行政物品收納管理制度

行政物品收納管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政物品的管理，規(guī)范行政物品的收納、保管和使用，提高行政物品的使用效率，節(jié)約成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有行政物品管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：行政物品由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)行政物品的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，便于收納、保管和查找。3.節(jié)約高效原則：在滿足工作需要的前提下，盡量節(jié)約行政物品的采購(gòu)成本，提高其使用效率。4.責(zé)任到人原則：明確行政物品管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保管理責(zé)任落實(shí)到位。二、行政物品的分類及定義（一）辦公設(shè)備1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備。2.投影儀、音響設(shè)備等會(huì)議設(shè)備。3.碎紙機(jī)、裝訂機(jī)等辦公輔助設(shè)備。（二）辦公家具1.辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等。2.會(huì)議室桌椅、培訓(xùn)室桌椅等。（三）文具用品1.筆、筆記本、文件夾、檔案袋、訂書機(jī)、膠水等書寫及裝訂用品。2.計(jì)算器、尺子、剪刀等辦公工具。（四）耗材1.打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙等。2.傳真紙、色帶等。（五）通訊設(shè)備1.固定電話、手機(jī)等。2.電話充值卡、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及配件等。（六）清潔用品1.掃帚、拖把、抹布、清潔劑等日常清潔工具及用品。2.衛(wèi)生紙、洗手液等衛(wèi)生間用品。（七）其他物品1.綠植、飲水機(jī)、茶葉、咖啡等。2.各類證照、印章等重要物品。三、行政物品的采購(gòu)（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《行政物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購(gòu)審批1.行政部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合理。2.對(duì)于金額較小（[x]元以下）的采購(gòu)申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大（[x]元及以上）的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，行政部門方可進(jìn)行采購(gòu)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過程中，應(yīng)遵循貨比三家的原則，確保所采購(gòu)物品的質(zhì)量、價(jià)格和售后服務(wù)等方面具有優(yōu)勢(shì)。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.行政物品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同或協(xié)議及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《行政物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。四、行政物品的收納（一）收納原則1.分類存放原則：按照行政物品的分類，將其存放在相應(yīng)的區(qū)域或容器中，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰原則：對(duì)存放行政物品的區(qū)域、容器等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明物品的名稱、類別等信息，確保一目了然。3.安全有序原則：確保行政物品的收納安全，避免物品損壞、丟失等情況發(fā)生，同時(shí)保持收納區(qū)域的整潔有序。（二）收納場(chǎng)所及設(shè)施1.設(shè)立專門的行政物品倉(cāng)庫(kù)，用于存放各類行政物品。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。2.在各辦公區(qū)域設(shè)置文件柜、儲(chǔ)物柜等，用于存放常用的文具用品、個(gè)人物品等。3.根據(jù)需要，配備貨架、貨柜、托盤、標(biāo)簽等收納設(shè)施，以便更好地存放和管理行政物品。（三）具體收納方法1.辦公設(shè)備電腦、打印機(jī)等設(shè)備應(yīng)放置在固定的辦公位置，擺放整齊。對(duì)于暫時(shí)不用的設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行清潔、保養(yǎng)后，用防塵罩覆蓋，并放置在合適的位置妥善保管。設(shè)備的相關(guān)配件、說明書等應(yīng)分類整理，存放在專門的文件夾或盒子中，并與設(shè)備放置在一起。2.辦公家具辦公桌、辦公椅等應(yīng)按照辦公室的布局進(jìn)行合理擺放，保持整齊有序。文件柜應(yīng)根據(jù)存放文件的類別進(jìn)行分區(qū)，貼上標(biāo)簽，便于查找。沙發(fā)、茶幾等應(yīng)放置在會(huì)議室、接待室等指定區(qū)域，擺放整齊，定期進(jìn)行清潔。3.文具用品筆、筆記本等應(yīng)分類存放在文具柜的相應(yīng)抽屜或格子中。文件夾、檔案袋等應(yīng)按照大小、規(guī)格進(jìn)行分類，整齊疊放或懸掛在文件柜中。訂書機(jī)、膠水等小型辦公工具應(yīng)放在專門的工具盒中，放置在文具柜的指定位置。4.耗材打印機(jī)墨盒、硒鼓等應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的地方，避免陽光直射和受潮。打印紙、復(fù)印紙等應(yīng)整齊堆放，存放在專門的紙架或倉(cāng)庫(kù)中，注意防潮、防蟲。對(duì)于不同規(guī)格和型號(hào)的耗材，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)區(qū)分，便于識(shí)別和使用。5.通訊設(shè)備固定電話、手機(jī)等應(yīng)放置在辦公桌上的指定位置，保持線路暢通。電話充值卡、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及配件等應(yīng)存放在專門的盒子或文件夾中，妥善保管。6.清潔用品掃帚、拖把等清潔工具應(yīng)放置在清潔工具間或指定的角落，擺放整齊。清潔劑、衛(wèi)生紙等應(yīng)分類存放在倉(cāng)庫(kù)的相應(yīng)區(qū)域，避免混淆。定期對(duì)清潔用品進(jìn)行檢查，及時(shí)補(bǔ)充消耗的物品。7.其他物品綠植應(yīng)放置在辦公室、會(huì)議室等合適的位置，定期澆水、養(yǎng)護(hù)。飲水機(jī)應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保水質(zhì)衛(wèi)生。茶葉、咖啡等飲品應(yīng)存放在專門的柜子或抽屜中，分類擺放。各類證照、印章等重要物品應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的文件柜中，由專人負(fù)責(zé)保管，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定使用和登記。五、行政物品的保管（一）保管責(zé)任1.