某集團(tuán)檔案保管制度匯編

某集團(tuán)檔案保管制度匯編?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范集團(tuán)檔案的保管工作，確保檔案的完整、安全與有效利用，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的各類檔案保管工作。3.檔案定義本制度所稱檔案，是指集團(tuán)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案保管機(jī)構(gòu)與人員1.檔案保管機(jī)構(gòu)集團(tuán)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理集團(tuán)檔案。各子公司、分公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立相應(yīng)的檔案管理崗位或部門(mén)，負(fù)責(zé)本單位檔案的保管工作，并接受集團(tuán)檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，確保檔案的安全與完整，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問(wèn)題。參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理1.檔案收集范圍集團(tuán)總部各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類文件、資料、報(bào)表等。各子公司、分公司上報(bào)的各類文件、報(bào)表、合同等。集團(tuán)對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程等。集團(tuán)組織的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、紀(jì)要、照片、音像資料等。集團(tuán)員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料等。其他具有保存價(jià)值的檔案資料。2.檔案收集要求各部門(mén)、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集齊全。檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍和要求，認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正。對(duì)重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保檔案的安全與完整。3.檔案整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.檔案整理方法按照檔案的形成年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等進(jìn)行分類。對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄卡片或錄入檔案管理系統(tǒng)。對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂、裝盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案分類與編號(hào)1.檔案分類方案集團(tuán)檔案分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、黨群工作類等六大類。每大類下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，形成二級(jí)、三級(jí)類目。2.檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用"全宗號(hào)年度類別號(hào)保管期限件號(hào)"的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)：集團(tuán)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)集團(tuán)檔案全宗。年度：檔案形成的年度，采用公元紀(jì)年，如"20XX"。類別號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，用大寫(xiě)字母表示檔案類別，如"A"表示行政管理類，"B"表示經(jīng)營(yíng)管理類等。保管期限：用阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案的保管期限，如"10"表示永久保管，"30"表示保管30年，"10"表示保管10年。件號(hào)：在同一類別、同一保管期限內(nèi)，按檔案排列順序編制的流水號(hào)。3.檔案編號(hào)示例例如，某份行政管理類檔案，形成于2020年，保管期限為永久，其編號(hào)為：012020A10001。五、檔案保管期限劃分1.永久保管檔案集團(tuán)章程、組織架構(gòu)、重要會(huì)議紀(jì)要、重大決策文件等。集團(tuán)年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。集團(tuán)與外部簽訂的重要合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。集團(tuán)重要人事任免文件、員工檔案等。其他具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.保管30年檔案集團(tuán)一般性會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。集團(tuán)業(yè)務(wù)往來(lái)文件、合同協(xié)議等。集團(tuán)固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案等。集團(tuán)員工年度考核文件、培訓(xùn)記錄等。其他需要保存30年的檔案。3.保管10年檔案集團(tuán)臨時(shí)性工作文件、一般性通知等。集團(tuán)短期業(yè)務(wù)往來(lái)文件、合同協(xié)議等。集團(tuán)一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證等。其他需要保存10年的檔案。六、檔案保管條件與設(shè)施1.檔案庫(kù)房要求檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的密封性能，門(mén)窗應(yīng)安裝防盜網(wǎng)、密封條等設(shè)施。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房溫度在14℃24℃之間，相對(duì)濕度在45%60%之間。2.檔案裝具要求檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放安全、整齊、有序。檔案柜、檔案架應(yīng)牢固、穩(wěn)定，具有足夠的承載能力，表面應(yīng)平整、光滑，無(wú)毛刺、無(wú)異味。檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一的無(wú)酸檔案盒，盒面應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.檔案保護(hù)設(shè)備要求檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等保護(hù)設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、監(jiān)控設(shè)備等。對(duì)重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)配備專門(mén)的保護(hù)設(shè)備，如光盤(pán)存儲(chǔ)設(shè)備、磁帶存儲(chǔ)設(shè)備、縮微設(shè)備等。七、檔案保管操作流程1.檔案上架檔案管理人員按照檔案分類編號(hào)順序，將整理好的檔案裝入檔案盒，再將檔案盒上架存放。檔案上架時(shí)應(yīng)注意排列整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案存儲(chǔ)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存儲(chǔ)，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全與完整。3.檔案盤(pán)點(diǎn)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。檔案盤(pán)點(diǎn)應(yīng)包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面的檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。4.檔案遷移因工作需要或庫(kù)房調(diào)整等原因，需對(duì)檔案進(jìn)行遷移時(shí)，檔案管理人員應(yīng)制定詳細(xì)的遷移計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行操作。檔案遷移過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全與完整，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。八、檔案安全管理1.檔案保密制度嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理，確保檔案信息安全。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱范圍，防止泄密事件發(fā)生。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，對(duì)違反保密制度的行為應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。2.檔案安全檢查制度建立檔案安全檢查制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)備等進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。檔案安全檢查應(yīng)包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠、防霉等方面的檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。對(duì)重要檔案或特殊載體檔案，應(yīng)增加安全檢查的頻次，確保檔案的安全與完整。3.檔案應(yīng)急處置預(yù)案制定檔案應(yīng)急處置預(yù)案，明確檔案在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施。定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地保護(hù)檔案的安全與完整。九、檔案利用與借閱1.檔案利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案信息的正確使用。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案信息。2.檔案利用方式提供檔案原件查閱、復(fù)印、摘錄等服務(wù)。利用檔案管理系統(tǒng)提供電子檔案在線查閱、下載等服務(wù)。根據(jù)利用者的需求，編制檔案專題資料、匯編等提供利用。3.檔案借閱規(guī)定因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)借閱人身份，當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、檢查檔案完整性，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、銷(xiāo)毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。十、檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。檔案鑒定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和集團(tuán)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由集團(tuán)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)業(yè)務(wù)骨干、檔案管理人員等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和處理建議。3.檔案銷(xiāo)毀程序檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案類別、年度、保管期限、檔號(hào)、題名、數(shù)量等信息。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)