貿易公司進出管理制度

貿易公司進出管理制度?一、總則（一）目的為加強公司進出口業(yè)務管理，規(guī)范貨物進出流程，確保公司進出口業(yè)務的順利開展，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有進出口業(yè)務活動，包括但不限于貨物采購、銷售、倉儲、運輸等環(huán)節(jié)涉及的進出口操作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、海關及相關部門的規(guī)定，確保公司進出口業(yè)務合法合規(guī)。2.準確性原則各項進出口業(yè)務操作必須準確無誤，保證貨物信息、單證信息等的真實性和一致性。3.效率性原則優(yōu)化進出口流程，提高工作效率，降低運營成本，確保貨物及時、順暢地進出。4.責任明確原則明確各部門及崗位在進出口業(yè)務中的職責，做到責任到人，便于監(jiān)督和考核。二、進出口業(yè)務流程（一）業(yè)務洽談與合同簽訂1.業(yè)務部門負責與國內外客戶進行業(yè)務洽談，就貨物的品種、規(guī)格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款達成一致。2.根據洽談結果，起草進出口合同草本，合同內容應符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)定，明確雙方的權利和義務。3.合同草本經相關部門審核，包括法務部門審核合同的合法性、合規(guī)性，財務部門審核付款條款及資金安排，業(yè)務部門審核業(yè)務條款的合理性等。審核通過后，由公司法定代表人或授權代表簽字蓋章，正式簽訂進出口合同。（二）進口業(yè)務流程1.開證申請業(yè)務部門根據進口合同要求，填寫開證申請書，明確信用證的各項條款，如開證金額、付款期限、裝運期、有效期、單據要求等。將開證申請書提交給財務部門審核，財務部門審核無誤后，安排資金開立信用證。2.租船訂艙業(yè)務部門根據進口合同規(guī)定的交貨期，及時向貨代公司或船運公司辦理租船訂艙手續(xù)，確定船名、航次、提單號等信息。通知供應商貨物的裝運期和預計到達日期，要求供應商按照合同規(guī)定按時發(fā)貨。3.保險安排根據進口貨物的性質、價值等因素，業(yè)務部門確定是否需要辦理貨物運輸保險。如需辦理，填寫投保單，明確投保金額、險別等內容。將投保單提交給保險公司，辦理貨物運輸保險手續(xù)。4.報關報檢貨代公司或報關行根據業(yè)務部門提供的提單、發(fā)票、裝箱單等資料，在貨物到達目的港前向海關辦理報關手續(xù)。報關單填寫應準確、完整，如實申報貨物的品名、規(guī)格、數量、價值、原產地等信息。對于需要檢驗檢疫的貨物，貨代公司或報檢行按照國家相關規(guī)定，向檢驗檢疫機構辦理報檢手續(xù)。報檢時需提供報檢委托書、合同、發(fā)票、裝箱單、提單等相關資料。5.提貨貨物到達目的港后，貨代公司或報關行及時辦理海關放行手續(xù)。業(yè)務部門憑提貨單到指定的碼頭或倉庫提貨，提貨時應仔細核對貨物的數量、質量、包裝等是否與合同約定相符。6.進口付匯財務部門在收到銀行轉來的國外寄單通知書及相關單據后，按照信用證條款進行審核。審核無誤后，在規(guī)定的付款期限內對外支付貨款。財務部門辦理進口付匯后，及時進行賬務處理，記錄進口付匯的相關信息。（三）出口業(yè)務流程1.備貨業(yè)務部門根據出口合同要求，下達生產或采購訂單給生產部門或供應商，明確貨物的品種、規(guī)格、數量、質量、包裝等要求。生產部門或供應商按照訂單要求組織生產或采購貨物，確保貨物按時、按質、按量備齊。