銀行檔案集中管理制度

銀行檔案集中管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理，提高檔案利用效率，保障銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行總行及各分支機(jī)構(gòu)的各類檔案管理工作，包括但不限于文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.集中管理原則：銀行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等特征，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為銀行的經(jīng)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)發(fā)展、內(nèi)部管理等提供有效服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善銀行檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管銀行各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為銀行各部門提供檔案利用支持。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清理和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和完整性。（二）檔案形成部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.在檔案利用過(guò)程中，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱登記等工作。（三）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉銀行業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。4.定期參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案：包括銀行的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋各類銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，如信貸檔案、會(huì)計(jì)檔案、客戶檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含銀行的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：涉及員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等資料。5.其他檔案：如科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集，不得積壓或遺漏。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。3.對(duì)于重要檔案或具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如文書(shū)檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類等；業(yè)務(wù)檔案可按照不同的業(yè)務(wù)品種進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案的題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、保險(xiǎn)柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放于檔案架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，如照片應(yīng)沖印成冊(cè)，錄像帶、光盤等應(yīng)標(biāo)注相關(guān)信息并妥善存放，實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)并陳列或收藏。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及銀行重大權(quán)益、具有歷史查考價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案為保管期限在15年以上的檔案；短期保管的檔案為保管期限在15年以下的檔案。3.定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.銀行內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.監(jiān)管部門、司法機(jī)關(guān)等因履行職責(zé)需要查閱檔案。3.經(jīng)銀行批準(zhǔn)的外部單位或個(gè)人因特定事由查閱檔案。（二）利用流程1.查閱申請(qǐng)：查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案調(diào)閱：檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，調(diào)閱相關(guān)檔案，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記。3.查閱限制：對(duì)于涉及銀行機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）借閱管理1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定借閱期限，一般不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。3.借閱登記：檔案管理部門對(duì)借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.歸還提醒：檔案管理部門在借閱期限屆滿前，應(yīng)提醒借閱人歸還檔案。如借閱人需要續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。5.逾期處理：如借閱人逾期未歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管期限、保存價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成鑒定報(bào)告，經(jīng)銀行領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。（二）銷毀程序1.對(duì)于已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)銀行領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立銀行檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為銀行各部門提供便捷的檔案利用服務(wù)。3.利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（二）信息采集與錄入1.對(duì)已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)掃描、錄入等方式將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)。2.在檔案形成過(guò)程中，同步進(jìn)行電子檔案的采集和錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.建立檔案信息錄入審核機(jī)制，對(duì)錄入的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保信息的準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)管理與維護(hù)1.配備專業(yè)的系統(tǒng)管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全保障1.采取有效的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。2.建立用戶權(quán)限管理制度，對(duì)系統(tǒng)用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和處理檔案信息。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化設(shè)備的管理，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.銀行內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的規(guī)范性和檔案信息的安全性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）外部檢查1.接受監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，按照監(jiān)管要求及時(shí)提供