行政部門負(fù)責(zé)行政物品的整體保管工作，指定專人擔(dān)任倉(cāng)庫(kù)管理員，具體負(fù)責(zé)行政物品的日常保管和收發(fā)工作。2.倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按照本制度的規(guī)定進(jìn)行行政物品的保管，確保物品的安全、完整。（二）保管要求1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止行政物品受潮、發(fā)霉、生銹等。2.對(duì)易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.定期對(duì)行政物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期為[x]月/季/年，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在《行政物品盤點(diǎn)表》中。4.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的行政物品損壞、丟失等情況，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《行政物品損失報(bào)告表》，報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）庫(kù)存管理1.建立行政物品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄行政物品的出入庫(kù)時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門及人員等信息。2.根據(jù)行政物品的庫(kù)存情況，及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)，確保庫(kù)存數(shù)量合理，滿足工作需要。3.對(duì)于長(zhǎng)期閑置不用或已損壞無法使用的行政物品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處理，填寫《行政物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。六、行政物品的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用行政物品時(shí)，應(yīng)填寫《行政物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字后，交至行政部門。3.行政部門根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審批，對(duì)于庫(kù)存充足的物品，予以批準(zhǔn)領(lǐng)用；對(duì)于庫(kù)存不足的物品，告知員工等待采購(gòu)或協(xié)調(diào)其他解決辦法。4.倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，發(fā)放行政物品，并在《行政物品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門及人員等信息。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.文具用品等消耗性物品應(yīng)根據(jù)員工的工作實(shí)際需要進(jìn)行適量發(fā)放，避免浪費(fèi)。2.辦公設(shè)備、家具等非消耗性物品的領(lǐng)用應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，原則上不予隨意領(lǐng)用。如有特殊情況需要領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.對(duì)于價(jià)值較高的行政物品，如電腦、打印機(jī)等，領(lǐng)用后應(yīng)進(jìn)行資產(chǎn)登記，明確使用責(zé)任人，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）借用規(guī)定1.員工因工作臨時(shí)需要借用行政物品時(shí)，應(yīng)填寫《行政物品借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借用。2.借用期限一般不得超過[x]天，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限，應(yīng)提前向行政部門說明并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借用人員應(yīng)妥善保管借用的行政物品，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)借用物品損壞或丟失，借用人員應(yīng)照價(jià)賠償。七、行政物品的維修與報(bào)廢（一）維修1.行政物品出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門。2.行政部門對(duì)損壞的物品進(jìn)行檢查和評(píng)估，確定維修方案。對(duì)于能夠自行維修的物品，安排專人進(jìn)行維修；對(duì)于需要外修的物品，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.維修費(fèi)用應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行核算，填寫《行政物品維修費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)銷。（二）報(bào)廢1.行政物品符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過使用年限，且無法正常使用的。因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰或無法滿足工作需要的。損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或維修成本過高的。2.行政物品報(bào)廢時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《行政物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料。3.行政部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無誤后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的行政物品，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理，如變賣、捐贈(zèng)等，并做好記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)行政物品的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.行政物品的采購(gòu)、收納、保管、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.行政物品的賬物是否相符，庫(kù)存管理是否規(guī)范。3.行政物品的使用情況是否合理，有無浪費(fèi)現(xiàn)象。4.行政物品管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人是否認(rèn)真履行職責(zé)。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對(duì)行政物品管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查周期為[x]月/季/年。2.不定期抽查：行政部門不定期對(duì)行政物品的使用部門、倉(cāng)庫(kù)等進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)