業(yè)務部門安排專人對貨物進行檢驗，檢驗合格后方可辦理出口手續(xù)。2.租船訂艙業(yè)務部門根據出口合同規(guī)定的交貨期，及時向貨代公司或船運公司辦理租船訂艙手續(xù)，確定船名、航次、提單號等信息。將船期信息通知生產部門或供應商，要求其在規(guī)定的時間內將貨物運至指定的碼頭或倉庫。3.報關報檢貨代公司或報關行根據業(yè)務部門提供的發(fā)票、裝箱單、報關單等資料，在貨物裝運前向海關辦理報關手續(xù)。報關單填寫應準確、完整，如實申報貨物的品名、規(guī)格、數量、價值、目的地等信息。對于需要檢驗檢疫的貨物，貨代公司或報檢行按照國家相關規(guī)定，向檢驗檢疫機構辦理報檢手續(xù)。報檢時需提供報檢委托書、合同、發(fā)票、裝箱單等相關資料。海關和檢驗檢疫機構對貨物進行查驗和檢驗檢疫，合格后予以放行。4.貨物裝運貨代公司或船運公司按照業(yè)務部門的要求，將貨物裝上指定的船舶，并出具提單。提單是貨物所有權的憑證，業(yè)務部門應妥善保管。業(yè)務部門及時將提單副本、發(fā)票、裝箱單等單據提交給客戶，以便客戶辦理提貨手續(xù)。5.出口收匯財務部門根據出口合同的付款方式，跟蹤貨款的回收情況。對于采用信用證結算的，財務部門在收到國外銀行開來的信用證后，應及時通知業(yè)務部門進行審證。業(yè)務部門按照信用證要求，按時發(fā)貨并提交全套合格單據。銀行審核單據無誤后，按照信用證規(guī)定對外付款。財務部門及時辦理出口收匯手續(xù)，將收匯情況記錄入賬。三、單證管理（一）單證種類1.進口單證：包括進口合同、開證申請書、提單、發(fā)票、裝箱單、報關單、報檢單、保險單、提貨單、國外寄單通知書等。2.出口單證：包括出口合同、發(fā)票、裝箱單、報關單、報檢單、提單、產地證、普惠制原產地證、出口收匯核銷單、出口退稅報關單等。（二）單證制作要求1.準確性單證內容必須準確無誤，與貨物實際情況、合同條款及相關規(guī)定相符。各項數據應清晰、完整，不得涂改。2.完整性單證應包含所有必要的信息，按照規(guī)定的格式和內容填寫齊全。缺項、漏項可能導致單證無效或影響業(yè)務操作。3.一致性單證之間的內容應相互一致，如發(fā)票、裝箱單與提單上的貨物信息應一致，報關單與合同、發(fā)票等單據的內容應一致。（三）單證審核1.業(yè)務部門審核業(yè)務人員在制作單證過程中，應進行自我審核，確保單證內容符合業(yè)務要求和合同規(guī)定。完成制作后，提交給部門負責人進行審核。部門負責人重點審核單證與業(yè)務的一致性、準確性以及是否滿足客戶和相關部門的要求。2.相關部門聯(lián)審財務部門審核單證中的付款條款、金額計算、收匯方式等與財務規(guī)定和資金安排是否相符。法務部門審核單證的合法性、合規(guī)性，確保不存在法律風險。貨代公司或報關行審核單證的格式、填寫規(guī)范等是否符合海關及相關部門的要求。經各部門審核無誤的單證方可提交給客戶或辦理后續(xù)業(yè)務手續(xù)。（四）單證歸檔1.業(yè)務完成后，業(yè)務部門負責將進出口業(yè)務涉及的所有單證整理歸檔。歸檔的單證應按照時間順序、業(yè)務類別進行分類存放，便于查詢和查閱。2.建立單證檔案管理制度，明確檔案的保管期限、查閱權限等。一般情況下，進出口單證檔案的保管期限為[x]年，重要單證檔案應長期保存。未經授權，任何人不得擅自查閱、復制或銷毀檔案。四、貨物倉儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據公司進出口業(yè)務的規(guī)模和特點，合理規(guī)劃倉庫的存儲空間，劃分不同的功能區(qū)域，如收貨區(qū)、存儲區(qū)、發(fā)貨區(qū)、退貨區(qū)等。