資料存檔流程管理制度VIP

資料存檔流程管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司資料存檔管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、使用和長期保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等的存檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)存檔工作，確保資料管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則：按照資料的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類，便于查找和管理。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對涉及公司機密的資料要嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：在保證資料安全保密的前提下，充分考慮資料的利用需求，為公司各項工作提供便捷的資料查詢服務(wù)。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、會議紀(jì)要等。2.人事檔案類：員工個人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。3.財務(wù)資料類：財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類：銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。5.技術(shù)資料類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、圖紙等。6.市場資料類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、宣傳資料等。7.客戶資料類：客戶信息、客戶往來記錄、售后服務(wù)資料等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如榮譽證書、資質(zhì)證明等。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用"部門代碼+年份+流水號"的格式。2.部門代碼由兩位大寫字母表示，具體如下：行政部：AD人力資源部：HR財務(wù)部：FN銷售部：SL采購部：PR技術(shù)部：TE市場部：MK客服部：CS其他部門：OT3.年份采用四位數(shù)字表示，如2023年表示為"2023"。4.流水號為三位數(shù)字，從001開始依次編號。5.例如，行政部2023年第5份文件的編號為：AD2023005。三、資料收集（一）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)資料的整理和移交。2.涉及多個部門的資料，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供資料。（二）收集范圍1.日常工作中形成的各類文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄像等。2.對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司內(nèi)部會議、培訓(xùn)、活動等產(chǎn)生的資料。4.公司獲得的各類榮譽證書、資質(zhì)證明等。5.其他與公司經(jīng)營管理相關(guān)的資料。（三）收集時間1.定期收集：各部門應(yīng)在每月末或每季度末將本部門當(dāng)月或當(dāng)季度形成的資料進(jìn)行整理收集，并移交至檔案管理部門。2.即時收集：對于重要文件、緊急資料等，應(yīng)在形成后及時收集并移交。（四）收集要求1.資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，確保內(nèi)容真實可靠。2.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保文件的可讀性和可編輯性。3.紙質(zhì)文件應(yīng)字跡清晰、紙張完好，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時修復(fù)或更換。4.資料應(yīng)按照分類要求進(jìn)行整理，同一類資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。四、資料整理（一）整理責(zé)任檔案管理部門負(fù)責(zé)對收集到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。（二）整理內(nèi)容1.核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，對缺失或錯誤的信息及時與相關(guān)部門溝通補充或更正。2.按照資料分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類編號，確保每份資料都有唯一的編號。3.去除資料中的無關(guān)信息，如重復(fù)頁、空白頁、附件中的無關(guān)內(nèi)容等，對資料進(jìn)行精簡和優(yōu)化。4.對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂、編頁，確保文件整齊、牢固；對電子文件進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。（三）整理方法1.紙質(zhì)文件整理：拆除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照文件大小、厚度進(jìn)行分類，將同類文件放在一起。對文件進(jìn)行排序，可按照時間順序、重要程度等進(jìn)行排列。在文件左上角或右上角加蓋編號章，注明資料編號。編寫文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括資料編號、文件名、日期、頁數(shù)等。將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明資料類別、編號范圍、保管期限等信息。2.電子文件整理：按照資料分類建立文件夾，文件夾名稱應(yīng)與資料類別一致。在每個文件夾下按照資料編號建立子文件夾，子文件夾名稱為資料編號。將電子文件按照編號順序存入相應(yīng)的子文件夾中，并在文件名中注明資料編號、文件名、日期等信息。建立電子文件索引目錄，索引目錄應(yīng)包括資料編號、文件名、存儲路徑、日期等信息，并以電子表格形式保存。五、資料存檔（一）存檔責(zé)任檔案管理部門負(fù)責(zé)資料的存檔工作。（二）存檔方式1.紙質(zhì)檔案：將整理好的紙質(zhì)文件存入檔案柜或檔案庫房，按照資料類別和編號順序排列存放。2.電子檔案：將電子文件存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔期限1.永久保存：涉及公司核心機密、重要歷史資料、法律文件等資料，應(yīng)永久保存。2.長期保存：保存期限為10年以上的資料，如公司發(fā)展規(guī)劃、重大項目資料等。3.中期保存：保存期限為510年的資料，如年度財務(wù)報表、重要合同等。4.短期保存：保存期限為15年的資料，如一般性文件、臨時通知等。（四）存檔要求1.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。3.建立檔案庫存檔清單，記錄檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量、存檔日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。六、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的類別、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司資料，應(yīng)提前向公司提出書面申請，經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人工作需要進(jìn)行審批，如同意查閱，簽字并注明審批意見。3.查閱人持《資料查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱資料，不得將資料帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對資料無誤后，在《資料查閱申請表》上注明歸還日期。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的類別、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密的資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱人工作需要進(jìn)行審批，如同意借閱，簽字并注明審批意見。3.借閱人持《資料借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的資料，并與借閱人簽訂《資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還資料。如不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案管理人員在借閱人歸還資料時，應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、資料保管與維護(hù)（一）保管責(zé)任檔案管理部門負(fù)責(zé)資料的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[x]℃[x]℃之間，相對濕度控制在[x]%[x]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、遮光窗簾、吸塵器等。（三）維護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有受潮、發(fā)霉、蟲蛀、損壞等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.對電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。3.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備有故障或損壞，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行維修或更換。4.根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，定期對檔案進(jìn)行鑒定和清理，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。八、資料銷毀（一）銷毀審批1.對已過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司機密的資料，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門根據(jù)審批意見，組織專人對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.采用適當(dāng)?shù)姆绞綄n案進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信