物品采購、出入庫制度及流程

物品采購、出入庫制度及流程?一、總則1.目的為規(guī)范公司物品采購、出入庫管理，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所需物品的及時(shí)供應(yīng)、合理儲備和有效使用，降低成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物品的采購、出入庫管理活動(dòng)，包括原材料、輔助材料、辦公用品、設(shè)備及備品備件等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)公司各類物品的采購工作，包括供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購訂單的下達(dá)與跟蹤等。倉庫管理部門：負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收入庫、存儲保管、發(fā)放出庫及庫存盤點(diǎn)等工作。使用部門：負(fù)責(zé)提出物品需求計(jì)劃，參與采購物品的驗(yàn)收工作，并對領(lǐng)用物品的使用情況負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對物品采購、出入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理和成本核算，審核相關(guān)票據(jù)，監(jiān)督資金支付。二、物品采購制度及流程（一）采購計(jì)劃的制定1.需求預(yù)測各使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃、辦公用品消耗情況等，提前對所需物品進(jìn)行需求預(yù)測，填寫《物品需求預(yù)測表》，詳細(xì)列出物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交至采購部門。2.采購申請使用部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，在需要采購物品時(shí)，填寫《物品采購申請表》，注明采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交采購部門。對于緊急采購的物品，應(yīng)在申請表上注明"緊急采購"字樣，并說明緊急原因。3.采購計(jì)劃審核與匯總采購部門收到各使用部門提交的《物品采購申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對于不符合要求的申請，及時(shí)與使用部門溝通并要求其修改完善。審核通過后，采購部門將各部門的采購申請進(jìn)行匯總，編制《物品采購計(jì)劃匯總表》，明確采購物品的類別、數(shù)量、采購時(shí)間等信息，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.采購計(jì)劃審批分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、資金預(yù)算等因素，對《物品采購計(jì)劃匯總表》進(jìn)行審批。審批通過后，采購計(jì)劃生效；如審批未通過，采購部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見與使用部門協(xié)商調(diào)整采購計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評估，內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，篩選出合格的供應(yīng)商，填寫《合格供應(yīng)商名錄》。2.供應(yīng)商評審定期（每年至少一次）對合格供應(yīng)商進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、交貨期執(zhí)行情況、售后服務(wù)水平等。評審可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行。根據(jù)評審結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，分為A、B、C三級，A級為優(yōu)秀供應(yīng)商，B級為良好供應(yīng)商，C級為一般供應(yīng)商。對于評審不合格的供應(yīng)商，及時(shí)從《合格供應(yīng)商名錄》中刪除，并停止與其合作。3.供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品價(jià)格變化等信息。對于供應(yīng)商的重大變動(dòng)事項(xiàng)，如企業(yè)重組、產(chǎn)品升級等，及時(shí)進(jìn)行評估并調(diào)整合作策略。同時(shí)，根據(jù)采購業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，適時(shí)開發(fā)新的供應(yīng)商，以優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，降低采購成本。（三）采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判達(dá)成一致后，由采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，提交至法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)條款；財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款條款、結(jié)算方式等與財(cái)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容。審核通過后，采購合同方可簽訂。3.合同簽訂與存檔采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號、存檔，合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便跟蹤執(zhí)行。（四）采購訂單下達(dá)與執(zhí)行1.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)與采購合同的條款保持一致，確保采購業(yè)務(wù)的順利執(zhí)行。2.采購訂單跟蹤采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。對于延遲交貨的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)與其溝通，了解原因并要求其采取措施盡快交貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t給公司造成損失的，按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。3.到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備在采購物品預(yù)計(jì)到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地等。同時(shí)，通知使用部門相關(guān)人員參與驗(yàn)收。（五）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購物品到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號等要求進(jìn)行驗(yàn)收。對于有國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的物品，應(yīng)按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；對于沒有明確標(biāo)準(zhǔn)的物品，可由采購部門、使用部門和倉庫管理部門共同協(xié)商制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收程序文件核對：驗(yàn)收人員首先核對供應(yīng)商提供的送貨單、發(fā)票、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等文件與采購訂單的一致性，確保文件齊全、準(zhǔn)確。外觀檢查：對采購物品的外觀進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變形、變質(zhì)等情況。數(shù)量清點(diǎn)：按照采購訂單的要求，對采購物品的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。質(zhì)量檢驗(yàn)：根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。