2.對貨物進行分類存放，按照貨物的品種、規(guī)格、性質、用途等因素進行標識，便于貨物的查找和管理。（二）貨物入庫1.倉庫管理人員在收到貨物時，應核對送貨單與合同、發(fā)票等單據上的貨物信息是否一致，包括貨物的品種、規(guī)格、數量、質量、包裝等。2.對貨物進行外觀檢查，如發(fā)現貨物有破損、短缺、變質等情況，應及時與送貨人員或供應商聯(lián)系，并做好記錄。3.貨物驗收合格后，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明貨物的入庫日期、存放位置、數量等信息。入庫單應一式多聯(lián)，分別留存?zhèn)}庫、業(yè)務部門、財務部門等。（三）貨物存儲1.按照貨物的存儲要求，將貨物存放在相應的區(qū)域，確保貨物的安全和質量。對于有特殊存儲條件要求的貨物，如易燃易爆品、易腐食品等，應采取專門的存儲措施。2.定期對貨物進行盤點，確保賬實相符。盤點時，應詳細記錄貨物的實際數量、質量狀況等信息，發(fā)現差異及時查明原因并進行處理。3.做好倉庫的日常清潔、通風、防潮、防蟲等工作，保持倉庫環(huán)境整潔，防止貨物受損。（四）貨物出庫1.業(yè)務部門根據客戶訂單或發(fā)貨通知，填寫出庫單，注明貨物的名稱、規(guī)格、數量、提貨日期等信息。出庫單經相關部門審核簽字后，交倉庫管理人員辦理出庫手續(xù)。2.倉庫管理人員按照出庫單的要求，核對貨物信息，組織貨物出庫。在發(fā)貨過程中，應認真核對提貨人員的身份和提貨憑證，確保貨物準確無誤地發(fā)出。3.貨物發(fā)出后，倉庫管理人員及時更新庫存臺賬，記錄貨物的出庫日期、去向等信息。（五）貨物退貨管理1.對于因質量問題、客戶拒收等原因需要退貨的貨物，業(yè)務部門應及時與供應商或客戶溝通協(xié)調，確定退貨事宜。2.倉庫管理人員收到退貨通知后，安排接收退貨貨物。對退貨貨物進行檢驗，如發(fā)現貨物有損壞或與退貨原因不符的情況，應及時與相關方聯(lián)系。3.辦理退貨入庫手續(xù)，將退貨貨物存放在指定的退貨區(qū)，并在庫存臺賬中進行相應記錄。同時，業(yè)務部門應及時與供應商協(xié)商退貨退款等事宜。五、運輸管理（一）運輸方式選擇1.根據貨物的性質、數量、交貨期、運輸成本等因素，綜合考慮選擇合適的運輸方式，如海運、空運、陸運等。2.在選擇運輸方式時，應充分了解不同運輸方式的特點和優(yōu)勢，以及相關運輸公司的信譽和服務質量，確保貨物能夠安全、及時地送達目的地。（二）貨代公司選擇與管理1.建立貨代公司評估和選擇機制，對貨代公司的資質、信譽、服務質量、價格等方面進行綜合評估。選擇具有良好口碑、專業(yè)能力強、服務周到的貨代公司作為合作伙伴。2.與貨代公司簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括服務內容、費用標準、責任界定、結算方式等條款。3.定期對貨代公司的服務質量進行考核，如運輸及時性、貨物安全性、單證準確性等方面。對于服務質量不達標的貨代公司，及時提出整改要求或終止合作。（三）運輸過程跟蹤1.業(yè)務部門負責對貨物的運輸過程進行跟蹤，及時了解貨物的運輸狀態(tài)，如船期、航班動態(tài)、貨物到達時間等信息。2.貨代公司或運輸公司應定期向業(yè)務部門反饋貨物運輸情況，提供相關的運輸單據和信息，如提單副本、運輸進度報告等。3.如發(fā)現貨物運輸過程中出現異常情況，如延誤、損壞、丟失等，業(yè)務部門應及時與貨代公司或運輸公司溝通協(xié)調，采取相應的措施解決問題，并向相關部門報告。