酒店工程耗材管理制度

酒店工程耗材管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店工程耗材的管理，規(guī)范耗材的采購、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用及報(bào)廢等環(huán)節(jié)，確保酒店工程設(shè)備的正常運(yùn)行，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有工程耗材的管理，包括但不限于辦公用品、清潔用品、維修工具、五金配件、水暖器材、電氣材料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：酒店工程耗材實(shí)行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一儲(chǔ)存、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一核算的管理方式。2.預(yù)算控制原則：根據(jù)酒店經(jīng)營目標(biāo)和實(shí)際需求，制定工程耗材年度預(yù)算，嚴(yán)格控制耗材費(fèi)用支出。3.合理儲(chǔ)備原則：根據(jù)酒店工程設(shè)備的運(yùn)行狀況和耗材的消耗規(guī)律，合理確定耗材的儲(chǔ)備量，避免積壓和浪費(fèi)。4.責(zé)任追究原則：對在工程耗材管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門需求申報(bào)：酒店各部門應(yīng)根據(jù)工程設(shè)備的運(yùn)行狀況、維修保養(yǎng)計(jì)劃及實(shí)際工作需要，每月定期向工程部門提交下月工程耗材需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.工程部門匯總審核：工程部門收到各部門的需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫存情況，編制工程耗材月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.特殊情況采購申請：因突發(fā)設(shè)備故障或其他特殊原因急需采購工程耗材的，由使用部門填寫《工程耗材緊急采購申請表》，說明采購原因、耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)工程部門負(fù)責(zé)人審核、酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行采購。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：工程部門應(yīng)通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、同行推薦等方式，建立工程耗材供應(yīng)商名錄。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，篩選出合格的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評審：每年定期對供應(yīng)商進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。根據(jù)評審結(jié)果，調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。3.簽訂采購合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)報(bào)酒店法務(wù)部門審核備案。（三）采購實(shí)施1.采購訂單下達(dá)：根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃和采購合同，工程部門采購人員向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購過程跟蹤：采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.驗(yàn)收付款：工程耗材到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知工程部門驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購人員應(yīng)按照采購合同的約定，及時(shí)辦理付款手續(xù)。三、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：工程耗材的質(zhì)量應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，以及酒店采購合同的約定。驗(yàn)收人員應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對到貨的耗材進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。2.規(guī)格型號標(biāo)準(zhǔn)：工程耗材的規(guī)格型號應(yīng)與采購合同一致。驗(yàn)收人員應(yīng)仔細(xì)核對到貨耗材的規(guī)格型號，確保與需求計(jì)劃相符。3.數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：按照采購合同或采購訂單的要求，對到貨耗材的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。（二）驗(yàn)收流程1.到貨通知：采購人員在工程耗材到貨前，應(yīng)提前通知工程部門驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.初步檢驗(yàn)：驗(yàn)收人員收到到貨通知后，應(yīng)及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場，對到貨耗材的外包裝、外觀等進(jìn)行初步檢驗(yàn)，檢查是否有破損、變形等情況。3.詳細(xì)檢驗(yàn)：對到貨耗材進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格型號、數(shù)量等進(jìn)行逐一核對。對于重要的工程耗材，應(yīng)進(jìn)行抽樣送檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。4.