shè)備，不得在檔案上進(jìn)行涂改、標(biāo)記、拆封等操作。如需復(fù)印或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督單位內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查電算化系統(tǒng)的運(yùn)行情況、操作流程的執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性等。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.外部檢查積極配合財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等部門(mén)的檢查，如實(shí)提供會(huì)計(jì)電算化相關(guān)資料和信息。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門(mén)。根據(jù)外