六、海關與檢驗檢疫管理（一）海關管理1.遵守海關法律法規(guī)，如實向海關申報進出口貨物的情況。業(yè)務部門應準確填寫報關單，提供真實、完整的貨物信息和相關單證。2.配合海關的查驗工作，按照海關要求及時提供貨物的相關資料，協(xié)助海關進行查驗。對于海關提出的問題，應如實解答。3.按時繳納進出口關稅、增值稅等稅費，確保公司進出口業(yè)務的正常開展。財務部門應及時核算稅費金額，辦理繳納手續(xù)。（二）檢驗檢疫管理1.對于國家規(guī)定需要檢驗檢疫的進出口貨物，按照相關規(guī)定辦理報檢手續(xù)。報檢時應提供準確、完整的報檢資料，配合檢驗檢疫機構的檢驗檢疫工作。2.確保出口貨物符合國家質量標準和相關檢驗檢疫要求，進口貨物符合合同約定和國家規(guī)定。如貨物經檢驗檢疫不合格，應按照檢驗檢疫機構的要求進行處理，如返工、換貨、退貨等。七、風險管理（一）風險識別1.業(yè)務部門、財務部門、法務部門等相關部門應定期對進出口業(yè)務進行風險評估，識別可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險、政策風險等。2.關注國內外政治、經濟形勢的變化，以及行業(yè)動態(tài)和市場趨勢，及時發(fā)現潛在的風險。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級。2.對于高風險的業(yè)務活動，應制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性或減輕風險帶來的損失。（三）風險應對1.市場風險應對加強市場調研和分析，及時了解市場需求和價格波動情況，合理安排進出口業(yè)務計劃，避免因市場變化導致的損失。與客戶簽訂合理的價格調整條款或套期保值協(xié)議，降低價格波動風險。2.信用風險應對建立客戶信用評估體系，對客戶的信用狀況進行調查和評估。對于信用不佳的客戶，采取謹慎的交易策略，如要求預付款、增加擔保措施等。加強應收賬款管理，定期跟蹤客戶的付款情況，及時催收逾期賬款。3.法律風險應對加強法務審核，確保進出口業(yè)務合同和相關單據的合法性、合規(guī)性。關注國家法律法規(guī)的變化，及時調整業(yè)務操作流程，避免因法律風險導致的損失。4.政策風險應對密切關注國家進出口政策的變化，及時了解政策調整對公司業(yè)務的影響。加強與政府相關部門的溝通與協(xié)調，積極爭取政策支持，降低政策風險。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.設立專門的監(jiān)督崗位或成立監(jiān)督小組，對進出口業(yè)務流程進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督內容包括單證制作、貨物倉儲、運輸管理、海關與檢驗檢疫管理等方面。2.建立內部審計制度，定期對進出口業(yè)務進行審計，審查業(yè)務操作的合規(guī)性、準確性和效益性。審計結果應及時反饋給相關部門，并提出整改建議。（二）考核指標1.業(yè)務完成指標考核進出口業(yè)務的完成情況，包括進出口額、利潤額、訂單完成率等指標。2.單證質量指標考核單證制作的準確性、完整性和及時性，如單證差錯率、單證按時提交率等指標。3.貨物管理指標考核貨物倉儲、運輸過程中的管理情況，如貨物損耗率、貨物按時交付率等指標。4.風險管理指標考核風險識別、評估和應對措施的執(zhí)行情況，如風險事件發(fā)生率、風險損失降低率等指標。（三）考核方式1.定期考核每月或每