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《工程耗材驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括到貨日期、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等信息。驗(yàn)收單應(yīng)由驗(yàn)收人員、采購人員簽字確認(rèn)。5.不合格處理：如發(fā)現(xiàn)到貨的工程耗材存在質(zhì)量問題、規(guī)格型號不符或數(shù)量短缺等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。如供應(yīng)商拒絕處理或處理結(jié)果不符合要求，應(yīng)報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。四、儲(chǔ)存管理（一）倉庫設(shè)置1.倉庫選址：酒店應(yīng)設(shè)立專門的工程耗材倉庫，倉庫選址應(yīng)考慮交通便利、通風(fēng)良好、安全可靠等因素。2.倉庫布局：倉庫內(nèi)應(yīng)根據(jù)耗材的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分區(qū)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)合理規(guī)劃倉庫通道，確保貨物搬運(yùn)順暢。3.倉庫設(shè)施：倉庫應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如貨架、貨柜、托盤、叉車、消防器材、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，以保證耗材的安全儲(chǔ)存和質(zhì)量完好。（二）庫存管理1.入庫管理：工程耗材到貨驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，將耗材按照規(guī)定的位置存放，并更新庫存臺(tái)賬。入庫時(shí)應(yīng)核對驗(yàn)收單、采購訂單等相關(guān)憑證，確保入庫信息準(zhǔn)確無誤。2.庫存盤點(diǎn)：倉庫管理人員應(yīng)定期對工程耗材進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對庫存數(shù)量與庫存臺(tái)賬是否一致，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.庫存預(yù)警：根據(jù)工程耗材的消耗規(guī)律和庫存周轉(zhuǎn)率，設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知工程部門采購人員，提醒其及時(shí)采購，避免因庫存短缺影響酒店工程設(shè)備的正常運(yùn)行。4.庫存安全管理：加強(qiáng)倉庫的安全管理，制定安全管理制度，落實(shí)安全責(zé)任。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí)，要做好防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保耗材的安全儲(chǔ)存。五、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：工程耗材的發(fā)放應(yīng)根據(jù)各部門的實(shí)際需求進(jìn)行，嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。2.限額發(fā)放原則：對于一些價(jià)值較高或消耗量大的工程耗材，應(yīng)實(shí)行限額發(fā)放制度，根據(jù)各部門的工作任務(wù)和設(shè)備運(yùn)行狀況，核定每月的發(fā)放限額。3.審批制度原則：工程耗材的發(fā)放應(yīng)履行審批手續(xù)，由使用部門填寫《工程耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、工程部門負(fù)責(zé)人審核、酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到倉庫領(lǐng)取。（二）發(fā)放流程1.領(lǐng)用申請：使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《工程耗材領(lǐng)用申請表》，并提交給部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門審核：部門負(fù)責(zé)人對領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)領(lǐng)用耗材的必要性和合理性，簽字后交工程部門負(fù)責(zé)人審核。3.工程審核：工程部門負(fù)責(zé)人對領(lǐng)用申請表進(jìn)行審核，結(jié)合庫存情況，判斷是否同意發(fā)放。如同意發(fā)放，簽字后報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；如不同意發(fā)放，應(yīng)向使用部門說明原因。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：酒店分管領(lǐng)導(dǎo)對領(lǐng)用申請表進(jìn)行審批，根據(jù)酒店的整體利益和實(shí)際情況，決定是否批準(zhǔn)發(fā)放。5.倉庫發(fā)放：倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請表，按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放工程耗材，并在庫存臺(tái)賬上進(jìn)行記錄。發(fā)放時(shí)應(yīng)核對領(lǐng)用人員的身份，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。6.領(lǐng)用簽字：領(lǐng)用人員在領(lǐng)取工程耗材后，應(yīng)在《工程耗材領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)用日期、耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。六、使用管理（一）使用培訓(xùn)1.新員工培訓(xùn)：酒店新入職的員工涉及工程耗材使用的，工程部門應(yīng)組織相關(guān)的使用培訓(xùn)，使其熟悉工程耗材的種類、性能、用途、使用方法及注意事項(xiàng)等。2.定期培訓(xùn)：工程部門應(yīng)定期組織工程耗材使用培訓(xùn)，針對不同崗位的員工，講解工程耗材的最新使用技術(shù)和節(jié)約方法，提高員工的操作技能和節(jié)約意識(shí)。