對于需要進(jìn)行專業(yè)檢測的物品，可委托具有資質(zhì)的第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。3.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格：驗(yàn)收合格的物品，由驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫《物品驗(yàn)收單》。倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，將物品存放至指定倉庫。驗(yàn)收不合格：驗(yàn)收不合格的物品，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門，并填寫《不合格品處理單》。采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定向供應(yīng)商索賠。（六）采購付款1.付款申請采購部門在收到采購發(fā)票及《物品驗(yàn)收單》后，核對發(fā)票信息與采購合同、驗(yàn)收單的一致性。無誤后，填寫《付款申請單》，注明采購物品名稱、金額、付款方式、收款單位等內(nèi)容，并附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，提交至財(cái)務(wù)部門。2.付款審核財(cái)務(wù)部門收到采購部門提交的《付款申請單》后，對申請內(nèi)容及相關(guān)憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，采購合同的執(zhí)行情況，驗(yàn)收單的準(zhǔn)確性等。審核通過后，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.付款審批根據(jù)公司的財(cái)務(wù)審批流程，《付款申請單》經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。三、物品出入庫制度及流程（一）入庫管理1.入庫準(zhǔn)備倉庫管理部門在收到采購部門下達(dá)的采購訂單后，根據(jù)訂單信息做好入庫準(zhǔn)備工作，包括安排庫位、準(zhǔn)備搬運(yùn)工具、清理倉庫等，確保物品能夠順利入庫。2.到貨通知采購物品到貨前，倉庫管理部門應(yīng)提前收到采購部門的到貨通知，明確物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。到貨通知可采用書面、郵件、電話等方式傳達(dá)。3.物品驗(yàn)收參照采購驗(yàn)收相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，倉庫管理部門驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)對到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫《物品驗(yàn)收單》。4.入庫手續(xù)辦理倉庫管理人員根據(jù)《物品驗(yàn)收單》辦理入庫手續(xù)，將物品按照規(guī)定的庫位存放，并更新庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)詳細(xì)記錄物品的入庫日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放位置等信息，確保賬實(shí)相符。（二）出庫管理1.出庫申請使用部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要領(lǐng)用物品時(shí)，填寫《物品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至倉庫管理部門。2.出庫審核倉庫管理部門收到《物品領(lǐng)用申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)領(lǐng)用物品的合理性和必要性。對于不符合要求的申請，及時(shí)與使用部門溝通并要求其修改完善。審核通過后，倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進(jìn)行發(fā)貨準(zhǔn)備。3.物品發(fā)放倉庫管理人員按照審核通過的《物品領(lǐng)用申請表》進(jìn)行物品發(fā)放，發(fā)放時(shí)應(yīng)核對物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保準(zhǔn)確無誤。發(fā)放完畢后，在《物品領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)，并更新庫存臺賬。同時(shí)，將發(fā)放的物品交付給使用部門指定人員。4.特殊情況出庫對于因生產(chǎn)緊急需要、設(shè)備維修等特殊情況需臨時(shí)出庫的物品，使用部門可填寫《緊急物品領(lǐng)用申請表》，說明緊急原因及物品需求情況。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，倉庫管理部門可先予以發(fā)放，但事后需補(bǔ)辦正式的領(lǐng)用手續(xù)。（三）庫存盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定倉庫管理部門應(yīng)定期（每月至少一次）對庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員分工、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織盤點(diǎn)人員對庫存物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真記錄物品的實(shí)際數(shù)量、存放位置、狀態(tài)等信息，并與庫存臺賬進(jìn)行核對。對于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)詳細(xì)記錄差異原因。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理賬實(shí)相符：盤點(diǎn)結(jié)果賬實(shí)相符的，由盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人在盤點(diǎn)報(bào)告上簽字確認(rèn)。賬實(shí)不符：盤點(diǎn)結(jié)果賬實(shí)不符的，倉庫管理部門應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)差異報(bào)告》，分析差異原因，提出處理建議。對于因保管不善、收發(fā)差錯(cuò)等原因?qū)е碌谋P盈盤虧，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。調(diào)整后的庫存臺賬應(yīng)與實(shí)際庫存一致。（四）庫存安全管理1.倉庫環(huán)境管理倉庫管理部門應(yīng)保持倉庫環(huán)境整潔、通風(fēng)良好、通道暢通，確保物品存放安全。定期對倉庫進(jìn)行清掃、消毒，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。2.庫存物品保管根據(jù)物品的特性和保管要求，對庫存物品進(jìn)行分類存放。對于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。同時(shí)，建立庫存物品保管臺賬，定期對物品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保物品質(zhì)量不受影響。3.庫存安全檢查定期（每周至少一次）對倉庫進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括倉庫設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、消防器材的配備與有效性、庫存物品的存放狀態(tài)等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，確保倉庫安全。四、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對物品采購、出入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、出入庫手續(xù)的完整性、庫存管理的準(zhǔn)確性等方面。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.績效考核建立物品采購、出入庫管理績效考核制度，對采購部門、倉庫管理部門及相關(guān)人員的工作績效進(jìn)行考核評價(jià)。考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購及時(shí)性、物品驗(yàn)收合格率、庫存準(zhǔn)