（二）使用規(guī)范1.按操作規(guī)程使用：員工應(yīng)嚴(yán)格按照工程耗材的操作規(guī)程進(jìn)行使用，確保使用安全和效果。如發(fā)現(xiàn)操作規(guī)程不合理或存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)向工程部門反饋。2.節(jié)約使用：員工應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，在保證工作質(zhì)量的前提下，盡量節(jié)約工程耗材的使用。嚴(yán)禁浪費(fèi)工程耗材，如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)行為，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行批評教育。3.使用記錄：員工在使用工程耗材過程中，應(yīng)做好使用記錄，包括使用時(shí)間、使用數(shù)量、使用設(shè)備等信息。使用記錄應(yīng)定期提交給工程部門，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和成本核算。（三）監(jiān)督檢查1.日常檢查：工程部門應(yīng)定期對各部門工程耗材的使用情況進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括使用是否規(guī)范、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、使用記錄是否完整等。2.專項(xiàng)檢查：根據(jù)酒店實(shí)際情況，不定期開展工程耗材使用專項(xiàng)檢查，對重點(diǎn)部門、重點(diǎn)設(shè)備的工程耗材使用情況進(jìn)行深入檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.違規(guī)處理：對于違反工程耗材使用規(guī)范和浪費(fèi)行為的員工，應(yīng)按照酒店相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。七、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.損壞無法修復(fù)：工程耗材因使用年限過長、頻繁使用、意外損壞等原因，導(dǎo)致無法修復(fù)或修復(fù)成本過高，已不能滿足正常使用要求的，可申請報(bào)廢。2.技術(shù)淘汰：隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，工程耗材因技術(shù)落后、性能低下等原因，已被新型產(chǎn)品所替代，繼續(xù)使用會(huì)影響工作效率和質(zhì)量的，可申請報(bào)廢。3.其他原因：因其他特殊原因，如酒店裝修改造、設(shè)備更新?lián)Q代等，導(dǎo)致工程耗材不再使用的，可申請報(bào)廢。（二）報(bào)廢流程1.報(bào)廢申請：使用部門或工程部門發(fā)現(xiàn)工程耗材符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)填寫《工程耗材報(bào)廢申請表》，注明報(bào)廢耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、報(bào)廢原因等信息，并提交給工程部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門審核：工程部門負(fù)責(zé)人對報(bào)廢申請表進(jìn)行審核，核實(shí)報(bào)廢耗材的實(shí)際情況，確認(rèn)是否符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)。如同意報(bào)廢，簽字后報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如不同意報(bào)廢，應(yīng)向申請部門說明原因。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：酒店分管領(lǐng)導(dǎo)對報(bào)廢申請表進(jìn)行審批，根據(jù)酒店的財(cái)務(wù)制度和實(shí)際情況，決定是否批準(zhǔn)報(bào)廢。4.報(bào)廢處理：經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的工程耗材，由工程部門負(fù)責(zé)組織處理。處理方式包括報(bào)廢變賣、報(bào)廢回收等，處理過程中應(yīng)做好記錄，確保處理過程合規(guī)、透明。5.賬務(wù)處理：倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的報(bào)廢申請表，及時(shí)調(diào)整庫存臺(tái)賬，并通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷報(bào)廢耗材的賬面價(jià)值。八、盤點(diǎn)與核算（一）盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)：按照庫存管理的要求，定期對工程耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)由工程部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同參與。2.不定期盤點(diǎn)：根據(jù)酒店實(shí)際情況，不定期對工程耗材進(jìn)行突擊盤點(diǎn)，檢查庫存管理情況和使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。3.盤點(diǎn)報(bào)告：盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、賬實(shí)差異、差異原因分析及處理建議等。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)由參與盤點(diǎn)的人員簽字確認(rèn)，并報(bào)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）核算1.成本核算：財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求，對工程耗材的采購成本、儲(chǔ)存成本、使用成本等進(jìn)行核算，準(zhǔn)確計(jì)算工程耗材的總成本和單位成本。2.費(fèi)用分析：定期對工程耗材的費(fèi)用支出進(jìn)行分